6. Kommersiella villkor

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Växjö kommun Eddie Salgado Upphandling Upphandling av PC & Tjänster U Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 6. Kommersiella villkor Allmänna avtalsvillkor Definitioner I detta avtal avses med; Köpare: Xxxxx kommun Säljare: Xxxxxxxx Avtalstid Detta avtal gäller från och med till och med Avtalet kan förlängas med 1 år i taget vid tre (3) tillfällen om båda parter är överens om det. Därefter upphör avtalet att gälla. Avisering om önskad förlängning ska ske skriftligen senast sex (6) månader före avtalstidens utgång. Hänvisning till standardavtal/allmänna bestämmelser XXXX XX Omfattning Avtalet avser Köparens behov av produkten; stationära och bärbara datorer, inklusive Mac datorer och så kallade elevdatorer samt tjänsten för den logistiska hanteringen av samtliga dessa datorer. Avtalet omfattar även kringutrustning och ej specificerade datorer. Tjänsten omfattar hanteringen av hela flödet från mottagandet av godset, stöldmärkning, installation av Image, paketering av programvara/konfigurering av hårdvaran samt installation hos slutkunden/användaren. Optionen kan avropas ett år efter det att avtal har undertecknats. Option Köparen har möjlighet att köpa andra produkter än anbudsprodukterna av säljaren till avtalets villkor. Sida 1 av 8

2 Förbehåll kvantitet Köparen förbinder sig inte att avropa viss bestämd kvantitet. I förfrågningsunderlaget angivet värde är baserat på för köparen tillgänglig statistik och skall endast ses som uppskattningar av framtida avrop. Statistik Säljaren skall efter anmodan, dock högst 2 (två) ggr/år, kostnadsfritt lämna uppgift till köparen om köpta produkter. Uppgifterna skall omfatta artikelbenämning, artikelnummer och i de fall uppgiften gäller avtalsvara även positionsnummer. Statistiken skall överlämnas via datafil, t ex i Excellformat. Statistiken skall kunna erhållas/fås i tre nivåer: 1. per köpare (dvs. kommunal enhet om olika enheter faktureras) 2. per deltagande kommun 3. länet totalt Anbudsprodukter skall vara markerade i statistiken. Statistiken skall även omfatta eventuella andra produkter än anbudsprodukterna som köparen köpt från säljaren. Igångsättningsskedet Säljaren skall utse en särskild kontaktperson och i övrigt ange vilka särskilda rutiner som gäller vid avtalsstart. Informationsansvar Säljaren har informationsansvaret till samtliga kunder vid förändringar såsom omläggning av beställningsrutiner, strukturförändringar inom företaget o dyl. Informationen skall ske i god tid, dock senast 60 dagar före ikraftträdandet. Säljaren ansvarar för distribution och underhåll av produktinformation till samtliga brukare. Beställningsrutiner Kundens önskemål om beställningsrutiner skall i möjligaste mån infrias. Ekonomiska villkor Pris Pris enligt anbud. Priser för specificerade artiklar i anbudet är netto exklusive moms. För övrigt sortiment anges nettopris efter i anbud angiven rabatt med utgångspunkt i prislista bifogad anbudet. På fakturor skall momsandelen anges separat.. Betalningsvillkor Betalning erläggs i efterskott, senast 30 dagar efter godkänd fakturas ankomst och leveransgodkännande. Av fakturan skall tydligt framgå för vilka tjänster/produkter ersättning begärs och hur det begärda ersättningsbeloppet beräknats. Betalning sker i svenska kronor (SEK). Sida 2 av 8

3 Faktureringsrutin Växjö kommun Faktura skall tillställas av köparen utsedd enhet. Växjö kommun tillämpar elektronisk handel. Anbudsgivare accepterar på Växjö kommuns anmodan anslutning till E-handelssystemet (Visma Proceedo) vad avser elektronisk faktura. Anslutningsformer finns på följande länk: Säljaren utser lämplig kontaktperson inom företaget och kontaktar nedan nämnda kontaktpersoner på Växjö kommun direkt efter undertecknat avtal. Kontaktpersoner Växjö kommun: Elektroniska fakturor: Krister Johansson , Fakturering Regionförbundet södra Småland (RFSS RFSS har elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Alla fakturor skannas och tolkas maskinellt. När IT-avdelningen på Regionförbundet södra Småland gör en beställning uppges referens och avdelning till er. Saknas informationen uppmanar vi er att begära denna. Fakturaadress: Regionförbundet södra Småland IT-avdelningen Videum Science Park Växjö För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på fakturan: 1- Referens, namn på datoranvändaren och avdelning anges. 2- Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5- Organisationsnummer Betalningsdatum kommer att beräknas med 30 dagar från fakturans skanningsdatum. Fakturering Alvesta kommun Alvesta kommun använder sig av elektroniska fakturor av formatet SFTI Svefaktura. Fakturor skickas till Alvesta kommun via InExchange. Målsättningen är att samtliga Alvesta kommuns leverantörer ska skicka fakturor elektroniskt. Se bifogat dokument om e-faktura. Kontakta Inexchange Service Desk (kundtjänst) vid tekniska frågor om e-faktura: info@inexchange.se eller I de fall leverantören skickar fakturor per post är adressen: Sida 3 av 8

4 Alvesta kommun Skanningscentralen Alvesta Betalning av faktura sker 30 dagar efter fullgjord leverans, ankommen och godkänd faktura. Av faktura skall framgå: - Organisationsnummer - Registreringsnummer för mervärdesskatt - F-skattebevis - Referens (Enhet, kundnummer) - Koppling till respektive kort, ex. kortnummer och regnr/beställare. - Vad uppdraget avser (produkt, kvantitet, á-pris av respektive drivmedel/eldningsolja, varje varugrupp/tjänst för sig, och datum) - Fakturabelopp (pris och mervärdesskatt) (SEK) - OCR-nummer (alt. fakturanr. om ocr-nr. saknas) - Bankgironummer (plusgironr. om bankgiro saknas) - Fakturadatum Det ska finnas möjlighet att tillägga fler eller ta bort uppgifteter. Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i erhållen tjänst. Fakturerings- och expeditionsavgifter och liknande godtages ej. Fakturering Lessebo kommun För Lessebo kommun gäller följande: Lessebo kommun använder scannade fakturor Vår fakturaadress är: Lessebo kommun Box Lessebo Samt märk fakturan med referenskod som respektive enhet uppger vid beställningen. Fakturering Markaryd kommun För Markaryds kommun gäller följande: När någon från Markaryds kommun gör en beställning är den personen skyldig att uppge förvaltning, enhet, referensperson och ansvarskod till er. Saknas informationen uppmanar vi er att begära denna. Faktura ska ställas till: Markaryds kommun Förvaltning: Enhet: Referensperson: Ansvarskod: Box Markaryd Sida 4 av 8

5 OBS! att denna adress endast gäller leverantörsfakturor och dess bilagor. Annan post t.ex. reklam som följer med fakturan ska skickas i separat försändelse till nuvarande adresser, annars når den inte rätt mottagare. För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på fakturan: 1- Referens, sifferkombination t.ex Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5- Organisationsnummer Fakturering Tingsryds kommun För Tingsryd kommun gäller följande: Faktura ska skickas till: Tingsryds kommun Box Tingsryd Sjusiffrigt referensnummer skall anges på fakturan. Referensnummer erhålls av beställaren. För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på fakturan: 1- Referens, sjusiffrigt nummer 2- Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Plusgironummer i första hand (bankgironummer om plusgiro saknas) 5- Organisationsnummer Fakturering Älmhults kommun Älmhults kommun har elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Alla fakturor skannas och tolkas maskinellt. När någon från Älmhults Kommun gör en beställning är den personen skyldig att uppge referens till er. Saknas informationen uppmanar vi er att begära denna. För Älmhults kommun gäller följande fakturaadress: Älmhults kommun Fakturaservice Box Malmö Som referens anges verksamhetens namn och beställare. Dröjsmålsränta Om betalning inte erläggs i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för felaktigt adresserade fakturor. Administrativ avgift Upphandlingsenheten vid Växjö kommun är en intäktsfinansierad enhet. På det sammanlagda faktiska inköpsvärdet skall säljaren utbetala 1 % samt moms i avgift till Sida 5 av 8

6 upphandlingsenheten, vilket är inräknat i offererat/avtalat pris. Detta skall ske för samtliga upphandlande enheter för vilka upphandlingen genomförts. Utbetalning skall ske halvårsvis i efterskott (räknat på avtalsår). Den administrativa avgiften utbetalas till: Växjö kommun, upphandlingsenheten, Bankgironummer Leveransvillkor Leverans Följande förutsättningar skall gälla för leveranser; Fritt levererat... Avgifter för leverans (faktureringsavgifter) Fakturerings-, expeditions- eller liknande avgifter skall ej utgå. Emballage Kostnad för emballage och för omhändertagande av emballage skall ej debiteras. Eventuellt emballage omhändertas av säljaren. Felaktig leverans Vid felaktig leverans skall säljaren så snart han får meddelande från den avropande enheten genomföra en omleverans, enligt överenskommelse med köparen. Ersättningsleverans Ersättningsleveranser godkänns ej utan särskilt medgivande från köparen. Om ersättningsvarans pris är högre än anbudsvarans, skall anbudsvarans pris gälla. Leveransuppföljning Under avtalstiden äger köparen rätt att genomföra uppföljningar för att kontrollera att säljaren uppfyller sina åtaganden gentemot köparen enligt detta avtal. Underleverantör Säljaren får inte anlita annan att fullgöra hela eller delar av uppdraget utan köparens skriftliga medgivande. Ansvar Säljaren är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, på egen bekostnad avhjälpa, fel eller brister i tillhandahållna produkter/tjänster, som består i att produkten/tjänsten inte uppfyller avtalad specifikation eller funktionalitet eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Säljarens ansvar omfattar inte fel eller brist i produkten/tjänsten som beror på köparen. Säljaren ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och skall ersätta skada som åsamkas köparen eller tredje man mot vilken köparen svarar. Övriga villkor Sida 6 av 8

7 Handlingarnas inbördes ordning Detta avtal samt de handlingar som förekommit avtalet, nedan kallade kontraktshandlingarna, kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Detta avtal 2. Standardavtal, XXXX XX 3. Leverantörens anbud 4. Köparens förfrågningsunderlag med bilagor Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av behöriga företrädare för såväl köparen som säljaren samt bifogade till detta avtal. Omförhandling Köparen eller säljaren har under avtalstiden rätt att begära omförhandling av avtalsvillkoren om de förutsättningar som förelåg vid avtalets ingående, utan partens egen förskyllan, skulle komma att förändras i väsentligt hänseende och om dessa förändringar skulle komma att bli oskäligt betungande för parten. Omförhandlingen får endast avse de delar av avtalsvillkoren som berörs av den inträffade förändringen, om inte parterna kommer överens om annat. Skadestånd/Vite Vid skada som orsakas skadelidande genom den skadeskyldiges, som säljaren eller underleverantör ansvarar för, försummelse eller avtalsbrott har skadelidande part rätt till skadestånd med faktiska merkostnader för kompletteringsköp, personalkostnader, inkassokostnader etc. som åberopad försummelse eller avtalsbrott förorsakat honom. Part har rätt till ersättning för den skada han lider genom motpartens försummelse eller avtalsbrott, om inte motparten visar att händelsen beror på ett hinder utanför hans kontroll. Beror försummelsen eller avtalsbrottet på någon som leverantören har anlitat för att helt eller delvis fullgöra uppdraget, är säljaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han anlitat skulle vara fri enligt andra stycket i denna punkt. Detsamma gäller om försummelsen eller avtalsbrottet beror på en leverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare säljled. Den skadelidande parten skall vidta skäliga åtgärder för att begränsa sin skada. Försummar han det, får han själv bära en motsvarande del av förlusten. Ersättning för indirekt skada utgår endast om avtalsbrottet beror på uppsåt eller grov vårdslöshet på skadeskyldige partens sida. Uppsägning Om ena parten inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt förgriper sig mot avtalets bestämmelser, äger den andra parten rätt att skriftligen säga upp avtalet i förtid. Hävning Om ena parten inte uppfyller sina åtagande enligt detta avtal, inte visar den skicklighet eller Sida 7 av 8

8 omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande skall motparten tillskrivas. Om ena parten därefter på väsentliga punkter inte uppfyller avtalet, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande, äger parten rätt att häva avtalet. Force majeur Säljaren har inte något ansvar för skadegörande handlingar som förorsakats av honom på grund av omständigheter över vilka han rimligen inte kunnat råda eller rimligen inte kunnat inse skulle komma att inträffa. Vid bedömning av denna bestämmelse skall hänsyn tas till det agerande som leverantören valt efter det att skadan uppstått, och om han då iakttagit allt för att minimera eller motverka uppkommen skada. Händelser som krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljö- eller naturkatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet utanför parternas kontroll som de inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder de inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, skall utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Detsamma gäller för underleverantörer, vilka förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som angivits ovan. Detta äger tillämpning oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter avtalad leveransdag. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 3 månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får dock inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas skriftligen om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt. Tvist (Forum och lagval) Tvist angående tolkningen av detta avtal eller varje annat rättsförhållande som uppkommer ur denna avtalsrelation skall slutligen avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. De kommersiella villkoren har tagits i beaktande (Ja/Nej svar) Ja Nej Sida 8 av 8