Delrapport analys av nulägesbilden från steg 1 och 2

Transkript

1 från - Nulägesbild - Analys - Förslag till fortsatt arbete Åsa Lindskog Tyréns AB Beställare: Region Skåne Uppdragsnummer: , B

2 från Inledning och sammanfattning Utvecklingsprojektet är ett samarbetsprojekt mellan Region Skåne och Tyréns AB. Projektet har tillkommit med anledning av att de totala avfallsmängderna på sjukhusen kontinuerligt ökar sedan många år trots att flera insatser gjorts för att bryta denna trend. Denna delrapport har som syfte att ge en kort lägesrapport om projektet. Delrapporten redogör för målet med projektet samt presenterar kort den nulägesbild som tagits fram och varit underlag för analys. Analysen har genomförts av projektgruppen tillsammans med en referensgrupp bestående av personer från Region Skåne (flera olika förvaltningar), Tyréns, Naturvårdsverket, Avfall Sverige och KTH. Utifrån resultatet av analysen har ett antal delprojekt föreslagits för det fortsatta arbetet. Det har framförallt framkommit ett tydligt behov av att i det fortsatta arbetet fokusera kring att utveckla inköpsprocessen, att ta fram incitament samt att skapa en god förankring och kommunikation. Bedömningen är därför att resurser från de delar av verksamheten som omfattar dessa områden är mycket viktig. Ett aktivt engagemang från dessa delar av verksamheten skulle ge en god förutsättning för att kunna åstadkomma ett bra resultat och nå målet för projektet. Mål med projektet Målet med projektet är att utveckla verktyg och metoder som kan användas för att minska de totala avfallsmängderna från sjukhusen inom Region Skåne. I Region Skånes miljöprogram är det två miljömål som främst berör projektets mål 1 : Miljömål 1 Miljöhänsyn ska ingå som en naturlig komponent i inköp, upphandling och beslutsprocesser Kommentarer: - Naturvårdsverket lyfter särskilt fram beställarens möjlighet att ställa miljökrav vid inköp. - Region Skåne anger i avfallsminimeringsplanen att de olika verksamheterna vid beställningar har stora möjligheter att påverka avfallssituationen. Miljömål 5 Avfallsmängderna ska minska och återvinningen ska öka Kommentarer: - Inom kort kommer en ny avfallslagstiftning som ställer krav på arbete med förebyggande av avfall. - En litteraturstudie som genomförts inom detta projekt har visat att det finns mycket begränsad erfarenhet att ta del av kring förebyggande av avfall. Av denna anledning har projektet en flexibel projektplan. Utöver miljöprogrammet finns ett antal väsentliga dokument som är styrande för verksamheten, till exempel inköpspolicyn samt tillhörande tillämpningsanvisningar. 1 Miljöprogrammet har reviderats sedan projektets start och finns i ny version med delvis omarbetade mål. C:\Users\rom\Desktop\Åsas PDF-filer\Bilaga. Analys av.doc Sida 2 (6)

3 En viktig del för att kunna nå projekts mål är att förstå hur uppkomst och hantering av avfall från vården sker. Utöver själva vården är det de som tillhandahåller tjänster som till exempel inköp, tvätt, textil och transport som har en miljöpåverkan. Dessa tjänster sköts främst av Koncerninköp, Regionsservice och Skåneförrådet. Rapportering av genomfört arbete i projektet Det arbete som hittills genomförts inom projektet är: - Framtagande av projektplan (som löpande justeras) - Beskrivning av nulägesbilden - Analys av nulägesbilden - Förslag till fortsatt arbete Nuläget presenteras i ett antal rapporter som tagits fram med hjälp av workshops, intervjuer och interna dokument: - Litteraturstudie: Förebyggande av avfall - Nulägesrapport 1 Minnesanteckningar workshop Nulägesrapport 2 Kort om avfallsplan, statistik och uppföljning - Nulägesrapport 3 Dokumentation av inköpsprocessen - Nulägesrapport 4 Dokumentation av nya logistiksystemet - Nulägesrapport 5 Dokumentation av arbetet med lean - Nulägesrapport 6 Sammanfattning av nulägesbeskrivningen Samtliga dokument har varit grund för analysen som genomförts. Utöver denna delrapport finns analysen närmare dokumenterad genom: - Nuläge steg 2 och analys minnesanteckningar workshop Analys av nulägesbilden minnesanteckningar projektmöte En översiktlig nulägesbild En översiktlig nulägesbild har tagits fram där verksamheten på SUS kan ses som ett flöde enligt bilden nedan. Startpunkten är produktval vilket styrs av behov av och krav på material- och produkter. Kravspecifikationen är viktig information för upphandlingen. Resultatet av inköpsprocessen, input, är material och produkter. Distributionen är beroende av en bra logistik för att användning i vården ska fungera och för att avfall etc., output, ska kunna minimeras. DIAGNOSGRUPPER / ARBETSPROCESSER Delprocess 1 (t ex undersökning) Delprocess 2 (t ex operation) Delprocess 3 (t ex rehabilitering) Delprocess X Produktval 1) Upphandling Input 2) Logistik Produktanvändning Produktval 1) Upphandling Input 2) Logistik Produkt- användning Produktval 1) Upphandling Input 2) Logistik Produkt- användning Produktval 1) Upphandling Input 2) Logistik Produkt- användning S T Ö D P R O C E S S E R c:\users\rom\desktop\åsas pdf-filer\bilaga. analys av.doc EKONOMI MILJÖ- OCH ARBETSMILJÖKRAV KOMMUNIKATION / BETEENDE 3 (6)

4 Produktval och upphandling Trots policy och tydliga rutiner som beskriver inköpsprocessens gång, inklusive ansvarsfördelning mellan olika parter, så framkom tydligt att processen inte fungerar optimalt. För att kunna göra bra produktval och ställa rätt krav görs tester av produkterna. Kring detta behövs dock en ökad delaktighet samt en förbättrad kommunikation. Det är också mycket viktigt att all information når expertgrupperna, men inte heller detta anses fungera. Andra exempel är uttryck av osäkerhet om vad de olika rollerna innebär och att man anser att inköpsprocessen är otydlig. Det finns en frustration över bristen på ett avvikelsesystem som är lätt att använda. Ett annat problem som uppgetts är bristen på kommunikation. Man har framfört önskemål om att återinföra materialkonsulenter på förvaltningsnivå. Det har noterats att i regel ställs inga specifika avfallskrav i produktkraven. Input och logistk Fokus för denna del av nulägesbilden var den interna logistiken på avdelningarna eftersom ett nytt logistiksystem införts på stora delar av SUS i Lund och pågår i Malmö. Systemet har medfört förbättringar på många olika sätt. Det har noterats att vid införandet av det nya systemet har avfallsfrågor inte beaktats men det är sannolikt att systemet medför mindre mängder avfall, bland annat genom mindre kassation. Produktanvändning Användning av material och produkter påverkas bland annat av tillgängligheten, det vill säga en bra logistik. Även arbetssätt och vårdmetod har betydelse. Därför inkluderar nulägesbilden även en beskrivning av det pågåendet arbetet med att införa lean som förhållningssätt, det vill säga att sträva efter ständig förbättring enligt en viss struktur. På de avdelningar som infört detta har många positiva resultat uppnåtts. Det har noterats att vid införandet lean har avfallsfrågor inte beaktats men bedömningen är att lean kan vara en väg till minskade avfallsmängder. Output Med output menas här avfall. Hantering av avfall kommer att ingå i projektet i ett senare skede. Analys av nulägesbilden Trots att Region Skåne har en väl genomarbetad avfallsminimeringsplan sedan 2002 med tydliga mål och många åtgärdsförslag har flera utvärderingar visat att målen inte nås utan de totala avfallsmängderna fortsätter att öka. Frågan är varför ökar avfallsmängderna? Denna frågeställning har bearbetats med nulägesbilden som underlag. Ett flertal anledningar har lyfts fram under arbetet varav de två som ansågs ha störst betydelse var avsaknad av incitament (bland annat i avfallsminimeringsplanen) samt en obalans mellan verksamheten på avdelningarna och inköpsprocessen. Inköpsprocessen Under det arbete som genomförts hittills har fokus upprepade gånger och på olika sätt riktats mot inköpsprocessen. Det finns ett tydligt önskemål om att förbättra den på olika plan. En stor del av problemen handlar om information och kommunikation. Inköpspolicyn bör utvecklas för att bli bättre anpassad till verksamheten och därmed få en bättre förankring i organisationen. Analysen visade att det saknas en helhetssyn i policyn, den har i dagsläget endast fokus på själva produkterna, se nedan under Incitament. c:\users\rom\desktop\åsas pdf-filer\bilaga. analys av.doc 4 (6)

5 Problem som lyftes fram gällande inköpsprocessen: - olika målbilder - brist på kommunikation - brist på delaktighet - olika bilder av roller och ansvar - otydligheter kring expertgruppen - materialkonsulenter saknas inom förvaltningarna Incitament Incitament innefattar mycket och här behöver ett grundläggande arbete genomföras för att ta reda på vem som behöver vilka incitament. Viktiga områden som lyftes fram kring incitament: - gemensamma värderingar - styrmedel - det ska vara lätt att göra rätt - kommunikation (anpassad efter målgrupp och mål) - uppföljning (t.ex. problem med mätning, behov av avvikelsesystem) Gemensamma värderingar bör genomsyra hela verksamheten. Man bör titta vidare på hur värderingarna kan användas för att till exempel förbättra inköpsprocessen och minska användningen av material. Det finns olika sorters styrmedel som skulle kunna användas för att minska avfallsmängderna. Inköpsprocessen är idag fokuserad på att lösa behovet av en viss produkt så ekonomiskt fördelaktigt som möjligt. Den ekonomiska utvärderingen tar ibland för lite hänsyn till exempelvis hur produkterna ska användas på olika avdelningar, eller kostnader för att ta hand om avfallet som uppstår. Målen som styr inköpsprocesserna bör förtydligas så att de tar ett större helhetsgrepp om konsekvenser för ekonomi, miljö och sociala frågor utöver funktionen. Ett starkt incitament för beteendeförändring är att det ska vara lätt att göra rätt, vilket innebär att vägledningar och strukturer i den dagliga verksamheten ska underlätta för personalen att agera rätt. Det ska vara lättare att göra rätt än att göra fel. En möjlighet att utveckla detta är det pågående arbetet med standardvårdplaner, som styr vilken behandling som ska ges vid olika diagnoser. Övrigt Ett flertal andra områden lyftes också fram som viktiga, till exempel värdet av att arbeta med goda exempel. Många positiva kommentarer har fällts kring arbetet med det nya logistiksystemet och där finns också möjligheter till vidareutveckling. Samma gäller för införandet av lean-filosofin. Den bild analysen har visat indikerar att kommunikation är ett viktigt redskap i arbetet för att minska avfallsmängderna. c:\users\rom\desktop\åsas pdf-filer\bilaga. analys av.doc 5 (6)

6 Förslag till fortsatt arbete Utifrån analysen föreslås ett antal delprojekt i det fortsatta arbetet: 1. Utveckling av inköpsprocessen (med lean som hjälp) 2. Hantering av expertrollen på förvaltningarna 3. Framtagande av incitament 4. Utveckling av logistiksystemet 5. Utveckling av standardvårdplaner 6. Utveckling av uppföljning och avvikelsesystem 7. Arbete med befintliga avfallshanteringssystem 8. Ta fram goda exempel 9. Kommunikation och förankring Flera av de föreslagna delprojekten beror av resultatet från delprojekt 1. Det är därför att yttersta vikt att detta delprojekt startar så snart som möjligt samt att det är väl förankrat hos såväl ledning som övrig personal inom Koncerninköp samt en representativ vårdförvaltning. Genomgående i projektet har kommentarer kring vikten av förankring och kommunikation varit återkommande. Med anledning av den tydliga problemfokuseringen kring inköpsprocessen samt förankring och kommunikation är det mycket viktigt att dessa två områden är aktivt engagerade i projektet. Det är en förutsättning för att kunna åstadkomma resultat och nå målet för projektet. För mer information, kontakta gärna: Åsa Lindskog, Tyréns, c:\users\rom\desktop\åsas pdf-filer\bilaga. analys av.doc 6 (6)