Presentation av resultat av frågeenkät

Transkript

1 Presentation av resultat av frågeenkät Internrevisorernas uppfattning av hur ESV fullföljer sitt uppdrag rörande internrevision i staten Innehåll Bakgrund... 2 Mottagare och svarande av enkäten... 2 Enkäten... 2 Resultat... 2 Presentation av svaren på frågor om ESV:s uppdrag rörande internrevision... 3 Fritextkommentarer... 5

2 Bakgrund Offentliga nätverket skickade under februari-mars 2015 en enkät till medlemmarna i Internrevisorernas förening som är anställda vid en statlig myndighet. Bakgrunden till enkäten var bl.a. Statskontorets regeringsuppdrag att genomföra en myndighetsanalys av ESV (Ekonomistyrningsverket). Svaren har nu ställts samman. Mottagare och svarande av enkäten Enkäten sändes ut till samtliga medlemmar i offentliga nätverket enligt IIA medlemsregister, ca 130 personer. Av dessa arbetar 107 på statlig eller kommunal myndighet. Vi har fått 67 svar och jämfört med målgruppen på 107 är alltså svarsfrekvensen 63 %. Enkäten Enkäten besvarades via internet och anonymt. Förutom de inledande frågorna om vilken typ av myndighet och internrevisionsfunktion respondenten arbetar på ställdes 10 frågor som påståenden. Svaren gavs som ett instämmande eller avståndstagande på en 5 gradig skala. Enkäten avslutades med en fritextfråga om den svarande hade Övriga synpunkter på hur ESV utför sitt uppdrag avseende den statliga internrevisionen. 22 av de svarande har skrivit en fritextkommentar. Resultat För att få en uppfattning om de svarande inleddes enkäten med 3 frågor av typen Jag jobbar på : Av de 67 svarande jobbar 65 på statliga myndigheter. 33 jobbar i en styrelsemyndighet och 31 svarande jobbar i enrådighetsverk. 14 svarande är ensamrevisorer, 33 svarande jobbar i en internrevisionsfunktion med 2-4 revisorer och 20 svarande jobbar i en ir-funktion med fler än 4 revisorer.

3 Presentation av svaren på frågor om ESV:s uppdrag rörande internrevision Fråga 4. Jag anser att det finns ett behov av att ESV har uppdraget att utveckla och förvalta samt samordna internrevisionen i staten. 5. Jag anser att ESV genomför sitt uppdrag att utveckla den statliga internrevisionen väl. 6. Jag anser att ESV genomför sitt uppdrag att förvalta den statliga internrevisionen väl. 7. Jag anser att ESV genomför sitt uppdrag att samordnar den statliga internrevisionen väl. 8. Jag anser att de föreskrifter och allmänna råd för internrevisionen som ESV meddelat är ändamålsenliga. Kommentar En majoritet, 64 % anser att det finns ett behov av ESVs uppdrag rörande internrevision, 13 % har helt eller delvis motsatt åsikt. 21 % anser att ESV utvecklar internrevisionen på ett bra sätt, 70 % har helt eller delvis motsatt åsikt. 24 % anser att ESV förvaltar internrevisionen på ett bra sätt, 72 % har helt eller delvis motsatt åsikt 20 % anser att ESV samordnar internrevisionen på ett bra sätt, 68 % har helt eller delvis motsatt åsikt 51 % anser att ESVs föreskrifter är ändamålsenliga, 37 % har helt eller delvis motsatt åsikt

4 Fråga 9. Jag anser att de handledningar som ESV utarbetat för internrevisionen är ändamålsenliga. 10. Jag anser att ESV ger tillräckligt stöd till myndigheternas ledning i internrevisionsfrågor. 11. Jag anser att ESV uppfyller mitt behov av stöd till internrevisionsfunktionen. 12. Jag anser att ESV tillhandahåller tillräckliga möjligheter till kompetensutveckling för mig som internrevisor. 13. Jag anser att ESV avsätter tillräckliga resurser till den statliga internrevisionen. Kommentar 56 % anser att ESVs handledningar är ändamålsenliga, 25 % har helt eller delvis motsatt åsikt 49 % har ingen åsikt om ESVs stöd till myndighetsledningarna, 19 % anser att det är tillräckligt och 31 % anser att det inte är tillräckligt. 25 % anser att ESVs stöd till internrevisionsfunktionerna är tillräckligt och 53 % anser att det inte är tillräckligt. 21 % har ingen åsikt 10 % anser att ESVs erbjudna kompetensutveckling är tillräckligt och 80 % anser att det inte är tillräckligt 4 % upplever att ESVs resurser för internrevisionsfrågor är tillräckliga och 63 % anser att det inte är tillräckliga. 33 % har ingen åsikt

5 Fritextkommentarer Vi har sammanfattat de fritextkommentarer som kom in per fråga. 4. Jag anser att det finns ett behov av att ESV har uppdraget att utveckla och förvalta samt samordna internrevisionen i staten. I samband med att ESVs föreskrifter till internrevisionsförordningen togs bort, försvann även det stöd som internrevisionen kunde hänvisa till gentemot ledningen. ESVs mål och strategi upplevs som oklar. ESVs arbete upplevs ha stannat av och blivit otydlig det ses som ett resultat av minskad kommunikation och avsaknad av handlingsplan. ESV behöver bli mer aktiva i sitt agerande. För närvarande sker ingen märkbar utveckling. ESV är alltför försiktiga och verkar ta avstånd från allt som innebär en arbetsinsats. Önskvärt är att ESV blir mer proaktiva och drivande vad gäller att utveckla internrevisionen. Idag upplevs man som alltför passiva och försiktiga. ESVs ansvar att utveckla, förvalta och samordna internrevisionen i staten har förskjutits till respektive myndighet och internrevisionschef. Utvecklingsarbete bedrivs bäst genom samverkan och styrning. ESV måste själv utifrån sin uppgift "utveckla och förvalta samt samordna den statliga internrevisionen" ha en Målbild/strategi och handlingsplan. Själv formulerar man det "Utveckla, förvalta och bedöma den statliga internrevisionen" och anger i denna del "ESV ska utveckla och upprätthålla ett system för en planerad och ordnad metod- och kompetensutveckling samt utvärdera och bedöma den statliga internrevisionen i en årlig rapport till regeringen. Metod och kompetensutveckling omfattar att förvalta föreskrifter och allmänna råd till internrevisionsförordningen, ge råd och stöd samt upprätthålla ett utbildningsprogram för statliga internrevisorer." Vad är ESVs mål och strategi för denna uppgift? På senare år har verksamheten avstannat och tynat bort och så länge inte ESV kan kommunicera vad man vill och inte har någon handlingsplan så kommer internrevisionen i staten att utvecklas huvudsakligen av egen kraft på respektive myndighet. Vilket då är på gott och ont naturligtvis. 5. Jag anser att ESV genomför sitt uppdrag att utveckla den statliga internrevisionen väl. ESV har spelat en viktig roll för att etablera internrevisionen i staten. Stödet till internrevisorernas uppdragsgivare är väldigt viktig. Vissa frågor behöver belysas som exempel är revisionsutskott eller annat forum. ESV kommunicerar inte aktivt med internrevisionsfunktionerna löpande. Behov finns att ESV besöker/kommunicerar med internrevisionsfunktionerna i större omfattning än idag för att förbättra sin uppfattning och förståelse för vardagen och de utmaningar och problem som kan finnas. Det fysiska mötet är viktigt. Individuellt stöd till revisorer som är ensamma eller nyanställda, som chefer eller som revisorer kan verka uppmuntrande. God sed kan upprätthållas i alla lägen med rätt stöd. Internrevisionsenkäten är inte tillräcklig för att fånga in alla aspekter. Det är också anmärkningsvärt att arbetet på ESV inte har drivits av någon erfaren internrevisor inom staten, tom enkäten är krånglig och inte ändamålsenlig. Det saknas adekvat kompetens och det avsätts inte resurser för att kunna leva upp till uppdraget att förvalta och samordna den statliga internrevisionen. Enkäten förändras också från år till år och här efterfrågas kommunikation/information i förväg. Det är väldigt svårt för att inte säga omöjligt att besvara vissa av de frågorna i efterhand när man inte varit medveten om dem under löpande år. Det tillkommer frågor om mätetal e dyl som är svåra att svara på utan att känna till det i förväg. Viktigt att fånga upp behovet från internrevisorer som arbetar på egen hand, nyanställda internrevisorer och chefer. Att verka uppmuntrande är viktigt. Med rätt stöd kan god sed upprätthållas i alla lägen. Utveckling, utbildning och nätverkande i internrevisionsfrågor sker i IIA:s regi. Vi följer IIA:s internationella regelverk. Där behövs inga ytterligare regler från ESV. Vi har behov av att finnas och synliggöras i en statlig kontext.

6 6. Jag anser att ESV genomför sitt uppdrag att förvalta den statliga internrevisionen väl. ESVs uppdrag att förvalta internrevisionen skulle kunna utvecklas mer om man inom ramen för uppdraget anlitade internrevisorer med erfarenhet från uppgiften. Genom att rekrytera alternativt genom att anlita som konsulter. Syftet är då att få tillgång till färsk kompetens inom området. Det märks att ESV inte vill ha uppdraget, vilket framgick av remissvar på utredningen om IR. 7. Jag anser att ESV genomför sitt uppdrag att samordnar den statliga internrevisionen väl. Begreppet samordna upplevs som otydligt och behöver förtydligas. ESVs arbete med att effektivisera internrevisionen bedrivs i alltför liten utsträckning. Fokus upplevs ligga på att samla in material under det att principiella viktiga frågor, tolkning av regelverk, offentlighetsaspekter mm, överlåts åt enskilda myndigheter. Ex på en viktig fråga som skulle kunna samordnas är att utifrån ett internrevisionsperspektiv hantera överföring av delar av verksamheten till annan myndighet, här avses SSC. Ett område där vi skulle kunna undvika dubbelarbete och samtidigt undvika att belasta SSC i onödan. Kan finnas ett behov av samordning av den statliga internrevisionen, särskilt på myndigheter med endast en internrevisor. Ett område som skulle kunna samordnas och ge en ökad effektivitet är omvärldsanalys, att följa trender inom området internrevision. Hade önskat att ESV bl a bidragit med att följa trender om vad som gäller inom kåren. Nu får vi sköta det själva. Vill man ligga i framkant eller inte? ESV tycks sakna insikt/intresse/kompetens/resurser. Statlig internrevision är i kraftigt behov av utveckling och samordning, men ESV bidrar inte i detta utan snarare tvärtom. Effektivitet, rättssäkerhet och ändamålsenlighet inom hela staten påverkas negativt när inte internrevisionen ges förutsättningar för rollen och uppdraget. Det behövs en ny statlig internrevisionsutredning. Jag saknar statliga ramavtal för internrevisionstjänster. Ett annat område som omnämns är upphandling. Att bidra med konkreta förslag när det gäller att utforma upphandlingsunderlag när konsultstöd inom olika områden för internrevisionens arbete. Även vid extern kvalitetsgranskning som återkommer vart femte år finns det ett behov att samordna. Det saknas fn statliga ramavtal för internrevisionstjänster. Avseende den externa kvalitetsutvärderingen som ska genomföras minst vart 5:e år borde ESV kunna bistå med skrivningar kring upphandlingar men även hur utvärderingen ska gå till. Underlag för vad rapporten ska innehålla, utvärderingsmall. Inte som idag när varje myndighet ska ordna med utvärderare själva och även med vitt skilda slag av utvärderingsrapporter. Önskvärt är att ESV blir mer ansvarig för internrevisionen, stödjer och agerar som en central samordnande statlig funktion även om den lokala förankringen på respektive myndighet är viktig och värdefull. En samordning skulle kunna öka effektivitet och höja kvaliteten. Saknar även stöd när det gäller tillgång till eller upphandling av olika former av expertis (IT, redovisning, organisation etc). Jag vill se att ESV tar ställning som ansvarig för "koncernen statens" internrevision, det är vansinnigt att 66 st IRfunktioner jobbar på olika sätt, uppfinner hjulet varje gång och inte har stöd och styrning från en central samordnande statlig funktion. Det borde kunna samlas hos ESV, även om den lokala förankringen i respektive myndighets verksamhet är viktig och värdefull. En samordning (och styrning) innebär både effektivitetsvinster och en kvalitetssäkring av genomfört arbete. ESV granskar idag kvaliteten (?) men jag ser inte mycket resultat av det arbetet. 8. Jag anser att de föreskrifter och allmänna råd för internrevisionen som ESV meddelat är ändamålsenliga. Utifrån att ESV anger ståndpunkten att kvalitetssäkringar ska genomföras utifrån Internrevisionsförordning samt standards blir resonemanget att IIA:s standards ska användas vid utfyllande tolkning oklart. Andra synpunkter som framkommit är att ytterligare överlappande reglering - utöver standards, intern och extern kvalitetssäkring inte är ändamålsenligt. Önskvärt är att ESV kan svara på tolkningsfrågor kopplade vad avser IIA: standards.

7 9. Jag anser att de handledningar som ESV utarbetat för internrevisionen är ändamålsenliga. Att ESV tog fram den nya handledningen upplevs som ett mycket bra initiativ. Det är värt att notera att i takt med att IRs ställning stärkts på manga sätt har samtidigt situationen som IRC blivit tuffare på senare år. Detta bör både ESV och föreningen möta upp. 10. Jag anser att ESV ger tillräckligt stöd till myndigheternas ledning i internrevisionsfrågor. Enkäten för 2014 upplevdes mer positivt än motsvarande för Att i enkäten för 2014 fråga om ledningens syn på internrevisionen upplevdes som positivt. De nytillkomna frågorna i årets enkät upplevs inte positivt. Stöd till myndighetsledningen är inget jag känner till. 11. Jag anser att ESV uppfyller mitt behov av stöd till internrevisionsfunktionen. Det saknas stöd i form att instruktioner och exempel på vanliga använda dokument, som exempel anges revisionsplan, riskanalys, rapporter, PM, årsrapport, rådgivningsunderlag mm. Ytterligare stöd som efterfrågas är databas med innehåll av myndigheternas samlade granskningsplaner, granskningsprogram och olika rapporter att utgå från. 12. Jag anser att ESV tillhandahåller tillräckliga möjligheter till kompetensutveckling för mig som internrevisor. Ett engagemang från ESV när det gäller kompetensutveckling saknas idag. Tidigare fanns kompetensprofil för internrevisorer (togs fram 2007), denna upplevdes som ett positivt stöd i utvecklingen. ESV genomför inte längre några nätverksträffar, konferenser, seminarier. Önskvärt är att ESV samordnar utbildningsprogram med IRF och ISACA. En ökad satsning på utbildning av internrevisorer efterfrågas, såväl grundläggande utbildning men även mer avancerad utbildning. Det nuvarande utbudet upplevs som litet och ger små möjligheter för kompetensutveckling för erfarna internrevisorer och internrevisionschefer. Större satsning och åtaganden inom kompetensutvecklingsområdet efterfrågas. I stället blir man hänvisad till dyrare lösningar för att tillgodose kompetensbehovet. En "Audit-update" med det senaste inom området och trender och omvärldsanalys inom internrevision torde vara det minsta (frågan är dock om ESVs medarbetare inom området har den kompetensen) Utlovad handbok saknas. 13. Jag anser att ESV avsätter tillräckliga resurser till den statliga internrevisionen. Det upplevs som att ESV avsätter alltför lite resurser till den statliga internrevisionen. Ökade resurser skulle kunna användas genom att besöka myndigheterna mer regelbundet. Idag har vissa myndigheter aldrig besökts av ESV. 14. Övriga synpunkter på hur ESV utför sitt uppdrag avseende den statliga internrevisionen Mycket bra initiativ att genomföra en enkät. Nätverksträffar, kontinuerligt med skiftande lokalisering runt om i landet. Saknar insyn i vad som händer i Internrevisionsrådet. Statliga internrevisionen i min myndighet är alltför toppstyrd av Riksrevisionen och har alldeles för liten operationell erfarenhet av det som granskas. Konsekvensen blir ytliga revisioner och alldeles för liten påverkan på t.ex. intern kontroll och att nödvändiga förbättringar och effektiviseringar av verksamheten inte genomförs. Nätverksmöjligheter inom statlig internrevision med kontinuerliga träffar (halvårsvis? kvartalsvis?) med skiftande lokalisering runt om i landet vore önskvärt för att möjliggöra samordning och erbjuda mötestillfällen.