BESLUT Dnr Mah: /703

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "BESLUT 2013-05-15 Dnr Mah: 19-2012/703"

Alexander Ström
för 9 år sedan
Visningar:

Malmö högskola / Gemensam förvaltning Plan- och lokalavdelningen Beata Wilhelmsson Facility Service Manager 1(5) BESLUT 2013-05-15 Dnr Mah: 19-2012/703 Beslut om gemensam service (Facility Services)

1 Malmö högskola / Gemensam förvaltning Plan- och lokalavdelningen Beata Wilhelmsson Facility Service Manager 1(5) BESLUT Dnr Mah: /703 Beslut om gemensam service (Facility Services) Inledning Plan och lokalavdelningen har tagit fram ett förslag på en gemensam serviceorganisation som i sin tur svarar för upphandling, samordning och leverans av Facility Service (FS) till Malmö högskola. En av anledningarna, förutom besparings-och effektivitetskrav, är effektivare lokalutnyttjande i och med tillkomsten av Niagara. I Niagara och Orkanen kommer det att sitta fyra olika fakulteter vilket i sin tur kräver samordning av servicetjänster. Utöver det ska en gemensam serviceorganisation vara organiserad så att beslutsvägar och mål är tydliga samt tillhandahålla ett professionellt verksamhetstöd med besparings-och effektiviseringskrav. Gemensam service innefattar minst 10 % av 20 miljoner kronor i besparing och vid en första prognos kan högskolan spara 10 % inom dessa respektive funktioner; vaktmästeri, lokalbokning, avfall/sophantering och kaffeautomater. Slutsatser av genomförd utredning Detta beslutsunderlag bygger på rapporten Nulägesbeskrivning och analys med bilagor, daterad , som beskriver servicefunktionerna idag. Se bilaga 1 Den bygger också på Reviderat förslag på ny Facility Service organisation med bilagor, daterat Se bilaga 2. Sammanfattning av risk och konsekvensanalyser, daterad , ligger också till grund för detta beslut. Se bilaga 3. I ett första skede ska gemensam serviceorganisation inrymma följande funktioner; Vaktmästeri Posthantering Lokalvård Inredning Lokalbokning Konferensservice Reception och Växel Växter Postadress Besöksadress Tel Fax Internet E-post Malmö högskola Neptuniplan beata.wilhelmsson@mah.se Gemensam förvaltning S Malmö

högskola. En av anledningarna, förutom besparings-och effektivitetskrav, är effektivare lokalutnyttjande i och med tillkomsten av Niagara.

2 2(5) Avfall/Sophantering Catering Restaurang och Kaffeautomater Dentala stödet, Förrådshållning, Patientreception på OD och Materialvård (LS) ingår inte i ovanstående funktioner. Dessa funktioner kan komma att omfattas framgent av en gemensam servicefunktion. Arbetssätt och serviceutbud En gemensam serviceorganisation innebär att arbetssätt och rutiner kommer att standardiseras. Utöver det ska även ett tydligt formulerat serviceutbud tas fram dvs. bas och tilläggstjänster. Preliminär tidplan Aktivitet Från Till Planeringsfas Repro - behov och möjligheter analyseras När behov och möjligheter har analyserats klart kommer förslag avseende Repro att presenteras och beslut fattas separat. Information och analys lokalvård upphandling eller egen regi Innan beslut fattas gällande outsourcing av lokalvård skall stabila kalkyler och underlag tas fram så att ett klokt beslut kan fattas. Arbetsgrupp lokalbokning och konferensservice övertalighet. Gränssnittet mellan schemaläggning och lokalbokning ska också tydliggöras. Gruppen måste starta direkt efter beslut eftersom övertalighet av administrativ personal ses över nu. Ev. övertalighet lokalbokning Samverkan lokalvård Beslut fattas gällande lokalvård, egen regi eller på entreprenad Information och analys avfall/sophantering Utredning av sophanteringsavtalet samt möjlighet att lägga detta under lokalvården kommer att ske under våren eftersom en ny upphandling är nära förestående. Ärendehantering och ärendemottagning IT tidplan Delprojektet ärendehantering och ärendemottagning kommer att ske tillsammans med IT. Ev. upphandling lokalvård Vid beslut om lokalvård på entreprenad Upphandling catering ramavtal Upphandling enligt LOU

Arbetssätt och serviceutbud En gemensam serviceorganisation innebär att arbetssätt och rutiner kommer att standardiseras. Utöver det ska även ett tydligt formulerat serviceutbud tas fram dvs.

3 3(5) Ev. arbetsgrupp lokalvård Vid beslut om lokalvård i egen regi startas en arbetsgrupp som kommer att arbeta fram enhetliga arbetsuppgifter, rutiner, riktlinjer. Serviceutbud kommer då också att formaliseras i samverkan med fakulteterna. När detta är klart så kan en bedömning göras tillsammans med besparingskravet hur många befattningar det finns inom respektive funktion samt ev. övertalighet. Arbetsgrupp vaktmästeri inkl. posthantering övertalighet. Ev. övertalighet lokalvård (egen regi), vaktmästeri Överta inredning interndebitering Interndebitering innebär att kostnaden kommer att ske per arbetsplats eller kvadratmeter. Det innebär i praktiken att det kommer på hyran där fakulteterna tydligt ser sina kostnader vad gäller lokaler och service. Arbetsgrupp reception och växel (One-stop-shop) övertalighet. Beslut vilka hus med funktion One-stop shop Ev. övertalighet reception och växel Prissättning serviceutbud och interdebitering Interndebitering innebär att kostnaden kommer att ske per arbetsplats eller kvadratmeter. Det innebär i praktiken att det kommer på hyran där fakulteterna tydligt ser sina kostnader vad gäller lokaler och service. Ta fram servicenivåavtal (SLA) med respektive fakultetet Implementeringsfas Lokalbokning-konferensservice Plan och Lokal Skapa underavdelning till Plan och Lokal genom att lyfta in funktionen Lokalbokning och Konferensservice. Driftsätta ärendehantering Vaktmästeri Plan och Lokal Skapa underavdelning till Plan och Lokal genom att lyfta in funktionen vaktmästeri och post. Överta växtservice interndebitering Lokalvård Plan och Lokal Skapa underavdelning till Plan och Lokal genom att lyfta in funktionen Lokalvård. Reception och växel Plan och Lokal Skapa underavdelning till Plan och Lokal genom att lyfta in funktionen Reception och växel. Ytterligare utredning Eventuell övrig outsourcing av andra funktioner beslut fattas separat Administration av tentamensskrivningar utredning kommer att ske i arbetsgrupp lokalbokning och konferensservice

När detta är klart så kan en bedömning göras tillsammans med besparingskravet hur många befattningar det finns inom respektive funktion samt ev. övertalighet. Arbetsgrupp vaktmästeri inkl.

4 4(5) Digitalisera tentamensutlämning utredning kommer att ske i arbetsgruppen reception och växel. Repro, när behov och möjligheter har analyserats klart, kommer förslag att presenteras och beslut fattas separat. One-stop-shop, högskolan fattar beslut i vilka hus denna typ av serviceenhet ska finnas Gränssnittsfrågor som behöver fortsatt utredning Fortsatt analys av konsekvensanalyserna i stort Konferenskonceptet Organisatorisk placering inom Gemensamt Verksamhetsstöd Effekter av förändring En ekonomisk konsekvensberäkning av förslaget är svår att göra idag eftersom det är svårt att göra dessa beräkningar inom vissa befattningar. Serviceteknikerna inom fakulteternas vaktmästeri har exempelvis idag olika arbetsuppgifter och i ett första läge måste arbetsuppgifterna standardiseras och serviceutbudet definieras. Prognosen säger dock att högskolan kan göra en besparing på 2 miljoner kronor i funktionen servicetekniker, enbart i personalkostnader. Beräkning är också svår att göra i funktionen lokalbokarna eftersom alla inte arbetar till 100 % idag och har en tjänstgöringsgrad allt från 5 till 100 %. Däremot kommer effektiviteten att öka avseende beläggningen på undervisningslokalerna. Prognoskalkylen nedan visar vad servicen kostar per arbetsplats eller per kvm. Priserna är per år, ytterst preliminära och gäller kontor.

One-stop-shop, högskolan fattar beslut i vilka hus denna typ av serviceenhet ska finnas Gränssnittsfrågor som behöver fortsatt utredning Fortsatt analys av konsekvensanalyserna i stort

5 5(5) Prognoskalkyl årskostnader för respektive tjänst, Kontor Tjänst Kr/APL/ÅR APL=Arbetsplats Kr/KVM/ÅR Städning (normal standard) 2 304,00 144,00 Inredning (normal standard) 2 839,00 117,00 Växter 160,00 10,00 Pausservice 1 120,00 55,00 Brukar - och besöksservice 2 512,00 157,00 - varav reception och telefoni 912,00 57,00 Kommentarer - varav internsservice/servicetekniker 1 600,00 100,00 Personalkostnad samt uppskattad materialkostnad. Posthantering är inte inkluderad Summa kostnader 8 935,00 483,00 Kontor innefattar förutom kontorsarbetsplatser även pausutrymmen, mötesrum, kopiering, förråd, reception och matsal 16 kvm/arbetsplats Utöver kostnadsbesparingarna kommer Malmö högskola få följande effekter; En minskad sårbarhet Ökad tillgänglighet Tolerans mot ökning av t ex utbildningsvolymer (fler studenter) Ökad flexibilitet när etableringar ändras Standardisering som underlättar när fakulteters medarbetare finns spridda i flera hus För studenterna tydlighet, tillgänglighet För medarbetare i FS möjlighet till kompetensutveckling, utökade ansvar osv. Beslut om implementering av gemensam service Rektor beslutar att ge PoL uppdraget att, i enlighet med ovan, implementera organisation och arbetssätt för en gemensam service vid Malmö högskola. Organisationen ska ha minst 10 % i kostnadsbesparing jämfört med nuläget. Detta beslut ersätter tidigare beslut med Dnr Mah /639 och Dnr Mah /166. Stefan Bengtsson Rektor Henrik Weimarsson, föredragande Chef Gemensamt verksamhetsstöd

Personalkostnad samt uppskattad materialkostnad.

Relevanta dokument

Lunds universitets miljömål med handlingsplan för perioden 2015-2016

MILJÖMÅL MED HANDLINGSPLAN 1 2014-12-18 Dnr V 2014/1687 Lunds universitets miljömål med handlingsplan för perioden 2015-2016 Mål 1: Identifiera direkt och indirekt miljöpåverkan, lagkrav och organisation