HÖGSKOLEKANSLIETS VERKSAMHETSPLAN 2013

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS Åsa Dryselius, avdelningschef HÖGSKOLEKANSLIETS VERKSAMHETSPLAN Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med s medarbetare och utgår ifrån verksamhetsplan för (GF), GF:s plan för kvalitetsarbete, GF:s plan för systematiskt arbetsmiljöarbete och budget. UPPDRAG är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för att vara ett allmänt stöd i myndighetsrelaterade frågor såsom vara ett allmänt stöd i högskolans utveckling av beredning och handläggning av ärenden upprätthålla offentlighetsprincipen tillgodose myndighetens behov av att ta del av högskolans handlingar vara ett allmänt förvaltningsrättsligt stöd Detta uppdrag omfattar därmed följande registrering av allmänna handlingar arkivvård och ordnande av arkivet sekreterarskap i högskoleövergripande organ styrelsen, nämnder, högskolans ledningsgrupp, Rektors kvalitetsråd, disciplinnämnden stöd till Högskolans ledning (rektor, prorektor och högskoledirektör) handläggning av studenträttsliga ärenden enligt 10 kap. högskoleförordningen stöd till övriga anställda samt tentamensvakter i studenträttsliga frågor stöd i övriga juridiska frågor som uppstår i organisationen Nyckeltal för att beskriva verksamheten Utfall 2009 Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall (prognos) Antal registrerade ärenden i W3D Antal registrerade handlingar i W3D Antal protokoll och minnesanteckningar förda vid möten där avdelningen ansvarat för möteshandlingarna Antal handlagda studenträttsliga ärenden (disciplinärenden) Antal remisser och övriga ärenden (ej studenträttsliga disciplinärenden) där avdelningen varit handläggningsansvarig

2 HÖGSKOLAN I BORÅS (2) Det stora utfallet vad gäller antal registrerade handlingar under 2011 beror på en större arbetsinsats att minska balanser med gamla handlingar som ännu inte hade registrerats i W3D3. Ökningen av antal protokoll och minnesanteckningar beror främst på utökade mötestillfällen vad gäller Högskolans ledningsgrupp samt att avdelningen även har övertagit ansvaret för Rektors kvalitetsråd och samverkansgruppen. Minskningen av antalet studenträttsliga ärenden kan troligen härledas från att fler av de studenter som nu är antagna till program och kurser har större kunskap om vilka regler som gäller vid examination. Det stora utfallet gällande handlagda ärenden (ej studenträttsliga) under 2011 beror på att under den perioden ansvarade avdelningen för stipendieärenden. MÅL Med utgångspunkt i GF:s mål är s mål för : att vara ett effektivt stöd till Högskolans ledning att samordna och effektivisera handläggning av studenträttsliga ärenden att vara ett effektivt stöd i studenträttsliga frågor för alla aktörer inom högskolan att samordna och effektivisera stöd vid handläggning och protokollföring inom högskolans alla beslutsprocesser att samordna och effektivisera stöd till ordförande samt handläggare i beslutande organ vid högskolan att effektivisera hanteringen av högskolans diarieförda och arkiverade handlingar god arbetsmiljö god service och gott bemötande både internt och externt en för avdelningen ska uppnås genom: att upprätthålla och ytterligare förbättra kvalitén i avdelningens dagliga arbete drivande av och deltagande i de utvecklingsprojekt som anges under Verksamhetsutveckling nedan strävan mot e-förvaltning gott ledarskap och medarbetarskap genom allas engagemang och stöd i avdelningens alla ansvarsområden oberoende av huvudarbetsuppgift VERKSAMHETSUTVECKLING Den verksamhetsutveckling som högskolekansliet kommer att bedriva under syftar till att uppfylla avdelningens uppdrag och mål.

3 HÖGSKOLAN I BORÅS (3) UTVECKLINGSARBETE Samordning av protokollföringen vid beslutande organ vid Högskolan Samordna och effektivisera stöd vid protokollföring inom högskolans alla beslutsprocesser. LIRI Högskoleövergripande enhetlig mötesadministrativ struktur samt att 100% av de högskoleövergripande beslutsorganens möten styrelser, nämnder inklusive deras utskott och institutionsstyrelser protokollförs av mötessekreterare direkt i W3D3. Beslutade rutiner kring enhetlig mötesadministrativ struktur samt procentuellt antal högskoleövergripande beslutsorgans möten som protokollsförs av mötessekreteraren direkt i W3D3. Verksamhetsbaserad arkivredovisning Genom en processkartläggning av Högskolans verksamhet skapa förutsättningar för en effektiv hantering av högskolans arkiverade handlingar som uppfyller de krav om verksamhets- och processbaserad arkivredovisning som Riksarkivet ställer på myndigheten. ENAS Arkivbeskrivning, arkivförteckning och klassificeringsstruktur med processbeskrivningar för styrande verksamhet, kärnverksamhet och stödverksamhet enligt RA:FS 2008:4. Beslutad arkivredovisning, arkivförteckning samt klassificeringsstruktur. Allt material som härrör från perioden innan 1 januari ska vara ordnat och förtecknad. Initiera tekniska förutsättningar för E-arkivering Effektivisera arkiveringen av handlingar samt säkerställa arkivering i enlighet med gällande regler ENAS Långtidsbevarande av, för Högskolan central digital information, såsom handlingar i W3D3, Pingpong och Högskolans webbplats Beslut om e-arkivering av handlingar i W3D3, Pingpong samt Högskolans webbplats

4 HÖGSKOLAN I BORÅS (4) Hantering av forskningsdata Säkerställa att forskningsdata är tillgänglig, även över tid ENAS Upprätta regler/rutiner samt plan för implementering av dessa så att forskningsdata blir sökbar och därmed tillgänglig över tid Beslut om regler och rutiner för hantering av forskningsdata Arbetsmiljöfrämjande aktiviteter Ansvariga Inom avdelningen ska kontinuerligt genomföras arbetsmiljöfrämjande aktiviteter för att främja gott ledarskap och medarbetarskap Alla på avdelningen ansvarar för att initiera samt aktivt delta i genomförandet av aktiviteter Minst två genomförda aktiviteter per år Redogörelse av genomförda aktiviteter, utvärderingar av aktiviteten samt medarbetarskapsenkät Hållbar utveckling, jämställdhet och mångfald s arbete med e-arkiveringen är ett led i att minska påverkan på miljön genom att på sikt minska pappersförbrukningen. Kvalitetsarbete bedriver sitt kvalitetsarbete med GF:s plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. Kontinuerligt kvalitetsarbete; nya vägar för medvetenhet och samarbete i studenträttsliga frågor (IVE) utbildning av tentamensvakter (IVE) Under planerar avdelningen att specifikt fokusera på att: se över och dokumentera de rutiner som man berörs av för att finna samordnings- och effektivitetsmöjligheter alla på avdelningen Identifierade områden översyn av vilka handlingar som behöver skickas i samband med möten (LIRI) det praktiska stödet kring ledningen (MWE/LIRI) Ordna och förteckna fotoarkiv (ENAS /SD) Inventera och kvalitetssäkra den webbaserade information som avdelningen ansvarar för (LIRI/ENAS)

5 HÖGSKOLAN I BORÅS (5) Inventera möjlighet att införa tekniskt bredare sökmöjligheter (fritextsök) i FINN (LIRI/ENAS) Kompetensutveckling Kompetensutvecklande åtgärder till syfte att bidra till uppfyllande av avdelningens uppdrag och mål ska vid behov genomföras, vilket omfattar utbildning/kurser, samverkan/nätverkande, deltagande i projekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen samt back-up för andra på avdelningen. RESURSER Personella resurser Grundbemanning vid : Antal anställda Övriga resurser Avdelningen ingår, genom högskolan, i Göteborgs universitets kompetenspool för affärsjuridik. Genom detta har avdelningen tillgång till Göteborgs universitets juridiska resurser för skapande och genomgång av kommersiella avtal. UPPFÖLJNING av måluppfyllelse sker genom ovan under rubriken Verksamhetsutveckling angivna uppföljningsmetoder.

6 HÖGSKOLAN I BORÅS (6) BUDGET OCH EKONOMISK UTVECKLING 1126 Res HK (tkr) Avdelningen Ärendehantering/Arkiv Övrigt gemensamt Summa 310 HK Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Avdelningen hade ett budgeterat underskott för om ca 1400 tkr, vilket härrörde från rationaliserings-/kompetensväxlingsmöjligheter under perioden Underskottet kommer att bli ca 1500 tkr, vilket beror på beslutad deltidspension som inte var budgeterat för. Under kommer fortsatt de resurser som inte behövs till löpande verksamhet att läggas på de i verksamhetsplanen prioriterade högskoleövergripande utvecklingsprojekten som har bäring på arbetet med att införa e-arkivering. Under har därför budgeterats 510 tkr för medlemskap i SYLL (sektorsövergripande samarbete kring e-arkivering). Det är också budgeterat för inköp av system för att effektivisera möteshanteringen (en periodiserad kostnad om 60 tkr/år i tre år). Åsa Dryselius, avdelningschef