Version 1 Statens servicecenters Primula planerad kommunikation i samband med systembyte

Transkript

1 Kommunikationsdokument 1 (5) Version 1 Statens servicecenters Primula planerad kommunikation i samband med systembyte För att skapa samsyn om hur anslutningsprojektet till Statens servicecenters, SSC, Primula ska kommuniceras inom Lunds universitet beskriver dokumentet tidplan, kanaler, målgrupper samt ansvarsfördelning för kommunikationsarbetet. Dokumentet är ett arbetsdokument som ägs gemensamt av projektgruppen, projektkommunikatören och kontaktpersonerna vid respektive fakultet för anslutningen till SSC-projektet. Personalorganisationerna kommer att informeras löpande via MBL-information enligt paragraf 19. Februari Aktivitet: Informationspaket om ny tidplan för projektet. Skickas via kontaktpersonerna till berörda chefer och medarbetare. Även på engelska. Kompletterande kanaler: Bloggen, sektionen Personals nyhetsbrev och HRwebben. - Ansvar: Projektkommunikatören tar fram information samt ansvarar för nyhetsbrev och blogg. Kontaktpersoner ansvarar för utskick med ev. tillägg inom respektive fakultet. Mars Aktivitet: Informationspaket om att söka roller och behörigheter: vilket är sista datumet för att ansöka? Vad har förändrats? Vad ska organisationen göra? Skickas via kontaktpersonerna till berörda chefer och medarbetare. Även engelska. Kompletterande kanaler: Bloggen och HR-webben.

2 Kommunikationsdokument 2 (5) och/eller ekonomifrågor Ansvar: Projektkommunikatören tar fram information. Kontaktpersoner ansvarar för utskick med ev. tillägg inom respektive fakultet. April Aktivitet: Påminnels om att ansöka om roller och behörigheter. Skickas via kontaktpersonerna till berörda chefer och medarbetare. Informationen ska länka till informationspaketet på bloggen. Även på engelska. Ansvar: Projektkommunikatören tar fram information. Kontaktpersoner ansvarar för utskick med ev. tillägg inom respektive fakultet. Maj Aktivitet: Mail skickat via kontaktpersoner till berörda chefer och medarbetare om hur de kan förbereda sin organisation för nedstängning. Information om hur ärenden ska hanteras under nedstängning per respektive fakultet. Även på engelska. Kompletterande kanaler: Bloggen och sektionen Personals nyhetsbrev. Ansvar: Projektkommunikatören tar fram information samt ansvarar för blogg och nyhetsbrev. Kontaktpersoner ansvarar för utskick med ev. tillägg inom respektive fakultet. och information om hur man kontaktar SSC. Även på engelska.

3 Kommunikationsdokument 3 (5) Aktivitet: Mail skickat via kontaktpersoner inom sina respektive fakulteter att berörda medarbetare ska anmäla sig till utbildningstillfällena för attestant, och granskare och källrapportörer, v. 36, 37, 38. Kompletterande kanaler: Bloggen, sektionen Personals nyhetsbrev och på HRwebben att utbildningarna nu är öppna för anmälan. Juni Ansvar: Kontaktpersoner i samråd med SSC-projektgrupp för mailutskick, projektkommunikatören för bloggen, nyhetsbrev och HR-webben. Aktivitet: Utskick från förvaltningschefen eller biträdande förvaltningschef i början på juni till alla medarbetare om att Lunds universitets Primula stänger den 6 september. Utskicket ska innehålla information om hur medarbetare ska förbereda sig för nedstängning, sista dag för attest samt information om hur hen ska hantera de ärenden som uppkommer under tiden det att Primula är nedstängt med länkar till hur de olika fakulteterna har valt att hantera frågan. Även på engelska. Kompletterande kanaler: Informationen kommer också att läggas på bloggen, och som nyheter på Medarbetarwebben. Juli

4 Kommunikationsdokument 4 (5) Ingen kommunikation från projektet. Augusti Aktivitet: Påminnels utskickat via kontaktpersoner inom sina respektive fakulteter om att berörda medarbetare ska anmäla sig till utbildningstillfällena för attestant, och granskare och källrapportörer, v. 36, 37, 38. Ansvar: Kontaktpersoner i samråd med SSC-projektgrupp. Aktivitet: Utskick från förvaltningschefen eller biträdande förvaltningschef skickat 29 augusti till alla medarbetare om att universitetets Primula stänger den 6 september. Utskicket ska innehålla information om sista dag för attest samt information om hur hen ska hantera de ärenden som uppkommer under tiden det att Primula är stängt med länkar till hur de olika fakulteterna har valt att hantera frågan. Ska också innehålla information om att ärenden som uppkom under tiden att Primula var nedstängt ska matas in för utbetalning i tid för sista attest i oktober. Även på engelska. Kompletterande kanaler: Informationen kommer också att läggas på bloggen, och som nyheter på Medarbetarwebben och HR-webben: sista påminnelse. Nyhet i sektionen Personals nyhetsbrev. September

5 Kommunikationsdokument 5 (5) Aktivitet: Stående information på bloggen om hur ärenden som uppkommer under det att Primula är nedstängt ska hanteras inom respektive fakultet. Oktober Aktivitet: Utskick från förvaltningschefen eller biträdande förvaltningschef skickat 8 oktober till alla medarbetare om att Lunds universitet nu är anslutet till SSC Primula. Utskicket ska innehålla information om att ärenden som uppkom under tiden att Primula var nedstängt ska matas in för utbetalning i tid för sista attest i oktober, samt länkar till bloggen om hur du som medarbetare kontaktar SSC, och vilka lathundar som finns att tillgå. Även på engelska.