I Central förvaltning Personalen het

Transkript

1 . Landstinget II DALARNA I Personalen het ~'taga BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen LS ~ 1 ~i A Datum Sida 1 (3) Dnr LD13/02597 Uppdnr Landstingsstyrelsens arbetsutskott Landstingsstyrelsen Svar på revisorernas granskning av attester och beslut inom personalområdet Ordförandens förslag 1. Yttrandet enligt bilaga c) överlämnas till landstingets revisorer. Sammanfattning Landstingets revisorer har genomfört en granskning med syftet att bedöma om beslut- och attestförfarandet inom det personaladministrativa området är ändamålsenligt och säkert. Landstinget Dalarna beaktar revisorernas synpunkter och kommer att vidta ytterligare insatser för att åtgärda de brister som kvarstår. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Granskningsrapporten "Granskning av attester och beslut inom personalområdet" med Gransknings-PM c) Yttrande Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Enligt granskningsrapporten behöver attestförfarandet och olika kontrollaktiviteter utvecklas på en rad områden. Rapporten framhåller dock att vissa av dessa brister redan uppmärksammats och att personalfunktionens ledning påbörjat åtgärder för att komma till rätta med dessa. Landstingets revisorer rekommenderar landstingsstyrelsen att: vidta adekvata åtgärder i syfte att säkerställa uppföljning och kontroll av löneutbetalningar, därmed sammanhängande attestförfaranden etc., samt att i arbetet beakta de rekommendationer etc. som lämnas i BDO:s granskning. Ett flertal av de brister som påtalas i rapporten är kända sedan tidigare och landstinget arbetar löpande för att åtgärda dessa. Hälso- och sjukvårdens komplexa förhållanden - särskilt mot bakgrund av kravet på patientsäkerhet Postadress Box Falun \ Besöksadress Vasagatan 27 Falun Kontakt Org.nr: \~ I Handläggare

2 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen Datum Dnr LD13/02597 Sida 2 (3) - har dock i vissa fall påkallat lösningar som inneburit medvetna avsteg från övertidsregler. Exempel på åtgärder som kommer att genomföras med anledning av revisorernas synpunkter är: Det kommer såväl systemtekniskt som via skriftliga instruktioner inte att vara möjligt att lämna över ti ll en underordnad chef att attestera. Däremot kommer det också i fortsättningen att vara möjligt att ge underordnad en beredande arbetsuppgift inför ett besluuattest. Nya rutiner skapas för att ytterligare säkerställa uppföljning och kontroll av löneutbetalningar och därtill hörande attestförfaranden. En förtydligande instruktion kommer att tas fram som klargör ansvar och skyldigheter i samband med attestförfarande. Internkontrollprocessen förstärks och kommer att på ett tydligare sätt inkludera löneområdet. Patientperspektiv Hälso- och sjukvårdens komplexa förhållanden fordrar ibland beslut om undantag med hänsyn till patientsäkerhetsperspektivet och bemanningssituationen. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Detta beslut förväntas inte medföra någon förändring vad avser finansiering eller ekonomiska konsekvenser då åtgärderna kommer att rymmas inom befintlig budget. Juridik Enligt 6 kap 1-2 ska landstingsstyrelsen ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet och uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Enligt samma kapitel 7 2 st. ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Miljö, likabehandling, barnkonsekvens, folkhälsa och konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Dessa perspektiv bedöms inte vara relevanta i ärendet. Samverkan med fackliga organisationer Information enligt MBA 10 kommer att äga rum

3 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen Datum Onr LD13/02597 Sida 3 (3) Uppföljning Utvärdering av detta beslut ska ske i samband med verksamhetsuppföljning och årsredovisning men även fortlöpande genom den intema revisionen.

4 I l) landstinget DALARNA Personalenheten Datum Sida 1 (3) Dnr LD13/02597 Till Landstingets revisorer Granskning av attester och beslut inom personalområdet I stort är det som framställs i revisionsrapporten känt sedan tidigare. Det finns flera exempel på att åtgärder vidtagits eller är planerade. Landstinget Dalarna har i flera fall gjort ett aktivt val av undantag från befintliga principer. De har varit knutna till specifika situationer, varit väl kända, relevanta och välmotiverade. Det bör framhållas att den kritik som framförs i revisionsrapporten inte inneburit att Landstinget Dalarna lidit skada. I flera fall finns bra arbetssätt, även om de kan behöva förtydligas och i högre grad dokumenteras. I revisorernas PM framgår även följande: "vi ser samtidigt anledning att understryka att trots omfattningen av de brister som uppmärksammats hanteras attester, löneutbetalningar e t c inom personalområdet överlag på ett ansvarsfullt och omdömesgillt sätt av berörda befattningshavare". Landstinget ser ett behov av att vidareutveckla arbetssätt, systematisk uppföljning och kontroll samt skriftliga rutiner, som tydligare anger hur chefer ska förfara i olika situationer. I samband med granskningen har olika faktorer belysts som visar på den komplexitet som framförallt hantering av hälso- och sjukvård innebär. 81.a. förekommer en särskild satsning för att klara vårdgarantin. I stället för att köpa externa tjänster till höga kostnader har Landstinget Dalarna beslutat att arbetet ska ske med befintlig personal, vilket är en lösning som inneburit medvetna avsteg från övertidsregler. Några få personer med specifik kompetens inom verksamheter med mycket jour I beredskap har, enligt gällande övertidsavtal, uppnått de nivåer av övertidsuttag som medgett rätt extra ersättning. Det har resulterat i högre årsinkomst. En person har under lång tid ingått i ett specifikt jouravtal mot bakgrund av sin specifika kompetens. Det är en kompetens som normalt finns vid universitetssjukhus. Istället för att transportera patienter utanför länet, alternativt köpa in dyra tjänster, så har ett särskilt avtal upprättats där Postadress Box Falun \ Besöksadress Vasagatan 27 Falun Q@ 4A Kontakt Org.nr \S!!IIIS.. / Handläggare L-O Björkqvist

5 Yttrande LD13/02597 Sida 2 (3) personen är tillgänglig för Landstinget Dalarnas behov. Avtalet utnyttjas i de fall behov uppstår och kostar däremellan inget extra. Hälso- och sjukvårdens komplexa förhållanden fordrar ibland beslut om undantag med hänsyn till patientsäkerhetsperspektivet och bemanningssituationen. Sådana beslut kan fattas av förvaltningschef. Exempelvis kan detta vara beslut som ger förutsättningar för att hantera en problematisk situation i samband med sommarsemester och extraordinära ersättningar. Pågående större förändringsarbeten I samband med att ett nytt PA-system upphandlas så kommer ett projekt kallat "införandeprojekt PA-system" att skapas. Projektet har till syfte att säkerställa att alla får en adekvat utbildning kring det nya systemets funktioner. Därutöver kommer inom ramen för projektet processer och en rad rutiner att kvalitetssäkras och förnyas. Såsom påpekas i granskningen finns det sedan tidigare identifierade brister som ska åtgärdas i samband med projektet. Tillkommande identifierade brister kommer också att rättas till i projektet. Beslut finns sedan tidigare om att inrätta ett enhetligt ledningssystem inom Landstinget Dalarna. Ett stort arbete pågår med utveckling och implementering av detta. Ledningssystemet kommer att bidra till att lättare överblicka och kunna följa upp olika processer. Delegering, ansvar och befogenheter är sådana områden. Förändringar av instruktioner, riktlinjer och rutiner - En viktig förändring som kommer att genomföras är att det såväl systemtekniskt som via skriftliga instruktioner inte kommer att vara möjligt att lämna över till en underordnad chef att attestera. Däremot kommer det också i fortsättningen att vara möjligt att ge underordnad en beredande arbetsuppgift inför ett beslut/attest. - Nya rutiner skapas för att ytterligare säkerställa uppföljning och kontroll av löneutbetalningar och därtill hörande attestförfaranden. - En förtydligande instruktion kommer att tas fram som klargör ansvar och skyldigheter i samband med attestförfarande.

6 Yttrande LD13/02597 Sida 3 (3) Verkställighetsbestämmelser tas nu fram som omfattar vilka som har rätt att besluta och i vilken utsträckning besluten är möjliga att överlåta. Rutiner för kontroller tas fram. I rutinerna ska framgå hur man ska agera som chef när en nära anhöriga finns bland medarbetarna. Resurser omfördelas för att möjliggöra uppföljning och utvecklingen av den interna kontrollen av aktualitet hos behörigheter. Här avses också en kvalitetsutveckling generellt i syfte att utveckla uppföljning och kontroll. En systematik utvecklas för dokumentation av beslut om bl.a. övertidsarbete för olika yrkeskategorier. I dokumentationen ska framgå eventuell koppling till tidigare fattade beslut. I samband med införandet av ett nytt PA-system utvecklas den interna kontrollen till att innefatta uppföljning och kontroll av loggar. Internkontrollprocessen förstärks och kommer att på ett tydligare sätt inkludera löneområdet. För att underlätta för cheferna kommer de personaladministrativa processerna att utvecklas if; '?t, {~..-- JIM> Ingalill Persson Landstingsstyrelsens ordförande Karin Stikå Mjöberg Landstingsdirektör