Verksamhetsberättelse för avdelningen för externa relationer 2013

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS UPPFÖLJNING 1 (12) Avdelningen för externa relationer Annie Andréasson Förvaltningschef Verksamhetsberättelse för avdelningen för externa relationer Verksamhetsberättelsen har utarbetats tillsammans med medarbetarna. 1. Uppdrag/Ansvarsområden Avdelningen är en stödfunktion som driver och samordnar arbetet samt tar aktiv del i den strategiska planeringen inom följande områden: intern och extern kommunikation samordning av högskolans rekrytering samordning av EU-frågor samverkan med det omgivande samhället inklusive stöd till extern finansiering av forskning, innovationsstöd och uppdragsutbildning webb/portal marknadsföring och varumärkesarbete press/medierelationer kommunikationsstrategier/omvärldsbevakning och -analys forskningskommunikation eventsupport ledningsstöd vad gäller lärosätesstrategiska frågor stöd inom området opinionsbildning. Uppdraget innebär såväl operativt arbete som strategiskt stöd till ledning, institutioner och enheter samt den gemensamma förvaltningen. 2. Förändringar Vid årsskiftet - finns inte samordningen för EU-frågor vid avdelningen p.g.a. pensionavgång.

2 (12) 3. Mål Avdelningen för externa relationers mål är: Att arbeta för att högskolan är bättre rustad för att möta ökade och förändrade krav med tillkommande verksamheter, exempelvis ökad fokusering på externfinansierad verksamhet. Tydligare och samordnat stöd till ledning, institutioner och övriga enheter. Att genom spetskompetens inom våra ansvarsområden vara en brobyggare mellan och inom kärn- och stödverksamheten. Att ha rätt kompetens för rätt uppdrag. Att avdelningen ska ha ett proaktivt förhållningssätt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation. 4. Verksamhetsutveckling prioriterade områden Avdelningen har under fortsatt arbetet med att hitta delar i våra olika ansvarsområden som kan överbrygga varandra. Det har under året skett bland annat genom: STARK-dagen i januari och förberedelse för Representation i Almedalen i juli 4.1. Utvecklingsprojekt hela högskolan Övergripande från den gemensamma verksamhetsplanen för hela högskolans verksamhetsstöd involverades avdelningen i följande arbeten: Utvecklingsprojekt Vidareutveckla och förstärka varumärket Högskolan i Borås. Iscensätta redesign-projektet. Status En grupp har utifrån omvärldsanalyser, swot-analys och intervjuer tagit fram ett förslag på kärnvärden, vision och mission för Högskolan i Borås. Underlaget har presenterades för högskolans ledning. Arbetet fortsätter under parallellt med högskolans organisationsutvecklingsarbete. Under slutfördes arbetet med nytt publiceringsverktyg, design och omarbetad struktur på hb.se

3 HÖGSKOLAN I BORÅS UPPFÖLJNING 3 (12) Avdelningen för externa relationer Annie Andréasson Förvaltningschef Vidareutveckla en stödstruktur för externfinansierad forskning. Avdelningen planerade studiebesök för att lära av andra lärosäten i Europa. I september genomfördes en presentation av högskolans forskning i Bryssel. Under våren deltog två från avdelningen i den arbetsgrupp som hade fokus på högskolans utveckling av stöd till extern forskningsfinansiering och incitament för ökade externa medel för forskning. Resultatet presenterades för rektor i juni och var en grund för det fortsatta arbetet i den s.k. 60:40-gruppen Synliggöra att Högskolan i Borås arbetar för en hållbar Samhällsutveckling och är miljöcertifierade. Avdelningen har under presenterat högskolans miljöarbete internt men också externt via pressmeddelanden och magasinet Utvecklingsprojekt och för avdelningen prioriterade områden Samverkan/samproduktion - Fler samverkanspartners till forskningsprojekt, arbete mot SMEföretag och större organisationer. Informera högskolans partners om finansieringsmöjligheter. Samverkanssamordnaren har inom sitt uppdrag som innovationsrådgivare under våren startat projektet NYFORSK tillsammans med Inkubatorn i Borås med HB Innovation som styrgrupp. Arbete har gjorts tillsammans med högskolans forskare och med Innovationskontor Väst vid Chalmers. Forskningsprojekten inkluderar ofta flera externa parter och en viktig del är att utvidga kontakterna med näringsliv och organisationer. Under året har ett FoU-kortsprojek, med Ingenjörshögskolan som utförare, slutförts.

4 4 (12) - Via event belysa högskolan som en samarbetspartner. Under hösten genomfördes två lyckade arrangemang inom serien Framgångsrikt Entreprenörskap med god uppslutning. Samtidigt initierades från högskolans sida ett arbete med att lyfta konceptet för att utveckla den goda mötesplatsen mellan näringsliv och akademi inför. - Innovationssystemet: Arbeta aktivt för att stärka det regionala innovationssystemet med Textile and Fashion Center/Simonsland som en av de centrala delarna. Under året har arbetet med Inkubatorn i Borås, Modeinkubatorn, Connect Väst och Drivhuset intensifierats. - Omhändertagande av förfrågningar: Arbeta för att ta fram en bättre lösning för att tillvarata företags och organisationers förfrågningar. Diskussioner har skett under höstens möten med samverkan. I och med att Forum Samproduktion p.g.a. olika anledningar tagit en paus under har arbetet med förfrågningar försvårats. - Kontaktdatabas: Systemet Lime Easy köptes in under hösten och har börjat användas. Almedalsveckan Arbete med samordningen av högskolans engagemang under Almedalsveckan. Medverkan kunde ses som en försökverksamhet, fokus låg framför allt på att finnas med i andras program. En arbetsgrupp har påbörjat arbetet för. - Modell för hela strukturen av arbetsmarknadskopplingen för studenter och utbildningar påbörja ett sådant arbete, där STARKdagen är en viktig del. STARK-dagen genomfördes den 26 januari och efter utvärdering och presentation för ledningen bestämdes att en liknande aktivitet i STARK-andan skulle genomföras även. En projektledare anställdes under hösten som höll i arrangemanget. - Delta aktivt i det nationella arbetet - att stärka och utveckla arbetet med samverkan inom utbildning, forskning och ledning, ex. inom UniLink. Under hösten planerades en träff med Högskolan i Halmstad i Borås i början av. Samverkanssamordnaren har genom UniLink deltagit i planeringsgruppen för HSS 2015 på Linnéuniversitetet. Uppdragsutbildning Stödja högskolans uppdragsutbildning genom bland annat internstöd i juridik kring uppdragsutbildningar. Avdelningen ansvarar för att sammankalla det interna nätverket för uppdragsutbildning. Även detta år har träffar skett under både vår- och hösttermin. Arbete pågår också för att skapa bättre rutiner för hantering av eventuella

5 5 (12) misstänkt fusk och plagiat. Stöd till olika institutioner har getts angående offert och avtalsskrivning. Externa förfrågningar om uppdragsutbildning förmedlades vidare till högskolans institutioner. Ett lyckat exempel är Autolivs köp av uppdragsutbildning från BHS. Marknadsföring av högskolans uppdragsutbildningar har skett högskolegemensamt i två nationella samt en regional tidning. Den oktober stod högskolan som värd för konferensen och nätverksträffen UniLink, som blev mycket lyckad. Bland talarna var sjukhusdirektören på SÄS, professor och verksamhetsutvecklare från Lunds Universitet, och chefsanalytiker på VINNOVA samt några av högskolans egen personal. Mötet samlade medarbetare från landets lärosäten som arbetar med samverkan i olika former samt några externa deltagare. Medarbetare från avdelningen utgjorde en planeringsgrupp och stod också för kommunikationsarbetet. Delta i arbetet med Kompetensplattformar i Sjuhärad och VGR tillsammans med andra delar av HB. Avdelningen har deltagit i aktiviteter och kontaktpersoner från högskolan finns nu även på kommunalförbundets webbsida för Kompetensplattformar. Ett par möten har skett med handläggare på kommunalförbundet. Intern kommunikation - Ta fram en intern kommunikationsstrategi. Arbetet med ny webbplats där personalsidorna renodlats liksom att via E-brevet lyfta fram personalinformation fungerar bra. En webbstrategi har tagits fram dock ingen specifik för intern kommunikation. Forskningskommunikation - 50% forskningskommunikatör från och med juni delar avdelningen en kommunikatör med HIT. På den tid som görs på avdelningen ansvarar kommunikatören för att förbättra högskolans forskningskommunikation. - Forskningssamarbete med Högskolan i Skövde En kommunikationsplan och webbplats är på plats. Pressbearbetning och mer informationsspridning sker parallellt med att forskning påbörjats. - Forskningswebben - En arbetsgrupp har tillsatts som ska förbättra högskolans forskningswebb. Arbetet påbörjades under hösten och fortsätter under. - Stöd till forskningsansökan Hållbar stadsutveckling. Ansökan godkändes av Vinnova.

6 6 (12) - Filmade föreläsningar och forskarprofiler: Ett antal filmer har gjorts under. Rekrytering - Behålla ett högt söktryck till HB med ambition att öka andelen förstahandssökande. Kampanjarbetet inför hösten genomfördes som planerat och efter den 15 april har insatser gjorts för att bibehålla de sökandes intresse för högskolan, genom e-postutskick samt en inbjudan att delta i "Studenttorsdag". - Relationsmarknadsföring Studenterna ska få en positiv upplevelse av sin studietid. Samarbetet med Borås Stad och BoråsBorås har utökas. Avdelningen håller i arbetet och Studentkåren redovisar de aktiviteter som de gör bl.a. har en ny studentkör startat. Webbplatsen - Redesign: Se punkt Webbstrategi: En strategi togs fram under och är på remiss under februari. Portalen som ett första led byttes publiceringsverktyget IBM Websphere ut mot EPiServer. Den sista maj lanserades hela högskolans nya webbplats i det nya publiceringsverktyget EPiServer och det gamla skrotades. Uppdatering av QuickR påbörjades under sommaren. - Lättillgänglig information - Arbetet med att följa E-delegationens riktlinjer fortgår och finns med i det dagliga arbetet med webben. Den nya webben granskades under hösten av Funka.nu. De mest prioriterade bristerna som uppdagades har åtgärdats. - Arkiveringsarbetet har underlättats i och med bytet till nytt publiceringsverktyg för webben. Rutiner för arkivering har dokumenterats i förvaltningsplanen för högskolans webbplats. Sociala medier - firade högskolans Facebook-sida fem år och en kampanj genomfördes för att få fler gillare. Kampanjen var mycket lyckad och lockade många studenter till Facebook-sidan. Under de två tävlingsveckorna ökades gilla-antalet med drygt 120 stycken. Kampanjen som gick ut på att söka Guldkantsstipendier fick stor uppmärksamhet och totalt söktes nästan 330 stipendier under

7 7 (12) tävlingsperioden. Kampanjen presenterades även på det internationella kommunikationsmötet EUPRIO och vann tredje pris. Mässor och event - Kunskap & framtid hösten : Förutom Göteborg deltog högskolan i Malmö och Stockholm. Samtliga mässor genomfördes i samarbete med högskolans institutioner och studentambassadörer deltog i montern. Dessutom genomfördes en utvärdering av högskolans monter för första gången vilket gav ett gott betyg och nyttiga uppgifter för kommande år. - Doktorspromovering/Professorsinstallation: Arrangemanget inställdes. Press/Media/Omvärld Ett mål inom detta område är att under synas mer i riksmedia. Samarbete med PR-byrån Westander för planering och stöd startade. Under första halvan av har HB synts och hörts i bland annat P1, Dagens Industri och SVT. Arbetet fortsätter för att få ut mer strategiska budskap i rikspress och göra högskolans varumärke känt utanför Västra Götaland. Mediaträning: Under medietränades fler internt på HB bland annat kommunikationschefen och stf kommunikationschef. Ett antal personer på utsatta posten har mediatränats av personal på avdelningen under året. Expertlista: på högskolan webbplats finns nu lista med experter inom olika områden. Bearbeta press i Västsverige med tanke på högskolans forskningssamarbete med Högskolan i Skövde och universitetsambitioner. Detta ingår i kommunikationsplanen. I anslutning till att Textilhögskolan flyttade in i nya lokaler på Textile Fashion Center arbetade avdelningen med allt från inbjudningar till invigningen till genomförande av festligheterna. Dessutom färdigställdes boken Kunskapens trådar, en sammanfattning av den textila utbildningens historia från Media bevakade och skrev om händelsen.

8 8 (12) 4.3 Kvalitetsarbete I GF:s självvärdering från hösten 2011 togs ett antal prioriterade områden upp. Utifrån dessa har vi valt följande som arbetat med : Dokumentation av rutiner och kommunikation samt uppföljning av processer har gjorts och fylls på kontinuerligt. Tydliggöra roller, ansvar och befogenheter. Förstärka hållbarhetsperspektivet både i kärnverksamhet och verksamhetsstöd. Vi arbetar med att medvetandegöra våra kunder om att det finns många alternativa lösningar till tryckt material. Ett mål är att ta fram så få trycksaker som möjligt för internt bruk. 4.4 Arbetsmiljöarbete Avdelningen har diskuterat arbetsmiljö och roller vid ett antal avdelningsmöten. Vi har arbetat för att stärka vi -känslan. Fokus har varit att hitta gemensamma projekt. En representant från avdelningen har ingått i GF:s arbetsmiljökommitté. 4.5 Kompetensutveckling Vi arbetar för att se till att ge bra möjligheter för kompetensutveckling både som individ och grupp. Kompetensutveckling planeras och följs upp i dialog med medarbetare och chef och kan vara många olika saker som: samverkan/nätverk/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra, möjlighet till insyn i varandras arbete och på det sättet hitta nya samarbeten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten. Avdelningen prioriterar, om möjligt högskolans egen kompetens, vid olika utbildningsåtgärder, vilket dessutom ger andra positiva följder, exempelvis en bättre kontakt med andra enheter/personalgruppen på högskolan. Ökad förståelse för europeisk högre utbildning är något som vi arbetat med under året. Det är bra att knyta kontakter med andra lärosäten i Europa. Kommunikatörerna ingår i det internationella nätverket EUPRIO och en person från avdelningen deltog i årets konferens i England.

9 9 (12) 5. Resurser 5.1. Personella resurser Totalt hade avdelningen : 11,6 årsarbetskrafter fördelat på 19 individer. 1 tf. kommunikationschef/avdelningschef 5 kommunikatörer (varav 2 på 50%, delade tjänster med Ped och HIT) 3 webbredaktörer (varav 1 knuten till redesignprojektet fram till -12) 1 projektledare (anställd till och med -06 och därefter vikarie för marknadsförare till oktober ) 1 adjunkt/ceremonimästare (gick i pension vid årsskiftet ) 1 samordnare för samverkansstöd (50% från mars innovationsrådgivare 50%) 1 kommunikationsstrateg (från och med 1 mars 25%) 0,5 EU-samordnare (gick i pension vid årsskiftet ) 1 handläggare inom samverkan/uppdragsutbildning 1 projektledare samverkan (start från maj, 50%) 1 projektledare för STARK-dagen (start från september -februari ) 1 kommunikatör inr. marknadsföring (slutade i april ) Extrapersonal och praktikanter Under har ett antal extraanställda webbredaktörer tagits in för att iscensätta redesign-projektet. Studentambassadörer knyts till avdelningen under rekryteringsperioden och för stöd i olika arrangemang. Två praktikanter fanns på plats fram till juni. 5 Övriga resurser System och tjänster Under året har vi påbörjat arbetet med att dokumentera vem och vilka roller som gäller för de system som avdelningen ansvarar för, liksom ta fram förvaltningsplaner. En första har gjorts för EPiServer. Avdelningen har idag systemansvar för: IBM Websphere Web Content Manager som ersätts med EPiServer QuickR SmartSign publiceringssystem för informationsskärmar HB appen för iphone och Android.

10 (12) 10 Avdelningen hanterar även de externa tjänsterna: Colorbox Bildbyrå Exigus Bildbank för våra egna bilder MyNewsdesk tjänst för att förmedla pressinformation. Retriever tjänst för omvärldsbevakning. LIME Easy (kontaktdatabas) APSIS Notified Sociala medier: Facebook Twitter YouTube Bambuser Instagram. 6 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal 6 1. Nyckeltal som beskriver delar av verksamheten: Nyckeltal Antal ärenden till kommunikation@hb.se Antal webbnyheter Pressmeddelanden Antal besök webbplatsen (totalt) Antal sidvisningar (totalt) * Facebook, centralt HB Facebook, centralt UB Filosoficaféet, antal besökare Twitter (Followers) Instagram (Followers) Skolbesök Samtliga gymnasieskolor Sjuhärad Samtliga gymnasieskolor Sjuhärad Kommentarer till nyckeltalen: * I och med att webbplattformen byttes har Google Analytics haft problem med att mäta sidvisningar från Internet Explorer. Korrekta loggningar av IE görs från och med februari. Antal besökare på webbplatsen:

11 (12) 11 Unika besökare: Nya besök: Återkommande besök: Antal hänvisningar från externa webbplatser: (alla hänvisningar från domäner som tillhör "hb." har uteslutits ur dessa siffror) Antal hänvisningar från externa sökmotorer: Validerat.se (procent passerade tester) 89 % Nyckeltal för HB som avdelningen ansvarar för Avdelningen ansvarar för statistik för högskolans webbplats. Avdelningen ansvarar för högskolans synlighet inom sociala medier exempelvis den svenska och engelska Facebook-sidan. Sneak peak : kallas det studiebesökstillfälle som högskolan arrangerar för gymnasieelever i mindre grupper. Sneak Peek of the week hade tio tillfällen då de THS-specifika datumen från förra året åter inlemmades i övriga punkter. Antalet besökare var detta år 180 vilket kan jämföras med då 188 personer deltog. Pressklipp Under har avdelningen fortsatt arbetet med få in högskolan mer i riksmedia. Under året har synts i ett tiotal artiklar/inslag i riksmedia. 7. och ekonomisk utveckling Avdelningens budget presenteras i bilaga 1. Totalt gick avdelningen externa relationer med ett underskott på drygt 1 miljon kronor. En förklaring till detta är följande: - Textilhögskolans jubileumsbok Kunskapens trådar. Samtliga kostnader för framtagning av den ligger på avdelningen. Meningen är att dessa kostnaden på sikt ska täckas av försäljning av boken. Därav ett underskott idag på kronor. - Rekryteringskostnaderna för att locka fler sökande till högskolans utbildningar är strax över kronor högre än planerat en orsak till detta är att den rekryteringskampanj som gjordes och planerades in fick avbrytas p.g.a intern kritik och göras om. Därav blev byråkostnaderna för rekrytering större än förväntat. - Kostnaderna för varumärkesarbetet är också högre än planerat. Det är framför allt PR-byrå kostnaderna som är kronor högre.

12 (12) 12 Bland annat har kostnader för presentation/utbildning för högskolans ledning har gått på detta konto. En annan fördyrande omständighet under var att annonskostnader för Textilhögskolans invigning av nya lokaler har tagits av avdelningen till en kostnad av kronor. Likaså har varumärkes-arbetet i stort kostat kronor mer än beräknat. Kostnader har lagts bl.a. på expertstöd från reklambyrå, analyser av konsulter vad omvärlden tycker om varumärket Högskolan i Borås både på lokal men också nationell nivå. - Redesignprojektet har varit svårt att beräkna p.g.a. avskrivningar och efterarbete i form av att vi fick köpa in mer sytemutvecklartjänster externt än planerat, men när man slår ihop kontot för portalen och redesign går det i stort sett jämnt ut. - Avdelningen fick kronor från rektor för varumärkesarbetet. Ann-Christin Andreasson Tf kommunikationschef

13 Avdelningen Summa ER information exkl Portalen, Redesign och TOSCA Summa ER exkl TOSCA Rekrytering Marknadsföring/varumärkesbyggande Res ER (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Semskuld och löneperiodiserin Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representati Programvara, licencavgifter et Utrustning Övrigt Summa övrigt Årets kapitalförändring Övrig information Webben Starkdagen Katalogen Jubileumsskrift Res ER (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Semskuld och löneperiodiserin Summa personal Utbildning, resor, representati Programvara, licencavgifter et Utrustning Övrigt Summa övrigt Årets kapitalförändring Portalen Redesign Nobelevent System Frilans Res ER (tkr) Anslag Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Semskuld och löneperiodiserin Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representati Programvara, licencavgifter et Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Starkdagen UniLin- konferens Förvaltning system Res ER (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiserin Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representati Programvara, licencavgifter et Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Avstämning totalt ER: GF, utfall 12 till verksamhetsberättelse.xlsx350er