VS Verksamhetsstöds utvecklingsdagar på Sandvik 8-9 oktober 2007 (Lunch till lunch)

Transkript

1 VS Verksamhetsstöds utvecklingsdagar på Sandvik 8-9 oktober 2007 (Lunch till lunch) Deltagare: Gunilla E Magnusson, Nicklas Adamsson, Sören Wiman, Lennart Svensson, Anna Martin-Magnusson, Christel Adolfsson, Eva Renholm, Jafar Asadi, Anneli Carlbring, Gill Tyrén, Linda Fredriksson, Bibbi Schoug, Gunilla Bygdén, Libseth Hansson, Berit Persson, Anna Ericson, Ann-Marie Petersson, Therese Fredriksson, Anita Hedman, Tara Asadi, Slave Saveski, Annamaria Lindegaard, Charlotte Ekström och Benny Lindblom (dag 1). Icke närvarande var Hamid G. Välkomnande Gunilla hälsar alla välkomna till utvecklingsdagarna. Presentation Deltagarna presenterar sig för varandra, två och två. Därefter sker presentation av varandra. Återkoppling till verksamhetsplan som arbetades fram på konferens 2006 samt till diskussioner på ISV dagen i januari Eva Rehnholm och Anna Martin Magnusson sammanfattar detta arbete. Gunilla E Magnusson presenterar nio punkter hon vill sträva mot samt utmaningar under 2007/2008. Ny befattningsstruktur för administration inom LiU presenterades. Mål strategier. Uppdraget ska vara tydligt. Värdegrund, policy. Syfte/verksamhetsidé vision/målbild. Vad? hur? vart? De 6 R:en Utvecklingscirkeln enligt Gunilla Traditioner, känslor, värderingar mm ligger oftast osynligt under visioner och mål. Power-Point-bilderna enligt ovan utsänds tillsammans med dokumentationen från dagarna.. Utvecklingsplan Vi arbetar med Utmaningar Utvecklingsområden (Förutsättningar Aktiviteter) Inom varje område identifierar vi olika saker som vi bör arbeta med. Gruppen identifierade följande för ISV i sin helhet: Utmaningar - information/kommunikation - Problem i kommunikationen, förbättra mellan och inom avdelningarna. - Kommunikation externt ISV tydlighet gentemot omvärlden - Erfarenhetsutbyte - Otydliga instruktioner - Hitta bra administrativa vägar Utvecklingsområden - information/kommunikation - Otydlig information - Information till studenterna bör samordnas - Fortsätta kommunikationen 1

2 - IT-omstruktureras - Programmöten. Skapa tid till programmöten - Konstruera en lista över allas erfarenheter. Veta om varandras kompetens. Andrahands ansvar. - Var och en måste se det positiva i den nya organisationen. - Hemsidan. ISV gemensamt ha ett liknande upplägg - Marknadsföring. - Samordnad ISV kommunikation med syfte att rekrytera studenter, marknadsföra uppdragsutbildning och forskning Utmaningar - kompetensutveckling - Regelverket kunskaper - Få disputerade lärare - Minskad breddning av arbetsuppgifter - Utnyttja befintlig kompetens Utvecklingsområden - kompetensutveckling - Steget före i ny teknik - Nyttja kompetensen inom avdelningen - Regelverk ska förenklas t ex genom att ta fram lathundar - Kunskaper och regelverk. - Egen personlig plan Utmaningar - ansvar/roller - Tydliggöra ansvar och befogenheter - Chefers befogenheter - Beställning av varor/blankett - Inställning hos/mellan kollegor Utvecklingsområden ansvar/roller - Kartläggning över befogenheter - Vem gör vad inom ISV (som VS gjort) - Information om administrativa måste ut i tid till samtlig personal - Enkelt betällningssystem - Tydliggöra ansvarsområden för all personal Utvecklingsområden - organisation - Utmana gamla traditioner - Placering av personal - Tydligt ledarskap bör finnas - ISV förebild för andra institutioner? - Avdelningsstrukturen Avdelningstillhörighet - Få avdelningarna att fungera - IT-strukturen - Delaktighet - Tidsbrist - Personalbrist - Blocksystem för lokalbokning lärarnas tidsindelning - Geografisk placering - Prioriteringar 2

3 Utvecklingsområden - organisation - Avd struktur, utvärdera denna. Fungerar det som det är tänkt? - Lyssna på personalen, tidsbrist, personalbrist. - Information - Utveckla ISV-känslan - Aktivt arbeta med studievägledningen genom info-aktiviteter (hemsidor, infomaterial, marknadsdagar, samarbete) - Lägg ut ISV:s mål på hemsidan Utmaningar - ekonomi - Ökad konkurrens om studenter - Minskat söktryck - Minskade resurser - Väcka ekonomiskt intresse hos medarbetarna Utvecklingsområden - ekonomi - Kurs i t ex projektredovisning - Veta vem som har mandat att fatta beslut, kunna hänvisa till rätt person, lathundar - Ekonomimöten gällande personal och lönefrågor - Inventera kompetenser - Spara - alla måste hjälpas åt. Var uppmärksam på kostnaderna. Många bäckar små.. - Arbeta med att rekrytera studenter - Informera både inåt och utå. - Snabbhet i arbetet: ekonomiskt bra med snabba drag jmf sölkorvar Utmaningar - mål - Tydliggöra målen - Studentintresse Gunilla visade PP-bilder om - Profil image - identitet - Framgångsrika organisationer - Främjande insatser för lärande - Den femte disciplinen - Initiativstegen - Kiplings sex tjänare - Vad - Vem Var När Hur - Varför Se bildspelet. Utmaningar för VS-Verksamhetsstöd - Synliggöra VS roll/syfte - Personalbrist - Skapa en bra arbetsmiljö - Prioritera - Minskade resurser - personal, utbildning, utrustning - Ekonomistrategier - Skapa förutsättningar för arbetsglädje - Rekrytera studenter ( rätt studenter ) - VS-namnet? - När konkretisera? - Skapa VS-gemenskap 3

4 Utvecklingsområden - Utnyttja den kompetens som finns och inventera den (genom bl a VoK:en) - Kompetensutveckling - Arbetsmiljö - Utveckla hanteringen av regelverket - Översyn av personalens arbetsbelastning - Skapa förutsättningar för arbetsglädje - Utveckling av rutiner - Ris och ros mail- låda? - Back-up system för medarbetare - Information till studenter angående praktiska problem - Skapa delaktig känsla - Marknadsföra VS - benämningen VS - Underlag använd, skapa rutiner - Synliggöra befintliga regler, rutiner, flöden Övrigt P-lista En kommunikationsstrategi för ISV bör tas fram.gunilla ansvarar för att frågan tas upp. Diskussion om VS verksamhetsidé Tidigare verksamhetsidé löd enligt följande VS ska ge/erbjuda administrativt och tekniskt stöd samt studievägledning till ISV:s avdelningar och studenter och på så sätt bidra till att ISV når sina mål. Arkivförteckning Gill delar ut en uppdaterad arkivförteckning och informerar om förändringar. Webb-gruppen Linda informerar om nybildad webb-grupp. Syftet att få en uppdaterad webben, vad ska finnas på den externa webben och vad ska ligga under rubriken För medarbetare? Hur går vi vidare med utvecklingsarbetet? Verksamhetsstöd kom överens om att fortsätta arbetet på hemmaplan enligt följande: 1. Grupperna, enligt nedan, ska träffas och konkretisera problemen samt ta fram ett förslag till åtgärds/handlingsplan för resp område senast den 9 november. Planerna lämnas till Gunilla E Magnusson. 2. Gunilla skissar på en idé till verksamhetsplan där ovanstående åtgärdsplaner finns inkluderade. 3. Diskussion om VS verksamhetsplan för 2008 äger rum på VS - mötet den 20 november. 4. Fastställande av VS verksamhetsplan äger prel rum under december månad. Området - Organisation/Mål arbetar följande medarbetare med: Eva, Ann-Marie, Anna MM, Charlotte och Anneli Området Ekonomi arbetar följande medarbetare med: Sören, Annamaria, Christel, Anita, Gunilla B och Slave 4

5 Området - Ansvar/roller arbetar följande medarbetare med: Gill, Tara och Berit Området Information/kommunikation arbetar följande medarbetare med: Nicklas, Linda, Bibbi, Jafar, Lisbeth, Anna E, Charlotte, Ann-Marie och Berit Området Kompetensutveckling arbetar följande medarbetare med: Lennart, Therése, Slave och Anna MM Samtliga grupper har också till uppdrag att fundera igenom VS verksamhetsidé. Sammankallande är den översta personen i respektive grupp. Dokumentationen är gjord av ett antal medarbetare inom VS. Redigeringen är gjord av Avdelningschef Gunilla E Magnusson. 5