Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan

Transkript

1 Datum Diarienummer DNRGS Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan Beslut Driftnämnden beslutar att godkänna redovisningen samt att därefter överlämna rapporten till Regionstyrelsen. Ärendet Enligt Kommunallagen kap 6, 7 regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet. I december 2015 beslutade Driftnämnden Regionservice om Internkontrollplan för Regionservice för år Uppföljning av Internkontrollen ska göras i samband med i samband med et. Uppföljningen följer internkontrollplanens struktur. Område Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapport till Osannolik (1) Försumbar(1) Hög (3) Allvarlig (3) Internkontrollplan för 2016 i sin helhet bifogas.

2 Uppföljning Ekonomi Fakturaunderlag Att betald faktura har fakturaunderlag som uppfyller redovisningskrav EC inom två verksamhetsområden 13 stickprov har genomförts inom Kostservice och 10 stickprov inom Logistikservice. Resultat från stickproven inom Kostservice visar att samtliga uppfyller redovisningskraven. Resultat från stickproven inom Logistikservice visar att ett (10%) av stickproven saknade fakturaunderlag. Med anledning av det goda resultatet så anser jag att det inte behöver ske någon uppföljning i närtid. Återredovisning av tidigare genomförd kontroll; Regionfastigheter resultat 73% av stickproven behövde utredas ytterligare. Genomförda aktiviteter - möte med ansvarig chef som i sin tur haft möte med berörd personal. De stickprov som visat på brister när det gällde underlagen där visade det sig att underlagen till fakturorna fanns hos beställaren i verksamheten men inte i redovisningen. Enligt Region Hallands rutiner så ska samtliga fakturaspecifikationer/ underlag bifogas fakturan. Ekonomiavdelningen ser tillsammans med verksamheten över de lokala rutinerna så att de överensstämmer med Region Hallands rutiner och gällande lagstiftning. Teknisk service - resultat 60% av stickproven behövde utredas ytterligare. Genomförda aktiviteter - möte med ansvarig chef som i sin tur haft möte med berörd personal. De stickprov som visat på brister när det gällde underlag eller avsaknad av information på fakturan där har verksamheten varit i kontakt med leverantören och bett att få kompletteringar eller ny faktura med korrekta underlag. Beställning, mottagande av vara Kontroll leverans av vara/tjänst - faktura EC inom två verksamhetsområden Övergripande rutin för inköp i vårt ledningssystem behöver kompletteras med rutin för mottagningskontroll/leveranskontroll av beställd vara/tjänst. Det behöver även göras en kontroll att fakturerat belopp för erhållen vara/tjänst stämmer enligt beställning. Med anledning av behovet av kompletteringen så kommer kontrollmomentet att genomföras senare under året. 2

3 Personal Arbetsmiljö Hur påverkas arbetsbelastning och uppfyllande av uppdrag vid kort- och långtidssjukskrivningar PC är genomfört på 4 avdelningar (Städservice Halmstad, IT-service server & kommunikation, Logistikservice Halmstad och Städservice i Varberg). Städservice i Halmstad Enligt avdelningschef Tuula Grahn påverkas inte arbetsbelastningen nämnvärt vid normal sjukfrånvaro. Dock kan det vara något besvärligare då många är sjukskrivna samtidigt, exempelvis vid influensatider. För att uppfylla städservice uppdrag krävs ersättare vid såväl kort som lång sjukfrånvaro och detta sker genom städservice poolgrupp och med timanställda. Vid längre sjukfrånvaro rekryterar man vikarier. Städservice anser att man uppfyller sitt serviceuppdrag gentemot kund. IT-service, server & kommunikation Enligt avdelningschef Fredrik Gustavsson har avdelningen låg sjukfrånvaro. Men i det fall man har sjukfrånvaro försöker man i möjligaste mån att omfördela och prioritera arbeten inom avdelningen. Vid hög arbetsbelastning tar man ibland in konsulter. Avdelningschefen anser dock att man uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kund. Viss fördröjning kan ske med vissa specifika uppdrag men i dialog med kunden är det oftast acceptabelt. Logistikservice i Halmstad Enligt avdelningschef Mikael Albrektsson krävs ersättare vid eventuell sjukfrånvaro. Speciellt känsligt är det inom transportsidan (bilförare) och skulle det vara så att man inte har tillgång till interna timanställda då får man hyra in bilförare från externa företag (exempelvis från företaget LT-resurs). Vid längre sjukfrånvaro rekryterar man vikarier. Om flera medarbetare är sjukskrivna samtidigt då kan det var lite ansträngt men man anser att man uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kund. Städservice Varberg Enligt biträdande avdelningschef Gretha Haglund krävs ersättare (timanställda vid kort sjukfrånvaro och vikarier vid längre sjukfrånvaro) vid i stort sett varje sjukdomstillfälle. Viss omfördelning av personalen kan ske vid kortare sjukfrånvaro. Städservice anser att man uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kund då personalen är sjukskrivna. 3

4 Slutsats Av stickproven att döma föreligger behov av ersättare inom i stort sett samtliga avdelningar vid såväl kort som lång sjukskrivning hos medarbetarna för att uppfylla de krav och behov som våra kunder ställer på våra servicetjänster. Undantaget är IT-service, server & kommunikation som inte har några timanställda att sätta in vid sjukfrånvaro utan får omfördela sina befintliga resurser. Arbetsbelastningen kan vara ansträngd då flera medarbetare är sjuka samtidigt men samtliga anser att de uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kund då medarbetarna är sjukskrivna. Åtgärd Vi anser inte att det behövs några specifika åtgärder i dagsläget men alla är medvetna om att läget snabbt kan förändras och då främst om det börjar bli svårt att rekrytera såväl timanställda som vikarier till serviceverksamheterna. I dagsläget har vi relativt god tillgång på arbetskraft men kraven på våra servicemedarbetare ökar för varje år i takt med att kunden ställer högre krav på service, kompetens, effektivitet, flexibilitet och tillgänglighet. Kommunikation och information Protokoll beslut som är I samband ledningsgr. styrande samt Jurist med UR1, information från UR2 samt ledningsgruppen når samtliga medarbetare Beslut/information i minnesanteckningar Förvaltningschefens ledningsgrupp har ledningsmöten var tredje vecka. Minnesanteckningar med förvaltningschefens beslut skrivs från samtliga möten. Anteckningarna finns publicerade på Region Hallands intranät och finns tillgängliga för samtliga medarbetare inom Regionservice. Förvaltningschefen har för avsikt att beslut och inriktningsbeslut som är av särskild vikt att hantera ute i verksamheten ska vara kommunicerade och därmed kända. Från och med april 2016 ska betydande avsnitt i ledningsprotokollen vara grönmarkerade. Markeringen innebär att de chefer som ingår i ledningsgruppen har ett särskilt ansvar att förmedla informationen vidare inom sitt respektive ansvarsområde. Samtliga minnesanteckningar har gåtts igenom och det blir tydligt att beslut inte har grönmarkerats. Förbättringsmöjligheten har påtalats och redan i minnesanteckningarna från mötet den 19 september visar på en klar förbättring då grönmarkerade beslut är gjorda. 4

5 Förvaltningschefens beslut Förvaltningschefen har beslutat om arbetsordning inför förvaltningens framtagande av verksamhetsplaner för En del i styrningen är att samtliga 1:a linjens chefer tillsammans med medarbetarna gör en nulägesanalys som en SWOT. Nulägesanalysen är en del av det samlade underlaget som ska ligga till grund för respektive avdelnings verksamhetsutveckling och inom respektive område. Utifrån SWOT-en ska också en redovisning göras som visar avdelningens svagheter och Hot. Detta blir ett ingångsvärde till förvaltningens internkontrollplan. Respektive områdeschef gör en sammanställning som ska redovisas för förvaltningschefen senast den 30 september. Verkställighet av detta beslut har kontrollerats. på 10 avdelningar har gjorts. 7 avdelningar har genomfört SWOT-analys. 2 avdelningar gör SWOT-analys på områdesnivå. 1 avdelning har inte gjort någon analys. Verksamhet Kontrollera om medarbetarna har rätt behörighet för sin funktion Område Kontrollmoment Frekvens Kontrollmetod IT-behörigheter Informationssäkerhetssamordnare I samband med UR1, UR2 samt skontroll har gjorts genom urval från två av mapparna på Y:, dvs en för samtliga medarbetare inom Regionservice tillgänglig katalog. Kontrollen har gjorts av medarbetarnas behörighet för mapp och dokument. Det kan konstateras att det saknas styrning för hur behörigheter ska ställas på denna katalogstruktur. I vissa mappar/dokument går det att ändra eller ta bort både mappar och dokument. Detta kan få till följd att viktiga dokument kan förvanskas eller tas bort. En styrning behöver göras utifrån alternativen: Ändra - Läsa/köra - Visa mappinnehåll - Läsa - Skriva. skontroller, samma som gjordes inför Uppföljningsrapport 1, är gjorda. Det visar sig att ingen förändring är gjord med behörigheterna för mapparna på Y:. 5

6 Område Kontrollmoment Frekvens Kontrollmetod Avtalstrohet Att ramavtal Ramavtal upphandlas och följs Jurist (gäller RGS) har gjorts när det gäller transporter. Regionen har avtal för flyttjänster, pakettjänster samt bemanningstjänster (förare). Avtal finns inte för transport med fordon + förare. Bedömningen var efter 4 månader att regionservice avropar transporttjänster (fordon + förare) för ett värde som visar att en upphandling bör göras. Efter 8 månader har antal avrop minskat. Bedömningen efter 8 månader är att värdet på helår hamnar inom direktupphandlingsgränsen. har också gjorts inom området Teknisk service Förbrukningsmaterial. Efter 8 månader finns flera varugrupper som saknar upphandlat avtal. En uppföljning bör göras av samma varugrupper vid nästa kontrolltillfälle. Ny arbetsordning Ett förbättringsarbete har påbörjats. Förvaltningens arbetsordning för avrop, inköp och upphandling av varor och tjänster ses över. Likaså kommer ordningen för tecknande av avtal samt uppföljning av avtal att tydliggöras och kvalitetssäkras. Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef 6

7 Driftnämnden Regionservice - Internkontrollplan år 2016 Område Kontrollmoment Kontrollansvar Ekonomi Fakturaunderlag Beställning och mottagande av vara Personal Arbetsmiljö Kommunikation och information Protokoll från ledningsgruppen Verksamhet IT-behörigheter Avtalstrohet Ramavtal Att betald faktura har fakturaunderlag som uppfyller redovisningskrav Kontroll att det har skett leverans av vara/tjänst som överensstämmer med erhållen faktura Hur påverkas arbetsbelastning och uppfyllande av uppdrag vid kort- och långtidssjukskrivningar Att förvaltningschefens beslut som är styrande att nå samtliga medarbetare samt information från ledningsgruppen verkligen når samtliga medarbetare Kontrollera om medarbetarna har rätt behörighet för sin funktion Att ramavtal upphandlas och följs - gäller RGS verksamhetsområden Ekonomichef Ekonomichef Personalchef Jurist Informationssäkerhetssamordnare Jurist Frekvens Kontrollmetod inom två verksamhetsområden inom två verksamhetsområden Rapport till Osannolik (1) Försumbar(1) Hög (3) Allvarlig (3)