KS , 164. Översyn av kommunens användning och behov av lokaler. Bakgrund

Transkript

1 KS , 164 Översyn av kommunens användning och behov av lokaler Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade , 72, att uppdra åt kommunstyrelsen att bilda en ledningsgrupp för att göra en fördjupad översyn av kommunens användning och behov av lokaler. Kommunstyrelsen beslutade därefter att bilda en ledningsgrupp gemensamt för hela koncernen med följande sammansättning: Kommunchefen, sammankallande, och ordförande, ekonomichefen, servicechefen, fastighetschefen, vård- och omsorgschefen, barn- och utbildningschefen samt direktörerna för STUBO AB och Ulricehamns Energi AB. Gruppens uppdrag har varit att utarbeta förslag till koncerndirektiv för lokalfrågor samt att ta fram en planeringsorganisation för genomförande av lokalrevision, samplanering av lokalfrågor och utarbetande av lokalresursplan. Ledningsgruppen för lokalfrågor påbörjade sitt arbete under våren 2002 och har efter en kartläggning och nulägesbeskrivning utarbetat ett förslag till planeringsorganisation för kommunens lokalresursplanering. Syfte Syftet är att genom samverkan mellan kommunens samtliga förvaltningar och bolag förbättra utnyttjandet av lokalerna genom effektiviseringar av det befintliga lokalbeståndet. Förslag till mål och direktiv för planeringsarbetet Mål Målet för lokalresursplaneringen är att upprätthålla balans mellan kommunens lokal-behov och det tillgängliga lokalbeståndet i form av egna och inhyrda lokaler.

2 Följande delmål föreslås 2 Upprätthålla balans i kommunens lokalförsörjning med stöd av fastställda nyckeltal. Kontinuerligt pröva avveckling av lokaler vid ett kapacitetsutnyttjande under nivån 2/3. Vakansgraden ska ej överstiga fem procent av lokalbeståndet. Lokalerna ska bidra till verksamheternas kvalitet och effektivitet. Direktiv Lokalresursplaneringens omfattning Lokalresursplaneringen ska omfatta hela lokalbeståndet d v s både egna, förhyrda samt uthyrda lokaler. Lokaleffektiviseringen gäller alla Koncernens samtliga verksamheter ska aktivt söka möjligheter till effektiviseringar i lokalbestånd och lokalanvändning, aktivt samverka i dessa frågor samt medverka till att föreslagna åtgärder genomförs. Möjligheter till samutnyttjande ska prövas Lokalerna ska samutnyttjas så långt det är möjligt med bibehållen kvalitet i verksamheterna. Prioritering mellan egna och förhyrda lokaler Långsiktig verksamhet ska i första hand bedrivas i koncernens egna lokaler. Före eventuell nybyggnad skall omdisponering inom befintliga lokaler prövas i första hand alternativt och i andra hand möjligheten till förhyrning. Investeringar i lokalbeståndet Investeringar i lokalbeståndet ska endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov. En nyinvestering ska leda till kvalitetsförbättringar i verksamheten och/eller att verksamhetens totala kostnader minskar. Investeringar ska alltid medföra optimala drift- och underhållskostnader. Beslutsunderlagen ska bland annat innehålla investeringskalkyler där investeringsutgift, besparingar, in- och utbetalningar samt restvärden analyseras för att kunna jämföra investeringsalternativen. Vidare ska beräknade årskostnader för drift, underhåll och räntor och avskrivningar efter investeringen samt kostnader för service som är knuten till lokaler till exempel städning kunna redovisas.

3 3 Vid ny-, om- och tillbyggnader ska lokaleffektivitet och flexibilitet prioriteras. Underhåll Underhållsplaner ska upprättas för bibehållande av byggnadernas värde. Externa förhyrningar ska prövas av ledningsgruppen Hyresavtal för inhyrning av lokaler hos extern fastighetsägare ska prövas av ledningsgruppen för lokalfrågor. Avtal för längre tid än tre år ska prövas av kommunstyrelsen. Lokaler som inte behövs ska avvecklas Lokaler ska avvecklas om det efter analys av verksamheternas långsiktiga behov visar sig att de inte behövs. En lokalbank ska inrättas Kommunens egna och inhyrda lokaler ska samordnas i en lokalbank som administreras av lokalsamordnaren. Lokalbanken skall innehålla uppgifter om vem som använder lokalerna och till vad, eventuella förändringar i användarnas lokalbehov, kostnader för lokalanvändningen samt uppgifter om hur effektivt lokalerna utnyttjas. Lokalresursplan Kommunen ska utarbeta en strategisk handlingsplan för lokalbeståndet och lokalanvändningen, en s k lokalresursplan. I lokalresursplanen redovisas beslutade åtgärder med en tidsplan för genomförandet, samt förslag till åtgärder i prioritetsordning. Samordning av service och stödfunktioner Koncept ska utvecklas för serviceområden som stödjer kommunens kärnverksamhet. Planeringsorganisation Planeringsorganisationen arbetar på uppdrag av kommunstyrelsen. Kommunchefen leder gruppen och lokalsamordnaren är föredragande.

4 Organisationskiss 4 Kommunstyrelsen Lokalsamordnare Fastighetschef Ledningsgrupp Kommunchef Ekonomichef, Servicechef, Barn- och utbildningschef, Vård- och omsorgschef, Chef STUBO och Chef UEAB Ledningsgrupp i lokalfrågor Ledningsgruppen utgörs av kommunchefen, ekonomichefen, servicechefen, barnoch utbildningschefen, vård- och omsorgschefen samt verkställande direktörerna i STUBO AB och Ulricehamns Energi AB. Vid behov kan intern och/eller extern kompetens anlitas, som erfordras i varje särskilt ärende. Ansvar och uppgifter Ledningsgruppen arbetar på uppdrag av kommunstyrelsen och har till uppgift att verkställa kommunens policy, mål och direktiv i lokalfrågor. Ledningsgruppens ansvar och uppgifter är att - Ge kommunstyrelsen förslag med underlag för effektivitetsmål, policies och direktiv i lokalfrågor. - Ta initiativ till samordning och effektivisering av lokalanvändningen. - Prioritera mellan olika behov och önskemål om lokaler. - Föreslå fördelning av lokaler mellan förvaltningarna. - Föreslå vad som ska anskaffas, byggas om, säljas eller rivas. - Initiera utredningar och projekt i syfte att förbättra lokalanvändning och nyttjande till lägsta kostnad över tiden. - Samverka med olika verksamheter i frågor som påverkar lokalbehovet. - Följa upp lokalanvändningen och effektivitetsmålen och redovisa för KS. Lokalsamordnarens ansvar och uppgifter Lokalsamordnaren driver kontinuerligt frågor om effektivisering och anpassning av lokalbeståndet till behoven. Lokalsamordnaren genomför lokalrevisioner för att få fram underlag för beslut i ledningsgruppen, samt leder och följer upp de lokalprojekt som ledningsgruppen beslutar om.

5 Exempel på arbetsuppgifter: 5 - Upprätta lokalresursplan och lokalförsörjningsplan - Leda genomförande av lokalresursplanering - Ansvara för kommunens lokalbank - Utarbeta underlag för beslut i ledningsgruppen för lokalfrågor - Följa upp lokalanvändning och lokalkostnader - Utveckla och upprätthålla rutiner för lokalresursplanering - Samråda med och informera olika verksamheter i lokalfrågor Med hänvisning till ovanstående föreslås att en ny planeringsorganisation etableras för koncernens lokalfrågor samt att mål och direktiv för planeringsarbetet antas. För ledningsgruppen i lokalfrågor Karl-Erik Claesson Kommunchef