Översynsprojektet Kartläggning av administrativa processer

Transkript

1 Översynsprojektet Kartläggning av administrativa processer Stockholms universitet 2008 AB Stelacon

2 WEBBENKÄT 2008 Enkäter gällande fem delområden: Ekonomiadministration Fastighetsadministration IT-administration Personaladministration Studieadministration AB Stelacon

3 WEBBENKÄT 2008 Webbenkäterna skickades ut i början av oktober 2008 till prefekten på 89 institutioner/motsvarande. Varje prefekt fick fem olika enkäter att besvara. På de flesta institutioner var flera personer involverade i arbetet med att besvara enkäterna. Två påminnelser skickades ut via e-post, några institutioner kontaktades per telefon. Mycket hög svarsfrekvens 96-97%. Bortfallet ligger på 2-4 institutioner/motsvarande per delområde. AB Stelacon

4 LÄSANVISNINGAR Enkätundersökningens syfte är att kartlägga hur mycket tid som läggs ner på olika administrativa uppgifter vid Stockholms universitet. Måttet som används är andel av en helårsarbetstid. Med uttrycket en helårsarbetstid avses 100% anställning. I bilderna som följer visas den totala andelen helårsarbetstider fördelat på: olika nivåer (fakultetsnivå, förvaltningsnivå och institutionsnivå) olika områden (ekonomi-, fastighets-, IT-, personal- och studieadministration) olika arbetsuppgifter Sammanställningar av de fem enkäterna finns redovisade i detalj i exeldokument, ett för varje delområde (exempelvis Redovisning Ekonomi ). AB Stelacon

5 ADMINISTRATION TOTALT Administration totalt på Stockholms universitet (andel av helårsarbetstid) 4181; 6% 20743; 28% 49292; 66% Total andel av helårsarbetstid Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon

6 ADMINISTRATION PER OMRÅDE Adm instration per om råde (andel av helårsarbetstid) Ekonomiadministration; 12827; 17% Fastighetsadministration; 5383; 7% Studieadministration; 27237; 37% IT-administration; 20567; 28% Personaladministration; 8203; 11% AB Stelacon

7 STUDIEADMINISTRATION TOTALT Studieadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 2116; 8% 5361; 20% 19760; 72% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon

8 PERSONALADMINISTRATION TOTALT Personaladm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 842; 10% 2201; 27% 5159; 63% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon

9 IT-ADMINISTRATION TOTALT IT-adm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 475; 2% 8510; 41% 11582; 57% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon

10 FASTIGHETSADMINISTRATION TOTALT Fastighetsadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 11; 0% 2369; 44% 3002; 56% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon

11 EKONOMIADMINISTRATION TOTALT Ekonom iadm inistration totalt (andel av helårsarbetstid) 736; 6% 2302; 18% 9789; 76% Fakultetsnivå Förvaltningsnivå Institutionsnivå AB Stelacon

12 STUDIEADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT Andel av helårsarbetstid Informera, studie-, karriärvägleda Anta studenter Schemalägga, boka lokaler, kursmaterial Kurs- och programutbud, rekrytera studenter Kurs-, utbildnings- och studieplaner Examination och validera för tillgodoräknande Registrera studenter Övrigt studentstöd Intyg till studenter, kontakter med organisationer Val av kurser inom program samt uppehåll, byten och avbrott Utfärda examensbevis Hantera utbildningsspecifika moment Introducera studenter Handlägga stipendieärenden Hantera disciplinärenden AB Stelacon

13 PERSONALADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT 4000 Andel helårsarbetstider Löpande lönedministrativt arbete Regeltolkning/arbetsrättsliga frågor Rekrytering/anställning gällande lärare Rekrytering/anställning TApersonal och forskningspersonal Arbete med psykosocial arbetsmiljö Rekrytering/anställning doktorander Förhandlingar med fackliga organisationer Arbete med jämställdhet, jämlikhet, mångfald Anställning/förlängning på tidsbegränsade anställningar gällande lärare Arbete i fakultetens lärarförslagsnämnder/mosvarande AB Stelacon

14 IT-ADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT Andel av helårsarbetstid Support till anställda Webbredaktörsarbete Systemutveckling, programmering, testning Drift och underhåll av datorarbetsatser Drift- och underhåll, serverdrift IT-projekt Systemförvaltning Studentsupport Konto- och behörighetsadministration Systemägarskap, beställningsverksamhet Upphandlingar och avtalsadministration Uppbyggnad och underhåll av datanätverk AB Stelacon

15 FASTIGHETSADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT Andel av helårsarbetstid Internpost- gods och avfallshantering Riskanalyser fysisk arbetsmiljö och skyddsronder Lokalplanering Miljöarbete Upphandling Lokalvårdsärenden Lås och larm utöver grundskyddet Tillbudshantering Tillståndshantering AB Stelacon

16 EKONOMIADMINISTRATION PER ARBETSUPPGIFT Andel av helårsarbetstid Fakturahantering Projekthantering Uppföljningsarbete Budgetarbete Bokslutsarbete In- och utbetalningar Medelsfördelning Anläggningshantering Avtal för uppdragsverksamhet Ekonomimodell och ekonomihandbok Arkivering av bokföringsmaterial Behörighetshantering AB Stelacon

17 KONTAKTUPPGIFTER AB Stelacon S:t Eriksgatan Stockholm Christina Törneman Tel Mobil Sigrid Wiklund Tel Mobil AB Stelacon