STÖD 2020 HDK VALAND

Transkript

1 STÖD 2020 HDK VALAND

2 MÅL OCH SYFTE Att alla ska få in inblick i de olika funktionsgruppernas arbete Att ni ska få se förslaget på ny organisation innan den skickas ut på remiss Att ni ska få en bild över hur vi ska arbeta med att närma oss den nya organisationen Att ni ska få vet hur vi ser att funktionsgrupperna ska fortsätta arbeta

3 DETTA HAR VI HÖRT Ni vill arbeta ihop och ser möjligheter med att samarbeta över organisationsgränserna Ni ser många synergier med att sitta fysiskt nära varandra Ni vill utveckla gemensamma arbetssätt för att skapa best practice och för att skapa möjlighet till back-up

4 HR Har utvecklat ett förslag med fem olika roller som delar arbete mellan sig. Ett tvärande arbetssätt i form av fördelat processanasvar föreslås också i modellen. HR Ansvarig HR Partner HR Handläggare HR Administratör

5 UTB 2020 Utvecklat en gemensam kunskapsbas inom studieadministrationen Vissa arbetar nära ett eller flera ämnen/program Andra arbetar övergripande med alla ämnen/programmen och utgör en specialistfunktion. Det finns ett Back office där arbetsuppgifter som utförs tvärande av få personer för alla ämnen/program utförs Möjlighet till back-up är säkrat genom gemensamma arbetssätt, kompetensöverlappning Studievägledarfunktionen ligger organisatorisk under studierektor 2025 Gemensam front desk för utbildningsfrågor Studievägledningsfunktion vid varje institution Klargörande av rollerna handläggare och administratör Funktionen utbildnings- och studiestöd sitter tillsammans i ett gemensamt kontorsutrymme

6 KOMMMUNIKATION Redaktionen Kommunikatörerna samordnar sitt arbete i en Redaktion där varje kommunikatör samordnar sina uppdrag och kan koppla in andra kommunikatörer med specialistkompetenser. Varje kommunikatör är huvudansvarig för ett antal ämnesområden och är den naturliga ingången för personal/studenter inom det ämnesområdet. Varje kommunikatör är även huvudansvarig för processer inom utpekat område som t.ex. studentrekrytering, forskningskommunikation, mediefrågor.

7 MYNDIGHETSADMINISTRATION Har gjort en snabb inventering och funnit att det är många personer som utför uppgifter inom området. Det finns därmed stor potentiell till renodling av roller inom området Det finns ett stort behov av att skapa gemensamma processer Kommer att påbörja processkartläggning utifrån tre områden: Ärendehantering/besluts- och beredningsprocesser Arkiv/diarieföring Stipendiehantering

8 EKONOMI Ekonomiadministration Föreslår en gemensam process och arbetssätt för inköpskoordinering och resesamordning som möjliggör att redan 2020 kunna samordna detta över hela fakulteten. Presenterar nödvändig likriktning inom fakturahantering inför sammanslagning. Ekonom Visar på olika sätt att fördela arbetet mellan ekonomerna: per huvudområde (tvärande) eller per enhet (organisation). Ny funktion samverkanskoordinator Ny funktion brygga mellan ek och HR

9 INTERNATIONALISERING Förslår ett sammanhållet Internationell Office 2025 Skissar på tre olika handläggningsområden som passar att dela mellan handläggarna inom fakulteten: 1. Avtal, Projektansökan 2. In, Ut, Internationella nätverk 3. Fakultetssamordning, Projektansökan stöd

10

11 Utb- och studiestöd Besta Nivå 4 Utbildning grund och avancerad Besta Nivå 4 Forskarutbildning Besta nivå 3 Besta nivå 3 Besta nivå 3 Besta nivå 3 Besta nivå 3 Besta nivå 3 Studievägledning ADM ADM ADM ADM ADM ADM ADM OMRÅDE X OMRÅDE Y OMRÅDE Å INT. KOORD OMRÅDE Ä INT. KOORD OMRÅDE Z SCHEMA OCH LOKALBOKNING

12 Vad händer nu? 30 maj Presentation org förslag 30 maj 10 juli Första samtal med närmaste chef Hösten 18 Livs- och karriär planering Hösten 18 Samtal med chef Hösten 18 Utvecklings -plan för individ

13

14 NÄSTA STEG I ORG Skriftligt underlag 1 juni Vi behöver era kommentarer senast den 8 juni. Maila Mark Fakultetens ledningsgrupp kommer att fastslå planeringsinriktningen den 18 juni. Omfattningen av ledningstjänster i den nya institutionen påverkar dimensioneringen. Efter sommaren sätter vi ihop en grupp som gör en första riskanalys Förhandlas och slutligt beslutas efter sommaren 2019

15 NÄSTA STEG FUNTKIONSGRUPPER Vi kommer att kontakta varje sammankallande med ett tydligt uppdrag men kortfattat ser det ut så här: HR etablera processansvar i gruppen Kommunikation etablera redaktionsmodellen så långt det är möjligt idag Utbildningsadministration genomföra ett processkartläggningsarbete kring centrala processer Ekonomi Fortsatt arbete med implementering av ny budget och uppföljningsprocess. Internationalisering påbörja en processkartläggning Myndighetsadministration kartlägga processer utifrån uppdelningen