Statens servicecenter

Transkript

1 Statens servicecenter Den 24 maj 2012

2 Agenda Bakgrund om Statens servicecenter Tjänster Kundservice och samverkan Anslutningsprocess Intern styrning och kontroll mm Prismodell

3 Men innan vi börjar

4 Regeringsbeslut idag Stig Jönsson blir generaldirektör för Statens servicecenter Regeringen har idag utsett Stig Jönsson till tillförordnad generaldirektör för Statens servicecenter. Stig Jönsson var tidigare generaldirektör för Lantmäteriet. Han är även ordförande för E-legitimationsnämnden och var tidigare ledamot i E-delegationen.

5 Styrelsen är också utsedd Ordförande blir Birgitta Böhlin, styrelseordförande i Lernia och tidigare verkställande direktör för Samhall och generaldirektör för Försvarets materielverk. Ulf Bengtsson, generaldirektör Arbetsgivarverket Åse Lagerqvist, Ekonomidirektör Svenska Rymdaktiebolaget Barbro Holmberg, Landshövding Gävleborgs län Göran Gräslund, generaldirektör Datainspektionen

6 Statens servicecentret inrättas som en egen myndighet den 1 juni 2012 Det är frivilligt för myndigheter att ansluta sig till servicecentret Myndigheterna kan välja att köpa en, några eller alla tjänster Servicecentret erbjuder bastjänster, tilläggstjänster och specialtjänster Verksamheten ska vara avgiftsfinansierad

7 Fem arbetsdagar kvar till start! (1/2) Rekryteringar pågår Lokaler ställs i ordning Tester pågår av IT-infrastrukturen Logotyp och grafisk profil är framtagen Överenskommelser med de myndigheter som ansluter den 1 juni är snart på plats Det första långsiktiga produktionssystemet har upphandlats

8 Fem arbetsdagar kvar till start! (2/2) Regeringen har beslutat att Administrativ service inom Kammarkollegiet ska slås samman med servicecentret Försäkringskassans ekonomiadministration går över den 1 december

9 Det finns goda motiv för anslutning till Statens servicecenter Servicecentrets verksamhet är ca 30 procent mer kostnadseffektiv än genomsnittet i staten Tryggad kompetensförsörjning då 40 procent av personalen inom statlig administration är äldre än 55 år Lägre sårbarhet - även för stora myndigheter som kan vara sårbara i enskilda funktioner Fokus på kärnverksamheten ökar

10 Utredningen ska vidta nödvändiga åtgärder för att verksamheten ska kunna inledas den 1 juni Servicecenterutredningen ska bl.a. besluta om organisation, arbetsformer och stödfunktioner besluta om bemanning ingå nödvändiga avtal föreslå verksamhetsplan, resursfördelning och budgetunderlag förbereda och genomföra anslutning av kundmyndigheter

11 Agenda Bakgrund och utredningens arbete Tjänster Kundservice och samverkan Anslutningsprocess Intern styrning och kontroll mm Prismodell

12 Servicecentrets tjänster är inkluderande Tjänsterna omfattar så många steg som möjligt i varje process, med bibehållna krav på standardisering, samt upphandling, utveckling och tillgång till systemstöd processutveckling rekrytering och utbildning av personal kundsupport Syftet är att: möjliggöra för kundmyndigheterna att frigöra sin administrativa personal för andra uppgifter, vilket underlättar hemtagning av effektiviseringspotentialen det ska inte finnas några dolda kostnader

13 Servicecentret erbjuder tjänster inom löne- och ekonomiadministration samt e-handel Lönerelaterade tjänster Löneadministration Rese- och utläggsadministration Beslutsskrivning Tjänstepensionsadministration Tidredovisning (ej lönepåverkande) Ekonomiadministrativa tjänster Kundfakturering Anläggningsredovisning Redovisning och bokslut Tidredovisning E-handelstjänster Stöd för e-beställningar inkl leverantörsanslutningar Leverantörsfakturahantering Leverantörsfakturahantering är en del av e-handelstjänsten

14 E-handel inkluderar leverantörsfakturahantering, leverantörsanslutning och e-beställning Behovsprofil Order, Attest, Leverans Leverantörsfaktura Attest/Match Betalning E-beställning till betalning E-handelssystem E-handelssystem Servicecentrets ekonomisystem E-beställning till fakturahantering E-handelssystem E-handelssystem Kundmyndighets ekonomisystem E-beställning (övergångslösning) E-handelssystem E-handelssystem Kundmyndighets ekonomisystem = utförs av servicecentrets medarbetare = utförs av kundens medarbetare = integration med ekonomisystem

15 Agenda Bakgrund och utredningens arbete Tjänster Kundservice och samverkan Anslutningsprocess Intern styrning och kontroll mm Prismodell

16 En väg in till Statens servicecenter gör det enkelt att komma rätt Skatteverket Kronofogden Lantmäteriet Kundansvarig Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Rekryteringsmyndigheten Kundwebb Telefon 1:a linje Växel Lö n Ekonomi E-handel 2:a linje Lö n Ekonomi E-handel 3:e linje Stab (kund) Systemleverantör ESV Nya kunder.

17 Ingången till kundservice ska vara enkel, tydlig och gemensam via kundsupport och kundwebb En gemensam kundservicemodell etableras för att skapa enkelhet och användarvänlighet för kunden säkerställa en än mer kostnadseffektiv verksamhet Separation av kundsupport och produktion ger ökad specialisering, ökad effektivitet och professionell kundkontakt Framgångsfaktorer: Gemensam kundwebb med självservice och informationstjänster Gemensam kundsupport som löser en hög andel ärenden i första linje Andra linjens specialister återfinns i produktionen Gemensamma stödverktyg för effektiv ärendehantering

18 Statens servicecenter ska samverka med sina kunder i syfte att förbättra verksamheten Kundråd Strategisk nivå - Utvärdera och följa upp strategiska initiativ -Avtalsfrågor Strategisk nivå Taktisk nivå Ekonomiadministration Strategiskt forum Lön E-handel Taktisk nivå - Uppföljning att leverans sker enligt avtal och servicenivåer -Uppföljning kundnöjdhet Operativ nivå Eskalering Ekonomiadministration Lön Kundsamverkan E-handel Operativ nivå - Leveransuppföljning - Problemlösning Båda parter utser företrädare till dessa samverkansforum

19 Agenda Bakgrund och utredningens arbete Tjänster Kundservice och samverkan Anslutningsprocess Intern styrning och kontroll mm Prismodell

20 Statens servicecenter tillämpar en strukturerad anslutningsprocess i fem steg Utvärdera Definiera Implementera Driftsätta Stabilisera Signera avsiktsförklaring Signera överenskommelse Kontroll av alla checklistor Starta leverans Godkänna SLAnivåer och projektavslut Kontinuerlig kommunikation och riskanalys

21 Överenskommelser mellan kundmyndigheten och servicecentret Ansvarsfördelningen i berörda processer anges och hur de ska mätas (SLA) Vilken information som servicecentret ska hantera Vilka interna kontroller som servicecentret ska utföra Hur behandlingen av personuppgifter ska ske Kundmyndigheternas tillgång till de handlingar som arkiveras

22 Agenda Bakgrund och utredningens arbete Tjänster Kundservice och samverkan Anslutningsprocess Intern styrning och kontroll mm Prismodell

23 Intern styrning och kontroll mm Interna styrning och kontroll kommer att omfatta verksamhet som utförs av servicecentret på kundmyndigheternas uppdrag Kundmyndigheterna upprättar en kontrollplan för de kontrollåtgärder som ska vidtagas inom ramen för den interna styrningen och kontrollen Kundmyndigheternas kontrollplaner ska omfatta hela verksamheten, således även de delar som utförs av servicecentret för kundmyndighetens räkning.

24 Servicecentret ska ge kundmyndigheten tillgång till kundmyndighetens egna uppgifter och handlingar hos servicecentret Servicecentret ska ge kundmyndigheten samt dess interna och externa revisorer möjlighet till den uppföljning och kontroll av servicecentrets verksamhet som krävs enligt gällande författningar

25 Agenda Bakgrund och utredningens arbete Tjänster Kundservice och samverkan Anslutningsprocess Intern styrning och kontroll mm Prismodell

26 Prismodell och avgiftsnivåer Avgift Anslutningsavgift Grundavgift Transaktionsavgift Avgift för tilläggstjänster Avgift för specialtjänster Beskrivning Anslutningsavgift som ska täcka kostnaden för servicecentrets resursinsatser i samband med kundens anslutning samt insatser för att nå måleffektivitet i den löpande leveransen för den anslutande kundmyndigheten. Består av en fast del lika för alla myndigheter och en rörlig del som följer myndighetens storlek. Avgift för bastjänster som ska vara densamma per styck för alla kundmyndigheter. Avgift för tilläggstjänster för eventuella löpande myndighetsspecifika leveranser utanför bastjänsterna. Avgift för specialtjänster som normalt avropas på timbasis för extraordinära behov.

27 Kontakta oss: Charlotte Johansson Ahlström Björn Hammarstedt