Agenda. Inledning Aktuellt på Statens servicecenter Överenskommelser 2014 Regeländringar 2013/2014 Årskiftesrutiner Contempus och Visma Representation

Transkript

1 Kundmöte

2 Agenda Inledning Aktuellt på Statens servicecenter Överenskommelser 2014 Regeländringar 2013/2014 Årskiftesrutiner Contempus och Visma Representation

3 Aktuellt på Statens servicecenter

4 Statens servicecenters uppdrag: En myndighet för hela staten Har till uppgift att efter med myndigheter under regeringen tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna (Instruktion 2012:208) Våra övergripande mål Att 25% av antalet anställda inom myndigheterna per tjänsteområde ska vara anslutna till utgången av 2015 Ekonomisk balans 2022 Finansieras med avgifter från anslutande myndigheter.

5 Kundmyndigheter utifrån antal anställda 18% 6% 4% Utfall 2013 Prognos % Prognos 2015 Potentiella kunder

6 Kundmyndigheter, antal myndigheter 32% 57% Utfall % Prognos % Prognos 2015 Potentiella kunder

7 Hur många myndigheter per storlekskategori är anslutna till Statens servicecenter? Totalt antal myndigheter Kunder oktober 2013 Kunder juni

8 Fokus 2013 Serva befintliga kunder Ansluta nya kunder Organisation och värdegrundsarbete

9 Organisation fr.o.m Styrelse Ordförande: Birgitta Böhlin, Styrelseordförande Almi, Lernia, Apoteksgruppen Göran Gräslund, Fd Gd Datainspektionen Ulf Bengtsson, Gd Arbetsgivarverket Barbro Holmberg, Landshövding Gävleborg Åse Lagerqvist, CFO och vice VD Swedish Space Corporation Internrevision Generaldirektör Thomas Pålsson Säkerhet Administration och kommunikation Olov Rydberg Avdelningschef IT Johanna Bruce Avdelningschef Ekonomiadministrativa och E-handelstjänster Maria Svärdfeldt Tf. avdelningschef Lönerelaterade tjänster Hans Tynelius Avdelningschef Konsulttjänster Mattias Gustafsson Tf. avdelningschef Marknad och Utveckling Kristina Jonsson Tf. avdelningschef Gävle Stockholm Östersund

10 Aktiviteter och prioriteringar

11 Statens servicecenter ska samverka med sina kunder i syfte att förbättra verksamheten- Anpassning utifrån kundgrupp Strategisk nivå Kundråd Strategiskt forum Taktisk nivå Lönerel. EA E-handel Operativ nivå Lönerel. EA E-handel Samverkansmodell

12 Kundsupport- anpassning utifrån kundgrupp Skatteverket Kronofogden Lantmäteriet Kundansvarig Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Rekryteringsmyndigheten Kundwebb Telefon 1:a linje Växel Lö n Ekonomi E-handel 2:a linje Lö n Ekonomi E-handel 3:e linje Stab (kund) Systemleverantör ESV ESF-rådet Nya kunder. 12

13 Nya tjänster nya systemstöd Gemensamt systemstöd för ekonomiadministrativa tjänster Gemensamt systemstöd löne- och personalsystem Utveckling av tjänster inom e-arkiv och e-diarium 13

14 Översyn prismodell ESV:s regeringsuppdrag Kundsegmentering Ej helt fastpris Medel från departementet för finansiering av översynen

15 Status överenskommelse Nuvarande överenskommelse gäller Kontakt kommer att tas med alla för omförhandling Prismodellen kommer att ses över och priset fastställs i o m tecknande av ny överenskommelse. Justering av pris för byte från Contempus till Visma samt övergång till standardlönetjänsten

16 Regeländringar som påverkar årsredovisningen för 2013

17 Innehållsförteckning Resultatredovisning Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning (Finansieringsanalys) Tilläggsupplysningar och noter Sammanställning av väsentliga uppgifter

18 Allmän information på varje sida Myndighetens namn Benämningen årsredovisning Vilket räkenskapsår som avses Sidnummer

19 Mera tydlighet Rapportperiod i kolumner även i noter Tusental kronor (alt. miljoner kronor) ska anges Obligatoriskt att räkna om jämförelsetal och ange skäl för omklassificering Underskrift/underskrifter ska finnas i dokumentet årsredovisning

20 Förtydliganden om valutakurs Balansdagens kurs vid bokslut Löpande redovisning i utländsk valuta

21 Nya noter i resultaträkningen Intäkter av avgifter m.m. som inte disponeras Övriga medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Ändrad not i resultaträkningen Årets kapitalförändring Avsättning/upplösning av fonder

22 Ändringar i uppställningen av resultaträkningen Intäkter av avgifter m.m. samt andra intäkter som inte disponeras av myndigheten ändras till Avgifter m.m. som inte disponeras Intäkter av uppbörd ändras till Skatteintäkter m.m

23 Nya noter i balansräkningen Varulager Övriga fordringar Övriga skulder Ändrade noter i balansräkningen Upplupna intäkter och förutbetalda kostnader Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Oförbrukade bidrag Avräkning med statsverket

24 Generellt om noter Även andra noter eller annan information om det behövs för att man ska förstå resultaträkningen och balansräkningen. Hela beloppet behöver inte specificeras, men Övrigt får vara högst 25 procent av posten. Oväsentliga poster behöver inte specificeras

25 Intygande från kunder För att upprätthålla en god intern kontroll i de årsredovisningar SC upprättar för kundmyndigheterna Periodavgränsningsposter Ankomstregistrerade fakturor Anläggningstillgångar

26 Datum som styr arbetet med årsredovisningen för

27 Viktiga datum för årsredovisningen för 2013 Fredag 3 januari Brytdag Fredag 17 januari Sista dag för rapportering av decemberutfallet och av motpartsinformation. Fredag 24 januari Motpartsavstämningen klar. Det som inte kan rättas ska ha förklarats. Fredag 31 januari Preliminärt årsutfall ska ha rapporterats anslag och inkomsttitlar, realekonomisk fördelning av anslagsutfall, utfall på i princip alla S-koder Fredag 14 februari Rapportering av fullständigt, slutligt, utfall. Rapportering av särskild information. Måndagen 24 februari Årsredovisningen lämnas till regeringen. Lördag 1 mars Avstämning av betalningar klar i Hermes

28 EFH inför årsskiftet Contempuskunder

29 Ankomststämpling och märkning av pappersfakturor Innan fakturorna skickas till skanningscentralen ska fakturorna - Märkas med referensnummer - Ankomststämplas ( gäller vid årsskiftet)

30 Bokföringsdatum styr period i AGRESSO Bokföringsdatum = den dag fakturan inkom till EFH Varje faktura får automatiskt ett bokföringsdatum i EFH Bokföringsdatum styr vilket år fakturan blir bokförd på

31 Bokföringsdatum under januari Bokföringsdatum 2013-xx-xx: Alla fakturor som kommer till myndigheten fram t.o.m. den 3 januari år 2014 (brytdatum) och där varan levererats/tjänsten utförts senast den 31 december år Bokföringsdatum 2014-xx-xx: Alla fakturor som kommer till myndigheten efter den 3 januari, även om de avser år 2013, samt fakturor som kommer fr.o.m. den 1 januari år 2014 och senare och som avser vara eller tjänst som levererats/utförts år 2014.

32 Bokföringsdatum under januari (forts 1) Kontrollera att bokföringsdatum anges med rätt år i EFH, dvs det år som fakturan avser! Du kan själv ändra bokföringsdatum och förfallodatum om Du också har behörighet som Controller i EFH.

33 Bokföringsdatum i Contempus Ändra IDnr: Vernummer: Kategori: Debetfaktura Bokföringsdatum: Leverantör: 5561 JULTOMTEN AB Fakturanr: Fakturadatum: Referens: ZZanhj1000 Förfallodatum: Momskod Default (0) Betalningsdatum: Valuta: Svenska kronor (1,00) Fakturabelopp: 625 Ankomstdatum: Momsbelopp: 125 Kod: Nettobelopp: 500 Makuleringskod: Belopp lokal valuta: Text till bet.mot. OCRnr: Buntnr: 10315:

34 Viktiga datum Senast den 16 december måste underlag för bidragsutbetalningar (EFH) ha inkommit till SC för att utbetalning ska kunna ske år december är sista bankdagen för år 2013 Senast den 23 december måste fakturor vara avslutade i EFH (dvs attesterade och utanordnade) för att utbetalning ska kunna ske år (OBS! med förfallodatum senast 30/12.) Senast den 7 januari ska fakturor som avser år 2013 och som inkommit till myndigheten t.o.m. den 3 januari skickas till Hackås

35 Viktiga datum (forts 1) Senast den 12 januari (söndag) ska samtliga fakturor avseende 2013 vara avslutade i Contempus Period 12 a ska skickas till Hermes senast den 17 januari. (SC sänder den 16 januari.) Period 12 måste vara öppen i AGRESSO fram till dess samtliga fakturor som avser år 2013 är avslutade i Contempus och har blivit definitivbokförda i AGRESSO. OBS! Fakturor från Contempus kan inte bokföras i period i AGRESSO.

36 Kontroll av överföringen från Contempus till AGRESSO Kontrollera att samtliga poster som står som ankomstregistrerade i rapporten SU10, Åldersfördelat leverantörssaldo är korrekta. Om det finns ankomstregistrerade poster som fortfarande ligger kvar trots att definitivbokföring skett i AGRESSO ska Du meddela SC, så tar vi bort dem.

37 Ankomstregistrerade poster, rapport SU06 Rapporten Ankomstregistrerade poster SU06, beställs automatiskt i AGRESSO för alla våra EFH-kunder den 1 januari Kontrollera att samtliga ankomstregistrerade poster år 2013 också blivit definitivbokförda i AGRESSO till bokslutet år 2013.

38 Inledande kommentarer till revisorn i specifikationspärm till ÅR 2013 Rapport Använda verifikationsnummer, AG08 För verifikationsnummer CI, Contempus leverantörsfaktura, nummerserie , används inte en årsbunden verifikationsnummerserie. Det innebär att verifikationsnummer vid årsskiftet sätts löpande när de inkommer till myndigheten från fakturaväxeln oberoende av vilket budgetår de tillhör.

39 Öppettider m.m. vid Ekonomiadministrativa tjänster i Stockholm December Den december: kl (EFH-telefonen kl ) Den 23, 27 och 30 december: kl (EFH-telefonen kl ) Den 2-3 januari: kl (EFH-telefonen kl ) EFH-telefonen: efh@statenssc.se red.sthlm@statenssc.se

40 EFH inför årsskiftet Vismakunder

41 Ankomststämpling av pappersfakturor Innan fakturorna skickas till skanningscentralen ska fakturorna ankomststämplas (gäller vid årsskiftet) Fakturadatum styr period i AGRESSO Fakturadatum = angett på fakturan av leverantören Varje faktura åsätts fakturadatum i EFH Fakturadatum styr vilket år fakturan blir bokförd på

42 Fakturadatum under januari Fakturadatum 2013-xx-xx: Alla fakturor som kommer till myndigheten fram t.o.m. den 3 januari år 2014 (brytdatum) och där varan levererats/tjänsten utförts senast den 31 december år Fakturadatum 2014-xx-xx: Alla fakturor som kommer till myndigheten efter den 3 januari, även om de avser år 2013, samt fakturor som kommer fr.o.m. den 1 januari år 2014 och senare och som avser vara eller tjänst som levererats/utförts år 2014.

43 Fakturadatum under januari (forts 1) Kontrollera att fakturadatum anges med rätt år i EFH, dvs det år som fakturan avser! Den som har administratörsbehörighet i Visma Proceedo kan själv ändra fakturadatum och förfallodatum.

44 Ändra datum i Visma Proceedo Ändra

45 Viktiga datum Senast den 16 december måste underlag för bidragsutbetalningar (EFH) ha inkommit till SC för att utbetalning ska kunna ske år december är sista bankdagen för år 2013 Senast den 23 december måste fakturor vara avslutade i EFH (dvs granskade och attesterade) för att utbetalning ska kunna ske år (OBS! med förfallodatum senast 30/12.) Senast den 7 januari ska fakturor som avser år 2013 och som inkommit till myndigheten t.o.m. den 3 januari skickas till skanningscentralen

46 Viktiga datum (forts 1) Senast den 12 januari ska samtliga fakturor avseende 2013 vara avslutade i Visma Proceedo Period 12 a ska skickas till Hermes senast den 17 januari. (SC sänder den 16 januari.) Period 12 måste vara öppen i AGRESSO fram till dess samtliga fakturor som avser år 2013 är avslutade i Visma Proceedo och har blivit definitivbokförda i AGRESSO. OBS! Fakturor från Visma Proceedo kan inte bokföras i period i AGRESSO.

47 Kontroll av överföringen från Visma Proceedo till AGRESSO Kontrollera att samtliga poster som står som ankomstregistrerade i rapporten SU10, Åldersfördelat leverantörssaldo är korrekta. Om det finns ankomstregistrerade poster som fortfarande ligger kvar trots att definitivbokföring skett i AGRESSO ska Du meddela SC, så tar vi bort dem.

48 Ankomstregistrerade poster, rapport SU06 Rapporten Ankomstregistrerade poster SU06, beställs automatiskt i AGRESSO för alla våra EFH-kunder den 1 januari Kontrollera att samtliga ankomstregistrerade poster år 2013 också blivit definitivbokförda i AGRESSO till bokslutet år 2013.

49 Inledande kommentarer till revisorn i specifikationspärm till ÅR 2013 Rapport Använda verifikationsnummer, AG08 För verifikationsnummer VI, Visma Proceedo leverantörsfakturor (alt.verifikationer Visma Proceedo), nummerserie , används inte en årsbunden verifikationsnummerserie. Det innebär att verifikationsnummer vid årsskiftet sätts löpande när de inkommer till myndigheten från fakturaväxeln oberoende av vilket budgetår de tillhör.

50 Öppettider m.m. vid Ekonomiadministrativa tjänster i Stockholm December Den december: kl (EFH-telefonen kl ) Den 23, 27 och 30 december: kl (EFH-telefonen kl ) Den 2-3 januari: kl (EFH-telefonen kl ) EFH-telefonen: efh@statenssc.se red.sthlm@statenssc.se

51 Regeländringar som träder i kraft 2014

52 Tydligare åtskillnad mellan kort- och långfristigt Rubriken Fordringar blir Kortfristiga fordringar i BR Posten Övriga fordringar blir Övriga kortfristiga fordringar i BR Ny post Övriga långfristiga skulder i BR Posten Övriga skulder blir Övriga kortfristiga skulder Kortfristig del av långfristiga fordringar och skulder bryts ut Depositioner långfristig del i anges i noten Övriga avsättningar delas upp på kort- och långfristiga i noten

53 Utlåning Uppdelas på löptider i noten Kommentar om lån som förfaller, men som sätts om

54 Nya S-koder för anläggningstillgångar Rapporteringen ska i stort sett motsvara vad som hittills redovisats i noterna till materiella och immateriella anläggningstillgångar Årets och ackumulerade Avskrivningar/nedskrivningar får egna S-koder Överfört från pågående nyanläggningar får egna S-koder Utrangering och försäljning får egna S-koder Eventuella uppskrivningar får egna S-koder

55 Fler nya S-koder Bidrag från EU som redovisas mot inkomsttitel Periodisering av bidrag från EU som disponeras Utomstatliga lönerelaterade avgifter och premier Förutbetalda hyror

56 Förenkling vid beräkning av en tillgångs värde Ränta under byggnadstiden behöver inte räknas in

57 Förmånsbeskattning och rekvisitionsrätt för mervärdesskatt i samband med representation m.m

58 Huvudregeln är att måltider förmånsbeskattas Undantag: Fri kost vid intern och extern representation Fri kost på allmänna transportmedel Fri frukost på hotell

59 Bedöms inte vara måltid Förfriskningar eller annan enklare förtäring i samband arbetet: Drycker Frukt Bakverk Enklare smörgåsar Varm eller kall anrättning, som t.ex. en sallad eller landgång, som serveras som lunch eller middag är däremot en skattepliktigt förmån

60 Syftet är avgörande Extern representation Skapa eller upprätthålla goda förbindelser med externa intressenter. Intern representation Skapa goda arbetsförhållanden

61 Extern representation Vid förhandlingar Samråd mellan myndigheter Utländska besök Möten med branschorganisationer Inte ordinarie möten med t.ex. styrelse eller insynsråd. Dessa förmånsbeskattas på samma sätt som anställda

62 Intern representation Informationsmöten Personalfest Interna kurser och konferenser Inte måltider i samband med arbetsmöten, övertidsarbete eller tjänsteresa

63 Extern kurs eller konferens Måltider i samband med extern kurs eller extern konferens är inte representation. Underlag för förmånsbeskattning rapporteras till löneadministrativa tjänster

64 Kompensation för ingående mervärdesskatt Förmånspliktiga måltider ingen kompensationsrätt Representation begränsningar i kompensationsrätten Interna kurser och konferenser full kompensationsrätt

65 Dokumentationen är viktig Det är ofta bedömningsfrågor Syfte, deltagarförteckning, program Riktlinjer

66 Exempel 1 Ett antal handläggare från en norsk myndighet besöker en svensk myndighet för att få information om arbetet med en ny lagstiftning som införts i Sverige. Efter mötet bjuder den svenska myndigheten på lunch. Vid lunchen deltar fyra handläggare från den norska myndigheten och tre handläggare från den svenska myndigheten. Den svenska myndigheten faktureras kostnader för lunchen (mat och alkoholfri dryck) med totalt 784 kr inkl. moms

67 Exempel 1 - Svar Här är det fråga om extern representation ingen förmånsbeskattning. Kompensationsrätten för moms är begränsad vid representation, i detta fall till 10,80 per person

68 Exempel 2 Två tjänstemän från en svensk myndighet åker på tjänsteresa till Tyskland. En tjänsteman väljer att förlänga sin resa i Tyskland genom att ta semester några dagar och åker sedan hem på myndighetens bekostnad. Resekostnaden blir inte högre p.g.a. förlängningen

69 Exempel 2 - Svar Ingen förmånsbeskattning av förlängningen eftersom reskostnaden inte blir högre på grund av denna. Om arbetsgivaren betalar hotell och traktamente under förlängningen betraktas detta som lön

70 Exempel 3 En myndighet anordnar en regionsdag för alla anställda i en av sina regioner. Dagen innehåller föreläsningar om bl.a. stresshantering och arbetsmiljö med interna och externa föreläsare. Representanter för regionsledningen håller kortare anföranden. Lunch serveras på myndighetens bekostnad. Dagen avslutas med en personalfest med middag och dans. Efter kl går bussar till respektive hemort. Delar av personalen har för lång resväg för att kunna åka hem på natten. De övernattar på hotell på myndighetens bekostnad

71 Exempel 3 - Svar Hela evenemanget är intern representation, så någon förmånsbeskattning blir inte aktuell. Regionsdagen, fram till personalfesten, är en intern konferens, därmed är det full kompensationsrätt för moms för denna del. För personalfesten är kompensationsrätten begränsad. Moms motsvarande 90 kr per person för måltiden och 180 kr per person för kringkostnader vid festen. För busshyra och hotell har myndigheten full kompensationsrätt för moms