Driftnämnden Regionservice

Transkript

1 1(14) Regionservice Datum Diarienummer Stab DNRGS Monica Liljeroth Ekonomichef Driftnämnden Regionservice Uppföljningsrapport 2 period 1-7 år 2015

2 2(14) Uppföljning av Regionservice Kort sammanfattning Ekonomi Regionservice redovisar ett positivt resultat på 17,0 mnkr för period 1-7. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +6,4 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-7) har ökat med 3,4 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognosen för förvaltningen uppgår till 2,0 mnkr. Personal Genomsnittligt anställda Antalet anställda i juli uppgår till 622 tillsvidareanställda. Antalet anställda är i stort sätt på samma nivå som vid samma tidpunkt förra året. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat något i jämförelse med föregående års period. Sjukfrånvaron är 5,3% för perioden 1-6 år 2015 vilket är 0,3% högre jämfört med samma period föregående år. Tidsåtgång Den arbetade tiden för period 1-7 har ökat med ca 21 heltidstjänster (ca 4%) jämfört med samma period år Ökningen av arbetad tid kan härledas till nya uppdrag inom förvaltningen och då framförallt etableringen av Gemensam Administrativ Service (GAS) i månadsskiftet april/maj förra året. Inhyrd personal Inhyrd personal - Logistikservice har hyrt in resurser från bemanningsföretag för att täcka arbetstoppar. Inom Teknisk service har LFU-entreprenörer anlitats till uppgifter som bedömts nödvändiga och kostnadseffektiva och IT-service har hyrt in personal för vissa specifika IT-uppdrag. Kostnaden för inhyrd personal för perioden uppgår till 3,4 mnkr vilket är ca 8,5 tjänster i snitt per månad. Periodens resultat Driftnämnden Regionservice redovisar ett positivt resultat på 17,0 mnkr för period 1-7. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +6,4 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +13,8 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på +3,2 mnkr. Verksamhetens intäkter inklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 559,8 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 542,8 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är -1,0 mnkr. För perioden så är de faktiska intäkterna 10,6 mnkr lägre än de budgeterade men vid jämförelse med faktiskt utfall av intäkterna samma period föregående år så har vi en ökning på 18,9 mnkr i år vilket är en ökning med 3,5%. Merparten av ökningen

3 3(14) kan härledas till etableringen av GAS. De faktiska personalkostnaderna är 10,5 mnkr lägre än de budgeterade kostnaderna. Jämfört med faktiskt utfall av kostnaderna samma period föregående år så är årets personalkostnader 10,6 mnkr högre dvs en ökning med 6,4% där den större delen förklaras av att vi inte hade personalkostnaderna för GAS vid samma tidpunkt förra året. Vi har även en genomsnittlig löneökning på 2,5% med oss i årets utfall vilket utgör ca 3,5 mnkr för aktuell period. Kontoklass 6 samt kontoklass 7 verksamhetskostnader har en positiv avvikelse gentemot budget på 3,3 mnkr. Där en del av förklaringen till avvikelsen är att den faktiska mediakostnaden hos Regionfastigheter är lägre än den budgeterade kostnaden. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-7) har ökat med 3,4 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos Regionfastigheter bedömer att underhållskostnaderna kommer att öka under hösten till drygt 40,0 mnkr vilket är nivå med budgeterade kostnader. Vår bedömning är att förvaltningen på övergripande nivå kommer att uppnå ett resultat på 2,0 mnkr. Produktion Verksamheterna arbetar kontinuerligt med att anpassa produktionen efter de kända förutsättningarna. Se bilaga för produktionstal/verksamhetsstatistik.

4 4(14) Uppföljning av mål Gemensamma mål Ekonomiska mål budgetramen ska hållas öka verkningsgraden RGS ska uppnå ett plusresultat år 2015 Måluppföljning - Samtliga avdelningar och serviceområden är resultatenheter och arbetar kontinuerligt med månatliga uppföljningar. Vi har kartlagt uppföljningsprocessen och nu pågår arbetet med att implementera arbetssätt och rutiner för samtliga berörda i processen. Helårsprognosen för förvaltningen är ett resultat på 2,0 mnkr. Säkerställa tydligheten i vårt tjänsteutbud samt i våra avtal, överenskommelser och uppdrag till kund Måluppföljning - Internöverenskommelse med Hallands sjukhus pågår där det sker ett partsgemensamt arbete att göra våra överenskommelser med dess tjänsteutbud som beskrivs tydligare än tidigare. Dessa kommer även att publiceras på intranät så att utbud och förutsättningar blir tillgängliga för de som använder vårt tjänsteutbud. Överenskommelse med bilagor bedöms vara klara september 2015 när sjukhuschef för Hallands sjukhus bedöms vara tillsatt. Material förbereds för publicering på intranät och det arbetet påbörjades i juni Indikatorer månatlig uppföljning av resultat, helårsprognos Indikator kundnöjdhetsmätningar, ledtider, SLA (kvalitetsnivåer för leveranser) Förbättra våra processer Måluppföljning - Det finns ett förslag framtaget på hur arbetet med att kartlägga och förbättra våra processer skulle kunna genomföras. Förslaget presenterades för Ledningsgruppen i slutet på mars och de har i uppdrag att utvärdera förslaget samt att ta ställning till hur mycket tid som kan avsättas ute i verksamheterna för detta arbete. När detta är klart kan en tidsplan tas fram och arbetet påbörjas. Vi fick en ganska tydlig bild över hur långt verksamheterna har kommit kring arbetet med att kartlägga och aktivt arbeta med sina processer under externrevisionen som genomfördes i slutet på mars. Det konstaterades att vissa verksamheter ligger långt framme medan andra har ett stor arbete framför sig. Kartläggning av nuläget har påbörjats och ska presenteras för Indikatorer andel kartlagda och implementerade processer

5 5(14) Ledningsgruppen senast Inledande möten med OC och AC på Teknisk service respektive Logistikservice hölls i juni/juli. Arbetet samordnas av Thomas Andréasson och Susann Dahlin. Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet Måluppföljning - RGS medarbetare strävar efter att skapa gemensamma mål och att utveckla en effektiv och välfungerande verksamhet för att nå dessa mål, såväl Region Hallands övergripande mål som förvaltningen egna mål. I detta arbete är det viktigt att chefen är bärare av ett tydligt ledarskap och där alla ges möjlighet att bidra till utvecklingen av verksamheten. RGS försöker successivt att utveckla och förtydliga uppdraget som chef. Här kommer förvaltningen även att få en viss hjälp av det åtgärdsarbete som är på gång inom Region Halland avseende chefsrollen och dess utveckling inom regionen. Våra chefsmöten har blivit viktiga forum för diskussioner mellan RGS chefer, vilket kommer att leda till ett mer naturligt samarbete över avdelnings- och verksamhetsgränserna. Chefen har ett stort ansvar att tydliggöra för sina medarbetare vad som menas med medarbetarskap. Medarbetarskap är att ta ansvar för sin relation till arbetet, arbetsplatsen, sin chef och sina kollegor. RGS chefer stärker sitt ledarskap bland annat genom utbildning och deltagande i regionens chefs- och ledarskapsprogram. En del av RGS chefer är adepter i mentors-programmet och vissa av RGS etablerade chefer är mentorer i nämnda program. En del chefer har också fått möjlighet till personlig handledning. Deltagande i regionens chefsforum är prioriterat. Indikator delaktighet i olika forum Miljömål miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka andelen förnybar energi av den totala energianvändningen i Halland Måluppföljning Med anledning av att dessa uppgifter redovisas från värmeleverantörerna en gång per år så sker redovisning från Regionfastigheter med samma frekvens. Den totala energianvändningen i Region Halland ska minska med minst 3 procent jämfört med år 2013 Måluppföljning - Den totala energianvändningen har minskat från 212,5 kwh/m till 203,0 kwh/m 2 juli En minskning med 4,5%. Elanvändningen har minskat från 109,9 kwh/m till 93,4 kwh/m 2 juli 2015, en minskning med 15 %. Värmeanvändningen har minskat från 127,6 kwh/m till 109,6 kwh/m 2 juli 2015, en minskning med 14,1 %. Indikator andel förnybar energi Indikator informationsinsatser, miljöutbildning

6 6(14) Koldioxidutsläppen från våra tjänsteresor ska minska med minst 5 procent jämfört med år 2013 Måluppföljning - Vi arbetar för tillfället med skapa förutsättningar för att enklare få fram den statistik vi behöver för att kunna följa utvecklingen av koldioxidutsläppen. Det registrerades 2 216,2 körda mil med egen bil för RGS under de sju första månaderna. Indikatorer andelen körda mil med egen bil, andelen genomförda videomöten Logistikservice har fått i uppdrag av RH:s Miljöutvecklare att ta fram förslag på statistik som gör det lättare att följa utvecklingen av antal körda mil samt koldioxidutsläppen, förslaget ska presenteras senast i augusti. Av det totala inköpsvärdet av livsmedel i Region Halland ska andelen ekologiska livsmedel öka med minst 5 procentenheter jämfört med år 2013 Måluppföljning Kostservice andel av ekologiska livsmedel uppgår till 30,7% för perioden. Andelen ekologiska livsmedel uppgick till 28,6% basåret Det innebär en ökning av andelen ekologiska med 2,1% vilket medför att målet på en 5%-ig ökning inte uppnås. Indikator andel ekologiska livsmedel Region Halland som arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Måluppföljning Uppföljning sker centralt. Indikator utvecklingssamtal med individuella utvecklingsplaner

7 7(14) Nämndspecifika mål Ekonomiska mål - öka verkningsgraden Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Måluppföljning - De aktiviteter som pågår är genomgång av städprocesserna, vidareutveckling av egenkontroll med checklista för städ och kartläggning av tvättprocessen på städ. Kostservice håller på att ta fram ny meny för mellanmål. På uppdrag av Regionfastigheter så genomför Teknisk service mätningar av legionellabakterier i våra vatteninstallationer. Indikator - mätningar Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelse och ökat företagande Måluppföljning - Dialog pågår med verksamheter angående möjligheter att öppna upp för innovation och förnyelse i aktuella upphandlingar. Indikator andel föreslagna innovativa upphandlingar Halmstad Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Tommy Thuvesson Tf Förvaltningschef

8 8(14) Bilagor Produktionstal - Jan-juli Verksamhetsstatistik 2015 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) Antal klientdatorer Antal servrar 709 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst Antal deltagare - Utbildning & Event Kostservice* Antal dygnsportioner Logistikservice** Antal körda mil godstransporter Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter Andel uthyrda lokaler 94,7% Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta Antal patienttransporter (HS Vbg) Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna Antal besök - Receptionen (HS Hstd) * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.

9 9(14) Ekonomiredovisning Resultaträkning och prognos Exklusive förvaltningsinterna poster Kontoklass, belopp i mnkr utfall p 1-7 år 2014 rullande 12 månader utfall p 1-7 år 2015 budget p 1-7 år 2015 Periodavvikelse Årsbudget Verksamhetens intäkter 471,8 842,3 490,1 502,8-12,7 862,7-1,4 Kostnader för personal -163,9-305,6-174,2-185,1 10,9-318,4-0,4 Kostn för köpt verksamhet, mtrl och varor -17, ,0-17,1-2,9-29,8-3,2 Övriga verksamhetskostnader -143,4-265,8-142,2-149,8 7,6-274,2 6,0 Övriga verksamhetskostnader, avskrivningar -31,6-59,7-32,4-35,7 3,3-61,3 1,0 Intäkter och kostnader utanför resultatet -98,9-174,9-104,0-104,5 0,5-179,1 0,0 Resultat 16,7 0,4 17,0 10,6 6,4 0,0 2,0 Inklusive förvaltningsinterna poster Kontoklass, belopp i mnkr utfall p 1-7 år 2014 utfall p 1-7 år 2015 budget p 1-7 år 2015 Prognosavvikelse Periodavvikelse Årsbudget Verksamhetens intäkter 471,8 559,8 570,4-10,6 978,6-1,4 Kostnader för personal -163,9-174,6-185,1 10,5-318,4-0,4 Kostn för köpt verksamhet, mtrl och varor -17,2-20,5-17,6-2,9-30,7-3,2 Övriga verksamhetskostnader -143,4-188,7-194,8 6,1-351,3 6,0 Övriga verksamhetskostnader, avskrivningar -31,6-54,7-57,9 3,2-99,2 1,0 Intäkter och kostnader utanför resultatet -98,9-104,4-104,5 0,1-179,1 0,0 Resultat 16,7 17,0 10,6 6,4 0,0 2,0 Investeringsredovisning Investeringar, belopp i mnkr utfall p 1-7 år 2014 rullande 12 månader utfall p 1-7 år 2015 budget p 1-7 år 2015 Prognosavvikelse Periodavvikelse Årsbudget Prognosavvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) 44,8 143,2 89,8 117,0-27,2 200,0 0,0 Investeringar i inventarier och utrustning 10,4 13,0 4,6 11,6-7,0 19,8 0,0 Summa investeringar 55,2 156,2 94,4 128,6-34,2 219,8 0,0 *) Används endast av Regionfastigheter. Beslut om byggnadsinvesteringar fattas av Regionsstyrelsen.

10 10(14) Kostnadsutveckling Kostnadsutveckling (mnkr) exkl förvaltningsinterna motparter Definitioner Kostnadsutveckling Kostnadsutveckling jul jul jul Förändring Budgetavvik. Kontoklass Förändring (%) 2015 MPtyp 1, 2, 3 41,0 46,0-5,0-12,2% 3,0 Ej MPtyp förv.interna jan-jul jan-jul jan-jul Förändring Budgetavvik Förändring (%) ,0 369,0-13,0-3,7% 19,0 Lönekostnadsutveckling Löner jul jul jul Förändring Budgetavvik. Kontogrupp Förändring (%) 2015 Ej konto 415X 12,0 12,0 0,0 0,0% 0,1 MPtyp 1, extern jan-jul jan-jul jan-jul Förändring Budgetavvik Förändring (%) ,0 122,0-7,0-6,1% 4,0

11 11(14) Personalredovisning Personalstruktur Regionservice (RGS) har i dagsläget 622 tillsvidareanställda och 31 visstidsanställda. Vid samma tidpunkt förra året 2014 hade RGS 618 tillsvidareanställda och 39 visstidsanställda. Not: Vid GAS införande i slutet av april 2014 tillfördes 26 nya medarbetare till RGS. Heltid/Deltid kvinnor och män Av de tillsvidareanställda är 66,4% kvinnor (413) och 33,6 % män (209). 507 medarbetare (81,5%) arbetar heltid och 115 medarbetare (18,5%) arbetar deltid. Företrädevis är det kvinnor som arbetar deltid. Medelålder Medelåldern inom RGS är 47,4 år. Genomsnittligt antal anställda Tillsvidareanställda = 653 (år 2014 = 638) Visstidsanställda = 31 (år 2014 =28,42 ) *)Månadssnitt beräknat på hur många dagar en person varit anställd en specifik månad. 15 dagar på en 30 dagars månad ger 0.5 anställningar. Aid Grupp Snittanst Snittanst* ssgr Administration-Ledning Ekonomi- och transportpersonal Rehab/Paramed 2 2 Teknisk personal Totalt:

12 12(14) Anställningstyp Snittanst Snittanst* ssgr Allm visstid 9 9 Allm visstid v 2 2 Innehavare Provanst 2 2 Tidbgr ökn syss 4 4 Tv tidsb chef Vik bottbef vil 4 4 Vik månadslön Totalt: Arbetad tid RGS hade en arbetad tid i genomsnitt på timmar per månad för perioden i jämförelse med förra årets timmar. Ökningen i antalet timmar beror på ökade uppdrag och tillkommande resurser. Regionservice har i dagsläget en närvarotid om 82,49% och en frånvarotid om 17,51%. Sjukfrånvaro RGS totala sjukfrånvaro för perioden är 5,3 % (2014 = 5,0%). Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 6,1 % och för män 3,7 %. I jämförelse med föregående år så var sjukfrånvaron 5,6 % för kvinnor och 3,7 % för män vilket innebär en ökning med 0,5 % för kvinnor medan männens sjukfrånvaro ligger kvar på samma nivå som föregående år. I början av året var en hel del kvinnor sjuka i influensa och i vinterkräksjukan. Typ av tid Total Timmar % Sjukfrånvaro och sjukersättning timmar Övrig tid ,3% ,7% Totalt: ,%

13 13(14) Sjukfrånvaro (kort, mellan och lång) Såväl den korta som den långa sjukfrånvaron har ökat något i jämförelse med föregående år. Sjukskrivningslängd Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvaro tid Kort (-14 dgr) ,6% Mellan (15-90 dgr) ,4% Lång (91- dgr) ,1% Totalt: ,% Kön Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvaro tid K ,1% M ,7% Totalt: ,3% Timavlönade Antal timanställda motsvarar under perioden 39,61 tjänster att jämföras med år 2014 på 34,23 tjänster. I dessa tjänster ingår även timmar avseende sommarens semestervikarier. Totalt Timmar % LAGSTADGAD LEDIGHET 66 0,2% NÄRVARO ,8% Totalt: %

14 14(14) Inhyrd personal Logistikservice har vid enstaka tillfällen hyrt in bilförare för transporter för att täcka vissa arbetstoppar. Vid teknisk service har LFU-entreprenörer anlitats till uppgifter som bedömts nödvändiga och kostnadseffektiva. IT-service har hyrt in personal för vissa specifika IT-arbeten. Kostnaden för inhyrd personal för perioden uppgår till 3,4 mnkr och antalet timmar till ca st vilket är ca 8,5 tjänster i snitt per månad. Personalkostnader Med anledning av förändrad organisationsstruktur våren 2014 (bl. a Gemensam Administrativ Service) har Regionservice fått över 26 medarbetare från andra förvaltningar inom Region Halland, vilket gör det svårt att jämföra 2015 års personalkostnader och arbetad tid med Vi kan dock se att våra sjukfrånvarokostnader har ökat med kr under 2015 i förhållande till samma period 2014, vilket ligger i linje med den totala sjukfrånvaroökningen under perioden med 0,3 % Kostnad Kostnad Kostnad Kostnad Kostnad Kostnad Kostnad Summa: Tidlön Tidlön ej semestergrundande Arvoden till förtroendevalda Uppdragstagare OB-tillägg Övertid Övriga ersättningar arbetad tid Intjänande av semester Sjuklön Övriga kostnader ej arbetad tid Traktamenten Bilersättningar Naturaförmåner till anställda Andra ersättningar Pensionsförsäkringsavgifter Sociala avgifter enligt lag Utbildning Hälso- och sjukvård Personalrepresentation Personalrekrytering Personalavveckling Friskvård och fritidsverksamhet Privat sjukvård Lånedator Övriga personalkostnader Summa: