Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Regionservice Stab Kerstin Bengtson Jurist Datum Diarienummer DNRGS Driftnämnden Regionservice Rapport Uppföljning av Intern kontrollplan Förslag till beslut Driftnämnden beslutar att godkänna redovisningen samt att därefter överlämna rapporten till Regionstyrelsen. Ärendet Enligt Kommunallagen kap 6, 7 regleras nämndens ansvar för den interna kontrollen. Det är respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen fastställa rutiner för planering och rapportering av internkontrollarbetet. I december 2015 beslutade Driftnämnden Regionservice om Internkontrollplan för Regionservice för år Uppföljning av Internkontrollen ska göras i samband med i samband med et. Uppföljningen följer internkontrollplanens struktur. Område Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Kontrollmetod Rapport till Osannolik (1) Försumbar(1) Hög (3) Allvarlig (3) Internkontrollplan för 2016 i sin helhet bifogas.

2 Uppföljning Ekonomi Fakturaunderlag Att betald faktura har fakturaunderlag som uppfyller redovisningskrav EC inom två verksamhetsområden 15 stickprov har genomförts inom Regionfastigheter och 10 stickprov inom Teknisk service. Resultat från stickproven inom Regionfastigheter visar att 11 (73%) av stickproven behöver utredas ytterligare för att se om det finns kompletteringar i exempelvis beställningar/avtal/fakturakopior. Resultat från stickproven inom Teknisk service visar att 6 (60%) av stickproven behöver utredas ytterligare för att se om det finns kompletteringar i exempelvis beställningar/avtal/fakturakopior. Utredning kommer att göras och återredovisning av utredning sker vid nästa rapporteringstillfälle. Beställning, mottagande av vara Kontroll leverans av vara/tjänst - faktura EC inom två verksamhetsområden Övergripande rutin för inköp i vårt ledningssystem behöver kompletteras med rutin för mottagningskontroll/leveranskontroll av beställd vara/tjänst. Det behöver även göras en kontroll att fakturerat belopp för erhållen vara/tjänst stämmer enligt beställning. Med anledning av behovet av kompletteringen så kommer kontrollmomentet att genomföras senare under året. Personal Arbetsmiljö Hur påverkas arbetsbelastning och uppfyllande av uppdrag vid kort- och långtidssjukskrivningar PC 2

3 har genomförts på fyra avdelningar Städservice i Varberg, Teleservice i Varberg, Logistikservice i Halmstad samt Kostservice i Halmstad. Av stickproven att döma föreligger det ett behov av ersättare inom samtliga avdelningar vid såväl kort som lång sjukskrivning hos medarbetarna för att uppfylla de krav och behov som våra kunder ställer på våra servicetjänster. Arbetsbelastningen kan vara ansträngd då flera medarbetare är sjuka samtidigt men samtliga anser att de uppfyller sina serviceuppdrag gentemot kunden även då medarbetarna är sjukskrivna. Regionservice anser inte att det behövs några specifika åtgärder i dagsläget men verksamheterna är medvetna om att läget snabbt kan förändras och då främst om det börjar bli svårt att rekrytera såväl timanställda som vikarier till serviceverksamheterna. I dagsläget har vi relativt god tillgång på arbetskraft men kraven på våra servicemedarbetare ökar för varje år i takt med att kunden ställer högre krav på service, kompetens, effektivitet, flexibilitet och tillgänglighet. Kommunikation och information Protokoll beslut som är I samband ledningsgr. styrande samt Jurist med UR1, information från UR2 samt ledningsgruppen når samtliga medarbetare Förvaltningschefens ledningsgrupp har ledningsmöten var tredje vecka. Beslutsprotokoll med minnesanteckningar skrivs från samtliga möten. Protokollen har tidigare sparats i en för samtliga medarbetare inom Regionservice tillgänglig katalog (Y:). Fr o m februari i år finns protokollen publicerade på Region Hallands intranät. har gjorts på tre avdelningar Regionfastigheter, Gemensam Administrativ Service (GAS) Redovisningsservice samt på Regionupphandling. Totalt tillfrågades 39 medarbetare. Kontrollfråga: Vet du var du kan hitta protokollen från RGS ledningsmöten? 15 medarbetare svarade Ja 4 medarbetare svarade Nej 20 medarbetare lämnade inget svar. Ytterligare en kontroll har gjorts. Denna kontroll har gjorts för att se om förvaltningschefens beslut som noteras i ledningsprotokollet når cheferna inom Regionservice. 3

4 I protokollet har antecknats: Miljöutbildning för chefer En miljöutbildning för chefer och miljöombud inom Region Halland finns planerad och anordnas återkommande. beslut: Samtliga chefer inom RGS ska ha gått utbildningen, senast hösten Kontrollfråga: När ska du senast ha gått Miljöutbildning för chefer? Frågan ställdes till samtliga chefer inom Regionservice, dvs 32 chefer. 7 chefer svarade senast hösten chefer svarade med fel svar. 10 chefer svarade med att ange vilket år de har gått miljöutbildning. 13 chefer lämnade inget svar. Förvaltningschefen har för avsikt att beslut och inriktningsbeslut som är av särskild vikt att hantera ute i verksamheten ska vara kommunicerade och därmed kända. Fortsättningsvis kommer betydande avsnitt i ledningsprotokollen att vara grönmarkerade. Markeringen innebär att de chefer som ingår i ledningsgruppen har ett särskilt ansvar att förmedla informationen vidare inom sitt respektive ansvarsområde. Verksamhet Kontrollera om medarbetarna har rätt behörighet för sin funktion Område Kontrollmoment Frekvens Kontrollmetod IT-behörigheter Informationssäkerhetssamordnare I samband med UR1, UR2 samt skontroll har gjorts genom urval från två av mapparna på Y:, dvs en för samtliga medarbetare inom Regionservice tillgänglig katalog. Kontrollen har gjorts av medarbetarnas behörighet för mapp och dokument. Det kan konstateras att det saknas styrning för hur behörigheter ska ställas på denna katalogstruktur. I vissa mappar/dokument går det att ändra eller ta bort både mappar och dokument. Detta kan få till följd att viktiga dokument kan förvanskas eller tas bort. En styrning behöver göras utifrån alternativen: Ändra - Läsa/köra - Visa mappinnehåll - Läsa - Skriva. Område Kontrollmoment Frekvens Kontrollmetod Avtalstrohet Att ramavtal Ramavtal upphandlas och följs Jurist (gäller RGS) 4

5 Kontrollmomentet ger inte en tydlig indikation efter endast fyra månader. En tendens kan dock framträda. Jämförande kontroll har därför gjort för Sammantaget kan konstateras om förvaltningen bör ha avtal för specifikt återkommande köp av tjänst eller vara. har gjorts när det gäller transporter. Regionen har avtal för flyttjänster, pakettjänster samt bemanningstjänster (förare). Avtal finns inte för transport med fordon + förare. Regionservice avropar transporttjänster (fordon + förare) för ett värde som visar att en upphandling bör göras. har också gjorts inom området Teknisk service Förbrukningsmaterial. Efter fyra månader finns flera varugrupper som saknar upphandlat avtal. En uppföljning bör göras av samma varugrupper vid nästa kontrolltillfälle. Regionservice Torbjörn Svanberg Förvaltningschef 5

6 Driftnämnden Regionservice - Internkontrollplan år 2016 Område Kontrollmoment Kontrollansvar Ekonomi Fakturaunderlag Beställning och mottagande av vara Personal Arbetsmiljö Kommunikation och information Protokoll från ledningsgruppen Verksamhet IT-behörigheter Avtalstrohet Ramavtal Att betald faktura har fakturaunderlag som uppfyller redovisningskrav Kontroll att det har skett leverans av vara/tjänst som överensstämmer med erhållen faktura Hur påverkas arbetsbelastning och uppfyllande av uppdrag vid kort- och långtidssjukskrivningar Att förvaltningschefens beslut som är styrande att nå samtliga medarbetare samt information från ledningsgruppen verkligen når samtliga medarbetare Kontrollera om medarbetarna har rätt behörighet för sin funktion Att ramavtal upphandlas och följs - gäller RGS verksamhetsområden Ekonomichef Ekonomichef Personalchef Jurist Informationssäkerhetssamordnare Jurist Frekvens Kontrollmetod inom två verksamhetsområden inom två verksamhetsområden Rapport till Osannolik (1) Försumbar(1) Hög (3) Allvarlig (3)