SSC - Lönetjänster 2017

Transkript

1 SSC - Lönetjänster 2017

2 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel.

3 Överenskommelsen Lunds universitet tecknade den 5 maj överenskommelse med Statens servicecenter för hantering av lönerelaterade tjänster. Volymmässigt innebär det cirka lönespecifikationer och reseräkningar per år.

4 Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system

5 Projektorganisation gemensam Styrgrupp Karin Ekborg Persson, Biträdande förvaltningschef; (LU) Birgitta Carlsson, Enhetschef lön, (LU) Ann Silbersky Isaksson, Personaldirektör, (LU) Charlotte Johansson Ahlström, Marknadschef (SSC) Ordförande: Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster (SSC) Referensgrupp Långsiktig lösning IT Stefan Thoft Projektledare Charlotte Johansson Ahlström Johan Ekman IT Fredrik Rosén Johan Ekman IT Lång sikt Fredrik Rosén Pernilla Hylén Processtöd: Peter Alm Tjänst processer Charlotte Johansson Ahlström VS: Malin Rundqvist, SA: Magnus Lindberg SA Katerina Tzova Stefan Thoft Karin Ekborg Persson Överenskommelse Charlotte Johansson Ahlström Kristine Widlund Verksamhetsövergång Märit Hagström Stefan Thoft Lokaler Charlotte Johansson Ahlström

6 Processen framåt 15/9 10/10 9/11 30/11 Primär uppsättning av LU:s Primula webb 3-4 oktober Demo av formulär för processansvariga SSC ändrar konfiguration utifrån önskade ändringar oktober Ny demo av formulär utifrån processindelning SSC ändrar konfiguration utifrån önskade ändringar 28 november Slutdemo Avstämning flöden och roller på institutioner

7 Projektaktiviteter Genomgång av processer i workshopform tillsammans med deltagare från verksamheten och lönehandläggare har genomförts. Primär uppsättning av flöden och roller i systemet Primula webb. Visas den 25/10 för deltagare i workshopgrupperna. Utbildningsplanering pågår. Utbildningen innehåller BÅDE regelverk (lag, avtal, lokala avtal) och hur respektive roll arbetar i systemet. På utbildningen deltar både processanvarig (kunskap regelverk och formulär), systemkunskap och en lönehandläggare. Integrationstester pågår.

8 Konsekvenser av anslutningen All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU:s nuvarande version Minskade ledtider då färre blanketter ska hanteras via internposten Handlingar som arkiverats på lönekontoret kommer att arkiveras lokalt Primula kommer inte att stängas ner vid lönekörning När ett ärende attesterats i Primula sker utbetalning vid kommande lönekörning Utbetalning av semesterersättning månaden efter avslutad anställning

9 Skillnader mot idag - roller och flöden Idag finns ca 35 olika roller i Primula och individuellt uppsatta flöden beroende på organisation och ärendetyp SSC erbjuder ca 11 roller SSC har ett gemensamt flöde för LU per ärendetyp Tidigare har LU:s lönekontor ibland gjort eftergranskning av ärenden även efter attest, detta kommer inte SSC att göra Det är viktigt att den som innehar rollen granskare efter övergången har kompetens kring ärendena som granskas Efter attest går ärenden direkt till utbetalning

10 Granskningsrollen i verksamheten Idag granskar lönekontoret ersättning för sjukvård och läkemedel och resor för de som köpt denna tjänst via ekonomikontoret som lönekontoret utför. Detta kommer att granskas i verksamheten efter övergången Allt övrigt ska granskas i verksamheten redan idag

11 Källrapportering i verksamheten i de flesta fall har rapportering skett på blankett, framöver blir det digital rapportering personal som ersätts per timme inriktningsbeslut från styrgrupp

12 Flöden - primär konfigurering för demo Meny Flöde Förändring mot idag Bisyssla Anställd * -attestera 3 (prefekt) Ingen (avvaktar beslut om ev årlig rapportering) Ersättningar -beredskap timbelopp Anställd *-granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Berör väldigt få. -beredskap belopp Källrapportör - attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Berör väldigt få. -kvällsundervisning Anställd *-granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Berör väldigt få. -OB-tillägg Anställd *-granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Berör väldigt få. -timersättning dagrapport Källrapportör-granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Registreringsfrågan utreds styrgrupp. -fast löne- och uppdragstillägg Källrapportör - attestera * Även källrapportör kan i undantagsfall göra registreringen åt den anställde Formulär i Primula ersätter blankett.

13 Flöden - primär konfigurering för demo Meny Flöde Förändring mot idag -arvoden Källrapportör - attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Sakkunniga, styrelseuppdrag -övertid/mertid Anställd * -granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. -kostförmån Anställd *-granskare-attestera Ingen förändring för de som INTE köper tjänsten via Ekonomi -annan förmån (alla förmåner exkl bil och bostad ex reskort, mobil) Anställd * -granskare-attestera Ingen förändring för de som INTE köper tjänsten via Ekonomi Interna stipendium Källrapportör-granskare-attestera Beslut ej fattat huruvida detta ska hanteras i Primula. Semester Anställd *-attestera Ingen förändring * Även källrapportör kan i undantagsfall göra registreringen åt den anställde

14 Flöden - primär konfigurering för demo Meny Flöde Förändring mot idag Ledigheter -tillfällig föräldrapenning Anställd * - attestera för kännedomgranskare Ingen stor förändring, nytt med kännedomsmeddelande till chef. Attest tas bort, minskade arbetsuppgift för chef. -utan lön Anställd *-granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. -med lön Anställd *-granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. -föräldraledighet Anställd *-granskare-attestera? Formulär i Primula ersätter blankett. Kompetensträdet Källrapportör-Anställd för kännedom Ingen förändring Minirapportering Källrapportör Digitalt istället för att uppgifterna skrivs på den blankett ärende gäller * Även källrapportör kan i undantagsfall göra registreringen åt den anställde

15 Flöden - primär konfigurering för demo Meny Flöde Förändring mot idag Friskvårdsersättning Anställd *-granskare Formulär i Primula ersätter blankett. Granskning istället för attest i verksamheten. Attest tas bort, minskade arbetsuppgift för chef. Sjukvård och läkemedel Anställd * -granskare Formulär i Primula ersätter blankett. Granskning ny uppgift. Sjukärende Anställd *-attestera för kännedom Rapportering i Primula första sjukdagen. Automatik mot försäkringskassan dag 14. Löneväxling Anställd *-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. Nyanställning Förändring av anställning Varbi-källrapportör-granskare-attestera-för kännedom 2 Källrapportör-granskare-attestera-för kännedom 2 Grundkontering Ändra grundkontering Ingen förändring Avsluta anställning (arbetsgivaren) Källrapportör-attestera Automatisk överföring av uppgifter från Varbi till Primula. Formulär i Primula ersätter blankett. Källrapportör kompletterar ett par uppgifter som lönekontoret tidigare lagt in. Helt digital handläggning ända till utskrift av anställningsbeslut. Ingen förändring fram till fattat beslut, information i beslut registreras i formulär i Primula. Formulär i Primula för att registrera avslut (datum och avgångsorsak) Egen uppsägning Anställd * granskare-attestera Formulär i Primula ersätter blankett. * Även källrapportör kan i undantagsfall göra registreringen åt den anställde

16 Kvar att utreda Hantering av originalkvitto ska dessa följa ärendet och arkiveras eller räcker det med inscannade kvitton? Hantering av utbetalning av interna stipendier I Primula Personal som ersätts per timme

17 Teknik och system

18 Integrationer System som Primula har en integrationer med Sjukfrånvaro Beslutstöd Personal och anställda Ekonomi Rekrytering Organisation Adato Asynja, EOS, Kuben Lucat Raindance Varbi (nytt önskemål) Lucat (nytt önskemål)

19 Risk Att två stora projekt planeras att driftsättas vid samma tidpunkt. SSC lönetjänster Ladok 3 Riskområde Resursfördelning inom» Projekteten» Utbildning» Driftsättning, båda system stängda under samma period och öppnas för registrering samtidigt» Tester» Lokaler

20 Support efter övergången En väg in Alla medarbetare kan antingen ringa ( ) till Statens servicecenters kundsupport eller lägga ärenden via deras kundwebb 1a linjen - Telefon - Ank Kundwebben 2a linjen - Sakkunniga i verksamheten 3e linjen - Kundansvariga - Systemleverantör Frågor

21 Kommunikationsplan Målgrupp Chefer på alla nivåer Berörda av ändrade processer utifrån SSC:s SLA Personalorganisationer Systemförvaltare Referensgrupper All personal Bloggen Kontaktuppgifter: Pernilla Hylén Stefan Thoft

22