Driftnämnden Regionservice

Transkript

1 1(11) Regionservice Datum Diarienummer Stab DNRGS Monica Liljeroth Ekonomichef Driftnämnden Regionservice Månadsrapport period 1-9 år 2015

2 2(11) Uppföljning av Regionservice Kort sammanfattning Ekonomi Regionservice redovisar ett positivt resultat på 22,0 mnkr för period 1-9. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +4,1 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-7) har ökat med 3,4 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognos för år 2015 är ett positivt resultat på 3,2 mnkr. Personal Genomsnittligt anställda Antalet genomsnittligt anställda för period 1-9 uppgår 653. Antalet anställda har ökat med 2,0% i jämförelse med samma period föregående år dvs med 13 medarbetare. Ökningen beror på ökade uppdrag till förvaltningarna samt de resurser som är kopplade till dessa uppdrag. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har minskat i jämförelse med samma period föregående år. Sjukfrånvaron är 4,8% för period 1-9 år 2015 vilket är 0,1% lägre jämfört med samma period föregående år. Tidsåtgång Den arbetade tiden för period 1-9 har ökat med ca 13 heltidstjänster (ca 2,6%) jämfört med samma period år Ökningen av arbetad tid kan härledas till nya uppdrag inom förvaltningen och då framförallt etableringen av Gemensam Administrativ Service (GAS) i månadsskiftet april/maj förra året. Inhyrd personal Inhyrd personal - Logistikservice har hyrt in resurser från bemanningsföretag för att täcka arbetstoppar. Inom Teknisk service har LFU-entreprenörer anlitats till uppgifter som bedömts nödvändiga och kostnadseffektiva och IT-service har hyrt in personal för vissa specifika IT-uppdrag. Kostnaden för inhyrd personal för perioden uppgår till 4,3 mnkr vilket är ca 8,3 tjänster i genomsnitt per månad. Periodens resultat Driftnämnden Regionservice redovisar ett positivt resultat på 22,0 mnkr för period 1-9. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +4,1 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +19,3 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på +2,7 mnkr. Verksamhetens intäkter inklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 720,8 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 698,8 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är +2,9 mnkr.

3 3(11) De faktiska intäkterna för perioden är 22,5 mnkr, dvs 3,2%, högre än samma period föregående år. En del av intäktsökningen kan härledas till etableringen av GAS. De faktiska personalkostnaderna är 11,9 mnkr högre än kostnaderna samma period föregående år. En del förklaras av att vi inte hade de fulla personalkostnaderna för GAS vid samma tidpunkt förra året. Vi har även en genomsnittlig löneökning på 2,5% med oss i årets utfall vilket utgör ca 5,5 mnkr för den aktuella perioden. Kontoklass 6 samt kontoklass 7 verksamhetskostnader har en positiv avvikelse gentemot budget på 12,0 mnkr dvs de faktiska kostnaderna är lägre än de budgeterade. Där en del av förklaringen till avvikelsen är att den faktiska mediakostnaden hos Regionfastigheter är lägre än den budgeterade kostnaden. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-7) har ökat med 3,4 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos Vår bedömning är att vi kommer att uppnå ett positivt resultat på 3,2 mnkr för det aktuella verksamhetsåret. Överskottet kommer att regleras gentemot regionstyrelsen enligt gällande regelverk. Produktion Verksamheterna arbetar kontinuerligt med att anpassa produktionen efter de kända förutsättningarna. Se bilaga för produktionstal/verksamhetsstatistik.

4 4(11) Uppföljning av mål Gemensamma mål Ekonomiska mål budgetramen ska hållas öka verkningsgraden RGS ska uppnå ett plusresultat år 2015 Måluppföljning - Samtliga avdelningar och serviceområden är resultatenheter och arbetar kontinuerligt med månatliga uppföljningar. Vi har kartlagt uppföljningsprocessen och nu pågår arbetet med att implementera arbetssätt och rutiner för samtliga berörda i processen. Helårsprognosen för förvaltningen är ett positivt resultat på 3,2 mnkr. Säkerställa tydligheten i vårt tjänsteutbud samt i våra avtal, överenskommelser och uppdrag till kund Måluppföljning - Internöverenskommelse med Hallands sjukhus pågår där det sker ett partsgemensamt arbete att göra våra överenskommelser med dess tjänsteutbud som beskrivs tydligare än tidigare. Dessa kommer även att publiceras på intranät så att utbud och förutsättningar blir tillgängliga för de som använder vårt tjänsteutbud. Indikatorer månatlig uppföljning av resultat, helårsprognos kundnöjdhetsmätningar, ledtider, SLA (kvalitetsnivåer för leveranser) Överenskommelse med bilagor bedöms vara klara september 2015, men blir undertecknade först i oktober 2015 av Regionservices då tillträdande förvaltningschef och sjukhuschef för Hallands sjukhus. Material som ska publiceras på intranät är redovisat för såväl berörda RGS-chefer som företrädare för Hallands sjukhus. Förbättra våra processer Måluppföljning Det pågår ett arbete med att kartlägga och förbättra våra processer. Vi har fått en ganska tydlig bild över hur långt verksamheterna har kommit kring arbetet med att kartlägga och aktivt arbeta med sina processer. Det konstaterades att vissa verksamheter ligger långt framme medan andra har ett stort arbete framför sig. Status på det pågående arbetet presenteras för Ledningsgruppen i slutet på september och uppdraget fortlöper. Bl.a. kommer höstens internrevisoner helt och hållet fokuseras på att inventera hur långt verksamheterna kommit i sitt processerarbetet. Teknisk service och Logistikservice har bildat arbetsgrupper som har Indikatorer andel kartlagda och implementerade processer

5 5(11) börjat kartlägga nuläget, detta som ett första steg innan arbetet med det önskvärda läget påbörjas. Det har konstaterats att både GAS och IT-service ligger väl framme och har kommit förbi dessa stegen och arbetar nu med att kontinuerligt förbättra sina processer. Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet Måluppföljning - RGS medarbetare strävar efter att skapa gemensamma mål och att utveckla en effektiv och välfungerande verksamhet för att nå dessa mål, såväl Region Hallands övergripande mål som förvaltningen egna mål. I detta arbete är det viktigt att chefen är bärare av ett tydligt ledarskap och där alla ges möjlighet att bidra till utvecklingen av verksamheten. RGS försöker successivt att utveckla och förtydliga uppdraget som chef. Här kommer förvaltningen även att få en viss hjälp av det åtgärdsarbete som är på gång inom Region Halland avseende chefsrollen och dess utveckling inom regionen. Våra chefsmöten har blivit viktiga forum för diskussioner mellan RGS chefer, vilket kommer att leda till ett mer naturligt samarbete över avdelnings- och verksamhetsgränserna. Chefen har ett stort ansvar att tydliggöra för sina medarbetare vad som menas med medarbetarskap. Medarbetarskap är att ta ansvar för sin relation till arbetet, arbetsplatsen, sin chef och sina kollegor. RGS chefer stärker sitt ledarskap bland annat genom utbildning och deltagande i regionens chefs- och ledarskapsprogram. En del av RGS chefer är adepter i mentors-programmet och vissa av RGS etablerade chefer är mentorer i nämnda program. En del chefer har också fått möjlighet till personlig handledning. Deltagande i regionens chefsforum är prioriterat. RGS personalavdelning har genomfört internutbildning i arbetsrätt och rekrytering för att få en gemensam samsyn i dessa frågor inom RGS. Cheferna stärker medarbetarskapet genom öppenhet, tydlighet och delaktighet i frågor som berör verksamheten. Arbetsplatsträffen är ett viktigt forum för dialog mellan chef och medarbetare om uppdraget inom verksamheten, leverans, återkoppling och uppföljning av resultat, arbetsmiljön på arbetsplatsen mm. delaktighet i olika forum Miljömål miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka andelen förnybar energi av den totala energianvändningen i Halland Måluppföljning Med anledning av att dessa uppgifter redovisas från värmeleverantörerna en gång per år så sker redovisning från Regionfastigheter med samma frekvens. andel förnybar energi

6 6(11) Den totala energianvändningen i Region Halland ska minska med minst 3 procent jämfört med år 2013 Måluppföljning - Den totala energianvändningen har minskat från 212,5 kwh/m till 205,1 kwh/m 2 september En minskning med 3,5%. Elanvändningen har minskat från 109,9 kwh/m till 92,9 kwh/m 2 september, en minskning med 15,5%. Värmeanvändningen har minskat från 127,6 kwh/m till 112,2 kwh/m 2 september 2015, en minskning med 12,0%. informationsinsatser, miljöutbildning Koldioxidutsläppen från våra tjänsteresor ska minska med minst 5 procent jämfört med år 2013 Måluppföljning - Vi arbetar för tillfället med skapa förutsättningar för att enklare få fram den statistik vi behöver för att kunna följa utvecklingen av koldioxidutsläppen. Det registrerades körda mil med egen bil för RGS under period 1-9. Logistikservice har fått i uppdrag av RH:s Miljöutvecklare att ta fram förslag på statistik som gör det lättare att följa utvecklingen av antal körda mil samt koldioxidutsläppen, förslaget ska presenteras senast augusti. Av det totala inköpsvärdet av livsmedel i Region Halland ska andelen ekologiska livsmedel öka med minst 5 procentenheter jämfört med år 2013 Måluppföljning Kostservice andel av ekologiska livsmedel uppgår till 29,9% för perioden. Andelen ekologiska livsmedel uppgick till 28,6% basåret Det innebär en ökning av andelen ekologiska med 1,3% vilket medför att målet på en 5%-ig ökning ej uppnås. Indikatorer andelen körda mil med egen bil, andelen genomförda videomöten andel ekologiska livsmedel Region Halland som arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Måluppföljning Uppföljning sker centralt. utvecklingssamtal med individuella utvecklingsplaner

7 7(11) Nämndspecifika mål Ekonomiska mål - öka verkningsgraden Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Måluppföljning - De aktiviteter som pågår är genomgång av städprocesserna, vidareutveckling av egenkontroll med checklista för städ och kartläggning av tvättprocessen på städ. Kostservice håller på att ta fram ny meny för mellanmål. På uppdrag av Regionfastigheter så genomför Teknisk service mätningar av legionellabakterier i våra vatteninstallationer. Indikator - mätningar Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelse och ökat företagande Måluppföljning - Dialog pågår med verksamheter angående möjligheter att öppna upp för innovation och förnyelse i aktuella upphandlingar. Arbetar med innovativa arbetssätt; externremiss, leverantörsträffar, innovativa upphandlingsföranden och RFI (request for information). andel föreslagna innovativa upphandlingar Halmstad Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef

8 8(11) Bilagor Produktionstal - Jan-sep Verksamhetsstatistik 2015 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) Antal klientdatorer Antal servrar 714 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst Antal deltagare - Utbildning & Event Antal projekt - Utbildning & Event 111 Kostservice* Antal dygnsportioner Logistikservice** Antal körda mil godstransporter Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter Andel uthyrda lokaler 94,7% Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta Antal patienttransporter (HS Vbg) Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna Antal besök - Receptionen (HS Hstd) * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.

9 9(11) Ekonomiredovisning Resultaträkning och prognos Inklusive förvaltningsinterna poster Investeringsredovisning Kontoklass, belopp i tkr utfall p 1-9 år 2014 utfall p 1-9 år 2015 budget p 1-9 år 2015 Periodavvikelse Årsbudget Prognosutfall Prognosavvikelse Verksamhetens intäkter Kostnader för personal Kostn för köpt verksamhet, mtrl och varor Övriga verksamhetskostnader Övriga verksamhetskostnader, avskrivningar Intäkter och kostnader utanför resultatet Resultat Investeringar, belopp i tkr utfall p 1-9 år 2014 utfall p 1-9 år 2015 budget p 1-9 år 2015 Periodavvikelse Årsbudget Prognosutfall Prognosavvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) Investeringar i inventarier och utrustning Summa investeringar *) Används endast av Regionfastigheter. Beslut om byggnadsinvesteringar fattas av Regionsstyrelsen.

10 10(11) Personalredovisning Genomsnittligt antal anställda*) Tillsvidareanställda: 653 (år 2014 = 640). Med anledning av förändrad organisationsstruktur 2014 (bl a Gemensam Administrativ Service - GAS) har Regionservice fått över en hel del medarbetare från andra förvaltningar inom Region Halland. Det är den största förklaring till ökningen av antalet anställda jämfört med samma period förra året. *)Månadssnitt beräknat på hur många dagar en person varit anställd en specifik månad. 15 dagar på en 30 dagars månad ger 0.5 anställningar. Arbetad tid RGS hade en arbetad tid i genomsnitt på timmar per månad under period 1-9 vilket är en ökning med 2,6% jämfört med samma period förra året. Ökningen i antalet timmar beror på ökade uppdrag och tillkommande resurser.

11 11(11) Sjukfrånvaro RGS totala sjukfrånvaro för perioden är 4,8% och samma period förra året uppgick sjukfrånvaron till 4,9%. Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 5,6% och för män 3,4%. Inhyrd personal Logistikservice har vid enstaka tillfällen hyrt in bilförare för transporter för att täcka vissa arbetstoppar. Vid teknisk service har LFU-entreprenörer anlitats till uppgifter som bedömts nödvändiga och kostnadseffektiva. IT-service har hyrt in personal för vissa uppdrag. Under period 1-9 så har inhyrd personal anlitats i ca timmar vilket omfattar i genomsnitt ca 8,3 tjänster per månad till en kostnad som uppgår till ca 4,3 mnkr för perioden.