Verksamhetsberättelse för Högskoleservice 2013

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 (9) Gemensamma förvaltningen Högskoleservice Yvonne Ohlsson, tf avd chef Jane Edström, bitr IT-chef Enhetschef för gemensamma förvaltningen Verksamhetsberättelse för Högskoleservice Uppdrag Högskoleservice är en del av högskolans förvaltning och har under haft till uppgift att samordna högskolegemensam service inom områdena: telefonväxel reception service gentemot studenter, personal och allmänhet bokning och konferensservice lås, larm, bevakning leverans och transport service och stöd vid användning av AV-utrustning i lärosalar vaktmästeri - post och godshantering, kopiering, underhåll av inredning, möblering, kontorsmaterial KronoX förvaltning internationell mobilitet, framför allt på utresandesidan, men även antagning av inresande utbytesstudenter på inresandesidan. stipendie- och projektadministration för utbytesverksamhet samt samordning och uppföljning av utbytesverksamhet. studenträttsliga frågor inom ramen för Studentcentrum, bland annat: - en högskoleövergripande tentamenshantering samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag - enklare datasupport i form av exempelvis datoranvändarkonto, lösenordsbyte och utskrifter - utlämning av passerkort till högskolans lokaler - tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring - fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare Mål för Högskoleservice God service till personal, studenter och allmänheten Bidra till utvecklingen av en effektivare administration med god kvalité Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter samt en förbättra internkommunikation

2 2 (9) Organisatoriska förändringar under året Katarina Eks roll i projektledningsgruppen för organisationsarbetet vid högskolan medförde att chefstjänsten för HS delades upp mellan Yvonne Ohlsson (studentcentrum, internationella koordinatorer och studenträtt) och Jane Edström (vaktmästeri och reception) under perioden 1 juni 31 dec. Vaktmästeri och reception bytte organisatorisk tillhörighet till ITavdelningen. Då verksamhetsplan för gjordes för en gemensam organisation väljer vi att presentera verksamhetsberättelsen som en helhet. Verksamhetsutveckling Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag. Utvecklingsarbetet under och aktuell status beskrivs nedan. Extern lokalbokningspolicy Bakgrund/syfte: I samarbete med ekonomiavdelningen har en lokalbokningspolicy för extern uthyrning av högskolans lokaler tagits fram. Tidplan: Kvartal 1, Ansvarig: KEK (KRO, THV) Status: Beslutades av ekonomichef den 9 april, dnr Webb Bakgrund/syfte: För en ökad service, effektivitet och kvalitet och för att informera om vår service samt underlätta för personal och studenter vill Högskoleservice utveckla och uppdatera den svenska och engelska webbplatsen. Utförande: Receptionen: Möjliggöra lägenhetsbokning via webben. SC: utveckla personalsidan på webben gällande ansvarsområden mot institutionerna. Tidplan: Löpande avstämningar Ansvarig: respektive funktion Status: Inom Studentcentrums ansvarsområden har utvecklingen av webben inneburit att det numera finns en kort URL, de studieadministrativa blanketterna finns digitalt på svenska och engelska, övningstentor finns på webben för alla institutioner utom en och sidan hänvisar dessutom till rutin och länk för beställning av ytterligare övningstentor. Ett förslag på struktur för menyn Tjänster och support har tagits fram gemensamt av ITsupport, vaktmästeri och reception för fortsatt implementering under. Bokningssida för lägenhetsbokning, både på svenska och på engelska, finns på webben. Gemensamma lärosalar Bakgrund/syfte: Arbetet med översyn fortsätter under med att förbättra med fler informationsskyltar i salarna, t ex lokalvårdsfrekvens. Informationsfilmer rörande användning av teknisk utrustning i salarna skall tas fram. Tidplan: Kvartal 2, Ansvarig: HAN, MIL Status: Ett antal informationsfilmer har tagits fram och har publicerats på hemsidan. Uppsättande av informationsskyltar i salar med t.ex. lokalvårdsfrekvens och kontaktinformation för teknisk support har påbörjats och fortsätter löpande. KronoX Bakgrund/syfte: För effektivare administration beräknas samkörningen av Kursinfo och KronoX genomföras under kvartal 1, i skarp drift kvartal 3.

3 3 (9) Tidplan: Ansvarig: ADST Status: Den 9 juni driftsattes import från Kursinfo till KronoX. KronoX tentamensmodul Bakgruns/syfte: Sedan en längre tid har en tentamensmodul varit under utveckling genom KronoX-konsortiet. Tidplan: Ansvarig: MAA Status: Utvecklingen av tentamensmodul blev klar i slutet av och därefter har Studentcentrum i samarbete med berörda inom IT-avdelningen arbetat fram en implementeringsplan. Tentamensmodulen är testad med gott resultat i testmiljön. I början på kommer test att ske i skarp miljö för en grupp studenter på THS. Därefter sker test i skarp miljö vid respektive institution. Målet är att anmälan till tentamen sker i KronoX från och med augusti. Marknadsföring Bakgrund/syfte: Synliggöra och marknadsföra verksamheten och uppmärksamma vår service. Utförande: Förenkla e-postsdresser samt marknadsföra oss via visitkort, återkommande epostutskick, skyltning, öppet hus samt att få institutionen att presentera nyanställda. Delta i informationsmöten för personal och studenter samt fortsätta utvecklandet av avstämningsmöten med institutionerna. SC: Fånga upp ny personal för information om tentamensadministration och SC. (AGK) Få ingång hänvisningsmeddelande på (MAA) Vaktmästeri: Telefonträd - komma till rätt person med en gång. Tidplan: Ansvarig: respektive funktion Status: Studentcentrum: Information till nyanställd personal sker numera i samverkan med BLR och det finns en gemensam rutin för arbetet. Information till nya programstudenter sker i samarbete med Studentservice och enligt schema. Gemensam eventdag mellan Högskoleservice och Studentservice genomfördes under november månad med syfte att återigen påminna studenter och högskolans medarbetare om de tjänster som erbjuds. Hänvisningsmeddelande på telefon 4550 är aktiverat. Vaktmästeri: Samtliga vaktmästare har fått personliga telefonanknytningar och programmerade som MEX. Vi har valt att inte gå vidare med telefonträd för vaktmästeri, p.g.a med få antal individer blir det svårt att upprätthålla ett träd som skulle medföra en förbättrad service. Godsmottagning/post Bakgrund/syfte: Utöka internt samarbete för att få en hållbar situation vid leveranser och bud. Utreda möjlighet av godsmottagningstid. Skapa rutiner för godsmottagning. Tidplan: Kvartal 1, Ansvarig: STI Status: En rutin för hantering av gods internt har tagits fram och fungerar väl. Godsmottagning kl , , dessa tider har annonserats vid godsmottagningen, receptionen samt på hemsidan.

4 4 (9) Öka antalet utresande studenter Bakgrund/syfte: Utifrån högskolans internationaliseringspolicy och på grund av obalans i antalet in- och utresande utbytesstudenter behöver antalet utresande studenter att öka. Åtgärder är framförallt ökade marknadsföringsinsatser i form av informationspass och genom studentmedverkan i form av bloggar, fotoutställningar osv. Tidplan: Ansvarig: Internationella koordinatorer Status: Under läsåret /13 nåddes historiska höga siffror för utbytesprogrammen Erasmus studier och Erasmus praktik. En offensiv marknadsföring (kickoffer och informationsmöten) kan ses som en del av förklaringen till detta. Se vidare under gemensam marknadsföring. Administrationen har effektiviserats genom att gå från pappershantering till digital information. Ansökan om Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) lämnades under våren och i december kom besked om att Högskolan i Borås erhållit ECHE för perioden / /21. Vidare har de internationella koordinatorerna ansvarat för en två veckors personalfortbildning inom Erasmus Mundus-projektet TOSCA 2 som arrangerades på högskolan i maj månad. StudentCentrum Bakgrund/syfte: Sedan 2009 finns en samlad studentreception i enlighet med rektors beslut (dnr ). Fortsatt utveckling av verksamheten genom t ex fysik flytt av fler funktioner till Studentcentrum. Studenttorget behöver också utvecklas så att det används i högre utsträckning. Fortsatt arbete med de synpunkter som framkommit i kundenkät och översyn av verksamhetsstöd till studenterna som genomfördes. Tidplan: Ansvarig: AGK, KEK m.fl. Status: Åtgärder har vidtagits för att öka trivseln för studenterna vid studenttorget. Grupprum vid studenttorget har skapats. Beträffande utökad verksamhet vid platsen Studentcentrum avvaktas fortsatt inplaceringstest och organisationsutveckling. Högskoleprovet Bakgrund/syfte: Förbättrat samarbete med Borås Kommun för att få en mer stabil situation i samband med bokning av lokaler inför varje högskoleprov och också en rimlig kostnad av kommunägda lokaler. Tidplan: Ansvarig: ANPO, KEK Status: Målet ej uppnått så punkten är överförd till verksamhetsplan för. Studenträttsliga frågor Under har ett utvecklingsarbete ägt rum med syfte att finna nya vägar för medvetenhet och samarbete och därmed skapa en rättssäker process i studenträttsliga frågor för samtliga aktörer inom högskolan. Detta arbete följs upp genom statistik samt samtal med studenter. Status: Nya medarbetare informeras kring studenträttsliga aspekter i samband med introduktionen. Information ges till programstudenter angående rättsäker examination. Information till inresande internationella studenter, vår- respektive hösttermin. Information till Samarbetsgruppen om samtliga avstängningsbeslut för att säkerställa att besluten

5 5 (9) efterföljs vid hela Högskolan. I samarbete med studentombudsman startat Snacka om studenträtt. Planering för FAQ på webben pågår. Event Avdelningen ger rektor, kommunikationsavdelningen och högskolans enheter stöd i att ordna event och att ta hand om gäster. Bland annat kan Nobeleventet 10 december nämnas där 700 gymnasister från hela Sjuhärad deltog. Ett annat sådant event var ett Betalesseminarium öppet för allmänheten (ordnat för HIT). Statsråd, riksdagsmän och andra företrädare för flertalet parter har besökt högskolan. Så även Frankrikes och Pakistans ambassadörer. När Civil- och bostadsminister Attefall besökte Högskolan höll avdelningen i programmet som bl.a. omfattade en lunch för statsrådet och Borås ledning i en lokal i stadsdelen Norrby varvid hemlagad somalisk mat serverades. Syftet med besöket var att informera bostadsministern om det stadsutvecklingsprojekt som högskolan deltar i. Simonsland Under sommaren flyttades Textilhögskolans befintliga lokaler från Bryggaregatan 17 till nya lokaler på Simonsland. Det har för vaktmästeriets del inneburit arbete med uppsättning av skyltar, whiteboards samt diverse möbelmontering. Det har även innefattat en upphandling av ny AV teknik till 13 lärosalar på Simonsland gällande smartboards och projektorinstallationer. I samband med flytten avslutades övergången av bytet av passagesystem från RITA till det nya systemet ARX från ASSA Solid. Ett stort arbete har även lagts på integrering av ny struktur i passagesystemet. Under hösten har rutiner avseende bokning för de hörsalar på Simonsland som HB äger rätt att disponera enligt avtal arbetats fram tillsammans med Borås stad. Kvalitetsarbete Under har arbetet med att utveckla innehållet i de tjänster som erbjuds fortsatt för att bättra svara mot studenternas och personalens behov. Flera av de separata punkter som ovanstående redovisas ingår som en naturlig del av kvalitetsarbetet ständig förbättring i innehåll och utförande. Alla medarbetare deltar därmed i kvalitetsarbetet på avdelningen. Studentcentrum: Under året planerades för att återgå till öppethållande i Studentexpeditionen heldag vilket genomförs from Resursmässigt möjliggörs detta av att Högskoleservice utökats med 50% tjänst utifrån en rehabplacering som övergått i arbete. Grundanställningen är tillsatt med annan tillsvidareanställd medarbetare. Det utvecklingsarbete som skett för att kunna erbjuda KronoX tentamodul är ett avgörande kvalitetsarbete eftersom nuvarande anmälningssystem TOAD inte helt motsvarar krav på hög kvalitet. Datorutrustningen i de rum som använts för studenter med funktionsnedsättning och som är i behov av anpassad tentamenssal har bytts ut för att underlätta installation av de programvaror som kan förekomma.

6 6 (9) Under året har förvaltningsplaner för KronoX och TransIT tagits fram och beslutats. Arbetsmiljöarbete Generellt har avdelningen påverkats av att den utökades i början av året och därefter delades upp vilket också innebar ny chef för samtliga medarbetare. Gemensam avdelningstillhörighet för IT, vaktmästeri och reception har medfört ett närmare samarbete vilket lett till en ökad förståelse och tydligare identifiering av förbättrings- och utvecklingsmöjligheter. Studentcentrum har uppnått positiva effekter av närmare samarbete med Studentservice när det gäller gemensam information till studenter och medarbetare och viss gemensam utbildning. Fortsatt oro finns bland medarbetarna på Studentcentrum kring vad kommande inplaceringstest kommer att medföra för lokaliseringen av deras arbetsrum. De har nu med något undantag egna arbetsrum som inte ligger i direkt anslutning till studentexpeditionen vilket upplevs mycket positivt och ger möjlighet till en mer ostörd arbetsmiljö. Önskemål finns om att besked i denna fråga ges så skyndsamt som möjligt. Riskbedömning ökade öppettider har genomförts i samarbete med huvudskyddsombud för GF. Riskbedömningen har särskilt fokus på att det kommer att förekomma ensamarbete i Studentexpeditionen. Under samlades alla centrala internationella koordinatorer lokalmässigt och för GF:s del organisatoriskt. I samband med detta minskade resurstilldelningen och under året har det inte varit möjligt att helt komma till beslut om inriktning och strategiska mål för verksamheten. Hållbar utveckling Under fortsatte avdelningens engagemang i utvecklingen av ett multikort vid högskolan. Vi har även arbetat med förbättrade möjligheter till virtuella möten samt marknadsföringen av detta. Miljöcertifieringen har inneburit en rad insatser framför allt inom ansvarsområdet avfallshantering, ett kontinuerligt arbete pågår inom områden som exempelvis pappersförbrukning, belysning och övriga inköp. Ett exempel på arbetet med minskad pappersförbrukning är informationsinsatser gentemot examinatorer om minskad pappersförbrukning i samband med tentamina. Arbetet med att ställa om information via broschyrer och andra pappersprodukter till information via webben har pågått under året och medför minskad pappersförbrukning. Kompetensutveckling Under året har avdelningens medarbetare deltagit i kompetensutvecklande insatser i form av nätverksträffar inom ramen för Högskoleprovet, tentamensadministration, UHR:s programdagar, Erasmus-, MFS/LP- och Vetenskap utan gränserdagar, internationella konferenser och besök, konferens inom studenträttsliga frågor, KronoX, EAIE-kongress, ARX, telefoni, rättssäkerhet etc. Ett antal studiebesök på lärosäten samt hos leverantörer har genomförts liksom brand- och hjärt- och lungutbildning. Dessutom sker kontinuerlig kompetensutveckling genom pågående projekt och förändrade arbetsuppgifter.

7 7 (9) Medarbetarna inom Studentcentrum, internationella koordinatorer och studenträtt har deltagit i Bemötande utbildning i samverkan med BLR. En utbildning som fortsätter under. IT-avdelningen (IT, vaktmästeri och reception) genomförde planeringsdagar 7-8 november där vi arbetade med frågor som arbetssätt, internkommunikation och relationer, tjänster samt högskolans förestående omorganisation. Samtliga medarbetare har deltagit i högskolans organisationsutvecklingsarbete. Resurser Personella resurser Personalresurserna vid Högskoleservice består under större delen av av 22 personer motsvarande 19,05 årspersoner enligt nedan. Område: Omfattning: Avdelningschef 1 Växelreceptionist 2,5 Tekniker 5,3 Samordnare för vaktmästeri 1 Administratörer, studentexpeditionen 3,6 Rättsäkerhethandläggning 1 Samordnare studentexpedition 1 Internationella koordinatorer 2,65 Senior rådgivare 1 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Nyckeltal för att beskriva verksamheten Ärende 2011 Utgående försändelser via posten Antal ärenden i vaktmästeriets ärendehanteringssystem Farligt avfall (s:a antal kg) 5 204, Antal ärenden i Studentcentrums expedition Antal anmälda tentander * Antal genomförda * Antal tentor 1 841* Antal anmälda till högskoleprovet Studenter med särskilda behov (tillfällen) Antal samtal till Studentcentrum Antal inkommande samtal till växeln

8

9 9 (9) Avdelningen Studentcentrum Tentamensvakter Högkoleprovet Summa 360 (exkl. projekt) Res HS (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiser Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representa Programvara, licencavgifter e Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Vaktmästeri Högskolegemensamma kostnader Summa Erasmusprojekt Res HS (tkr) Anslag Externa intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representa Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Avstämning totalt HS: