KAIA MÅL FRAMTID RESULTAT Information och kontakt Om KAIA

Transkript

1 KAIA studieavgifter Effektivare rutiner enklare, tydligare och mer transparent hantering av inkomna avgifter från avgiftsstudenter. Snabbare hantering från faktura till betalning och registrering. Ökad kundnöjdhet upplevd förbättrad kvalitet hos avgiftsstudenter vad gäller betalningar. Bättre kvalitet Områdeskanslierna förses med förbättrade underlag om avgiftsstudenter. Mycket av arbetet är fortfarande manuellt med många inblandade instanser. Detta innebär att det är resurskrävande och att det finns många ställen där fel kan uppstå. En kartläggning pågår för att fastställa behov av datastöd. Vidare bör en utvärdering göras av kommunikationen med studenterna under betalningsprocessen för att fastställa om processen kan förbättras. Fakturor framställs nu automatiskt i ekonomisystemet. Detta innebär färre felkällor och snabbare framställning av fakturorna. Effektiviteten har därmed ökat. Betalningar kan ske lätt och säkert med kort via universitetets webbplats. Därmed går många betalningar betydligt snabbare. Studenterna får också snabbare återkoppling på sina betalningar. MP > Vårt UU > Stöd och service > Studieadministration Tel & mail: , feemaster@uu.se Projektledare: Cecilia Marklund, Studentavdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Studieadministration

2 KAIA ansökan om examen Gemensamt beslutsunderlag för ett eventuellt IT-stöd för ansökan om examen. Minskat antal inkompletta eller felaktiga examensansökningar. Redovisning och analys av konsekvenserna av nya Ladok för examenshantering. Analysen av processen kring examensansökan samt en omvärldsanalys av läget vid andra lärosäten ledde till utveckling av ansökan på webben. Utvecklingsarbetet med kopplingarna mellan Uppdok och Studentportalen är hösten 2015 klart så långt att det finns en testmiljö. Där kan metoder och rutiner för handläggarnas arbete i Uppdok och för studenternas ansökningar ses over. Ansökningssidan kopplas till Studentportalen så att studenterna känner igen sig direkt när de ska ansöka om examen. För att säkerställa användarvänlighet och funktionalitet ska användartester med studenter genomföras. Rutinerna för handläggning av examensärenden måste ses över och görs i vissa fall om. Därför genomförs bland annat studiebesök vid lärosäte som redan infört detta. Innan den nya funktionen kan tas i bruk av studenterna kommer handläggarna vid examensenheten utbildas i systemet. Information om förändringarna kommer att gå ut till studieinformatörer, studievägledare och kursadministratörer. MP > Stöd och service > Studieadministration > Examen Tel & mail: , examen@uadm.uu.se Projektledare: Anders Gardikro, Studentavdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Studieadministration

3 KAIA leverantörsfakturor Minska tidsåtgången för arbetet med leverantörsfakturorna för att frigöra tid för annat arbete. Säkerställa att fakturor betalas i tid. (Genom att betala i tid minskar hanteringen av påminnelser och inkassoärenden.) Effektivare och enhetligare handläggning av svenska och utländska fakturor enligt gällande regelverk. Standardiserade, kvalitetssäkrade och dokumenterade rutiner för arbetsflödet med svenska och utländska fakturor. Redovisning av universitetets arbete med leverantörsfakturor i förhållande till Statens servicecenter, SSC. Tydligare blanketter vid ankomstregistreringen. Informationsblad till granskare och attestanter för att underlätta arbetet. Tydligare definition av roller inom den elektroniska fakturahanteringen. Dokumenterade rutiner för påminnelser och inkassoärenden. Många förslag, framförallt inom arbetsflödet med utländska fakturor har diskuterats, men ingen förändring kommer kunna genomföras i nuvarande ekonomisystem. Förslagen förs vidare till kravspecifikationen för ett nytt ekonomisystem där det kommer vara viktigt att beakta en effektiv hantering av fakturor. Arbete som återstår är bland annat att jämföra effektivitet och kvalitet mot SSC:s tjänster. MP > Stöd och service > Ekonomi > Ekonomisystemet Raindance > Leverantörsfakturor Mail: ekonomisupport@uadm.uu.se Projektledare: Hanna Mörtberg, Ellen Leijon, Avd. för ekonomi och upphandling Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Ekonomiadministration

4 KAIA in- och utbetalningar Effektivare och enhetligare hantering av betalningar i enlighet med gällande regler. Standardiserade, kvalitetssäkrade och dokumenterade rutiner. Kartläggning/nulägesanalys av samtliga betalningssätt inklusive riskexponering. Framtagna riktlinjer för korthantering, baserat på en nulägesanalys. Redovisning av hantering av betalningar i förhållande till Statens servicecenter, SSC. Ett ICA-kort har införts för att säkrare och effektivare kunna betala ut pengar till personer utan svenskt personnummer och svenskt bankkonto. En kartläggning av köpmönster har gjorts på de två typer av Eurocardkort som universitetet tillhandahåller: kort med personligt betalningsansvar kort utan personligt betalningsansvar I sviterna av införandet av ICA-kortet har det rests många nya frågor kring utbetalningar så som hantering av handkassor och utbetalning av ersättningar både i Sverige och utomlands. Identifiering av olika typer av utbetalningar pågar och när det arbetet är klart kommer riktlinjer för hur de ska hanteras att upprättas. Återstående arbete är kartläggning av in- och utbetalningar via Nordea, fakturabetalnig via SEB, utbetalningar via internetbank. Riktlinjer för kort med personligt betalningsansvar håller på att arbetas fram och en förenklad rutin för kortansökan har införts. MP > Stöd och service > Ekonomi > Betalningar Mail: ekonomisupport@uadm.uu.se Projektledare: Hanna Mörtberg, Ellen Leijon, Avd. för ekonomi och upphandling Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Ekonomiadministration

5 KAIA ICA-kort BAKGRUND Det är vanligt att utländska studenter vid Uppsala universitet får stipendier eller motsvarande utbetalt från universitetet. Men utbetalningarna får inte lämna Sverige. För att kunna öppna ett bankkonto i landet krävs ett svenskt person- /samordningsnummer vilket endast erbjuds den som är i Sverige mer än sex månader. Dock är vistelsen vanligen kortare än så. Mängden utländska studenter ökar och de kontanta utbetalningarna har därför också ökat. Utbetalningarna gjordes tidigare med Nordeas kontantkort vilket var administrativt omständligt och osäkert för studenterna. Att studenter och andra får ett säkrare och bättre kort med pinkod utan beloppsgräns och som kan fyllas på och användas i affär och uttagsautomat. Att följa ramavtalet. ICA-banken är ramavtalsleverantör på kontantkort. Minskad administration. Övergång till ICA-kortet genomförd. Fortsatt arbete med att förbättra ICA-kortshanteringen. MP > Stöd och service > Ekonomi > Betalningar > Utbetalning via ICA-kort Mail: ekonomisupport@uadm.uu.se Projektledare: Hanna Mörtberg, Ellen Leijon, Avd. för ekonomi och upphandling Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Ekonomiadministration

6 KAIA samordnad IT-support Tillhandahålla en förbättrad service för användare genom, bland annat, tydligare vägar till IT-support och snabbare hantering av ärenden. Skapa en effektiv supportorganisation med tydliga ansvarsområden, överenskommelser samt kommunikationsvägar inom IT-avdelningen och mellan övrig IT-administration inom UU. Minska nyckelpersonberoende. Minska totalkostnad för IT-support. Sedan juni 2014 hanteras alla supportfrågor som gäller gemensam IT av en samordnad Servicedesk. Det innebär att alla användare kan ringa eller e-posta för att få hjälp. Genom samlokalisering av första linjen och driftövervakning har kommunikationen mellan support och drift förbättrats. Nya rutiner och processbeskrivningar har arbetats fram och kompetensöverföring till Servicedesk har skett, vilket inneburit att er ärenden kan hanteras i första linjen. En självservicefunktion har lanserats för att dels under- lätta kategorisering av ärenden och dels möjliggöra för användaren att följa sitt ärende. Del ödet är avslutat men finjustering av rutiner och användardokumentation fortskrider kontinuerligt MP > Stöd och service > IT och telefoni > IT-Sevicedesk Tel & mail: , servicedesk@uu.se Projektledare: Malin Dahlén, IT-avdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > IT- administration

7 KAIA E-förvaltning Effektivt sammansatta styrgrupper ger förståelse och god kvalitet och ett bra samarbete både mellan IT och verksamhet och mellan de olika IT-systemen. Genom att sätta tydliga roller, mandat och beslutsnivåer får vi arbetsformer och flöden som alla förstår och följer. En reviderad e-områdeskarta som ger en fortsatt grund för effektiv förvaltningsstyrning. Tydlighet och förståelse för hur förvaltningsmodellen ska fungera och användas för att leverera lösningar som möter verksamhetens krav. Väl fungerande förvaltningsorganisationer med rätt förutsättningar och verktyg. Förståelse för vikten av samverkan mellan IT och verksamhet. Förslag på ny styrstruktur samt bemanningsprinciper och termer har arbetats fram. Förslaget till lösning syftar till att skapa en tydlig struktur för e-förvaltning med utgångspunkt i linjeorganisationen. Det innebär en ökad styrning av e-förvaltningen men också inrättandet av styrnings- och arbetsfora med förståelse för vikten av samverkan mellan verksamhet och IT. Ett årshjul som på ett översiktligt men tydligt sätt beskriver förvaltningsarbetet på årsbasis har tagits fram. Framtagning av ny e-områdeskarta, nya mallar för förvaltningsplan samt rollbeskrivningar. Implementering av beslutad e-förvaltningsmodell. Bemanna styrstrukturen och utbilda alla roller. Fastställa planer för varje e-område inför kommande verksamhetsår. Projektledare: Malin Dahlén, IT-avdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > IT- administration

8 KAIA mottagandeservice Ett informationsflöde som säkerställer att den ankommande från annat land får rätt information vid rätt tillfälle på ett effektivt sätt. Tydlig intern rollfördelning kring informationsansvar i arbetsflödet. Vara väl förberedd vid ankomst. Snabbare etablering i Sverige/Uppsala och vid arbetsplatsen. Förenkla för mottagande institution. Ett nytt informations öde har utarbetats och implementerats. En tydlig rollfördelning vad gäller informationsansvaret i arbetsflödet har utarbetats. Ny information och en ny webbsida är publicerad. Utveckling av nya informationskanaler. Nya rutiner för information till den ankommande är framtagna. Ett nätverk inom universitet som rör mottagandefrågor har etablerats. Arbetsflödet är avslutat. Funktionen inom personalavdelningen, IFSS, International Faculty and Staff Service, är etablerad och den fortsätter att utveckla sin service och stödet till verksamheten. Under 2016 kommer t ex en VIP-service att etableras. som ska ge stöd vid internationella topprekryteringar. IFSS fortsätter att arbeta in informationsflödet/rutinen. Tel & mail: , , ifss@uadm.uu.se Projektledare: Gabriella Widerberg, Karin Borner, Personalavdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Personaladministration

9 KAIA gemensam lönefunktion effekter efter införande av universitetsgemensam lön Samla allt löneadministrativt arbete i en gemensam organisation. Skapa bättre rättssäkerhet och större enhetlighet genom ökad standardisering. Skapa mer renodlade arbetsuppgifter för administratörer på institution/motsvarande. Stora delar av det löneadministrativa arbetet är flyttat till den gemensamma lönefunktionen, samt granskning av reseräkningar. Administratörer uppger en tidsvinst på närmare 30% efter anslutning till gemensam lön. Arbetsbelastningen upplevs öka inledningsvis för att ca tre till sex månader efter anslutning minska. Följande arbetsuppgifter är förändrade vid hantering av reseräkningar och utlägg: Tidigare arbetsuppgifter 1. Rådgivning ang. reseräkningar/utlägg 2. Eventuell registrering av reseräkningar/utlägg 3. Granskning av kvittokontering 4. Kontering och avstämning mot budget Nuvarande arbetsuppgifter 1. Kontering 2. Avstämning mot budget Fortsatt effektivisering av löneadministrativt arbete genom utveckling i Primula. Fler elektroniska/ förenklade arbetsflöden. På sikt minskade arbetsuppgifter inom löneadministration för administratörer då fler medarbetare blir mer självgående. Utveckling av HR funktionen skapar på sikt ett tydliggjort ansvar för HR arbetet vid institution/motsvarande Gemensam lönefunktion: MP > Anställning Tel & mail: , lon@uadm.uu.se Projektledare: Olle Bergström, Personalavdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Personaladministration

10 KAIA gemensam lönefunktion förbättrad användarvänlighet i MP & Primula Öka servicenivån mot verksamheten. Tydlig struktur på MP. Lättillgängliga instruktioner och information på MP. Förenkla administrationen av MP. Förbättra användarvänligheten i Primula. Skapa och uppdatera manualer och handböcker. medarbetarportalen Samlingssidor för information. 23 nya manualer på svenska. 23 nya manualer på engelska. 15 handböcker för administratörer. 15 handböcker för attesterare. Sammantaget har ca 80 manualer och handböcker tagits fram med avsikten att sänka tröskeln för medarbetarna att hantera ärenden digitalt. Medarbetaren ska kunna administrera med så lite tidsspill och frustration som möjligt. primula Utveckling av Primula webb. Översättning till engelska. Länkar till manualer. Förbättrade instruktionstexter. Nytt formulär för endagarsresor. Färgbyte enligt grafisk profil. Förbättra befintliga formulär. Förbättra funktionaliteten till exempel genom att kunna använda Primula för bemanningsärenden eller införa fasta utläggstyper. Införa fler ärenden i Primula för minskad administration och pappersarbete, till exempel tjänstledigheter. Förvaltning av ny struktur på MP och uppdatering av manualer och handböcker Gemensam lönefunktion: MP > Anställning Tel & mail: , lon@uadm.uu.se Projektledare: Olle Bergström, Personalavdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Personaladministration

11 KAIA gemensam lönefunktion halva universitetet anslutet till den universitetsgemensamma lönefunktionen Uppnå en effektiv och enhetlig handläggning. Säkerställa god intern styrning och kontroll. Standardiserade, kvalitetssäkrade och dokumenterade rutiner. Undersöka förutsättningarna att på sikt erbjuda löneadministrativa tjänster till andra lärosäten. Cirka halva universitetet är anslutet till den universitetsgemensamma lönefunktionen, drygt 3500 personer. Standardiserade, enhetliga, dokumenterade arbetsflöden och en uppgift- och ansvarsfördelning för samtliga områden inom löneadministrationen. God intern styrning och kontroll inom löneadministrationen inkl. kontinuerlig uppföljning med hjälp av nyckeltal. Framtagna arbetsflöden som säkerställer efterlevnad av lagar och riktlinjer Gemensam lönefunktion: MP > Anställning Tel & mail: , Projektledare: Olle Bergström, Personalavdelningen Projektet: MP > Vårt UU > Universitetsövergripande projekt > KAIA > Personaladministration Principiella frågor på en universitetsövergripande nivå som påverkar löneadministrationen kvarstår att hantera, till exempel delegationsordning, utbetalning av traktamente och digital hantering av kvitton. Förutsättningarna att på sikt erbjuda löneadministrativa tjänster till andra lärosäten har i dagsläget inte undersökts. Frågan bör dessutom ställas i relation till en framtida anslutning till Statens servicecenter. På grund av hög arbetsbelastning samt brister i Primula förlängs anslutningsplanen fram till sista december Några institutioner ansluts under hösten 2015, övriga ansluts under Hösten 2015 har en halvtidsuppföljning utförts. Utveckling av Primula, bemanning och halvtidsuppföljningen är prioriterade. Ett användarråd med prefekter och avdelningschefer etableras hösten 2015.