Uppföljning av verksamhetsplan för IT-avdelningen 2012 per augusti

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 Gemensamma förvaltningen IT-avdelningen Per Nilsson, IT-chef Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Uppföljning av verksamhetsplan för IT-avdelningen per augusti 1 Uppdrag IT-avdelningen har som uppdrag att stödja samtliga institutioner och enheter vid Högskolan i Borås avseende IT-stöd. Detta innebär att tillhandahålla en stabil men också flexibel IT-infrastruktur, för att i så stor utsträckning som möjligt kunna möta efterfrågade behov på ett kostnadseffektivt sätt. Detta ska åstadkommas genom att erbjuda ett antal olika tjänster. Nättjänster - Leverera anslutnings- och kommunikationsmöjligheter för olika former av IT-utrustning via ett övervakat och kontrollerat nät, kommunikationen är såväl intern som extern. Bastjänster - Tillhandahålla tjänster och programvaror som utgör basen i dagliga arbetet d.v.s. katalogtjänst, fillagring, distribution av programvaror och operativsystem, utskriftshantering, e-post och säkerhetskopiering Telefoni - Ansvara för att telefonitjänsterna fungerar driftsäkert och ändamålsenligt samt utveckla tjänsterna. Support - Fungera som stöd i mjuk och hårdvarufrågor gentemot studenter och personal genom rådgivning, inköp, installation och underhåll av IT-utrustning, kontohantering, användarsupport samt en servicedeskfunktion. Uppdrag - Erbjuda institutioner och enheter att på uppdrag ta hand om och ansvara för drift av olika typer av system, helt eller delvis, samt även utföra applikationsutveckling. KronoX - Att på uppdrag av KronoX-konsortiet ansvara för utveckling och underhåll av deras applikation. IT-säkerhet - Upprätthålla ett Incident Response Team (IRT) vars uppgift är övervakning, loggning och utredning av intrång mm

2 Nyckeltal för att beskriva verksamheten Antal 2010 :1 :2 Fysiska servrar Virtuella servrar Arbetsstationer Bärbara datorer Läs- och surfplattor Skrivare Användarkonton Nätverksuttag inkopplade Trådlös accesspunkter Fasta telefoner Fasta telefoner IP Mobiltelefoner Bredbandsabonnemang Mex abonnemang Ärenden (inkomna och stängda) Samtal till Mål Nöjda kunder som upplever IT-avdelningen som en professionell och kompetent samarbetspartner, vilken kan bistå med det IT-stöd som efterfrågas. Nöjda medarbetare som känner sig stolta för sin kompetens och för sin arbetsplats. Målen ska uppnås genom Bra och tydligt ledarskap gott medarbetarskap kontinuerlig kompetensutveckling Tydliggöra verksamheten och kommunicera våra tjänster mot övriga HB Projekt med tydliga uppdrag, helhetssyn och definierade delmål Kvalitet av levererade tjänster genom kontinuerlig uppföljning Verka för goda relationer med övriga HB genom arbete nära verksamheten 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under punkten uppdrag. ITavdelningens huvudsakliga verksamhet är löpande drift och underhåll, dock utförs kontinuerligt förändringar genom olika aktiviteter och projekt. Projekten/aktiviteterna har en uppdragsbeskrivning, ansvarig/projektledare eventuellt en arbetsgrupp och för större projekt styrgrupp och referensgrupp. Projekten/aktiviteterna följs upp minst två gånger per år. De projekt som är av mer högskoleövergripande karaktär är följande: Identitetshanteringsprojekt i syfte att underlätta administrationen i hur användare får tillgång till system och tjänster inom verksamheten samt ökad säkerhet. Projektet startades upp 2010 och driftsättning var

3 beräknad till första kvartalet, men på grund av vissa förändringar i förutsättningarna samt resursbrist hos leverantör driftsattes HBKAT i slutet av augusti och kommer att färdigställas under hösten. Upphandla ny operatör avseende telefoni. Nuvarande avtal går ut i december. Arbetet beräknades starta under första kvartalet. Då det bland annat varit nödvändigt att portera samtliga mobila abonnemang till annan underleverantör, har upphandlingsstarten flyttats fram. Beslutat att förlänga nuvarande avtal tills innevarande ramavtal löper ut. Uppgradering av klientmiljön till Windows 7 för att möta dagens krav på teknik och applikationer. Projektet har pågått en längre tid och utrullning av testmiljöer påbörjades under. Windows 7 har nu börjat installeras i utbildningsmiljön och erbjuds även till personal på stationära datorer som inte kräver specialapplikationer. Studentmiljön beräknas vara klar december. Fortsatt utbyte av serverpark och lagringssystem med anledning av att utrustning ej supportas och nya krav från verksamheten avseende volym och teknik. Avtal för det äldre systemet har förlängts till december. Detta innebär att migrering av de fysiska systemen i produktionsmiljö då måste vara klart. Migrering av den virtuella miljön är genomförd. Rutiner och hantering av programlicenser för att möta redovisningskrav. Beslut att utvärdera nytt verktyg för licensinventering då det tidigare ej uppfyllde våra behov. En enkätundersökning är gjord tillsammans med Högskoleservice under. Utvärdering av resultatet kommer att genomföras under hösten. Implementering av Active Directory avseende användare och klienter. Detta underlättar hantering av användare i Windowssystem och möjliggör fillagring via AD, Offlinefolders mm. En aktivitet är skapad för att inventera nuvarande strukturer och grupperingar i E-directory för att se vad som kan synkroniseras. Detta ska resultera i en plan för genomförande. Testa och utvärdera möjligheten att använda vdi (virtual desktop infrastructure) i verksamheten. Licenser har införskaffats och testmiljö är delvis uppsatt. Utbyte av diverse hårdvara (DNS/AD/EDIR) är genomförd. Medverkan i Simonslandsprojektet avseende nät, passagesystem och AV-utrustning. Utvärdering av nytt ärendehanteringssystem kommer att genomföras under hösten. Groupwise klient och postkontor har uppgraderats till version.

4 Antalet postkontor har också utökats Utvecklingsprojekt som slutlevererats under :2 o Nytt mallsystem för kursplansmodeller kopplat mot KursInfo o Export av inköp gjorda av THS studenter till Agresso o Synkronisering av kortdata till ARX o Ny version av KronoX 3.2 Kvalitetsarbete Målsättningen är att fortsätta det kvalitetsarbete vi påbörjat genom ett processinriktat arbetssätt och ytterligare stärka rutinerna kring dokumentation och uppföljning. Till stöd för detta arbete har vi utvecklat vårt ärendehanteringssystem genom att införa förändringshantering. Fler avdelningar nyttjar nu ärendehanteringssystemet vilket möjliggör ett enhetligt flöde genom hela processen. IT-avdelningen har utarbetat en mall för förvaltningsplan som skall ligga till grund för dokumentationen kring förvaltningen av våra system och tjänster. Förvaltningsplanen syftar till att tydliggöra rollerna i våra verksamhetssystem och tillgängliggöra information om de aktiviteter som planeras i anknytning till respektive system. Förhoppningen är att den framtagna mallen tillsammans med en systemförvaltningsmodell ska kunna användas för att upprätta förvaltningsdokumentation för flertalet verksamhetssystem. Detta arbete kommer att ske tillsammans med respektive systemägare. IT-avdelningen deltog med fyra personer i högskolans kvalitetsarbetsinventering. 3.3 Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöfrågor integreras i verksamheten och specifika aktiviteter genomförs vid avdelningsmöten och planeringsdagar. I månadsskiftet maj-juni genomförde avdelningen planeringsdagar vid Höganloft (Isaberg) och vi fortsatte vårt arbete kring internkommunikation genom så kallade tvärsamtal för att främja en god medarbetarkultur. 3.4 Kompetensutveckling GF organiserar gemensamt flera kompetensutvecklingsinsatser, t ex interna utbildningsinsatser och GFs utvecklingsdagar. IT-avdelningen deltar i en rad nätverk av nationellt, regionalt och internt slag. Nätverken har årligt återkommande konferenser samt leder till informella kontakter och direkta arbetsgrupper. Deltagande under :2 Nätverk och användargrupper HITCF Högskolornas IT-chefs grupp (PER) TUG Trio User Group (HKR) Helpdeskforum (MBT/DALU) Kompetensutvecklingen har planerats och följts upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklingssamtal.

5 Resurser 4.1 Personella resurser Budgeterade årsarbetskrafter av anställda IT-avdelning Budgeterade årsarbetskrafter 18,70 18,25 18,77 18,90 Antal anställda IT-avdelningens personella resurser beräknas under uppgå till totalt 19 personer. Resurser motsvarande två tjänster är reserverade för och finansieras av KronoX-konsortiet. En medarbetare har nedsättning i tjänst hela året motsvarande 10%, dessutom har en medarbetare arbetat 50% på en annan avdelning under perioden januari till och med augusti. Andra tertialet har resurserna varit enligt plan. Under perioden jan-maj har vi haft en praktikant från IT-tekniker utbildningen vid Högskolan i Borås. 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal IT-avdelningens verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av avdelningens verksamhetsplan som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelse. Uppföljningen och verksamhetsberättelsen sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Nyckeltal för att mäta måluppfyllelse Tillgänglighet för olika system, ännu ej möjligt att ta fram Kundnöjdhetsmätningar (Genomfört :2) Antal incidenter varav antal direktärenden - Incidenter 506, antal direktärenden ej möjliga att ta fram Svarstid 4690 andel missade samtal - Andel missade samtal 306 av totalt Budget och ekonomisk utveckling IT-avdelningens budgeterade kostnader för uppgår till 20,3 mkr fördelade enligt följande: personalkostnader 10,3 mkr, lokaler 1,6 mkr, program- och licensavgifter 4,2 mkr, avskrivningar 2,5 mkr och övrig utrustning, utbildning mm. 1,7 mkr. Kostnaderna finansieras genom externt sålda tjänster 1,5 mkr, via anslag 10,4 mkr och övriga 8,4 mkr via internfakturering och fördelning på övriga enheter och avdelningar inom högskolan. Investeringarna beräknas uppgå till 3,7 mkr., se bilaga. Per Nilsson IT-chef Bilaga Budget och ekonomisk utveckling

6 tom juli Gem Support Backup NÄT Basmiljö Res IT (tkr) i % i % i % i % i % av budget Anslag ,3% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Externa intäkter ,3% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Interna intäkter ,0% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Summa intäkter ,1% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Lön och lönepålägg ,8% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Semskuld och löneperiodiseringar #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Summa personal ,6% #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Lokalhyra ,3% #DIV/0! ,3% #DIV/0! #DIV/0! 0 Utbildning, resor, representation ,0% ,8% ,9% ,1% ,4% 125 Programvara, licencavgifter etc ,3% ,6% ,6% ,2% ,9% Utrustning ,8% ,1% ,4% ,8% ,9% 150 Övrigt ,0% ,9% ,5% ,7% ,7% 30 Avskrivningar ,0% ,5% ,5% ,5% ,4% Summa övrigt ,0% ,6% ,4% ,5% ,4% Årets kapitalförändring Årets anskaffning Utvecklingskostnader Telefoni IT totalt exkl. Studentkåren och Inköp Studentkåren Inköp IT hela avd Res IT (tkr) Kommentar: Avikelser mot budget programvaror 150 tkr (retroaktiv supportkostnad för Pingpong) Avskrivningar 125 tkr Utrustning och utbildning 150 tkr i % i % Anslag #DIV/0! #DIV/0! ,3% #DIV/0! ,3% Externa intäkter #DIV/0! #DIV/0! ,3% ,2% ,2% -129 Interna intäkter #DIV/0! #DIV/0! ,0% #DIV/0! ,6% Summa intäkter #DIV/0! #DIV/0! ,1% ,5% ,9% Lön och lönepålägg #DIV/0! #DIV/0! ,8% #DIV/0! ,8% Semskuld och löneperiodiseringar #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 Summa personal #DIV/0! #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,6% Lokalhyra #DIV/0! #DIV/0! ,3% #DIV/0! ,3% Utbildning, resor, representation ,4% ,1% ,3% #DIV/0! ,3% 466 Programvara, licencavgifter etc ,6% ,9% ,6% #DIV/0! ,9% Utrustning #DIV/0! ,9% ,6% #DIV/0! ,1% 765 Övrigt ,0% ,2% ,0% #DIV/0! ,0% 690 Avskrivningar ,1% ,6% ,3% #DIV/0! ,3% Summa övrigt ,0% ,2% ,5% #DIV/0! ,4% Årets kapitalförändring Årets anskaffning i % i % i % av budget

7