Verksamhetsplan för Högskoleservice 2010

Transkript

1 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 1(6) Förvaltningschef Verksamhetsplan för Högskoleservice 2010 Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna på Högskoleservice och utgår ifrån GF: s verksamhetsplan , plan för kvalitetsarbete samt budget för Uppdrag - lokalförsörjningsfrågor - handläggning av frågor rörande lokalförsörjningsärenden/lokalplanering, lokalförändringar/ombyggnader, fysisk säkerhet - inhyrning och uthyrning av högskolans lokaler - inredning och utrustning, planering, inköp, budgetering av standardinredning och gemensam utrustning Högskolegemensam service inom områdena: - televäxel/reception, bokning av högskolans gemensamma lokaler - fysisk säkerhet, lås, larm, bevakning - service och stöd vid användning av AV-utrustning i lärosalar - vaktmästeri, post och godshantering, kopiering, underhåll av inredning - lokalvård. - samordning av högskolans riskanalysarbete - inom ramen för Studentcentrum, bland annat: - en högskoleövergripande tentamensadministration samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag - enklare datasupport - utlämning av passerkort och kopieringskort till studenter - tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring, registrering på nya kurser - fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare Mål s mål för perioden : kvalitetssäkrad administration att vara nationellt ledande inom studentrekrytering att vara välkänd och välrenommerad att ha en god arbetsmiljö

2 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 2(6) GFs mål skall uppnås genom: högskoleövergripande samordning där närhet skall finnas mellan aktörer inom administrativa funktioner, utbildnings- och forskningsverksamhet och ledning god service e-förvaltning god rättssäkerhet gott ledarskap och gott medarbetarskap Mål för Högskoleservice God service till personal, studenter och allmänheten Bidra till utvecklingen av en effektivare administration med god kvalité Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter Förbättra internkommunikation Nöjdheten ska ligga på 3,8 i kundnöjdhetsundersökningen Resurser Personella resurser Personalresurserna vid Högskoleservice består 2010 av 17,5 fastanställda årspersoner fördelade på 18 tjänster enligt nedan. Omfattning: Område: 1 Avdelningschef 3 Växelreceptionister 6 Tekniker 1 Fastighetsassistent 1 Samordnare för vaktmästeri 3 Administratörer, studentexpedition 1 Samordnare studentexpedition 1 Administratör med lokal- och inrednings 1 Fastighetschef Två tjänster kommer att tillsättas under första kvartalet. Den ena är en ersättningsrekrytering till vaktmästeriet och det andra är en administratör med placering i studentexpeditionen. Den vakanta tjänsten som fastighetsingenjör kommer att tillsättas inom projektorganisationen för Textilhögskolans flytt. Övriga resurser Högskoleservice har systemansvar för KronoX och är beställare i utvecklingen av KronoXtenta. Under 2010 kommer en lokal användargrupp upprättas för KronoX för att möta de önskemål som finns bland högskolans användare och på så sätt påverka prioriteringar i fortsatt systemutveckling.

3 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 3(6) Även en arbetsgrupp med institutionsrepresentanter inför övergång till KronoX-tenta kommer att vara verksam under större delen av året. Resultatutveckling och budget Budget 2010 Gemensamt Kopiering/material Lokaler Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Semskuld och löneperiodiseringar 0 0 Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt SUMMA Gemensamt (GF-kostnader, Studentcentrum, Högskoleprov, Tentamensvakter) Kopiering/material (Kopiering, Kontorsförråd, Profilartiklar) Lokaler (Lokalhyror, Ombyggnad löpande, Lokaler drift, Lägenheter, Restaurang, Inredningutrustning, Lokalvård, Vaktmästeri, Espirahuset) Förändringar Förändringar från föregående år Under 2009 har ansvaret för lokalbokningen överförts till växel/reception och arbetet kommer ytterligare utvecklas i samband med att lokal KronoX-samordnare får placering där. Inom ramen för det fortsatta arbetet med uppdraget Effektiv stödverksamhet kommer en uppföljning av Studentcentrums tentamenadministrativa ansvar att ske, vilket förhoppningvis kommer tydliggöra vilket mandat Studentcentrum ska ha i utvecklingsfrågor på området.

4 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 4(6) Verksamhet Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag. Prioriterade utvecklingsområden Ombyggnationer samt omflyttningar till följd av inplaceringstest för högskolans institutioner/enheter Lokalbehovet för högskolan förändras kontinuerligt och lokalbehovsanalyser samt inplaceringstester genomförs med ett antal års mellanrum. Under 2008 har inplacering för delar av högskolan fastställts. För resterande delar av högskolan planeras inplaceringstest utföras under De första ombyggnadsetapperna med anledning av inplaceringsbeslutet har slutförts t.ex. första etappen av ombyggnaden för studentcentrum samt D4 och B4. Projektering och ombyggnad av några etapper kommer att genomföras under Det är för närvarande viss osäkerhet i vilken ordning de följande projekteringarna och ombyggnaderna kommer att genomföras. Verksamhetsförändringar inom högskolan medför dessutom att mindre lokalpassningar/ombyggnader genomförs löpande under året. Tidplan: Projektering och ombyggnad av C5, C3, A6 och studentcentrum etapp 2 planeras att genomföras under Textilhögskolans lokalisering Reviderat lokalprogram för textilhögskolan fastställs under december Några fastighetsägare har erbjudit sig att presentera alternativa lokaliseringsförslag. När beslut om alternativ och överenskommelse med hyresvärd är klar, kan projektering påbörjas. Tidplan: Lokaliseringsförslag februari Utvärdering och lokaliseringsbeslut under våren Ombyggnad av pentry i A och C7 Tidplan: Våren 2010 /CHA Översyn av matsalar, café och uppehållsutrymmen Upprustning av matsalar, café mm på plan 2 i kv Balder. Tidplan: Vår/sommar 2010 /CHA Inbrottslarm, bevakningskameror och passagesystem

5 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 5(6) Utbyggnad av dessa säkerhetssystem sker kontinuerligt och genomförs i första hand i samband med ombyggnader. Tidplan: I samband med ombyggnader Anpassning av högskolans lokaler för att öka tillgängligheten för funktionshindrade Enligt förordning (2001:526) ska statliga myndigheter verka för att lokalerna skall vara tillgängliga för funktionshindrade. Arbetet med att anpassa de befintliga lokaler pågår och det som återstår är främst textilhögskolans lokaler. Tidplan: I samband med ombyggnader. Klart senast 2010 förutom THS nuvarande lokaler Samverkan med IT-funktionen Fortsatt arbete med att förbättra vårt gemensamma serviceansvar inom t ex AV-teknik och övrig utrustning i salarna. Översyn av inköpsrutiner, supportorganisation samt utskriftsrutiner. Här kommer även andra enheter att vara inblandade t ex BLR. En gemensam uppföljning av kundnöjdhetsenkäten 2008 planeras under våren och övergång till ärendehanteringssystemet EHD. Ansvarig: KEK, MIL m fl. Tentamenssamordning För att öka effektiviteten kommer Studentcentrum, med det övergripande ansvaret för tentamensadministrationen, att i samråd med institutioner och studenterna i ökad utsträckning reglera tentamenstiderna. Studentcentrum kommer även jobba med ökad samordning av resurser över institutions- och funktionsgränser för att utveckla verksamheten inom såväl effektivitet, kvalitet och rättsäkerhet. Avdelningen är även delaktig i den fortsatta utbildningen av tentamensvakter. Ansvarig: KEK, AGK m fl Fortsatt utveckling av avdelningens konferens- och eventstöd Avdelningen blir på många sätt berörd då högskolan eller t ex externa organisationer anordnar någon form av konferens eller event i våra lokaler. Inom avdelningen byggs rutiner och organisation upp för att möta behoven på ett bra sätt. Ansvarig: AVO, MIL

6 Högskolan i Borås VERKSAMHETSPLAN 6(6) Kvalitetsarbete För att komma vidare med vårt kvalitetsarbete kommer under året ett antal arbetsgrupper att bildas. Det berör bland annat områden som KronoX, KronoX-tenta, entrémiljö, omarbetning av avdelningens hemsida, lokalgrupp. Flera av grupperna kommer ha representation från andra avdelningar, enheter och institutioner. Ansvarig: KEK Måluppfyllelse och nyckeltal Nyckeltal för att mäta måluppfyllelse Kundnöjdhetsundersökning Tid för åtgärd i ärendehanteringssystemet Easit Väntetid studentexpedition Svarstid växel Kompetensutveckling Kompetensutveckling sker genom utbildning/kurser, samverkan/nätverk deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen genom back-up för varandra. Deltagande i GFs kompetensutvecklingsinsatser och utvecklingsdagar. Avdelningens medarbetares kompetensutveckling planeras delvis i samband med utvecklingssamtal. Nätverk Högskoleprov Lokalvård Multikort Tentamenskonferens KronoX-användargrupp Fastighetschefer Konferens och evenemang