Direktupphandling av närproducerade livsmedel

Transkript

1 Direktupphandling av närproducerade livsmedel FRÅN JORD TILL BORD ESPEN ROGNSTAD

2 "Från jord till bord" - direktupphandling av närproducerade livsmedel Bakgrund Projektet Från jord till bord påbörjades år 2013 mellan kommunerna Ödeshög, Vadstena och Ydre. Under 2016 anslöt även Boxholm kommun i samarbetet. Upphandlingen Upphandlingen avser inköp av vissa råvaror producerade inom kommuners närområde. Upphandlingen genomförs som en direktupphandling och tillställes tidigare avtalspartners samt annonseras på respektive kommuns hemsida. De varugrupper som avses för köp är: -Tvättad potatis -Tvättade morötter -Fläskkött -Blandfärs -Lammkött -Konventionella ägg -Ekologiska ägg -Frukt och bär i säsong -Grönsaker i säsong -Charkvaror Syfte och förväntat resultat Skolinspektionen har slagit fast att skollunchen är att betrakta som en del av undervisningen. Under 2017 fattade kommunstyrelserna i respektive kommun (Ödeshög, Vadstena, Ydre och Boxholm) beslut om att kommunerna ska arbeta i enlighet med Food for Life -konceptet. Food for Life syftar till att öka förståelsen hos barn och elever för matens väg fram till tallriken och vilka aspekter som påverkar i de olika delarna; odling, produktion, transporter och tillagning. Utgångspunkten för konceptet är närproducerade råvaror i de kommunala måltiderna. Målet är att nå 30% närproducerade råvaror till år Förskola/skola, kostenhet och producenter ska samverka i detta koncept men det ska även beröra äldreomsorg. Inom äldreomsorg ligger fokus på upplevelser med inriktning mat, lantbruk, djur och natur. Avtal med lokala leverantörer är därför 1

3 en del av ett koncept där livsmedel/mat, pedagogik och upplevelser möts. Leverantören ska kunna ta emot studiebesök och/eller komma till förskolor/skolor/omsorgsboende hos beställaren och berätta om sin verksamhet. Leverantören ska i anbudet beskriva hur man kommer att stödja beställaren i Food for Life -arbetet. Förutsättningar ska även skapas för en utökas sortimentsbredd, som kan leda till nya rätter på tallriken. Allmänna förutsättningar Sista dag för att lämna anbud är den 20 september Anbudet e-postas till espen.rognstad@odeshog.se Observera att anbudet skall ha inkommit senast ovanstående datum. Upplysningar Frågor om upphandlingen skall ställas till anna.lundstedt@vadstena.se. Sista datum att ställa frågor är den 14 september Svar på eventuella frågor publiceras på Vadstena kommuns webbplats vadstena.se senast den 17 september Anbudets omfattning Anbud kan lämnas på enstaka eller flera produkter. Det skall klart framgå i bifogat anbudsformulär vilka artiklar anbudet avser. Meddelande om antaget anbud Meddelande om antaget anbud kommer att skickas ut per e-post, till samtliga anbudslämnare, så fort upphandlingen är klar. Nedanstående villkor är de som kommer att ingå i avtal mellan producent/leverantör och köpare. Avtalen är en del av ett pedagogiskt projekt/koncept, där leverantören ska kunna ta emot studiebesök och/eller komma till kommunens verksamheter och berätta om sin verksamhet. Leverantören ska stödja beställaren i arbetet med det politiskt beslutade Food for Life -konceptet. Beställaren kommer att bedöma i vilken grad leverantören har möjlighet att samarbeta i Food for Life -konceptet. 2

4 Avtalstid t o m , med option för beställaren att förlänga avtalet med upp till ett plus ett år. Bindande avtal förutsätter att skriftligt avtal tecknats. Miljö- och djurhållningskrav Samtliga offererade produkter skall uppfylla som lägst Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskrav nivå avancerad, läs mer på upphandlingsmyndigheten.se/hallbarhet/stall-hallbarhetskrav/livsmedel Volymer Inga volymer anges då beställningar och leveranser sker enligt överenskommelse. Beställaren reserverar sig för att avtalets omfattning och struktur kan komma att förändras på grund av organisationsförändringar och politiska beslut rörande kommunal verksamhet. Vid ökning av antalet leveransställen skall dessa erhålla leveranser på samma villkor som i detta avtal. Beställaren har rätt att skriva avtal med flera leverantörer på samma eller liknande produkt. Detta för att möjliggöra effektiva leveranser. Nya och ändrade produkter Nya eller ändrade produkter inom aktuellt produktområdet som lanseras, kan efter överenskommelse ingå i avtalet. Leverantören ska informera om avtalade produkter utgår ur sortimentet och om likvärdiga ersättningsprodukter kan erbjudas, dessa skall godkännas av beställaren. Information om ändringar av förpackningsstorlekar och beställningsnummer skall förankras med beställarens kontaktperson. Ersättningsleverans Om leverantören vid enstaka tillfälle inte kan leverera i avtalet angiven produkt är denne skyldig att leverera produkt med samma eller högre kvalitet till samma pris som i avtalet. Vid samtliga ersättningsleveranser tas dock kontakt först med beställaren. Avtalsuppföljning Avtalsuppföljning skall ske 1 gång per år enligt överenskommelse där uppfyllande av avtalsvillkoren gås igenom med representanter från leverantören och beställaren. Pris Samtliga priser ska anges netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt och inkluderar samtliga kostnader och avgifter. Kampanjpriser som är lägre än avtalspriser skall tillämpas. 3

5 Prisjustering Begäran om prisändring skall ske minst 30 dagar före ikraftträdande och skall vara godkänd av beställaren. Fakturering Fakturering ska månadsvis till nedan angivna adresser: Ödeshög kommun, Box 54, Ödeshög Referenskod Ö Fakturan skall vara märkt med referens samt leveransdag och följesedelsnummer/specifikation. Beställaren kommer ej att acceptera dröjsmålsräntor som orsakas av att obligatoriska uppgifter saknas på fakturan. Fakturor med ofullständiga uppgifter och/eller felaktiga faktureringsadresser kommer att återsändas till leverantören. Förfallodag beräknas då från den dag fakturan återkommer i rättat skick. Expeditions- eller fakturaavgifter accepteras ej. Betalningsvillkor 30 dagar. Som fakturadatum räknas det datum fakturan inkommer till beställaren. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta får debiteras enligt gällande räntelagstiftning. Lagar och förordningar Märkning ska ske enligt gällande lagstiftning på förpackning/livsmedel. Antagen leverantör skall garantera att utfört uppdrag uppfyller de krav som regleras genom lagstiftning för aktuella tjänster. Leverantören får inte vidta någon åtgärd som kan åsidosätta lag eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som uppdraget avser. Om leverantören bryter mot vad som ovan sagts får beställaren häva avtalet. Erforderliga tillstånd Antagen leverantör skall under hela avtalstiden ha erforderliga tillstånd som gäller för avtalsområdet. Beställningar Beställning sker via telefon eller e-post. 4

6 Leveransadress Leverans av ingående produkter i detta avtal sker till avropande enheter enligt bilaga. Under avtalsperioden kan nya avropande enheter tillkomma eller avvecklas, detta medger ej omförhandling av villkoren i avtalet. Leveransvillkor Leveransavgift ska som regel ingå i offererat pris. Om leverantören orsakat att extraleverans krävs utgår ingen leveransavgift. Leveranskontroll och leveransgodkännande skall ske hos beställaren, liksom temperaturkontroll av kylda och frysta produkter. Leverantören skall ge beställaren skälig tid för kontroll. Fordon som körs in på skolområden, förskolor och bostadsområden skall vara utrustade med fungerande akustisk backningssignal. Låneemballage, såsom burar, skåp och backar som leverantören tillhandahåller skall vara i gott skick. All transportutrustning skall vara hel, ren och utan skador som påverkar funktionen. Vagnar skall ha hjul anpassade för att klara vinterklimat. Leverantören skall ansvara för dessa emballage och ansvara för att återta dessa, senast vid nästa leveranstillfälle, utan särskild kostnad för beställaren. Leverantören skall tillhandahålla flergångsemballage med retursystem, för cirkulation och rengöring, för färskvarusortiment inom område där så är relevant. Följesedel med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning. På följesedeln skall finnas prisuppgifter, varubenämning, antal/kg/lit/st och namn på beställaren. Statistik Leverantören skall halvårsvis, vid efterfrågan, kostnadsfritt tillställa beställaren statistik över fakturerade leveranser. Ekologiska produkter skall redovisas separat. Statistiken skall innehålla följande information för perioden: 1. Kundnummer (leveransadress) 2. Benämning, om produkten är ekologisk 3. Total vikt eller totalvolym samt 4. Totalvärde Reklamation Om fel, kvalitetsavvikelser eller avvikelser från gällande miljökrav föreligger skall beställaren omgående reklamera felet från det att det uppdagats. Beställaren äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller få motsvarande avdrag på köpeskillingen. Betalning av faktura innebär inte att beställaren avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande skall äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med reklamation, retur eller ersättning bekostas av leverantören. 5

7 Avtalsbrott Skulle någon av parterna uppenbart brista i sina åtaganden enligt tecknat avtal, kan avtalet, med omedelbar verkan, sägas upp av motparten. Beställaren har rätt att häva avtalet om leverantören, trots upprepade klagomål, ej rättar till orsaken till klagomålet. Beställaren äger också rätt att, utan ersättningsskyldighet, häva avtalet om leverantören ej uppfyller sina givna åtaganden vad avser leveranser och kvaliteter. Ansvar/Försäkring Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring. Force majeure Om part på grund av myndighetsåtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad naturkatastrof eller annan händelse som denne ej kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall denne i sådan omfattning vara befriad från desamma. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får ej åberopas som befrielsegrund. Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Överlåtelse av avtal Tecknat avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande. Ändringar och tillägg Ändringar i och tillägg i tecknat avtal kan endast göras genom en överenskommelse i en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för respektive part. Avtalsexemplar Avtal ska upprättas i två likalydande exemplar, där parterna erhåller var sitt. Ödeshög den Espen Rognstad Kostchef 6