Uppföljning direktupphandlingar serviceförvaltningen

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2018/ Servicenämnden Uppföljning direktupphandlingar serviceförvaltningen Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att förvaltningen besvarat nämndens uppdrag och lägger ärendet till handlingarna. Bakgrund Under servicenämndens sammanträde beslutade servicenämnden ge förvaltningen i uppdrag att: - Serviceförvaltningen ska ge information och utbildning till förvaltningens medarbetare för att öka kunskapen om inköp och direktupphandling. - Serviceförvaltningen upprättar rutiner för hur direktupphandlingar ska redovisas till upphandlingsenheten Utförande Serviceförvaltningens chefer har av dåvarande upphandlingschef Maria Kleveborn under förvaltningens chefsdag fått information och ökad kunskap om inköp och direktupphandling. Respektive chef har sedan blivit ombedda att sprida denna kunskap till de medarbetare som genomför inköp. Serviceförvaltningen arbetar med införandet av Proceedo där inköp endast kan göras av produkter och tjänster som följer kommunens avtal. Vid beställning krävs också att respektive medarbetares chef godkänner inköpet. Förutom att skapa en större säkerhet vid inköp och en enklare hantering för beställaren så minskar det också administrationen och effektiviserar fakturaflödet. Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Marcus.Kindahl@kalmar.se

2 SFN 2018/ (2) Upphandlingsenheten har arbetat fram uppdaterade rutiner och mallar som ska användas vid direktupphandling. Dessa mallar ska tydligt visa upphandlingsförfarande och övrig hantering så som redovisning till upphandlingsenheten. Se bifogade bilagor. Stickprov vid intern revision i våra verksamheter våren 2018 visade inga avvikelser mot satt rutiner. Ytterligare stickprov kommer att genomföras under hösten. Marcus Kindahl Nämndsekreterare Martina Adiels Balk Administrativ chef Bilagor Direktupphandling anvisning Protokoll vid direktupphandling blankett Inköp och upphandling - process

3 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Upphandlingschef Maria Kleveborn (2) Direktupphandling - anvisning Direktupphandling är ett enklare förfarande av upphandling där lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller. Direktupphandling kan ske om upphandlingsbeloppet understiger kr för varor, tjänster och entreprenader under de senaste tolv månaderna. Även förväntade upphandlingar för de kommande tre åren ska räknas in i beloppet. Affärsmässighet ska gälla vid all direktupphandling. Inköp under kr görs direkt utan krav på direktupphandlingsprotokoll. Det är det sammantagna inköps/upphandlingsbeloppet under ovan angivna villkor som gäller och det är inte tillåtet att dela upp inköpet/upphandlingen för att komma under gränserna. Hur görs en direktupphandling? Direktupphandling ska genomföras med hänsyn till riktlinjerna i Upphandlingspolicy. Kontrollera i Leverantörsdatabas så att inte direktupphandlingsbeloppet överskrids. Det är det gemensamt upphandlade beloppet för hela kommunen som gäller. Ta kontakt med minst två leverantörer som kan vara aktuella för leverans av varan/tjänsten/entreprenaden. De kan kontaktas per telefon, skriftligt eller via e-post. Beskriv vad som ska köpas in samt till exempel leveransplats och leveranstid. Begär in en skriftlig offert och ange senaste datum du vill ha offerten. Vid offertöppning ska direktupphandlingsprotokoll föras, Protokoll vid direktupphandling - blankett. Alla kostnader ska räknas in i upphandlat belopp, även till exempel resekostnader, leveranskostnader med mera. Det totala upphandlade beloppet (exklusive moms) anges i direktupphandlingsprotokollet. Om upphandlat belopp överstiger kr, ska en kreditbedömning genomföras av upphandlingsenheten. Skriv in företagsnamn eller/och organisationsnummer i mailet. Följ punkterna i protokollet och motivera beslutet. Glöm inte att tacka de övriga leverantörerna för deras offert och informera dem om att uppdraget denna gång gått till en annan leverantör. Inköp - Upphandling - Avtal - Leverantörer Inköp

4 2 (2) Direktupphandlingsprotokollet arkiveras på den egna enheten tillsammans med andra handlingar avseende upphandlingsobjektet. En kopia av protokollet ska direkt efter upphandlingen mailas/skickas till upphandlingsenheten.

5 DIREKTUPPHANDLING - PROTOKOLL Datum Protokoll vid direktupphandling - blankett Förvaltning Enhet Upphandlingsobjekt Sista anbudsdag Anbud har begärts in av nedanstående leverantörer 1. Ankom den Vald leverantör Motivering Upphandlat belopp, exklusive moms Ange totalbeloppet Alla kostnader ska räknas in i upphandlat belopp, även t.ex. resekostnader, leveranskostnader m.m. Totalbeloppet för hela direktupphandlingen anges. Har direktupphandlingen genomförts enligt riktlinjerna i Upphandlingspolicyn? Ja Nej Har leverantörskontroll inhämtas från upphandlingen? Om upphandlat belopp (exklusive moms) överstiger kr, ska en kreditbedömning göras av upphandlingsenheten. Maila geer.thornqvist@kalmar.se och skriv in företagsnamn Ja Nej och/eller organisationsnummer i mailet. Har upphandlat belopp kontrollerats i leverantörsdatabasen så att Kalmar kommun totalt inte överskrider beloppet kr för varor, tjänster och entreprenader? Ja Nej Kalmar den Underskrift Namnförtydligande Kopia av protokollet skickas till Upphandlingsenheten Originalet förvaras enligt dokumenthanteringsplanen på respektive förvaltning Fastställt av KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Upphandlingschef Maria Kleveborn 1 (1) Utgåvedatum Tillhör dokument Inköp och upphandling - process

6 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Upphandlingschef Maria Kleveborn (7) Inköp och upphandling - process Inköps behov Vara Finns vara på central förrådet? Ja Beställa och ta emot varor från centralförrådet Klicka här I undantagsfall görs besök på centralförrådet, tänk på miljö och tidsåtgång Chef beviljar inköp Vara eller tjänst? Slut Nej Tjänst Finns ramavtal? Nej Ja Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Klicka här Göra upphandling Klicka här Ta emot vara eller tjänst Klicka här Kontrollera fakturan Rutin: Vad ska en faktura innehålla Rutin: När leverantörsfaktura avviker vid kontroll mot ställda krav Inköp av varor och tjänster ska göras på centralförrådet eller via ramavtal. Om vara/tjänst saknas på förråd eller ramavtal ska en upphandling göras. Kontakta gärna upphandlingsenheten för rådgivning! Inköp - Upphandling - Avtal - Leverantörer Inköp

7 Beställa och ta emot varor från centralförrådet via webb-butik 2 (7)

8 Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal 3 (7)

9 Ta emot varor och tjänster avropade på ramavtal 4 (7)

10 Göra upphandling 5 (7)

11 6 (7) Direktupphandling Direktupphandling är tillåten för varor, tjänster och entreprenader om inköpen under de senaste tolv månaderna inte överstiger kr gemensamt för kommunens förvaltningar. Förväntade upphandlingar för de kommande tre åren ska också tas in i beräkningen. Även om värdet påinköpet understiger kr kontrolleras att ovan nämnda gräns för direktupphandling inte överskrids.

12 Uppföljning av inköp/upphandling 7 (7)