Gemensam service ekonomi - samarbete mellan förvaltningar

Transkript

1 BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING VERKSAMHETSOMRÅDE ADMINISTRATION TJÄNSTEUTLÅTANDE DNR SID 1 (6) SDN Handläggare: Per Edorson Telefon: Till Bromma stadsdelsnämnd Gemensam service ekonomi - samarbete mellan förvaltningar Remiss Förslag till beslut Nämnden ställer sig bakom förvaltningens tjänsteutlåtande och överlämnar det till kommunstyrelsen. Bitte Davidsson stadsdelsdirektör Per Edorson administrativ chef Sammanfattning Ambitionen att effektivisera ekonomiadministrationen (eg. transaktionshanteringen) för att frigöra resurser för kontroll, uppföljning och analys, ökat verksamhetsstöd samt minska kostnader är god och eftersträvansvärd. Under förutsättning att ökade resurser för analys, uppföljning och stöd blir en faktisk effekt i förvaltningen kan en gemensam service enligt förslaget var värd att pröva. Förvaltningen pekar på några punkter som behöver uppmärksammas i det fortsatta arbetet vid ett genomförandebeslut.

2 SID 2 (6) Ärendets beredning Stadsledningskontoret har den 21 november 2007 översänt ett förslag om gemensam service för ekonomi. Remisstiden är satt till den 29 februari Ärendet har beretts inom verksamhetsområde administration. Bakgrund Utredningsförslagets sammanfattning ger en överskådlig bild av bakgrunden: Kommunfullmäktige beslutade den 16 april 2007 (KF , utl. 2007:46) att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda förutsättningarna för gemensamma lösningar inom ekonomiområdet. En gemensam service för ekonomiadministration syftar till att bidra till att realisera kommunfullmäktiges inriktningsmål om att stadens verksamheter ska vara kostnadseffektiva, att nämnder och styrelser ska fokusera på sina kärnuppgifter, samt att kostnaderna för administration i staden ska minska. I den utredning som stadsledningskontoret tagit fram på uppdrag av kommunstyrelsen dras slutsatsen att det finns goda förutsättningar för att genomföra en gemensam service för ekonomiadministration i Stockholms stad, men att åtgärder måste vidtas för att minimera de risker som är förknippade med en större förändring. Målsättningen för en gemensam service för ekonomiadministration ska vara att erbjuda Stockholms stads verksamheter högkvalitativa och effektiva ekonomiprocesser som ligger i linje med de allra bästa jämförbara organisationerna. Stadsledningskontoret föreslår att en gemensam service för ekonomiadministration inrättas för att ingå i servicenämnden. I en framtida organisation ansvarar nämnderna även fortsättningsvis för uppföljning och analys, för kontakter mot kunder/medborgare och för kontakter mot sina olika verksamheter. Nämnderna blir kunder och köper ekonomiadministrativa tjänster av den gemensamma serviceenheten. Stadsledningskontoret föreslår att det för alla Stockholms stads nämnder blir obligatoriskt att avropa ekonomiadministrativa tjänster inom delprocesserna a) inköp till utbetalning (leverantörsreskontra) b) beställning till inbetalning (kundreskontra) c) kassa och bank (dagrapporter) av servicenämnden. Även tjänster avseende systemförvaltning av ekonomisystemet Agresso blir obligatoriskt för nämnderna att avropa från servicenämnden. Övriga ekonomiadministrativa tjänster avropas efter överenskommelse mellan nämnderna. Stadsledningskontoret föreslår att ett program för effektivisering av ekonomiprocesserna genomförs under 2008 parallellt med uppgraderingen till

3 SID 3 (6) version 5.5 av ekonomisystemet Agresso. Att först bedriva ett strukturerat arbete kring effektivisering och standardisering av ekonomiprocesserna gör det möjligt att gå in i en effektivare gemensam service lösning till en lägre kostnad. Den gemensamma servicen för ekonomi föreslås driftsättas senast i februari 2009, med målet att vara fullt genomförd den 31 december Avsikten är att från och med räkenskapsåret 2009 ska driftsättning ske. En inriktningskalkyl ger vid handen att ett program för effektivisering av ekonomiprocesserna och en övergång till en gemensam service för ekonomiadministration skulle vara lönsamt för Stockholms stad även med hänsyn tagen till genomförandekostnader och omställningskostnader. När en gemensam service för ekonomiadministration har stabiliserats finns möjlighet att utreda förutsättningar för att på sikt konkurrensutsätta verksamheten. Stadsledningskontorets förslag bifogas. Förvaltningens synpunkter och förslag Remisstiden sammanfaller till stor del med den period förvaltningen i allmänhet och ekonomifunktionen i synnerhet är engagerad av budget- och bokslutsarbete med verksamhetsberättelse vilket gjort det svårt att hinna att i alla delar överblicka förslagets konsekvenser för förvaltningen. Förslaget har god ambition Ambitionen att effektivisera ekonomiadministrationen (eg. transaktionshanteringen) för att frigöra resurser för kontroll, uppföljning och analys, ökat verksamhetsstöd samt minska kostnader är god och eftersträvansvärd. Det finns säkert flera stordriftsfördelar för staden som helhet att vinna genom förslaget. Dessutom kan sårbarheten minska och kompetensutnyttjandet bli bättre. Men det finns också flera punkter som behöver uppmärksammas i det fortsatta arbetet vid ett genomförandebeslut: Arbetsinnehåll och kontakter För ekonomipersonal kan arbetet komma att upplevas som mycket standardiserat och enahanda om alla endast ska arbeta med en arbetsuppgift (t.ex. leverantörsfakturor). Idag är det mycket mer varierat. Inga personliga kontakter gör också att det blir mer byråkratiskt och kan även uppfattas så av kunder. Det blir en avskärmning från verksamheten när man är så långt ifrån den. Det är också

4 SID 4 (6) angeläget att kontorsmiljön utformas på ett sätt som stimulerar kompetensutbyte och trivsel. Den dagliga närheten till dem som producerar ekonomiadministrativa tjänster är värdefull. För enhetschefer och personal i verksamheten blir det längre kontaktvägar och minskad personkännedom i kontakterna rörande t.ex. leverantörs- och kundfakturor. Det kan också medföra oklarhet vart man vänder sig i olika frågor. Det är önskvärt att staden avsätter resurser för information och fortbildning i nya arbetssätt för berörda grupper personal ute i verksamheterna. Viss systemförvaltning kan överlåtas Eftersom vi i nuläget inte vet hur den pågående uppgraderingen av ekonomisystemet AGRESSO till den nya versionen 5.5 kommer att fungera så är det svårt att uttala sig om konsekvenser om en gemensam systemförvaltning. I dagsläget är det mycket viktigt med kontakten lokal systemförvaltare och ITpersonal på förvaltningarna och den närheten försvinner om systemförvaltningen ska skötas centralt. Att serviceförvaltningen tar över en uppgift som att t ex läsa in filer i systemet varje morgon kan vara ok. Uppgiften att svara för att uppdatera kodplanen behöver utredas mer. Om ett övertagande av den uppgiften innebär att förvaltningen ägaren av ekonomimodellen - behöver lägga en skriftlig detaljerad beställning på förändringar i kodplanen så riskerar dubbelarbete att uppstå, eftersom det då går snabbare att förvaltningen själv registrerar förändringarna on line i systemet. Ökade resurser för analys och verksamhetsstöd är angeläget Om de ekonomiadministrativa resurserna ska minska och mer resurser samtidigt ska frigöras för analys och verksamhetsstöd är det viktigt att inte ytterligare besparingar riktas till ekonomifunktionerna som gör att det inte finns utrymme för detta. Gränssnitt mot serviceförvaltningen och kvarvarande uppgifter Bilaga 2 i förslaget redovisar de uppgifter som kommer att finnas kvar ute hos förvaltningarna. Det innebär att det måste finnas ca 0,5 1 årsarbetskraft kvar som arbetar med dessa ekonomiadministrativa processer. Det är bl.a. postöppning, stämpling av referens och vidarebefordring till BGC av manuella fakturor, del av inkassoprocessen, kundregistrering och kundkontakter samt manuella kundfakturor.

5 SID 5 (6) Ekonomiska effekter Utredningen menar att en gemensam service ger besparingar för staden som helhet. Uttrycket som helhet kan tolkas som att några förvaltningar får högre kostnader medan andra får sänkta kostnader. Någon närmare beräkning över hur effekten blir för de olika förvaltningarna finns inte gjord. Utredningen redovisar en inriktningskalkyl byggd på fallstudier som gjorts bl.a. inom staden och som avser två av stadens mindre förvaltningars, Äldreförvaltningen respektive Älvsjö stadsdelsförvaltning, köp av tjänster av Socialtjänstförvaltningen. Äldreförvaltningens kostnader(50-55 mnkr) motsvarar ca 3,6 % och Älvsjö stadsdelsförvaltning (440 mnkr, plan 2008) ca 41 % av Brommas kostnader (1 084 mnkr, plan 2008). En fallstudie av skatteverkets gemensamma service, ELS, visar att leverantörsfakturor, kundfakturor, elva års- och delårsbokslut, omföringar, ett antal postgirokonton, 237 kontantkassor mm hanteras av 27 personer vilket för leverantörsfakturor ger en kvot på ca fakturor/person och för kundfakturor 556 kundfakturor/person. Andelen omföringar i relation till det sammanlagda antalet leverantörs- och kundfakturor uppgår till ca 15 %. I Bromma hanteras (enligt tillgänglig statistik på helårsbasis inkl skolorna) leverantörsfakturor, knappt kundfakturor, ett års- och två delårsbokslut, drygt 1200 omföringar, postgirokonto, underhandskassor mm av 5 personer vilket för leverantörsfakturor ger en kvot på fakturor/person (ca 7000 leverantörsfakturor/person exkl. skolorna) och kundfakturor/person. Andelen omföringar i relation till det sammanlagda antalet leverantörs- och kundfakturor uppgår till ca 1 %. Av de presenterade fallstudierna synes Göteborgs gemensamma administrativa service (GAS) vara mest relevant att jämföra med men i den fallstudien redovisas inga jämförelsetal. Sammantaget pekar fallstudierna mot att Brommas ekonomiadministration redan idag är kostnadseffektiv. Man kan befara att Bromma kan komma att få högre kostnader efter ett genomförande jämfört med idag. Förvaltningen föreslår därför att kompensation under en övergångsperiod tilldelas de förvaltningar som eventuellt får högre kostnader.

6 SID 6 (6) Under förutsättning att ökade resurser för analys, uppföljning och stöd blir en faktisk effekt i förvaltningen kan en gemensam service enligt förslaget var värd att pröva. Bilagor 1 Stadsledningskontorets förslag Gemensam service ekonomi samarbete mellan förvaltningar 2 Underbilaga fallstudier. Övriga underbilagor skickas inte ut. De kan rekvireras hos registrator.