Informationsavdelningen år 2011

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 1 (8) Enhetschefen för Gemensamma förvaltningen Informationsavdelningen år 2011 Denna verksamhetsplan har utarbetats tillsammans med medarbetarna vid avdelningen. 1 Uppdrag i enlighet med högskolegemensamma styrdokument Denna plan utgår från Gemensamma förvaltningens verksamhetsplan , Plan för kvalitetsarbete samt budget för Av högskolans kommunikationsplan framgår att informationsavdelningen är rektors särskilda informationssekretariat för extern och högskolegemensam information. Informationsavdelningen är en resurs för hela högskolan med uppgift att bevaka profil, image och identitetsfrågor och att informationsaspekter beaktas i verksamhet och utveckling driva och följa upp informationsinsatser svara för nyhetsservice med särskilt fokus på forskningsinformation ge råd och stöd i informationsfrågor och underlätta massmediekontakter framställa högskolegemensam information producera informationsmaterial/kampanjer på uppdrag av institutionerna/enheterna svara för information som rör samtliga anställda. ansvara för riktlinjer, administration och samordning av webbarbete på högskolan. I enlighet med kommunikationsplanen skall Informationsavdelningens medverka till att all kommunikation från Högskolan i Borås ska bidra till: att stärka högskolans vetenskapliga och pedagogiska ställning bland övriga högskolor och universitet. I Mål och strategier (MoS), uttalas målet att högskolan ska bli ett komplett professionslärosäte, vilket i termer av verksamhetsmål innebär en ökad satsning på forskning, forskarutbildning, flervetenskapliga samarbeten samt utbildningar på avancerad nivå. Därvid skall värdet av högre utbildning klargöras primärt med syfte att rekrytera studenter till grundutbildningen samverkan och partnerskap med näringsliv, kulturliv och offentlig sektor underlättas och stödjas.

2 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 2 (8) Högskolans devis Vetenskap för profession, och de innebörder som i Mål och strategidokumentet läggs i uttrycket, skall blir känd både inom och utanför högskolan. En del i avdelningens uppdrag är, enligt kommunikationsplanen, att skapa enhetlighet och tydlighet i all kommunikation. Kommunikationen ska vara aktuell, målgruppsanpassad, lättillgänglig och saklig. Informationsavdelningen skall medverka till att de mål som är formulerade i högskolans verksamhetsplan uppfylls. Av särskild betydelse är följande två mål: att behålla ett högt sökandetryck till Högskolan i Borås och vara nationellt ledande i att rekrytera studenter, dessutom ska marknadsinsatserna för att öka antalet sökande till avancerad utbildningsnivå intensifieras. att hållbar utveckling (i sina sociala, ekonomiska och ekologiska betydelser) är ett fokusområde när nya professionsutbildningar utvecklas och högskolegemensamma forskningsprogram initieras. Hållbar utveckling är därför något som kommer att lyftas fram i informations och marknadsinsatserna. 2 Avdelningens övergripande mål/vision Informationsavdelningens mål är att initiera kommunikativ verksamhet så tidigt som möjligt i alla processer på högskolan och skapa medvetenhet om kommunikationsinsatser betydelser i en dynamisk organisation, med ett särskilt fokus på rekryteringsprocessen till utbildningar. Genom kvaliteter som hög kompetens, professionalitet och helhetsperspektiv ska avdelningens medarbetare ses som en kvalificerad resurs inom det kompletta professionslärosätet. Avdelningen ska vara högskolans kompetenscentrum för medierelationer, opinionsbildning, marknadsföring, kommunikativa strategier och varumärkesarbete samt för extern och intern information om utbildning, forskning och samverkan. Vidare ska informationsavdelningen ha en roll i utvecklingsstrategiska frågor ex institutionsövergripande utbildnings och forskningsprogram. 3 Övergripande nyckeltal Årspersoner (kostnader) för informationsavdelningen 2011: tkr Kostnader för informationsavdelningen (tkr) Totalt: Fasta kostnader: Projekt: Verksamhetsbeskrivande nyckeltal kommer att tas i bruk under året, se nedan avsnitt 10.

3 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 3 (8) 4 Organisatorisk förändring 0en ökade fokuseringen på forskning som finns inskrivet i högskolans nyformulerade mål och strategier medför ett ökat behov av forskningskommunikation. En av avdelningens tjänster (informatör med inriktning mot forskningskommunikation) kommer därför under året att omvandlas till en heltidstjänst. 5 Resurser 5.1 Personella resurser Avdelningen omfattar följande tjänster. Här anges även för resp. tjänst planerad inriktning: Informationschef Informationsstrateg Marknadsförare med inriktning mot studentrekrytering och varumärkesvård Journalist med enhets och pressansvar (samordnare informatörerna) Informatör med inriktning mot eventstöd Informatör med inriktning mot grafisk profil och produktion Informatör med inriktning mot forskningsinformation Webbredaktör med inriktning mot Webbredaktör med inriktning mot Normalt brukar informationsavdelningen ge utrymme för en praktikant. Ett krav är att praktikanten ingår som en del i en för avdelningen relevant högskoleutbildning. Det senaste året har avdelningen även medverkat till att arbetslösa informatörer och journalister som deltar i program organiserade av arbetsförmedlingen har kunnat beredas praktikplats. Informationsavdelningen anlitar studenter i första hand som studentambassadörer men även till utskick av informationsmaterial, affischering, eventstöd m.m. 5.2 Systemresurser Avdelningen har systemansvar för: webbpubliceringssystemet IBM Websphere WCM, sökmotorn IBM Omnifind, Best A, informationsbeställningar SmartSign publiceringssystem för informationsskärmar Avdelningen handhar även de externa tjänsterna: Colorbox Bildbyrå Exigus Bildbank för våra egna bilder MyNewsdesk tjänst för att förmedla pressinformation. Retriever tjänst för omvärldsbevakning

4 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 4 (8) 6. Verksamheten och dess utveckling Rekrytering Uppdrag: Ansvara för högskolans övergripande rekryteringsinsatser för utbildning på grundläggande och avancerad nivå samt breddad och internationell rekrytering. Nyckeltal: Antal informationsbeställningar av privatpersoner resp. vidareinformatörer Tillgänglighetsanpassning Under 2011 är tillgänglighetsanpassning av information i olika former (tryckt material, webbplats). Grafisk profil Under 2011 genomförs en revidering av högskolans grafiska profil att ske vilket även inkluderar ett temabyte/designbyte av hb.se Mediabearbetning Uppdrag: Att synliggöra högskolans verksamhet genom att utveckla relationerna med media. PR och lobbying Uppdrag: att fortlöpande odla samhällskontakter på lokal, regional och nationell nivå för att uppfylla mål av långsiktig eller fokuserad art. att genom i första hand opinionsbildande journalistik påverka högskolepolitik och samhällsdebatt i en för högskolan gynnsam riktning. Omvärldsbevakning Uppdrag: Att förbättra kännedomen om hur högskolerelaterade frågor speglas och debatteras i etablerade och sociala medier. Omvärldsbevakningen rör såväl bilden av Högskolan i Borås i det omgivande samhället som hur hela högskolesektorn speglas och debatteras. Varumärkesvård Uppdrag: Att med stöd i olika former bidra till den fortsatta profileringen av högskolan som professionslärosäte enligt beskrivningar i MoS. Interninformation Mål: Att anställda och studenter får relevant information så de känner delaktighet i högskolans verksamhet.

5 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 5 (8) Avdelningen avser att se över sitt arbete med interninformation. I handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete är berörs området och avdelningens uppgifter. Högskolan webbportal omfattar flera kraftfulla verktyg för internkommunikation. Avdelningen vill medverka till att dessa kommer till användning detta sker bl a genom utbildning av högskolans chefer.. Forskningsinformation Mål: att tillgängligöra forskning för det omgivande samhället Området kommer att prioriteras genom utökad bemanning (se ovan). Ledningskommunikation Uppdrag: Att fortlöpande ge rektorer och övrig ledning intellektuellt, kommunikativt och medialt stöd, i extern såväl som interninformation. Mål: Att vara en aktiv partner i riktade utvecklingsstrategiska frågor, t ex uppbyggnad av nya forskningsprogram och/eller initiera seminarieaktiviteter med bäring på akademiska värden och högskolans verksamhetsidé. Webbplats Uppdrag: Avdelningen ansvarar för riktlinjer, administration och samordning av webbarbete på högskolan samt utbildning och support för webbredaktörer och webbskribenter. Avdelningen har även till uppgift att initiera och deltaga i utvecklingsarbete rörande funktionalitet och verktyg på webbplatsen. Mål : att högskolan ska ha en attraktiv webbplats som möter upp användarnas krav gällande: utseende, information, struktur och funktion. Under året 2011 kommer ett temabyte/designbyte av hb.se att genomföras ny struktur för personalwebben i samarbete med personalavdelningen förberedelse för en studentportal Fortsatt utveckling av Sociala medier. Internutbildning av högskolans chefer. Lära organisationen att använda nya medier Utveckling av Mobilapplikationer för studenter. i samarbete med InnovationLab utvecklas befintliga mobilapplikationen. Syftet är att möta den växande efterfrågan på mobila applikationer och det allt större brukandet av mobiltelefoner samt att underlätta studenternas studiemiljö. Event och konferensstöd Avdelningen avser att under 2011 genomföra en översyn av högskolans behov stödstrukturer för event och konferensproduktion.

6 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 6 (8) Studentportal Avdelningen kommer att delta i utveckling av Studentportalslösning. Årsberättelse populärvariant En mer omfattande årsberättelse kommer att komplettera den nuvarande årsredovisningen. Årsberättelsen fokuseras på högskolans profilområden och kan användas som presentation av högskolan under hela året. Jubileumsbok om Textilhögskolan 2012 är det 30 år sedan Textilinstitutet förstatligades och blev en del av Högskolan i Borås. Inför firandet och flytten till Simonsland kommer en jubileumsbok att tas fram. Textskrivning och sammanställning av boken kommer att ske under Kompetensutveckling Informationsavdelningen definierar kompetensutveckling enligt följande: Utbildning/kurser Samverkan/nätverk Deltagande i projekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen Back up för varandra Avsatt tid tid för fördjupning Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef. Informationsavdelningen deltar i en rad nätverk av nationellt, regionalt och internt slag. Nätverk: Informationschefer (nationellt; högskolor/universitet) Informationschefer (Västra Götaland; myndigheter) Webbredaktörer (nationellt; högskolor/universitet) Informatörer (lokalt, statligt) Prioriterade kompetensutvecklingsinsatser för avdelningens medarbetare 2011 är: Tillgänglighet inom informationsområdet Sociala medier Mobil applikationer Utbildning i avancerad Wordhantering Textframställning

7 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 7 (8) 8. Arbetsmiljöarbete Informationsavdelningen bedriver sitt arbetsmiljösarbete med GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete som utgångspunkt. Hänsyn tas även till resultatet av genomförda medarbetarenkäter. Under 2011 fortsätter utvecklingsarbetet kring den psykosociala arbetsmiljön på informationsavdelningen. 9. Kvalitetsarbete Informationsavdelningen bedriver sitt kvalitetsarbete med GFs plan för kvalitetsarbete och identifierade behov som utgångspunkt. Under 2011 planerar informationsavdelningen sålunda att fokusera på befintliga rutiner och utveckla nya rutiner utifrån ett miljöperspektiv i anledning av HBs beslut att söka miljöcertifiering. 10. Nyckeltal Avdelningen har tidigare år inte använt nyckeltal för att beskriva verksamheten. Fr o m 2011 kom mer avdelningen att börja använda nyckeltal i syfte att jämföra utvecklingen över tid. Webben Från Google Analytics Absolut unika besökare Nya besök Återkommande besök Antal hänvisningar från externa webbplatser Antal hänvisningar från externa sökmotorer Från Alexa Trafiktranking i världen resp i Sverige Från Validerat.se Procent passerade tester Media Nyckeltal: Pressklipp papper webbklipp Nyckeltal: Antal klipp etermedia (svårt att räkna 2010 kan dock göra det 2011)

8 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN sida 8 (8) Egen produktion Antal webbnyheter totalt + per institution Veckobladet och e bladet antal nummer Antal pressmeddelande Antal presskonferenser/pressmöten Antal Sammanfattning av månadens pressklipp Antal nyhetsbrev av "Högskolevärlden i medierna"