Gränssnitt Process hantera föräldraledighet

Transkript

1 Polisens administrativa center 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRÄLDRALEDIGHET... 3 Tillfällig föräldrapenning...3 Föräldralön/föräldrapenning...3 Avtal och regler avseende föräldraledighet...4 PROCESS HANTERA FÖRÄLDRALEDIGHET NIVÅ Delprocess 4.1: Hantera tillfällig VAB (max 7 dagar) nivå Delprocess 4.2: Hantera VAB över 7 dagar nivå Delprocess 4.3: Hantera ledighet med föräldrapenning/lön nivå Delprocess 4.4: Hantera partiell ledighet nivå Delprocess 4.5: Hantera vårdnadsbidrag nivå BILAGA 1: FÖRKORTNINGAR OCH SYMBOLER I PROCESSERNA...21 BILAGA 2: POLISENS GEMENSAMMA LÖNEPROCESS PÅ ÖVERGRIPANDE NIVÅ

3 Föräldraledighet Den som är föräldraledig får ersättning från Försäkringskassan. Arbetsgivare betalar en kompletterande ersättning, så att ersättningen uppgår till cirka 90 procent av lönen. Rätten till ledighet gäller tills barnet är ett och ett halvt år. Därefter är rätten till ledighet kopplad till ersättningen från Försäkringskassan. För föräldrar som adopterat ett barn räknas tiden ett och halvt år från den dag föräldern fått barnet i sin vård. Enligt föräldraledighetslagen kan arbetstiden förkortas med upp till en fjärdedel till dess att barnet fyllt åtta år eller tills dess att barnet avslutat första skolåret. Enligt tjänstledighetsförordningen kan partiell ledighet beviljas för vård av barn till dess att barnet går ut skolåret vid tolv år. Tillfällig föräldrapenning Medarbetare har rätt att vara ledig med tillfällig föräldrapenning: Då barnet är sjukt eller smittat Då den som annars vårdar barnet blir sjuk eller smittad Då den som annars vårdar barnet måste följa med ett annat barn som är under 12 år till läkaren Vid besök hos barnavårdscentralen eller annan förebyggande barnhälsovård 10 dagar för medförälder vid barns födelse Föräldralön/föräldrapenning Medarbetare som får barn efter 1 januari 2009 får föräldralön. Föräldralönen ersätter föräldrapenningtillägget. Om båda föräldrarna är anställda inom statens avtalsområde får de tillsammans maximalt 390 dagar med föräldralön/föräldrapenning. För arbetstagare där uttag av föräldraledigheten startar före den 1 januari 2009 fortsätter de tidigare bestämmelserna om föräldrapenningtillägg att gälla, dock längst t.o.m. den 30 juni

4 Kommunalt vårdnadsbidrag Riksdagen har beslutat att kommuner ska få rätt att införa vårdnadsbidrag från och med den 1 juli Syftet med vårdnadsbidraget är att ge föräldrar större möjligheter att vara hemma och ta hand om sitt barn när det är mellan ett och tre år gammalt. En förutsättning för att kunna få bidraget är att barnet inte nyttjar offentligt finansierad förskoleverksamhet. Bidraget ska vara skattefritt och uppgå till maximalt 3000 kronor per barn och månad. Det kommer inte att vara pensionsgrundande. Föräldrar ska kunna arbeta och samtidigt få fullt vårdnadsbidrag om barnomsorgen ordnas på annat sätt än inom den offentligt finansierade verksamheten. Det ska dock inte kunna lämnas till en vårdnadshavare som redan har vissa andra bidrag, till exempel arbetslöshetsersättning, föräldrapenning, ålderspension, sjukersättning eller aktivitetsersättning. Vårdnadsbidrag kan fås tidigast efter det att föräldrapenning med anledning av barns födelse har utbetalats för 250 dagar på sjukpenninggrundande nivå eller grundnivå. Avtal och regler avseende föräldraledighet ALFA Föräldraledighetslagen (1195:584) Tjänstledighetsförordningen Lagen (1962:381) om allmän försäkring 4

5 Process hantera föräldraledighet nivå 2 5

6 Delprocess 4.1: Hantera tillfällig VAB (max 7 dagar) nivå 3 6

7 PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk ALFA Föräldraledighetslagen (1195:584) Tjänstledighetsförordningen Lagen (1962:381) om allmän försäkring PROCESSEN STARTAR: Medarbetare anmäler tillfällig VAB. Medarbetare Medarbetaren behöver vara ledig för vård av barn med tillfällig föräldrapenning. AKTIVITET 1: Anmäla tillfällig VAB Medarbetare Medarbetaren anmäler tillfällig VAB till attesterare eller enligt myndighetens rutiner. (Tillfällig VAB som är känd i förväg registrerar medarbetaren själv i lönesystemet.) OBS! Det är mycket viktigt att VAB läggs in i lönesystemet redan första dagen för att ob inte ska genereras vid saldoberäkning och överföring av schemahändelser från Palasso TID till Palasso LÖN. Kontroll Myndighet Är barnet över 12 år krävs läkarintyg från första dagen. AKTIVITET 2: Registrera tillfällig VAB Myndighet/medarbetare Attesterare registrerar tillfällig VAB (med fr o m-datum) i lönesystemet. (Tillfällig VAB som är känd i förväg registrerar medarbetaren själv i lönesystemet.) 7

8 Vägval Medarbetare avslutar VAB (mindre än 7 dagar) gå vidare till aktivitet 5 Medarbetare är ledig 10 dgr vid barns födelse gå vidare till aktivitet 5 Vård av sjukt barn över 7 dagar gå över till process hantera VAB mer än 7 dagar Hantera VAB mer än 7 dagar Myndighet AKTIVITET 3: Registrera avslut av VAB Medarbetare Medarbetaren registrerar avslut av tillfällig VAB (med t o m- datum) i lönesystemet. Antal arbetspass registreras i antal dagar och i anteckningar skrivs arbetspassens förläggning (ange datum och klockslag). AKTIVITET 4: Attestera Myndighet Attest vid myndigheten. AKTIVITET 5: Importera till lönesystemet Importerar till lönesystemet. Kontroll Kontrollerar att rätt löneavdrag görs för medarbetare med årslön över bb-taket. Löneproduktion PROCESSEN SLUTAR: Tillfällig VAB registrerad i lönesystemet. 8

9 Delprocess 4.2: Hantera VAB över 7 dagar nivå 3 9

10 PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk ALFA Föräldraledighetslagen (1195:584) Tjänstledighetsförordningen Lagen (1962:381) om allmän försäkring PROCESSEN STARTAR: VAB (vård av sjukt barn) går över 7 dagar Medarbetare AKTIVITET 1: Skicka läkarintyg till Medarbetare Medarbetaren skickar in läkarintyg i original till FK och kopia till: Rikspolisstyrelsen PAC Personal Box Linköping Avsändare anges om det ej framgår på kuvertet. Arkivera FK AKTIVITET 2: Informera myndighet Informerar chef enligt organisationsstrukturen via GW att läkarintyg kommit in och hur länge det gäller. 10

11 Bevaka Myndighet/ AKTIVITET 3: Registrera avslut av VAB Medarbetare Medarbetaren registrerar avslut av tillfällig VAB (med t o m- datum) i lönesystemet. Antal arbetspass registreras i antal dagar och i anteckningar skrivs arbetspassens förläggning (ange datum och klockslag) AKTIVITET 4: Attestera Myndighet Attest vid myndigheten. AKTIVITET 5: Importera till lönesystemet Importerar till lönesystemet. Kontroll Kontrollerar importerade uppgifter. Kontrollerar att läkarintyg inkommer vid VAB som överstiger 7 dagar. Kontrollerar inkommet läkarintyg mot registrering i lönesystemet. Löneproduktion PROCESSEN SLUTAR: VAB över 7 dagar registrerad i lönesystemet. 11

12 Delprocess 4.3: Hantera ledighet med föräldrapenning/lön nivå 3 12

13 PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk ALFA Föräldraledighetslagen (1195:584) Tjänstledighetsförordningen Lagen (1962:381) om allmän försäkring PROCESSEN STARTAR: Medarbetare anmäler föräldraledighet Medarbetare AKTIVITET 1: Anmäla föräldraledighet Medarbetare Anmälan om föräldraledighet görs av medarbetaren senast två månader innan ledigheten ska tas ut enligt alternativa rutiner nedan: Alt 1: Registrering i lönesystemet av medarbetaren eller enligt myndighetens rutiner. I anteckning skrivs datum när ansökan om föräldraledighet läggs in. Barnets födelsedatum eller beräknade födelsedatum anges. Alt 2: Anmälan till chef eller enligt myndighetens rutiner via daterad ansökan. Kontroll Myndighet Rätt till tre perioder föräldraledighet per kalenderår eller enligt överenskommelse med arbetsgivaren.en ledighetsperiod bryts inte i två perioder om en ledighetsperiod får ett avbrott p g a sjukdom, inplanerad semester eller om arbetsgivaren begär att medarbetaren tillfälligt ska återgå i arbete. En ledighet som begärs för en viss tid och i samråd med arbetsgivaren förläggs koncentrerat till en dag i veckan under 13

14 några veckor anses bara omfatta en period. AKTIVITET 2: Registrera föräldraledighet Medarbetare/myndighet Föräldraledighet registreras i lönesystemet av medarbetaren eller enligt myndighetens rutiner. I anteckning skrivs datum när ansökan om föräldraledighet läggs in. Barnets födelsedatum eller beräknade födelsedatum anges. AKTIVITET 3: Attestera Myndighet Attest vid myndigheten. AKTIVITET 5: Anmäla förändringar av föräldraledighet Medarbetare/myndighet Anmälan om förändring av föräldraledighet. Antingen vid avbruten period (medarbetaren går in i arbete) eller vid förlängning av föräldraledighet. Anmälan om förändring av föräldraledighet ska göras två månader i förväg eller så snart som möjligt. I förekommande fall går processen tillbaka till aktivitet 2. AKTIVITET 4: Importera till lönesystemet Importerar till lönesystemet. Kontroll Efter 18 månaders ledighet ska lönearten ändras till Vård av barn, Semesterdisk. Arbetsgivaren betalar ingen avgift till IÅP och Kåpan Tjänste efter 18 månaders ledighet. Löneproduktion Bevaka PROCESSEN SLUTAR: Föräldraledighet registrerad i lönesystemet. 14

15 Delprocess 4.4: Hantera partiell ledighet nivå 3 15

16 PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Arbetsgivarverkets Om föräldraförmåner ALFA PROCESSEN STARTAR: Medarbetaren anmäler partiell ledighet för vård av barn. Medarbetare AKTIVITET 1: Registrera ledighet i lönesystemet. Medarbetare Medarbetaren registrerar vård av barn/partiell ledighet i lönesystemet. Kontroll Myndighet Förkortning av normal arbetstid upp till en fjärdedel till barnet fyllt 8 är. Förkortning av arbetstiden enligt Tjl 1984:111 intill utgången av det skolår då barnet fyller 12 år. Kontroll av arbetsförkortningens förläggning. AKTIVITET 2: Attestera Myndighet Attest vid myndigheten. AKTIVITET 3: Importera till lönesystemet Importerar till lönesystemet. Bevaka Löneproduktion 16

17 PROCESSEN SLUTAR: Vård av barn/partiell ledighet registrerad i lönesystemet. 17

18 Delprocess 4.5: Hantera vårdnadsbidrag nivå 3 18

19 PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk Arbetsgivarverkets Om föräldraförmåner ALFA Lag (2008:307) om kommunalt vårdnadsbidrag Extern process PROCESSEN STARTAR: Medarbetaren anmäler ledighet med vårdnadsbidrag från FK Medarbetare AKTIVITET 1: Anmäla ledighet med vårdnadsbidrag. Medarbetare Anmälan om vårdnadsbidrag görs av medarbetaren i lönesystemet senast två månader innan ledigheten ska tas ut. Kommunens beslut lämnas till myndighet/chef. Kontroll Myndighet Myndigheten kontrollerar att kommunens beslut om vårdnadsbidrag lämnats till myndighet/chef. AKTIVITET 2: Attestera Myndighet Attest vid myndigheten. AKTIVITET 3: Importera till lönesystemet Importerar till lönesystemet. Bevaka Löneproduktion 19

20 PROCESSEN SLUTAR: Vårdnadsbidrag registrerad i lönesystemet. 20

21 Bilaga 1: Förkortningar och symboler i processerna Symboler 21

22 Förkortningar AF = Arbetsförmedlingen AFA = Arbetsmarknadsförsäkring AB AMS = Arbetsmarknadsstyrelsen ATO = Arbetstagarens organisation CSF = Central systemförvaltning FK = Försäkringskassan GW = E-postsystem HK HR = Huvudkontor Human Resources ITAC = IT-administrativt center KF = Kronofogden KU = Kontrolluppgifter LK = Lönekontor hos myndigheter som inte är anslutna till PAC LSF = Lokal systemförvaltning OB = Obekväm arbetstid PA = Personaladministration PAC = Polisens administrativa center PAN = Personalansvarsnämnden PMY = Polismyndighet PVIT = Polisväsendets IT-service PVS = Polisens verksamhetsstöd RPS = Rikspolisstyrelsen SF = Systemförvaltning SL = Systemleverantör SNÖ = Servicenivåöverenskommelse SPV = Statens Pensionsverk SV = Skatteverket TJ-lista = Tjänstgöringslista VAB = Vård av barn ÖT = Övertid 22

23 Bilaga 2: Polisens gemensamma löneprocess på övergripande nivå 23