Översyn av chefsorganisation

Transkript

1 PM 1 (5) Datum Diarienr/Dplankod 2011/295 Centrala förvaltningen Staben Åsa Nylander, Controller (även mobil) asa.nylander@heby.se Kommunstyrelsen Översyn av chefsorganisation Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar Kommunstyrelsen tar översynen av chefsorganisationen i beaktande i samband med budgetarbetet inför 2013 och uppmanar nämnder och beredningar att göra detsamma. Förvaltningen får i uppdrag att arbeta för en fortsatt effektivisering av den administrativa verksamheten och chefsorganisationen. För att följa utvecklingen följs antalet anställda och chefer per förvaltning upp årligen i samband med delårsrapporten i augusti. Sammanfattning Kommunfullmäktige gav 14 juni, 2011 kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av chefsorganisationen i Heby kommun. Kommunstyrelsen beslutade den 19 december 2011 att översynen av chefsorganisationen görs enligt, PM 19 december, HEBY100 v , H:\Controller\Uppdrag\Chefsstruktur\Utredning översyn av chefsorganisation.doc Utredning Sammanfattning Enligt statistiken ser det ut som att Heby kommun har en något högre andel administration (inkl chefer) än genomsnittet för jämförbara kommuner. Samtidigt bör man vara medveten om svårigheterna att jämföra sig med andra kommuners statistik eftersom ingen kommun är den andra lik. Det går inte med säkerhet att fastställa att Heby kommun verkligen har en högre andel administration. Detta hindrar dock inte att förvaltningarna även fortsättningsvis ser över och arbetar aktivt för en effektivisering av den administrativa verksamheten och chefsorganisationen. När det gäller antalet medarbetare per chef så gjordes en motsvarande utredning per förvaltning i maj Jämfört med denna har samtliga förvaltningar ökat sin andel medarbetare per chef förutom centrala förvaltningen som istället har minskat på antalet anställda vilket också innebär en minskning av antalet administratörer. Den största ökningen av antalet anställda per chef står vård- och omsorgsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen för. Uppdraget att se över chefsorganisationen har genomförts enligt PM 19 december 2011 enligt följande: 1. En inventering görs av hur många chefer som finns i förhållande till antalet medarbetare. En jämförelse görs därefter med andra kommuner motsvarande Heby kommuns storlek, struktur och andel köpt verksamhet. 2. En inventering görs av hur många personer som arbetar direkt i kommunens kärnverksamhet dvs. vårdpersonal, lärare etc. och hur många som arbetar indirekt dvs. chefer, stödfunktioner etc. En jämförelse görs därefter med andra kommuner motsvarande Heby kommuns storlek, struktur och andel köpt verksamhet. 3. En sammanställning görs per förvaltning på Heby kommun över antalet chefer i förhållande till antal medarbetare. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Heby kommun Tingsgatan Heby information@heby.se

2 2 (5) Utredningsförfarande För punkt 1 och 2 har statistik används från SKL där också ett urval är gjort på 10 likvärdiga kommuner utifrån följande kriterier: - Kommunen ska ha flera mindre tätorter och ingen riktigt stor. - Kommunen ska ha hög andel glesbygd - Kommunen ska ha ca 9-15 tusen invånare - Inga kommuner från Skåneregionen eller norr om Hälsingland är med. Utifrån dessa kriterier är tio kommuner identifierade dessa är: Uppvidinge, Tingsryd, Tranemo, Bengtfors, Svenljunga, Askersund, Rättvik, Nordanstig, Torsbys och Sunne kommun. I bilaga 1 finns en sammanställning över statistiken. Samtliga siffror som presenteras i bilagan avser november Uppgifterna avser det totala antalet anställda dvs. både tillsvidareanställda och visstidsanställda (t ex timvikarier) som jobbade vid minst ett arbetstillfälle den aktuella tidpunkten. En kontakt har tagits med samtliga kommuner för att få information om hur stor andel som är köp verksamhet. En validering är inte gjord om det finns olikheter i hur de olika kommunerna lämnar statistik till SKL och det kan finnas en risk att statistiken inte är helt jämförbar. Det är antal personer som är framtagna i statistiken oavsett tjänstgöringsgrad. Det kan finnas olikheter hur man kodar administrativ personal som är placerade ute i kärnverksamheten. Heby kommun i jämförelse med andra kommuner Enligt statistiken har Heby kommun 46 chefer eller 3,8 % chefer i förhållande till totalt antal anställda (1 201 st). Det genomsnittliga värdet för de jämförbara kommunerna är 3,6 % och medianen är den samma. I Uppsala län är motsvarande siffra något lägre, 3,4 %. Heby kommun har totalt 116 personer anställda som chefer eller inom någon form av administration. Det innebär att 9,7 % av personalen arbetar med administration och ledarskap medan 90,3 % av personalen arbetar direkt i den så kallade kärnverksamheten t ex som lärare, teknisk personal, vårdpersonal etc. Det genomsnittliga värdet för de 11 jämförbara kommunerna är 8,9 % medan det i Uppsala län är högre 9,8 %. Om man jämför antalet anställda i kommunen jämfört med antalet invånare så är det genomsnittliga värdet 10,5 % medan Hebys värde är 9,0 %. De flesta kommunerna har egen/egna gymnasieskolor förutom Heby, Nordanstig och Svenljunga. Ungefär hälften har någon form av friskolor och/eller kooperativa förskolor inom kommunen. Det varierar hur stor del av verksamheterna inom samhällsbyggnad t ex snöröjning, gata, VA, renhållning som kommunerna har på entreprenad men de flesta av kommunerna har någon del utlagd. Rättviks kommun har ett helägt bolag för VA och renhållning. En tredjedel av kommunerna har infört valfrihetssystem inom hemtjänsten och endast en kommun har upphandlat någon omsorgsverksamhet för äldre och personer med funktionsnedsättning. Det är Nordanstig som har upphandlat personlig assistans (kommunens verksamhet). Askersund har ett omfattande samarbete med grannkommunerna i Sydnärke som är etablerat sedan många år tillbaka. De samverkar bl a genom avtal vad gäller t ex lönesystem, ekonomisystem, energirådgivare, skuldsanering, överförmyndare, alkoholhandläggare, telefonväxel. Svenljunga ser ut att vara den kommun som är mest lik Heby när det gäller andel köpt verksamhet. Sammanställning per förvaltning I Heby kommuns årsredovisning för 2010 framgår att ledningsorganisationen är primärt till för att stödja verksamhetens drift och utveckling så optimalt som möjligt. Ledningen av Heby kommun ska organiseras så att den tillgodoser hög rättssäkerhet och god kvalité i verksamheten samt främjar kostnadseffektiviteten. Målet är en ökad decentralisering där ledningen ska medge en enkel organisation med korta

3 3 (5) beslutsvägar och ett stort utrymme för eget initiativ. Kärnan ska vara personalens ökade inflytande över arbetet. Heby kommun strävar alltså att vara en decentraliserad organisation. Nedan följer en sammanställning per förvaltning på hur många chefer som finns i förhållande till medarbetare. Sammanfattningsvis visar siffrorna att det råder en stor variation i de olika verksamheterna över hur många medarbetare cheferna ansvarar för. Skillnaderna i siffrorna förklaras framför allt av olikheterna i verksamheternas beskaffenhet. Även om det finns likheter inom chefsrollen så varierar den självklart om man är chef för 46 medarbetare eller för sju medarbetare. Samtliga siffror som presenteras nedan avser november Uppgifterna avser det totala antalet anställda dvs. både tillsvidareanställda och visstidsanställda (t ex timvikarier) som jobbade vid minst ett arbetstillfälle den aktuella tidpunkten. Personer som både är tillsvidareanställd och visstidsanställd t ex chefer räknas bara med en gång. Tillsvidareanställda Visstidsanställda Chefer Antal anställda per chef Vård och omsorg Barn och utbildning Samhällsbyggnad Centrala Vård- och omsorgsförvaltningen I november 2011 ansvarade 18 chefer totalt för 555 tillsvidareoch visstidsanställda inom vård och omsorgsförvaltningen i Heby kommun. Det innebär i genomsnitt 31 medarbetare per chef. Variationen inom förvaltningen är stor på grund av att verksamheterna är så olika. Inom t ex LSS är antalet anställda per chef i genomsnitt 47 personer medan antalet anställda per chef inom Individ- och familjeomsorgen (IFO) är 18 personer. Inom IFO fungerar cheferna även som seniorhandläggare och medverkar i olika enskilda ärenden. Medborgarnas behov av vård och omsorgsverksamhet har ökat de senaste åren framför allt inom hemtjänst, LSS och Individ- och familjeomsorgen och därför har också antalet anställda ökat framför allt visstidsanställda. Samtidigt har antalet chefer minskat något vilket innebär att antalet anställda per chef har ökat från 20 till 31 mellan 2009 och Barn- och utbildningsförvaltningen I barn- och utbildningsförvaltningen finns 12 chefer som ansvarar för 430 tillsvidareoch visstidsanställda medarbetare. Flertalet av dessa är kommunens rektorer som i sina uppdrag också har bl.a. det pedagogiska ansvaret för respektive skola. Detta innebär i genomsnitt 36 medarbetare per chef. Motsvarande siffra var medarbetare per chef. Samhällsbyggnadsförvaltningen Inom Samhällsbyggnadsförvaltningen finns sex chefer om ansvarar för totalt 128 medarbetare vilket ger i snitt 21 medarbetare per chef. Förvaltningen har minskat med en chef samtidigt som antalet anställda öka något de senaste åren. Motsvarande siffra var medarbetare per chef. Miljö- och byggenheterna är inte medräknade eftersom denna verksamhet enligt samverkansavtal bedrivs inom ramen för bygg- och miljöförvaltningen i Sala kommun.

4 4 (5) Centrala förvaltningen Inom den centrala förvaltningen finns i genomsnitt sju anställda per chef. Det finns fem chefer som ansvarar för totalt 37 medarbetare. Motsvarande siffra 2009 var åtta medarbetare per chef. Att siffran är lägre idag beror på att antalet anställda inom centrala förvaltningen har minskat något. Samtliga chefer inom centrala förvaltningen arbetar även som specialister inom sina respektive ansvarsområden. Slutsatser I utredningen kan konstateras att Heby kommun enligt statistiken ser ut att ha något högre andel administration (inklusive chefer) jämfört med andra jämförbara kommunen. Samtidigt kan vi inte med säkerhet säga att det är så eftersom det finns flera osäkerhetsfaktorer med att jämföra statistik från andra kommuner. Därför föreslås att Heby kommun fortsättningsvis årligen följer upp den administrativa verksamheten och antalet chefer per förvaltning för att följa utvecklingen och säkerställa att den går åt det håll som är önskvärt. Jämfört med den utredning som gjordes i maj 2009 konstateras att samtliga förvaltningar har ökat sin andel medarbetare per chef förutom centrala förvaltningen som istället har minskat på antalet anställda vilket också innebär en minskning av antalet administratörer. Det som avgör hur väl kommunen lyckas att optimera sin verksamhet både när det gäller effektivitet och kvalitet är till största delen personalen i kärnverksamheten. Ungefär hälften av kommunens totala kostnader utgörs av personalkostnader vilket visar att det är en personalintensiv verksamhet. Därför att är det av yttersta vikt att man har ett effektiv och gott ledarskap samt en administration som stödjer och underlättar för kärnverksamheten. Det räcker inte att mäta hur stor andel eller hur många personer som arbetar med administration och ledarskap eftersom detta inte säger hur väl denna stödjer och utvecklar kärnverksamheten. Vad vi också vet är att administrationen har ökat inom kärnverksamheten framför allt när det gäller krav på dokumentation. I tjänsten Åsa Nylander Delges: Nämnder och beredningar

5 5 (5) Bilaga 1 (statistik från SKL november 2011) Kommun Invånare Verksamhet Totalt Därav chefer Andel av anställda Anställda/ invånare Chefer/ anställda Heby Administration ,7 0,9 Heby Kärnverksamhet ,3 8,1 Heby Totalt ,0 9,0 3,8 Uppvidinge 9267 Administration ,2 0,9 Uppvidinge 9267 Kärnverksamhet ,8 9,0 Uppvidinge 9267 Totalt ,0 9,9 4,0 Tingsryd Administration ,2 0,9 Tingsryd Kärnverksamhet ,8 10,3 Tingsryd Totalt ,0 11,2 3,2 Tranemo Administration ,1 1,0 Tranemo Kärnverksamhet ,9 10,1 Tranemo Totalt ,0 11,1 3,5 Bengtsfors 9741 Administration ,8 0,9 Bengtsfors 9741 Kärnverksamhet ,2 9,5 Bengtsfors 9741 Totalt ,0 10,4 2,7 Svenljunga Administration ,0 1,0 Svenljunga Kärnverksamhet ,0 9,2 Svenljunga Totalt ,0 10,3 4,3 Askersund Administration ,4 0,7 Askersund Kärnverksamhet ,6 8,4 Askersund Totalt ,0 9,1 3,8 Rättvik Administration ,6 1,1 Rättvik Kärnverksamhet ,4 11,7 Rättvik Totalt ,0 12,8 3,3 Nordanstig 9627 Administration ,6 1,0 Nordanstig 9627 Kärnverksamhet ,4 8,4 Nordanstig 9627 Totalt ,0 9,3 3,6 Torsby Administration ,1 1,0 Torsby Kärnverksamhet ,9 10,5 Torsby Totalt ,6 4,2 Sunne Administration ,6 0,8 Sunne Kärnverksamhet ,4 10,2 Sunne Totalt ,1 2,8 Genomsnitt 10,5 3,6 8,9 % Snitt anställda i admin 10,5 % Snitt tot anställda per inv. 3,6 % Snitt tot chef per anst