Kommunikationsstrategi

Transkript

1 Kommunikationsstrategi Språkvetenskapliga fakulteten Framtagen av Kommittén för kommunikation och samverkan Fastställd av fakultetsnämnden

2 Innehållsförteckning Inledning 3 Kommunikation: nulägesbeskrivning 3 Förutsättningar... 3 Behov... 4 Extern kommunikation 4 1. Profilering Studentrekrytering Forskningskommunikation... 4 Intern kommunikation 5 1. Information och kommunikationskanaler Samhörighet... 5 Hur ska vi kommunicera? 5 Professionellt... 5 Aktuellt... 6 Målgruppsanpassat

3 Inledning Språkvetenskapliga fakulteten vid Uppsala universitet intar en särställning i Sverige och Norden genom sin mångfald av språk i utbildning och forskning. Fakulteten består av fyra institutioner: Engelska institutionen, Institutionen för lingvistik och filologi, Institutionen för moderna språk och Institutionen för nordiska språk. Tillsammans erbjuder de undervisning i ett 50-tal olika språk. Kommunikation: nulägesbeskrivning Vid universitetet bedrivs kommunikation på många olika nivåer. Marknadsföring av program och utbildningar sker exempelvis såväl centralt som på fakultetsnivå och på de olika institutionerna. Avdelningen för kommunikation och externa relationer är Uppsala universitets resurs för strategiskt och operativt stöd vad gäller intern och extern kommunikation, varumärkesfrågor och kriskommunikation. Avdelningen svarar för den centrala pressfunktionen samt universitetsövergripande information i digitala och pappersburna kanaler, som Medarbetarportalen (mp.uu.se), sociala medier, personaltidningen Universen och forskningsmagasinet Nya Horisonter. På områdeskansliet arbetar informatörer för fakultetens räkning med ansvar för bl.a. nyhetsbevakning, nyhetsuppdatering, pressmeddelanden, annonsering, fakultetens externinformation på webben, fakultetens interninformation på Medarbetarportalen, fakultetens nyhetsblad Språkröret och visst praktiskt stöd inför evenemang som exempelvis Grammatikdagen. Institutionernas främsta kommunikationskanal är webbsidorna. Varje institution har någon eller några som ansvarar för institutionens webb. I viss mån används också sociala medier och annonsering i dagspress. Dessutom närvarar institutionerna vid utbildningsmässor och dylikt. Vid någon av institutionerna finns också en informatör som i första hand ansvarar för sociala medier och studentrekrytering. Förutsättningar 2014 inrättades Kommitte n fo r kommunikation och samverkan (KOSA), ett ra dgivande och beredande organ till fakultetsna mnden i o vergripande fra gor som ro r intern och extern kommunikation och samarbete med parter utanfo r universitetet. Kommitteń ska bereda fra gor pa uppdrag av fakultetsna mnden och a ven initiera och genomfo ra utvecklingsprojekt. Gruppen har kanslistöd. Fakulteten avsatte i Verksamhetsplanen 2015 sammanlagt kr i satsningar på kommunikation och samverkan, 2016 var den summan kr och kr. Förutom dessa medel tillkommer mindre kostnader för annonsering. Varje Institution avsätter dessutom egna medel för annonsering och studentrekrytering. 3

4 Behov KOSA har fått i uppdrag av fakultetsnämnden att formulera strategier fo r att synliggo ra fakultetens forskning och utbildning såväl utanför som innanför Uppsala universitet. Föreliggande dokument, fakultetens Kommunikationsstrategi , beskriver de generella ramarna för detta arbete. Till detta ska i ett senare skede även knytas en Handlingsplan för kommunikation. Ett prioriterat utvecklingsområde är det strategiska arbetet med fakultetens och institutionernas externa webbsidor. Inom detta ryms dels behovet att åskådliggöra och tillgängliggöra vår verksamhet i såväl skrift som bild för olika målgrupper, dels rutiner för att hålla informationen på webbsidorna uppdaterade. Den nya uppdelningen på den externa webben och Medarbetarportalen gör att fakultetens medarbetare behöver anpassa sättet att publicera och hitta information. Uppdelningen av information innebär också att fakulteten behöver tänka igenom vilken typ av information som ska kommuniceras till en extern respektive intern målgrupp. Extern kommunikation 1. Profilering Språkvetenskapliga fakulteten i Uppsala ska vara det första en person relaterar till när språkutbildningar och språkforskning kommer på tal. Att visa på bredden och djupet i fakultetens utbildningar och forskning. Att synliggöra våra utbildningar och vår forskning med hjälp av sociala medier och samverkansflikarna på våra webbsidor. 2. Studentrekrytering Antalet sökande per studieplats ska öka och utbildningarna på fakulteten ska framstå som ett attraktivt val för de mest lämpade studenterna. Att visa relevansen av utbildningar med huvudområde inom språk. Att utbildningarna i högre grad även framställs som attraktiva komplement för studenter inom andra ämnen. Att fakulteten kontinuerligt arbetar med breddad rekrytering. 3. Forskningskommunikation Relevansen i fakultetens forskning och dess bidrag till samhällsutveckling ska lyftas fram. 4

5 Att arbeta för ökat deltagande i samverkansprojekt med aktörer utanför akademin. Att verka för att fakultetens forskning blir känd, uppfattas som relevant och används i samhällsdebatten. Intern kommunikation 1. Information och kommunikationskanaler Alla studenter och anställda ska lätt kunna finna relevant information och ha tillgång till välfungerande kommunikationskanaler. Att tillhandahålla lämpliga informationskanaler till/mellan studenter och till/mellan anställda. Att alla studenter och anställda vet vilken typ av information som man hittar var och vilka kommunikationskanaler som ska användas. Att det är tydligt vem som ansvarar för informationen och kommunikationskanalerna. Att all information har en tydlig målgrupp. 2. Samhörighet Kommunikationen ska bidra till att öka känslan av samhörighet mellan dem som är verksamma vid fakulteten. Att fakulteten präglas av en inkluderande attityd gentemot studenter och anställda. Att det är tydligt för våra studenter vilka möjligheter det finns till fortsatta studier och vad det innebär att läsa vidare inom ett visst ämne. Att det finns tillfällen för fakultetens studenter och anställda att diskutera aktuella frågor över ämnes- och institutionsgränserna. Hur ska vi kommunicera? Professionellt Rätt sak ska vara på rätt plats. Extern kommunikation bör i möjligaste mån ske i samarbete med webbansvariga och informatörer. 5

6 All skriftlig marknadsföring bör följa universitetets grafiska profil. Om nödvändigt anlitas formgivare, fotografer och översättare. Nyckelpersoner håller sig uppdaterade om aktuella kommunikationskanaler och kommunikationsstrategier. Vid användning av sociala medier är vi medvetna om den bild vi förmedlar av vår verksamhet och har en beredskap att hantera de risker som närvaro i sociala medier medför. Aktuellt Webbsidorna hålls uppdaterade. Den publika kurs- och programinformationen i Selma och Studentportalen utvecklas och uppdateras kontinuerligt. Målgruppsanpassat All kommunikation riktar sig mot specifika målgrupper och anpassas därefter. Vi träffar våra målgrupper genom t.ex. närvaro vid relevanta mässor och besök på gymnasieskolor. 6