Utbildning för chefer inom SDF Våren Efter leverans

Transkript

1 Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Efter leverans

2 Efter beställning av produkter: Leverans - Rätt plats och i rätt tid Fraktkostnad? - Generellt fraktfritt - Leveransavgifter kan finnas i vissa avtalsområden - Expresstillägg kan tillkomma - Titta alltid i avtalet vad som gäller - För tidig leverans vad gäller? - För sen leverans när kan jag begära vite vid försening - Ta kontakt med Upphandlingsbolaget vid frågor

3 Vid leverans bör du göra: Kontroll av gods - Kontroller antalet kolli - Kontrollera att emballage är helt - Kontrollera att varorna är hela - Kontrollera att det är rätt varor Hur? Genom att titta på följesedeln som alltid skall följa med godset. Om inte följesedel finns med ta kontakt med leverantören som kan faxa eller maila en ny. Kontroll av antal - Räkna antalet produkter se att du fått rätt antal - Hur skall jag veta det? - Genom att titta på följesedeln alt. kontrollera i datorn

4 Kontroll av tjänster Kontrollera alltid att tjänsten är utfört med godkänt resultat Faktura ska stämmas av mot uppdragsbeskrivning, arbetsorder eller underavtal. I förekommande fall ska leverantören verifiera fakturan med tidssedlar

5 Reklamation Gör dina reklamationer skriftligt via mail Om emballaget är skadat ta direkt kontakt med leverantören via telefon och/eller mail Om produkterna är skadade ta kontakt med leverantören via telefon och/eller mail Om antalet är felaktigt ta kontakt med leverantören via telefon och/eller mail Om produkterna är fellevererade ta kontakt med transportören Är du tveksam om vad som gäller gå in i Winst och titta vilka villkor som gäller för just det ramavtal där beställningen är gjord.

6 Betalning Kontroll av pris - Kontrollera på fakturan att rätt pris är debiterat (jämför med avtalspriser) - Kontrollera att rätt antal är rätt fakturerat Genom att ha bra betalningsrutiner kan man spara mycket pengar. Om inte: - Ta kontakt med leverantören ge signaler i tid (Ju snabbare desto lättare att reda ut saker och ting) Tänk på att ha kontroll på följesedel för avstämning med antal produkter vid faktureringen.

7 Interna rutiner Viktigt att man har bra interna rutiner när det gäller: Mottagning av varor Kontroll av varor (antal, helt, rätt) Följesedlar Till vem man skall vända sig när något är fel Dokumentation Kontroll av fakturor mot följsedel Kontroll av rätt pris gentemot avtal Vem gör vad internt ofta är det olika personer som har olika uppdrag t.ex en tar emot godset, en lägger in på förråd, en betalar fakturan.

8 Återkoppling Vid upprepade fel, reklamationer ge en signal via Winst till Upphandlingsbolaget vid köp från ramavtal, för åtgärd Viktigt att Upphandlingsbolaget får denna information för att kunna göra förbättringar/förändringar bland våra leverantörer i uppföljningarna. Hör vi inget tror vi att allt är OK.

9 Uppföljning Upphandlingsbolaget har kontinuerligt avtalsuppföljningar med ramavtalsleverantörerna. En punkt är synpunkter från avtalsanvändare positiva respektive negativa. Era återkopplingar är viktiga för framtida ramavtal.