Effektivare statsförvaltning med Statens servicecenter. Moderator: Leif Lind, ESV

Transkript

1 Effektivare statsförvaltning med Statens servicecenter Moderator: Leif Lind, ESV

2 Regeringen om Statens servicecenter Oskar Thorslund, Regeringskansliet, Finansdepartementet

3 Statens servicecenter nuläge och planer Hans Tynelius, Statens servicecenter, Lönerelaterade tjänster

4 6 oktober 2015 Effektivare statsförvaltning genom Statens servicecenter Oskar Thorslund Enheten för statlig förvaltning Finansdepartementet Finansdepartementet

5 Utgångspunkter för reformen Behov av samordning i staten Långsiktigt perspektiv Staten som helhet Följer internationell och nordisk trend Finansdepartementet

6 Varför Statens servicecenter? Minskade kostnader, jämfört med alternativen Effektiva byten och införande av nya system Högre kvalitet i kärnverksamheterna Minskad sårbarhet och tryggad kompetensförsörjning. Plattform för koncentration av andra tjänster Finansdepartementet

7 Anslutningstakt Mått Plan 2015 Plan 2016 Antal myndigheter Antal anställda % av staten 16 % 21 % 30 % 42 % Bas 2014: 349 st. myndigheter, anställda Finansdepartementet

8 Exempel på myndigheter som är anslutna eller på väg in (antal anställda) 2014 Statens inst.styrelse (2800) FMV (3000) Statens fastighetsv. (370) Fortifikationsverket (650) 2015 Arbetsförmedlingen (12870) Skolforskningsinstitutet (20) Bolagsverket (530) Tullverket (2110) Strålsäkerhetsmyndig. (310) MSB (850) Åklagarmyndigheten (1350) 2016 CSN (920) Göteborgs univ. (5760) Finansdepartementet

9 Varför väljer myndigheterna Statens servicecenter? Avtalstrygghet och lägre systemkostnader Pensionsavgångar i myndigheten Öka fokus på kärnverksamheten Mer lönsamt än privat leverantör Finansdepartementet

10 Styrning av Statens servicecenter Ledningsform Styrelse med sex ledamöter Verksamhetsstyrning I nstruktion och RB Finansiell styrning Avgiftsfinansiering och långsiktig kredit Finansdepartementet

11 Uppföljning Anslutna verksamheter Antal myndigheter Andel anställda i staten Produktivitet Löner per årsarbetare Leverantörsfakturor per årsarbetare Kvalitet Kundundersökningar Stickprovskontroller Finansdepartementet

12 Regeringens fortsatta politiska inriktning Stärka styrningen av anslutningen av myndigheter Förordningsreglering av anslutningen till de lönerelaterade tjänsterna. Stegvis anslutning under perioden Stärka styrningen av Statens servicecenter Ett avgiftstak fastställs. Genom utvecklade nyckeltal följa upp kvalitet och service Finansdepartementet

13 Förslag till förordning som remitterats De statliga myndigheters anslutning till Statens servicecenters lönerelaterade tjänster ska regleras i en ny förordning. Förordningen ska i en första etapp omfatta 115 myndigheter som ska vara anslutna senast den 1 januari Förordningen ska i en andra etapp stegvis utökas till att omfatta övriga lämpliga myndigheter. Finansdepartementet

14 Finansdepartementet En långsiktig reform för hela statsförvaltningen

15 Väl beprövad reform som följer bästa praxis Strategin att konsolidera och standardisera stödverksamhet i ett servicecenter är ett klassiskt tillvägagångssätt för att uppnå stordriftsfördelar. Reformen följer den internationella och nordiska trenden. Finansdepartementet

16 Statens Servicecenter 16

17 Verksamhetsorter Huvudkontor i Gävle Gävle och Östersund Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Administration och IT Stockholm Konsultrelaterade tjänster Marknad och utveckling Eskilstuna Lönerelaterade tjänster Göteborg

18 Måluppfyllelse Statens servicecenter ska verka för att 25 procent av staten mätt i antalet anställda är anslutna till myndighetens tjänster vid utgången av år 2015 och 50 procent år I dag omfattas 28 procent av antalet anställda i staten baserat på tecknade överenskommelser. 21 procent av de statligt anställda omfattades av tjänsterna Procent av de statligt anställda Med avtal

19 40% av statliga myndigheterna köper tjänster

20 Nuläge lönerelaterade tjänster Idag levererar Statens servicecenter lönetjänst till 108 myndigheter och betalar ut ca löner i månaden Fyra myndigheter körs idag i Primulasystemet Ytterligare 20 myndigheter är planerade att gå över till Primula under 2016 Kompletterande tjänster kring rekrytering och bemanningsplanering är under uppbyggnad Lönetjänst anpassad för utbildningssektorn under uppbyggnad med Göteborgs universitet Anslutningsprojekt startade för Regeringskansliet, Polisen Upphandling av kompletterande lönesystem

21 Nuläge ekonomirelaterade tjänster Idag levererar Statens servicecenter ekonomirelaterade tjänster till 120 myndigheter Genom avrop från det statliga ramavtalet kan Statens servicecenter nu erbjuda ekonomirelaterade tjänster inklusive systemlösning (Agresso och Visma) Samverkan med ESV i kommande upphandling av långsiktig systemlösning Anslutningsprojekt startat med Polismyndigheten Det ska vara mer effektivt för myndigheter att ansluta till SSC än att utföra ekonomitjänster i egen regi Öka effektiviteten i våra arbetsprocesser, förenkla i vardagen Utveckla tjänsterna (i samverkan med våra kundmyndigheter)

22 En väg in, support genom webb och telefoni Skatteverket Kronofogden Lantmäteriet Kundansvarig Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Rekryteringsmyndigheten Kundwebb Telefon 1:a linje Växel Lö n Ekonomi E-handel 2:a linje Lö n Ekonomi E-handel 3:e linje Stab (kund) Systemleverantör ESV ESF-rådet Nya kunder.

23 Kundansvarig och anslutningsteam stödjer under hela anslutningsprocessen Styrgrupp Anslutningsprojektledare / Kundansvarig Anslutningsteam Verksamhetsspecialist lön Systemadministratör lön Teknisk projektledare Verksamhetsspecialist servicedesk Styrgrupp som ska säkra att anslutning sker enligt utsatt tidplan På kundens sida ska motsvarande resurser finnas Efter varje projekt dras erfarenheter från teamet för att bl.a. uppdatera anslutningsprocessen Specialister vid olika tillfällen

24 Statens servicecenter samverkar med sina kunder i syfte att förbättra verksamheten Strategisk nivå Kundråd Strategiskt forum Strategisk nivå Utvärdera och följa upp strategiska initiativ Avtalsfrågor Eskaleringsfrågor från Taktisk nivå Taktisk nivå Lönerel. EA E-handel Operativ nivå Lönerel. EA E-handel Samverkansmodell Taktisk nivå Uppföljning att leverans sker enligt avtal och servicenivåer Uppföljning kundnöjdhet Eskaleringsfrågor från operativ nivå Operativ nivå Leveransuppföljning Problemlösning Eskalering (ex affärsfrågor och leveransproblem

25 För att anslutning av kund ska bli effektiv och genomföras med god kvalitet har SSC en Anslutningsprocess 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Inhämtning av volymer och grundinformation Övergripande tidsatt anslutningsplan IT-möte: - Genomgång av systemlösning och integration Detaljerad SLAgenomgång Processgenomgång Definiera eventuella tilläggstjänster och servicenivåer Slut GAP för Processer, organisation och system, säkerställ en integrerad tjänstelevernas Rekrytering/personalflytt genomförd Utbildning av arbetssätt genomförd Driftsättningsplan med checkaktiviteter klar Starta leverans Kompletterad utbildning genomförd (vid behov) Tät uppföljning av leverans mot SLA Ny servicemodell införd Dra lärdomar Överlämning av projektkomponenter till kundmyndighetens linjeorganisation Signera avsiktsförklaring Detaljerad anslutningsplan Uppskattning av kostnader Signera överenskommelse Fastställa datum för avslut av interna leveranser Starta leverans Påbörja projektavslut Godkänna SLAnivåer och projektavslut Kontinuerlig kommunikation och riskanalys

26 Primula masterplan för migrering SSC arbetar med att ta fram en totalplan för anslutning av nya kunder samt migrering till Primula Nya kunder som ansluts till SSC går in i Primula via anslutningsprojekt Dialog med myndighet genomförs för att sätta anslutningsdatum Kostnaden för anslutning och migrering till Primula är till stor del fastpris baserat på ESV:s ramavtal

27 Prissättningsprinciper Avgifterna ska spegla resursåtgången för tjänsten på ett tydligt sätt Avgifterna ska täcka den långsiktiga självkostnaden (vi finansieras enbart av avgifter, inget anslag) Tjänsterna ska inkludera systemkostnader Anslutningskostnad till SSC tas ut med full kostnadstäckning och separeras från den löpande driftkostnaden för tjänsten

28 En beskrivning av Stockholms stads servicecenter Christer Edfeldt, Stockholms stad, Serviceförvaltningen

29 Serviceförvaltningen The Capital of Scandinavia

30 Bakgrunden Utredning av möjligheterna till effektiviseringar Förslag: samordna administrativa frågor Serviceförvaltningen bildas 1 juli 2007 Lägre kostnader?? Bättre kvalitet?!

31 Fördelar och nackdelar Stordriftsfördelar effektivare processer bättre nyttjande av systemstöd likabehandling för medborgare Långt ifrån verksamheten Dyrare för vissa

32 Kommunfullmäktige KF/KS kansli Kommunstyrelsen Borgarrådsberedning Stadsledningen Servicenämnden Rotlar 14 stadsdelsnämnder 16 facknämnder 16 bolag

33 Serviceförvaltningen Servicenämnden Förvaltningschef Lokalplanering Ekonomi Lön och pension Kontaktcenter Upphandling HR-service Administration Fastigheter och lokaler Ekonomiadministration Centrala och gemensamma upphandlingar Löne- och pensionsadministration Medborgarservice Rekryteringsstöd Intern service

34 Framgångsfaktorer och fallgropar Förbereda organisationen Kundrelationen Tvingande eller frivillighet Transparent prissättning Legitimitet och acceptans En kulturfråga

35 Christer Edfeldt förvaltningschef

36 App-frågor Är din myndighet kund till Statens servicecenter? Vad är din uppfattning om kostnaden för din myndighet att använda SSC:s tjänster? Vad är din uppfattning om SSC:s kvalitet? Vad är din uppfattning om SSC:s kunddialog?

37 Kaffepaus Återsamling klockan

38 Effektivare statsförvaltning med Statens servicecenter Panel: Oskar Thorslund, Finansdepartementet, Christer Edfeldt, Stockholms stad, Mats Wikström, ESV, Thomas Pålsson och Hans Tynelius, Statens servicecenter.

39 Är din myndighet kund till Statens servicecenter? Ja Nej Svar

40 Vad är din uppfattning om kostnaden för din myndighet att använda SSC:s tjänster? Billigare/mer effektivt Dyrare/mindre effektivt Ingen uppfattning Svar

41 Vad är din uppfattning om SSC:s kvalitet? God Dålig Varken eller/ingen uppfattning Svar

42 Vad är din uppfattning om SSC:s kunddialog? Tillräcklig Inte tillräcklig Ingen uppfattning Svar

43 Återsamling i K1/K2 klockan