Statens servicecenter. Lägesrapport april 2013

Transkript

1 Statens servicecenter Lägesrapport april 2013

2 Vad har hänt sedan sist Startade 1 juni målet att säkra produktion och ge kundsupport Idag har vi Ca 100 kunder 6 kunder i produktion med e-beställ 15% av totalt antal anställda idag anställdas löner rese och utläggstransaktioner leverantörsfakturor

3 Vår arbetar utifrån att få en balans Kostnadseffektivitet Att erbjuda kostnadseffektiva administrativa tjänster är en av våra viktigaste uppgifter. Kostnadseffektivitet Kvalitet i allt vi gör För servicecentret innebär kvalitet leverans av felfria tjänster, i rätt tid och på rätt sätt i enlighet med ingångna avtal med våra kunder. Hög servicenivå Vår ambition är att göra kundens kontakt med oss på alla nivåer så enkel som möjligt för att kunna erbjuda det stöd som de behöver från anslutning till löpande produktion. Service Balansera inom Servicecentret Kvalitet

4 Bemannat organisationen och tagit över kammarkollegiets administrativa service Styrelse Ordförande: Birgitta Böhlin, tf GD Tillväxtverket Göran Gräslund, GD Datainspektionen Ulf Bengtsson, GD Arbetsgivarverket Barbro Holmberg, Landshövding Gävleborg Åse Lagerqvist, CFO och vice VD Swedish Space Corporation GD Stig Jönsson Internrevision Angelica Davidsson Nirving Administration Olov Rydberg IT Johanna Bruce Ekonomiadministrativa tjänster Stefan Hemborg Lönerelaterade tjänster Hans Tynelius E-handelstjänster Annica Schölund Storm Kundservice och kommunikation Charlotte Johansson Ahlstrom Ca 240 anställda Verksamhet på tre orter (Gävle, Östersund och Stockholm)

5 Mätningar för att säkra kvalitet, service och effektivitet 1 november 2012 inrapporterade Statens servicecenter hur de olika perspektiven skall kunna följas Mått på service Tjänsteområden Kundservice, första linjen Servicemått X % av ärendena ska besvaras inom 8 timmar Kundservice, andra linjen X % inom 16 arbetstimmar Mått på effektivitet Tjänst E-handel Leverantörsfaktura med kontering, antal per årsarbetskraft Leverantörsfaktura utan kontering, antal per årsarbetskraft Ekonomiadministrativa tjänster Kundfakturering, manuell, antal per årsarbetskraft Kundfakturering- elektronisk inläsning, antal per årsarbetskraft Anläggningsredovisning antal poster i registret per årsarbetskraft Löneadministrativa tjänster Antal lönespecifikationer per årsarbetskraft Beslutsskrivning, nyanställning, antal per årsarbetskraft Beslutsskrivning, ändringsbeslut, antal per årsarbetskraft

6 Mått på kvalitet Kvalitet mäts genom att fråga de myndigheter som väljer att utnyttja Statens servicecenter tjänster hur dessa uppfattar kvaliteten genom en NKI-undersökning. Detta mått är därmed lika för alla tjänsteområden. Ekonomistyrningsverket (ESV) mäter och publicerar årligen EA-värde för alla statliga myndigheter. EA-värdet för Statens servicecenters kundmyndigheter utgör en viktig indikator på kvalitet. Vissa kriterier för EA-värdet kan påverkas av hur väl Statens servicecenters utför sina tjänster. Nyckeltal som bygger på denna mätning avses att mätas och följas upp Tjänsteområden Kvalitetsmått E-handel Kontering leverantörsfaktura stickprov kontering Avvikelse i % Ekonomiadministrativa tjänster Stickprov kundfaktura underlag mot fakturerat Avvikelse i % Stickprov av klassificering av anläggningstillgångar Avvikelse i % Löneadministrativa tjänster Stickprov lönehändelser Avvikelse i %

7 Slutligen. Att ansluta enligt plan och med kvalitet Stort tryck på e-handel Harmonisering av leverans och överenskommelse Fortsatt utveckling av administrativa och interna processer Samverkan med kunder

8 Intern styrning och kontroll

9 Internrevision Internrevision på plats sedan 14 januari 2013 En revisor Konsultmedel avseende IT-revision Rådgivning

10 Intern styrning och kontroll FISK Internkontrollplan Ensning och dokumentation av verksamhetsprocesser 2013 Harmonisering av kund SLA 2013 Bygga upp intern planerings- och uppföljningsprocess

11 Uttalande om ISK i ÅR om brister Efterlevnad av FISK Ska utvecklas under året Kundfakturering Ny process på plats IT-behörigheter Ett projekt avseende behörighetsadministration pågår Diarierutin Diarierutiner byggs upp successivt

12 Frågor?

13 Kontakt: Charlotte Johansson Ahlström Angelica Davidsson Nirving