Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna

Transkript

1 ~ Landstinget DALARNA Ekonomienhet --=t>1 laga AU ~ 1~A BESLUTSUNDE~LAG Datum Sida 1 (3) Dnr LD12/03603 Uppdnr Landstingsstyrelsen Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna Ordförandens förslag föreslår landstingsstyrelsen besluta: 1. Uppföljningen av gemensam internkontroll 2012 godkänns. 2. Plan för gemensam internkontroll 2013 fastställs. Sammanfattning Landstingsstyrelsen beslutade i januari 2012 (Dnr LD11/03692) om de internkontrollprocesser som skulle granskas Processerna som har kontrollerats 2012 är: Delegeringsbestämmelser Attestinstruktioner Upphandling och avtal Anställningsprocessen nterkontrollprocesser som här föreslås att granskas under 2013 är: nformation om likabehandlingspolicy Bisysslor Upphandling och avtal Användning av rapportverktyget BLD vars syfte är att ge den statistik och nyckeltal som behövs för analys, styrning, ledning och uppföljning på alla beslutsnivåer. Budgetprocessen ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Gemensamt internkontrollområde 2012, uppföljning c) Gemensamt internkontrollområde 2013 Postadress Box Falun \ Besöksadress Vasagatan 27 Falun Kontakt Org.nr: Handläggare Sjölund Margareta redovisningschef margareta. r.sjolund@ tdalarna.se

2 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Datum Dnr LD12/03603 Sida 2 (3) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget , 14, fastställde fullmäktige riktlinjer för intern kontroll. Landstingsstyrelsen antog , 12, anvisningar till riktlinjer för intern kontroll. En internkontrollgrupp bildades med ekonomicheferna från förvaltningarna, avdelningschefen för redovisning, förvaltningscheferna från tandvårdens beställarenhet och patientnämnden och redovisningschefen som har ansvaret för att leda gruppens arbete. nternkontrollgruppens uppdrag är att se till att kontroller utförs enligt planerna och följa upp resultatet av kontrollerna. Utförda kontroller för 2012 rapporteras härmed tilllandstingsstyrelsen. Kontrollmomenten, resultaten och föreslagna/vidtagna åtgärder framgår av bilagan. För tre av processerna redovisas avvikelser: Attestinstruktioner Gemensamma attestinstruktioner har antagits under 2012 genom ett verkställighetsbeslut av landstingsdirektören nr 15/12 och 16/12. Vid förvaltningarnas kontroller har Kultur o Bildning noterat att attestanter attesterar egna kostnader varvid påminnelse utfärdats. Landstingsservice har uppdaterat sin attestförteckning för beslutsattestanter. De nya attestinstruktionerna har skickats ut till verksamhetschefer och enhetschefer i Hälso- och sjukvården och. Några stickprovskontroller av attester har inte gjorts vid dessa förvaltningar. Stickprovskontroller av attester ingår därför i Hälso- och sjukvårdens och s interna kontroll under Upphandling och avtal Avvikelser har rapporterats från Hälso- och sjukvården, och Kulturen. Landstingsservice framför önskemål om tydligare formulering av kontrollmomentet i processen. nterkontrollgruppen har i samarbete med upphandlingen tagit fram en BLD-rapport som kommer att driftsättas under rapporten kommer upphandlade leverantörer att kunna matchas mot leverantörsfakturor. Anställningsprocessen Avvikelser har rapporterats från Tandvården och Landstingsservice. Båda förvaltningarna har vidtagit åtgärder med anledning av detta. Tandvården repeterar reglerna med verksamhetscheferna och kvalitetssäkrar på personalenheten innan anställningsdokumenten skickas till löneteamet.

3 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Datum Dnr LD12/03603 Sida 3 (3) Patientperspektiv, finansiering och ekonomiska konsekvenser, miljö, likabehandling, barnkonsekvens, juridik, folkhälsa, konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Dessa perspektiv bedöms inte vara relevanta i ärendet. Samverkan med fackliga organisationer nformation enligt MBA 10 sker Uppföljning nternkontroll avseende 2013 kommer att följas upp i landstingsstyrelsen i januari 2014.

4 land, tinget L.'\o\, ARNA ntern kontrollplan 2012 Pos Process (rutin/system) 1G Delegeringsbestämmelser 2G Attestinstruktioner Att de gemensamma attestinstruktionerna tillämpas hos alla nämnder/förvaltningar Gemensamt internkontrollområde 2012 för alla nämnder och förvaltningar inom landstinget, UA = utan amärkning LS -mo" t e t xx; Stoppdatum xx MA- med anmärkning Kontrollmoment Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras Rapportering troll uförd ReSUltat ' Anmärkning ansvar senast till Ja Nej UA MA-1-+ Att resp förvaltningschef i enlighet med delegeringsbestämmelse rna beslutat om delgering inom sin Ekonomichef/Ekonomiav verksamhet. d chef 1 ggn/år Stickprov Förvaltningschef X! X! Avvikelse rapporrterad från ;; Ekonomichef/Ekonomiav Totalt Lt Kulturen, d chef Dalarna Förvaltningschef X' X Landstingsservice Föreslag na/vidtag na letgärder Kulturen; påminnelse Landstingsservice; Uppdatering av attestförteckning. Bilaga Navet/verkst ällighetsbeslu t 15/12 3G Upphandling och avtal Att via leverantörsfakturor kontrollera att tjänster och material köps in i enlighet med avtal. Avvikelser rapporterade från'- Hälso- och sjukvårrd'-central förvaltning', Kulturen, Förvaltningschef och Ekonomichef/Ekonomiav chef för upphandlings- X Landstingsservice d chef 1 ggn/år Stickprov o avtalsavdelning X Landstingsservice; många inköp saknar avtal, metod, mätning av validitet, tydlig anvisning för mätning av avtalstrohet. Kontroller kommer att göras 2013 när BLD-rapporten funaerar. 4G Anställningsprocessen Kontrollera att anställningar sker i enlighet med delegeringsbestämmelse r Och regler om anställningsprövning. PersonalchefPersonalav Avvikelser d chef 1 ggn/år Stickprov Förvaltningschef och X X rapporterade från -Tandvården personaldirektör -Landstingsservice Repeterar reglerna med verksamhetschefer, kvalitetssäkrar på HR innan det skickas till lön. Efter kontrollen inför landstings-service att resp områdeschef signerar alla anställningsunderlag. Bilaga4G M Sjölund 1 (1) : 15:21 Gemensamt internkontrollområde KP 2012.xls

5 iii landstinget lwarna ntern kontro"plan 2013 Pas Process (rutin/system) nformation om 1G likabehandlingspolicy Kontrollmoment "omrollera an samlga medarbetare fått information om likanehandling och Gemensamt internkontro"område 2013 för alla nämnder och förvaltningar inom landstinget UA = utan amärkning LS-mötet xx', Stoppdatum xx MA= med anmärkning Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras Rapportering troll utförd Resultat' Anmärkning ansvar senast till Ja Nej UA MK-'... Personalchefer Personaldirektör - ~-~!! Föreslagna/vidtagna Bilaga ~tgärder -- -._, ~. 2G Bisysslor Kontrollera att reglerna för bisysslor efterlevs (från 2012) Personalchefer Personaldirektör ---! , - - -~ -._.-... _- 3G Upphandling och avtal Att via vereantörsfakturor kontrollera att tjänster och material köps in i enlighet med avtal (från Ekonornichefer Ekonomidirektör Kontroller ska göras vi BLD-rapporter 4G Användning av Bild 5G Budgetprocessen Mäta hur många av verksamhetscheferna som använder rapportverktyget BLD "'~c, yg,y,,, g, Uyy"C' 2013 på samtliga nivåer inrapporterad i Rain Dance Ekonornichefer Ekonomidirektör - - Ekonomichefer 1 g/år Fullständig Ekonomidirektör --J----; H M Sjölund 1 (1) : 15:21 Gemensamt internkontrollområde KP 2013_xls