Ensamrevisorer i statliga myndigheter 2007

Transkript

1 1/5 Datum Handläggare Annika Alexandersson ESV-dnr Hamdi Ercan /2008 Catrin Lind Ebert Anne-Marie Ögren Ensamrevisorer i statliga myndigheter 2007 Inledning ESV har under 2007 besökt de revisorer vid statliga myndigheter som var ensamrevisorer vid den tidpunkt som självdeklarationen för år 2006 besvarades (mars 2007). I mars 2007 fanns det sexton myndigheter med ensamrevisorer. Sju av de sexton myndigheterna med ensamrevisorer finns i Stockholmsområdet. De övriga nio myndigheterna med ensamrevisorer är spridda över landet. Anledningen till att ESV valde att göra besöken var att få en bättre bild av under vilka förhållanden ensamrevisorerna arbetar, hur de upplever sin situation och hur ESV kan bidra till att stärka deras förutsättningar. Detta bl.a. mot bakgrund av att Internrevisionsutredningen (SOU 2003:93) ansåg att det bör finnas minst två internrevisorer vid en myndighet. ESV:s iakttagelser Nedan beskrivs de iakttagelser som ESV har gjort i samband med besöken hos ensamrevisorerna. Förutsättningar Analys av myndighetens behov verkar ofta saknas när myndigheten väljer att enbart ha en ensam revisor. Vi frågade ensamrevisorerna varför myndigheten valt att bara ha en internrevisor anställd. Det som angavs som skäl var ofta ekonomi eller att man valt att minimera funktionen så mycket som möjligt eftersom myndigheten själv inte hade fått avgöra frågan om inrättande av internrevision. Ingen av ensamrevisorerna ansåg att den nya internrevisionsförordningen hade förändrat några förutsättningar för deras arbete eller påverkat deras situation. Förordningens krav på anställd chef för internrevisionen har inte fungerat fullt ut. Fortfarande har flera myndigheter inte fattat ett formellt beslut om att ensamrevisorn är anställd som chef. Mindre än hälften av internrevisorerna är administrativt placerade direkt under GD, vilket är kravet enligt internrevisionsförordningen. Trots den

2 2/5 administrativa placeringen anser flertalet internrevisorer att förutsättningar ges för objektivitet, oberoende och integritet. De flesta anser att de får tillräckliga förutsättningar och resurser för sin verksamhet och att ledningarna är positiva till kompetensutveckling. För frågor om budget, utvecklingssamtal och lönesättning angavs att: Beslut om internrevisionens budget fattas i ett fåtal fall av styrelsen och i de flesta fall av GD. Det förekommer också att andra fattar beslut om budget. I fyra av myndigheterna saknar internrevisionen en egen budget. I dessa fall ingår internrevisionen vanligtvis i stabsbudgeten. De flesta anser att de får tillräckliga resurser för sin verksamhet. Ingen har utvecklingssamtal med styrelsen. I två fall har det inte skett utvecklingssamtal över huvudtaget. Dessa internrevisorer ser dock inget behov av att ha utvecklingssamtal. Internrevisorns lön sätts av GD eller av annan tjänsteman direkt under GD. Inte i något fall var styrelsen involverad i lönesättningen när internrevisorn redan är anställd. Till övervägande delen tyckte internrevisorerna att lönesättningen fungerade tillfredsställande. De allra flesta ensamrevisorer trivs bra med sina arbeten och upplever att de har en bra relation till GD och styrelse. De flesta internrevisorer anser att de har god tillgång till styrelsen. De ensamrevisorer som har ett revisionsutskott är mycket nöjda med det. Bedrivande Ingen av de tillfrågade upplever att de blivit förhindrade i sitt arbete. Alla får tillgång till uppgifter, upplysningar och nödvändiga dokument som de behöver. I stort sett alla får enkelt del av myndighetens interna information. I tre fall har internrevisionen känt sig motarbetad av chefer. I ett av fallen har en enskild chef efterforskat källor till en rapport. En av de tre personer som vid ett tillfälle känt sig motarbetade har fått stöd av administrativ tjänsteman direkt underställd GD. Den andra personen känner att personen har stöd av myndighetschefen. Den tredje personen upplevde inte att det fanns tillgång till sådant stöd inom myndigheten. Det som i vissa fall uppgavs vara problem var när internrevisorn fysiskt placerats i s.k. storrumslösningar och/eller avsaknaden av/eller bristen på eget arkivutrymme. I ett par fall saknades av styrelsen fastställda riktlinjer för internrevisionen som ska finnas enligt Internrevisionsförordningens 10. Det fanns acceptabla förklaringar till de flesta av fallen. I ett fall var dock anledningen

3 3/5 att det inte behövdes riktlinjer eftersom det av Internrevisionsförordningen framgår hur internrevisorn ska arbeta. ESV kan också konstatera efter besöken att det inte verkar vara helt enkelt att samordna olika myndigheters internrevisionsfunktioner. Myndigheternas lokalisering, skiftande verksamheter och arbetssätt samt litet intresse från myndighetsledningarna uppges vara de största hindren för samordning. Vi ställde även frågor till ensamrevisorerna om rapportering till styrelse, GD och övriga chefer: I två fall skrivs inte löpande rapporter utan avrapportering sker på annat sätt (t.ex. muntligen eller via PowerPoint presentationer). I två fall skrivs inte årsrapporter (vilket är ett krav enligt föreskrifterna till 9 i Internrevisionsförordningen). Tiden hos styrelsen när man ska rapportera kan vara väl knapp enligt 5 internrevisorer Internrevisionen blir inte förhindrad att rapportera vad de vill. Rapporterna tas emot väl av styrelse och GD och lite mindre väl hos chefer (dock ett färre antal). Myndighetens vilja att genomföra rekommendationer varierar men i de flesta fall vill man dock genomföra rekommendationerna. Det finns brister i återrapporteringen av åtgärder till styrelsen med anledning av internrevisionens rapportering enligt fyra internrevisorer. Fyra internrevisorer anser att kunskaperna till viss del togs till vara inom myndigheten och en svarade att kunskaperna inte togs till vara överhuvudtaget. De flesta ensamrevisorer har ingen revisionshandbok. Ingen av ensamrevisorerna hade genomfört en extern kvalitetssäkring vid intervjutillfället. Alla planerade att inom de närmaste fem åren att genomföra extern kvalitetssäkring, vanligtvis med metoden Självutvärdering med extern validering. De flesta ensamrevisorer är med i Internrevisorerna och det statliga nätverket. De flesta är också med i andra nätverk. Vårt intryck är att de flesta ensamrevisorerna är mycket aktiva nätverkare. Ensamrevisorernas problem är att de är just ensamma och de problem som följer med det. Det de saknar mest är att ha någon att diskutera bedömningar med. De upplever även att det är ett problem att inte kunna ha kompetens på alla områden och att funktionen är sårbar med endast en internrevisor. Man har även problem med den interna och externa kvalitetssäkringen och man upplever att regelverket är tungt för en ensamrevisor.

4 4/5 Övrigt Vad vill då ensamrevisorerna att ESV ska göra för att ge stöd? Här hade ensamrevisorerna många olika och skiftande önskemål. Synpunkterna var följande: Förenkla regelverket, t.ex. genom att ta fram ett minimiregelverk för ensamrevisorer. Bedriva utvecklingsverksamhet t.ex. genom att utveckla en modell för riskanalys och en mall för revisionshandbok. Ge stöd genom att: - vara diskussionspartner, svara på frågor, lägga ut vanliga frågor på ESV:s hemsida, informera om best practice. - göra det möjligt för internrevisorerna att genom ESV:s hemsida utbyta information med varandra, tillhandahålla någon slags expertbank med namn på internrevisorer som har goda kunskaper inom olika områden. - tillhandahålla information om olika områden t.ex. om fondmarknaden. - stödja ensamrevisorer som har samarbetsproblem och problem med oberoende. - gå in och utreda, exempelvis som i fallet vid Länsstyrelsen i Skåne, och tala om hur det förhåller sig och hur det ska vara. Tillhandahålla utbildning genom att anordna specifika utbildningar inom det statliga området t.ex. om internrevisorsrollen. Anordna konferenser, hjälpa till med att skapa nätverk och anordna nätverksträffar. Arrangera temakvällar och träffar för ensamrevisorer samt ordna träffar mellan Riksrevisionen och internrevisorerna. Bistå med ramavtalsupphandling. Informera styrelser och GD. ESV:s slutsatser Ensamrevisorerna är inte någon särskild sorts internrevisorer. Det som är deras problem är att de är just ensamma och de problem som följer med det. De allra flesta ensamrevisorer trivs bra med sina arbeten och upplever att man har en bra relation till GD och styrelse även om de flesta gärna skulle vilja ha en kollega. De flesta internrevisorer anser att de har ett bra samarbete med styrelsen. Mest nöjda är de ensamrevisorer som har en styrelse med ett revisionsutskott.

5 5/5 En förutsättning för att internrevision i en myndighet ska fungera på ett bra sätt är att internrevisionens relation till ledningen fungerar på ett bra sätt och att internrevisionen upplever att de har ledningens stöd. Om inte relationen till ledningen är bra så blir situationen snabbt ohållbar för internrevisionen även om internrevisionen består av fler än en revisor.