Nya befattningsbenämningar för administrativ personal vid Umeå universitet

Transkript

1 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsdirektör Lars Lustig Till Prefekter/motsvarande Nya befattningsbenämningar för administrativ personal vid Umeå universitet Inom Umeå universitet finns idag en mängd olika befattningsbenämningar närmare bestämt 251 stycken. Detta skapar otydlighet både internt och externt i olika sammanhang. En arbetsgrupp har på uppdrag av undertecknad arbetat med översyn av antalet befattningsbenämningar. Arbetsgruppen har valt att först inrikta t med översyn på befattningskategorin administrativ personal (där största andelen befattningsinnehavare per befattningsbenämning återfinns). Förslaget till nya befattningsbenämningar omfattar ca 118 stycken dvs en minskning med ca 80. Arbetsgruppens förslag bygger på att befattningsbenämningarna skall: - så långt möjligt beskriva innehållet i befattningen - befattningsinnehavaren skall till minst 50% inneha arbetsuppgifter som motsvarar befattningsbenämningen - om detta inte är möjligt skall befattningsbenämningen knytas till organisationsnivån (dvs fakultet, institution, enhet eller område) På detta vis skapar vi en samsyn gällande användningen av de olika befattningsbenämningarna, dvs motsvarande arbetsuppgifter skall i huvudsak ha samma befattningsbenämning. Målet är att åstadkomma en enhetligare och kvalitetssäkrare personalstatistik som kan användas vid tex. rapportering till SCB, vid årsredovisning, lönestatistik, lönekartläggning, lönebildning och BESTA (Befattningsgruppering för statistik). I samband med förändringen skapas följande administrativa effektivitetsvinster: - genom att minska antalet befattningsbenämningar möjliggörs en effektivisering av administrationen.

2 - genom att ta fram en mall/lathund för BESTA-kodningen kan den användas ute på institutionerna/motsvarande. - lönestatitiken blir mer relevant och kan fungera som riktmärke för prefekt/motsvarande i samband med löneinplaceringar. Arbetsgruppen vill starkt poängtera att de nya befattningsbenämningarna är den benämning man tilldelas på sitt anställningsavtal och som därmed är den officiella benämningen som anställd vid Umeå universitet. Det innebär dock att den anställde efter överenskommelse med sin närmsta prefekt/chef kan använda vilken befattning prefekt/motsvarande så beslutar på tex sitt visitkort eller som namnskylt utanför sin dörr eller på sin institutions/motsvarandes hemsida etc. Nedan följer den nya strukturen på befattningar inom kategorin administrativ personal: Befattningar som är knutna till en viss funktion och de som väljer att använda funktionen i sin benämning använder sig av något av följande: Funktion: 1. Personal- 2. Utbildning-/Studie- 3. Budget-/Ekonomi 4. Projekt- Befattningar som inte är specifikt knuta till en viss funktion utan bättre motsvarar t inom den organisatoriska strukturen använder sig av något av följande: Organisatorisk nivå: 1. Fakultet- 2. Institution- 3. Enhet- 4. Område- Till detta tillkommer vad man har för ställning/ansvar inom organisationen: 1. Chef 2. Specialist (ex. jurist, universitetsdirektör mm) 3. Samordnare 4. Administratör 5. Assistent Exempel på förekommande befattningar enligt denna modell är: Personalchef, personalsamordnare, personaladministratör eller assistent. Det är nu upp till er prefekter/motsvarande att på arbetsplatsträff och/eller lokal samverkansgrupp informera om att en översyn av befattningsbenämningar inom det adminisrartiva området påbörjats. Det förslag till befattningsbenämning som du och personalsekreteraren kommit överens om skall du kommunicera med din medarbetare. Sidan 2 av 5

3 Därefter görs en slutlig avstämning med din personalsekreterare. Efter ditt godkännande kommer samverkan med de fackliga personalorganisationerna att ske innan slutgiltigt beslut fattas. Om du däremot inte är överens med din personalsekreterare går ärendet vidare till universitetsdirektören som ytterst ansvarig inom detta område. Eventuella frågor besvaras i första hand av era respektive personalsekreterare eller arbetsgruppens sammankallande Gunilla Lindkvist-Lindholm, kansliet för humaniora. Umeå dag som ovan Lars Lustig Bilaga: 1. Befattningsbenämningar med nivåbeskrivningar. 2. Tidplan Sidan 3 av 5

4 Bilaga 1 Befattningsbenämninga r med nivåbeskrivningar Assistent Personaladministratör Personalsamordnare Övrigt. Registrering Viss information Bereder anställningsärenden, personalfrågor mm. Statistik Viss rådgivning Självständigt Analys/strategifrågor Utvecklings Utrednings Förhandling/samverkan Rådgivning. Egna beslut på delegation. Assistent Projektadministratör Projektsamordnare Övrigt Administrativt stöd Bearbetning av data Viss analys Självständigt Planera, driva och samordna olika projekt. Självständigt genomföra utredningar och analyser samt skriva rapporter. Kvalificerad samordning Ansvara för rapporter, statistik mm Löneadministratör Projektledare Assistent Studieadministratör Studiesamordnare Övrigt Assistent Registrering Kursadministration/-planer Viss studieinformation Viss egen bedömning och beslut Självständigt Fattar vissa egna beslut Självständiga bedömningar om tex studiebehörighet Gör egna utredningar och bedömningar studievägledning inom program/ämne Utbildningsadministratör Utbildningssamordnare Övrigt Studievägledare Samordning av frågor anknutna till utbildning. Självständigt Planering/utveckling (Jmf studierektor) Assistent Ekonomiadministratör Ekonomisamordnare Övrigt Utbildningsledare Arbete Samordna, följa upp och analysera inom givna Självständigt Egna beslut på delegation. Ekonomiska utredningar och analyser Sidan 4 av 5

5 ramar. samt utvärdering. Samordna budgett, upp-följning o rådgivning. Göra konsekvensbeskrivningar och föreslå åtgärder Assistent Institutionsadministratör Institutionssamordnare Övrigt Ekonomi-, studie- och personaladministration Arbetsledande Mycket självständigt, analyserande och arbetsledande se adm samordnare Forskningsamanuens Forskningsassistent 1:e forskningsassistent Grundexamen Efter doktorandanställning Ej disputerad Doktorsexamen Arbetar vidare i projekt Egna medel Obs! Med självständighet avses att arbetsuppgifternas art kräver egen planering, egen prioritering, egen bedömning hur arbetsuppgiften ska utföras, eget beslutsfattande etc. Befattningsbenämningen Utbildning- innebär mindre kontakt med studerande och mer med utbildningsfrågor. Studie- innebär mer kontakt med studerande och mindre med utbildningsfrågor. Sidan 5 av 5