Sociala medier Antal som gillar oss på Facebook, Twitter och Instagram.

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (12) Avdelningen för externa relationer Annie Andréasson Förvaltningschef Denna verksamhetsplan har arbetats fram utifrån Verksamhetsstödets verksamhetsplan och de dokument denna utgår från. Andra viktiga dokument som är styrande i avdelningens arbete är akademiernas verksamhetsplaner liksom högskolans varumärkeshandbok och kommande kommunikationsstrategi. Verksamhetsplan för Kommunikation Uppdrag/Ansvarsområden På Kommunikation arbetar vi samordnande med strategisk planering och stöd inom kommunikation och samverkan. Vi är proaktiva och har ett närvarande och kreativt förhållningssätt. Vi ansvarar för att driva arbetet inom följande områden: intern och extern kommunikation samordning av högskolans rekrytering av nya studenter samverkan med det omgivande samhället och uppdragsutbildning webb marknadsföring och varumärkesarbete press/medierelationer kommunikationsstrategier/omvärldsbevakning och analys Forskningskommunikation Eventkoordinering stöd inom området opinionsbildning diplomeringshögtid Nyckeltal som beskriver delar av verksamheten: Rekrytering/Skolbesök: Antal besök på Öppet Hus: Nytt nyckeltal för 2015 Mässbesökare Samverkan Antal externa förfrågningar/förmedlingar för uppdragsutbildning. Nytt nyckeltal för 2015 Antal interna/externa möten per år. Nytt nyckeltal för 2015

2 (12) Besökare på webbplatsen: Unika besökare, nya besök, återkommande besök, antal hänvisningar från externa webbplatser, antal hänvisningar från externa sökmotorer och procent passerade tester (Från Validerat.se) Sociala medier Antal som gillar oss på Facebook, Twitter och Instagram. Event: Antal besökare på ex. Diplomeringshögtid, STARK-dagen och Days of Knowledge Antal Hållbarhetscertifierade arrangemang/konferenser Inkommande ärenden inom kommunikation per år. Antal jobb/område Internkommunikation: Antal läsare av nyhetsbrevet Inblick, Akademiblad och forskningsinfo. Under 2015 kommer vi att få fram nya nyckeltal via mätbara enkäter. Antal webbnyheter/antal pressmeddelande under året. Pressklipp: Antal pressklipp samt klipp genererat av pressmeddelanden. 2. Avdelningens mål Genom högskolans omorganisation har alla kommunikatörer och webbredaktörer samlats i avdelningen Kommunikation. På avdelningen finns också handläggare och koordinator inom området samverkan. Vårt mål under 2015 är att utveckla vårt arbetssätt. Detta gör vi genom att samordna arbetet. Via Single point, där en akademikommunikatör är ingång och stöd för akademierna/akademiledning, med en specialistpool som backup kan vi effektivisera arbetet och jobba mer målinriktat. Det handlar om att ta ett helhetsgrepp och hitta nya vägar för att kommunicera utifrån planer och strategier med ett gemensamt mål: att öka högskolans forskning och sätta studentens lärande i centrum. Vi uppnår detta genom att: leverera vara flexibla vara synliga i organisationen ha rätt kompetens för rätt uppdrag. ha ett proaktivt förhållningssätt våga ändra.

3 (12) 3.Fokusområden Övergripande Verksamhetsstödets mål är att under vidareutveckla: Stöd för forskning och forskarutbildning. Stöd för studentens lärande. Den hållbara högskolan. Effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning Fokusområden för avdelningen Stöd för forskning och forskarutbildning Stärka stöd för forskningsfinansiering. Kommunikatör via IKV-medel. ACN Kvartal 1-2, 2015 Tätare samarbete GIO, samköra/effektivisera kommunikationen ANKJ Hela 2015 Bättre kommunicera forskningsverksamhet Forskningswebben: 60:40 ska synas. Utveckla innehåll och struktur. ANKJ, SUWI Hela 2015 Forskningskommunikation: Forskningen ska exponeras i arrangemang ex. Forskarfredag, Forskar Grand Prix och Days of Knowledge. Nyttja duktiga på att kommunicera sin forskning. Utöka det filmade materialet med ex. på forskning som förändrar samhället. ANKJ, SUWI, FNI Hela 2015

4 (12) Specialisering: Heltidstjänst forskningskommunikation. Samordna arbetssättet med akademiteam och en specialistpool. Hitta nya vägar för att utveckla arbetet med planer och strategier mot ett gemensamt mål. ACN, JLI, ANKJ, SUWI Hela 2015 Den hållbara högskolan Hållbarhetscertifiering. Undersöka möjligheterna för att hållbarhetscertifiera största arrangemangen. JAD, ABD Hela 2015 Förstärka hållbarhetsperspektivet vid beställning av kommunikationsmaterial/ arrangemang. Vi ska medvetandegöra kunderna om alt. lösningar. Mål: att ta fram så få trycksaker som möjligt för internt bruk. JLI Hela 2015 Stödja HU-gruppens utveckling av den interna kommunikationen med ex. nyhetsbrev, webbplats och arrangemang. JLI Hela 2015 Bidra till en attraktivare arbetsplats Medvetandegöra om högskolans varumärke via varumärkeshandboken. Kan samköras med kommande värdegrundsarbetet. ACN Hela 2015

5 (12) Effektivt stöd med relevant kvalité till akademier och ledning. Nytt arbetssätt: Punkt 6. ACN Hela Tillkommande strategiska satsningar Varumärke - Kommunikativ plattform för högskolans forskning: Iscensätta en ACN Hela 2015 kommunikativ plattform Starten för ett långsiktigt marknads- och PR-arbete där målet är att få beslutsfattare att ta till sig och öka förståelsen kring högskolans forskning. En handlingsplan tas fram och i arbetet ingår bl.a. workshop med högskolans ledning, men också att lyfta fram konstnärlig utbildning och forskning, liksom stötta kommande ansökan för forskarutbildning inom vårdområdet. Vi satsar på högskolans webbplats med bl.a. filmat material men också insatser som politikerbesök, Almedalen, debattmaterial o.s.v. Viktigt även att korrekta engelska översättningar av material görs. 5. Områdesspecifika projekt under 2015 Nedan preciseras projekt som är viktiga områden för avdelningen. En mer detaljerad lista finns under namnet: Mål som ska iscensättas Internkommunikation Intern kommunikation fortsätter att vara ett prioriterat arbete. IDBO Hela 2015 Akademikommunikatör/ specialistpool: Stöds av specialistpool. ACN Kvartal Undersöka om intranät. SUWI Kvartal

6 (12) En extern föreläsare för att inspirera chefer om hur utvecklar den interna kommunikationen/ kommunikativt ledarskap. ACN Kvartal Rekrytering Studentpodden utveckling av 2014 års kampanj. Fokus på digitala medier. Nyckeltal: Utvärdering efter kampanjperioden. JLI Kvartal Breddad rekrytering - en del av den hållbara högskolan. Två möten per år Almås/Viskastrand. HERO Hela året Möten med blivande studenter Öppet Hus. Heldag för en djupgående bild av högskolans verksamhet. Föreläsningar, möten med studenter/lärare samt guidade turer i lärosätet. HERO Kvartal VIP-dagar: undersöker för en utveckling av Textilhögskolans koncept där de som sökt till utbildningarna bjuds in för mer information. HERO Hela året 2015 Mässor/Skolbesök vi satsar på de nationellt stora mässorna och utökar med Umeå/Piteå. HERO Hela året 2015

7 (12) Samverkan Vinnovas pilotprojekt inom samverkan: kartlägga tillhörande konkreta samverkansprojekt. JAR Hela året 2015 Utveckla nätverken i Sjuhäradsbygden. Konkretisera och fördjupa de samarbeten som finns liksom formalisera samarbetsavtal. JAR, CAT Hela året 2015 Webbplatsen för samverkansarbetet ska förbättras och utvecklas. JAR Hela året 2015 Vi tillsammans se över hur HB kan ingå i detta samarbete med Elfsborg. ACN Kvartal Revidering riktlinjer respektive interna rutiner för uppdragsutbildning CAT Hela året 2015 Webbplatsen Forskningswebben: Utveckla upplägg/innehåll. Varumärkesplattformen är en del av arbetet. ACN, ANKJ, SUWI Hela året 2015 Interna och externa sidor: förbättringsåtgärder efter ny organisation med bl.a. kampanjsidor och akademi/sektionssidor. FRKA, SUWI, TRO, SKL, TUOO, RELI, MAKS, ANKJ Hela året 2015

8 (12) Lättillgänglig information. Kolla möjligheter för teckenspråkstolkning. En kommunikatör går kurs i att skriva lättläst. Genomföra workshopen som ej gjordes 2014 utifrån Funka:s rapport för förbättringsåtgärder. SUWI, FRKA Hela året 2015 Sökoptimering: ett sätt att få kontroll över målgruppens vanor på nätet och styra över dem till högskolans webbplats. SUWI Hela året 2015 Sociala medier Renodla gamla FB-sidor till ny organisation. Mål: Effektivisera arbetet. Kartläggning vad som väcker intresse. SUWI Hela året 2015 Internationalisering Planer för hur arbeta med översättningar, nyheter och rekrytering i den nya organisationen inom detta område. JLI Hela året 2015 Event Avdelningen får huvudansvar för HB:s samtliga event. Ny tjänst som eventkoordinator ansvarar för paketlösningar. ABD Hela året 2015

9 (12) Promoveringshögtid från JAD Kvartal fortsätter Förskollärarutbildningens 50-årsjubileum. Extra stöd för att fira under RELI, MAK, TOO Kvartal Press Handlingsplan för PRarbetet. Fokus också på forskarutbildningsrättigheter för vårdområdet, pressstödet för A2 är prioriterat. ACN, IDBO, ANKJ Hela året 2015 Ledningsstöd: debattfokus: 1) Extra miljard, vikten av att fördelningen högskolornas forskning ökas. 2) Medel till konstnärlig utbildning och forskning 3) Medel till föredömlig samverkan (Skövde). ACN, IDBO, ANKJ Hela året Kvalitetsarbete Utvecklingsarbete för Kommunikation: Målet är att skapa ett samordnat arbetssätt på avdelningen med en akademikommunikatör ingång mot akademierna och en stödjande specialistpool. Tid behöver avsättas för att få igång detta arbete ordentligt. På sikt kommer det nya arbetssättet att bli bättre och mer effektivt. Ett samarbete med Mittuniversitetet, som genomgått en liknande omorganisation under 2013, kommer att inledas. Ett internt arbete blir också att tydliggöra alla medarbetares roller.

10 (12) Att hitta nya vägar för att kommunicera, kan förbättra områden som exempelvis forskningskommunikation, på samma sätt som är ett mått för hela högskolans fördelning mellan grundutbildning och forskning kommer avdelningen att lägga fördelning mot kommunikativa åtgärder 60% mot grundutbildning och 40% mot forskning. Kommunikationsstrategi: Ett helhetsgrepp kommer att tas för att samla och struktura hela högskolans kommunikation. Detta görs genom en kommunikationsstrategi och utifrån denna samkörs övriga kommunikationsplaner. Värdegrundsarbete: Avdelningen kommer att arbeta med att implementera varumärkeshandboken. Detta ska samköras med hela högskolans värdegrundsarbete. Ett annat parallellt spår på avdelningen blir också hur vi på vår avdelning jobbar med värdegrunden ex, hur är vi mot varandra? Vilket klimat vill vi ha? Hur ska andra bemöta oss? Hur kan vi jobba mer gränsöverskridande? Vi kommer att fortsätta det påbörjade arbetet med planer/dokumentation av rutiner samt uppföljning av processer. Alla medarbetare ska kunna frilägga en dag/månad för uppföljning/strategisk planering. För att kunna frigöra tid bestäms specifik dag i kalender med chefen. För att avdelningen ska synas i organisationen och medarbetarna få ett bättre arbetsklimat är det nödvändigt att avdelningen får mer ändamålsenliga lokaler snarare än den provisoriska lösning som vi haft sedan sommaren Kompetensutveckling Vi arbetar för att se till att ge bra möjligheter för kompetensutveckling både som individ och grupp. Kompetensutveckling planeras och följs upp i dialog med medarbetare och chef och kan vara många olika saker som: samverkan/nätverk/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra, möjlighet till insyn i varandras arbete och på det sättet hitta nya samarbeten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten.

11 (12) Avdelningen prioriterar vid olika utbildningsåtgärder, vilket dessutom ger andra positiva följder, exempelvis får vi en bättre kontakt med andra personalgruppen på högskolan. 8. Resurser 8.1. Personella resurser Sedan den 1 juli har avdelningen utökats genom att samtliga kommunikatörer och webbredaktörer ingår i avdelningen. Det gör att vi kan samordna och effektivisera arbetet. Det ger också en bättre teamkänsla och höjer kompetensnivån.under 2015 kommer vi att arbeta för att kunna renodla och specialisera tjänster. 1 kommunikationschef 7 kommunikatörer 3 webbredaktörer 0,15 kommunikationsstrateg 1 mediaproducent 1 handläggare inom samverkan/uppdragsutbildning 1 samverkanskoordinator 1 eventkoordinator Totalt motsvarar detta 15,15 årspersoner Extrapersonal och praktikanter Under rekryteringsperioden knyts ett antal studentambassadörer till avdelningen liksom för stöd vid arrangemang. Under året kommer två praktikanter från Språkvårdskonsultutbildningen att göra sin praktikperiod på avdelningen, liksom en praktikant från kommunikatörsutbildning Övriga resurser System och tjänster Under året kommer vi att dokumentera vem och vilka roller som gäller för de system som avdelningen ansvarar för. Avdelningen har idag systemansvar för: Episerver Sökmotorn IBM Omnifind QuickR

12 (12) SmartSign publiceringssystem för informationsskärmar HB appen för iphone och Android Lime Easy kontaktdatabas Avdelningen hanterar även de externa tjänsterna: Colorbox Bildbyrå Exigus Bildbank för våra egna bilder MyNewsdesk tjänst för att förmedla pressinformation. Retriever tjänst för omvärldsbevakning Notified tjänst för omvärldsbevakning på Sociala medier Sociala medier: Facebook Twitter YouTube LinkedIn Instagram.