Projektdirektiv implementering av KONST 2025

Transkript

1 Dnr: Y 2015/ KONSTNÄRLIGA FAKULTETEN Projektdirektiv implementering av KONST 2025 MÅL De inriktningsbeslut som fattats av Konstnärliga fakultssyrelsen vid två på varandra följande styrelsemöten under våren 2017 har som mål att 1. Fördjupa samverkan inom Konstnärliga fakulteten 2. Öka studentmobiliteten inom Konstnärliga fakulteten 3. Möjliggöra för bättre utnyttjande av personalresurser genom rörlighet mellan enheter 4. Skapa en hållbarare struktur för våra institutioners fortlevnad. För att nå dit kommer 1. AkV och HDK att bli en institution 2. Administrationen att arbeta enligt gemensamma processer och arbetssätt där det är relevant för att uppnå synergier och effektivisera 3. Teknikerna att organiseras i en enhet 4. Utbildningarna och deras kvalitet utvecklas strategiskt med hjälp av gemensamma strukturer för planering, utveckling, utvärdering och återkoppling. 4. De olika forskningsinriktningarna inom ämnesområdena att odlas på ett strategiskt sätt och en gemensam ram för planerings- och strategiarbete genereras så en stark nationellt och internationellt position i centrala forskningsområden kan konsolideras och utvecklas. 5. Utveckla tydliga och väl koordinerade cykler för planering och genomförande av forskning, utbildning och samverkan. Genomförandeorganisation Principen för genomförandeorganisationen är att så långt det är möjligt använda befintliga fora och befintlig mötesstruktur. På så sätt blir detta arbete en del av ett redan pågående arbete. De befintliga grupper som kommer att aktiveras och kompletteras så att olika personalkategorier samarbetar i detta arbete är: Prefektrådet, Konstnärliga fakultetens forskningsberedning (FOB), KF BUGA samt de funktionsgrupper som redan startats inom administrationen för att arbeta med gemensamma processer. Konstnärliga fakulteten 1 (7) Storgatan 43, Box 141, Göteborg

2 Styrgrupp Fakultetens ledningsgrupp (dekan, prodekan, prefekter, kanslichef) - Projektledare Mark Wennerström Styrgruppen består av prefektrådet och utgör det styrande organet för projektet. Styrgruppen utformar ramverket för delprojektens arbete och fattar nödvändiga beslut för att grupperna ska komma framåt i sitt arbete. Beredningsgrupp - Prefektråd Delprojekt Organisation Deltagare: Prefekterna från HSM och HDK (ordförande), en enhetschef från varje institution, Valands administrativa chef, fakultetens personalhandläggare (koordinator). Uppgift 1: Utarbeta två förslag på ny enhetsindelning för de två institutionerna samt hur lednings och styrningsstrukturen ska se ut (enhetschef, programansvarig, forskningsansvarig). Förslagen ska omfatta hur den nya organisationen ska implementeras med tidsatta och aktiviteter och beslutspunkter. Förslagen ska även redogöra för hur de kollegiala processerna beaktats. Frågeställningar att besvara: - Vad finns det för styrkor och svagheter i nuvarande organisation? Vad kan bibehållas och vad måste förändras i en ny organisation? - Hur många enheter ska de nya institutionerna ha? Hur ska en enhet vara sammansatt? - Hur ska ledningsuppgifter och ansvar fördelas mellan prefekt, enhetschef, programansvarig, forskningsansvarig, studierektor, viceprefekter, utbildningsansvarig m.fl. roller. Hur mycket arbetstid ska fördelas på respektive uppdrag utifrån arbetsuppgifterna? - Vilken hänsyn behöver tas till den verksamhet vi har i Steneby? Se även Delprojekt Campus Steneby. - De kollegiala organen Uppgift 2: Utarbeta ett förslag på hur den nya tekniska enheten bör se ut med teknisk chef och flera samordnare. Hur ska ledningsuppgifter och ansvar delas mellan teknisk chef och samordnare. Förslag på hur organisationen ska implementeras med tid och aktiviteter. En tekniker från vardera av institutionerna adjungeras till gruppen vid detta arbete. Uppgift 3: Överväga alternativ även för den administrativa organisationen vad gör att administrationen inte kan ha samma organisation som teknikstödet, dvs en chef och samordnare? Eller bör man ha två administrativa chefer med ansvar för ett par funktioner som stödjer bägge institutionerna för att ha möjlighet att fördjupa arbetet med ett par funktioner? Gruppen sätts samman för att påbörja sitt arbete 1 maj Den 20 juni rapporterar gruppen sitt resultat till PR. Förslagen är ingen slutrapport, utan ger förutsättningarna för arbetet i de olika delprojekten och ska sedan bearbetas på institutionerna på samma sätt som KONST 2025 med målet att ha en färdig struktur i januari Delprojekt Ekonomi Budgetering och uppföljning Sammankallande: fakultetsekonom. Deltagare: institutionernas ekonomer och en eller flera enhetschefer. 2 (7)

3 Uppgift 1 - Nulägesbeskrivning av hur vi arbetar med budgetering och därmed medelstilldelning samt uppföljning och dess koppling till verksamhetsplanering. Beskrivning av var likheterna och olikheterna finns. - Beskrivning av vilka svar/beslut delprojektet behöver få av styrgruppen för att kunna arbeta fram ett förslag på gemensamma processer. Uppgift 2 - Ta fram förslag på processer som är lika för våra institutioner - Ta fram en handlingsplan för implementering av processerna inklusive tidplan och aktiviteter. Mål: föreslå ett sammanhållet arbetssätt med budget och uppföljning för våra institutioner och handlingsplan som kan implementeras till januari Delprojekt Strategisk utveckling för forskning Uppdra åt fakultetens forskningsberedning att integrera arbetet med att förverkliga inriktningsbeslutet i sin ordinarie mötesstruktur och verksamhet. Frågor: Konsekvensanalys: Vad innebär Konst 2025 för forskningen vid fakulteten i framtiden? Hur kan det strategiska och praktiska arbetet med att utveckla forskningen inom fakulteten stärkas då det blir mer fakultetsövergripande och institutionsöverskridande? Vilka gemensamma principer finns redan idag att bygga vidare på beträffande styrprocesser resursfördelning forskningsadministration och andra stödprocesser, resursförstärkning och resursbreddning, internationalisering, forskningsinitiering, forskningsredovisning, forskningskommunikation, kopplingen mellan forskning, forskarutbildning och utbildning, forskning och förnyelse av utbildning samt forskningssamverkan mellan lärosäten och samverkan med företag, organisationer och tredje sektor. Vilken typ av samordning av forskningsstöd inom fakulteten anser vi vara ändamålsenlig och i linje med Konst 2025? Hur kommer vi att använda processen kring RED 19 för att kartlägga styrkor och svagheter i vår forskning och på så sätt möjliggöra strategisk planering och genomförande av fattade beslut inom och mellan institutionerna? Hur tänker vi på forskning i tid och rum? Kan vi organisera våra lokalytor och tidsplanering för att (i) (ii) föra samman forskare i en fakultetsövergripande forskningsgemenskap och i olika växlande konstellationer i tid och rum, samt låta forskarna inbegripas inom en bredare utbildningsmiljö (genom att dela kontor med lärare i de olika enheterna etc.) samtidigt som man utnyttjar en forskningsyta präglad av engagemang (ett så kallat skyltskåp för forskning ett forskningsnav ) 3 (7)

4 Hur kommer forskarskolans struktur att utvecklas så att den tjänar alla ämnen och bidrar till en stark forskningskompetens och framgångsrika forskarkarriärer hos dem som examineras. Hur ser synergierna mellan seniorforskning, forsknings- och utvecklingsarbete och forskarutbildning ut i framtiden Vilken är PARSE:s strategiska roll för att utveckla forskning vid fakulteten? Delprojekt Utbildning Syfte och bakgrund Den konstnärliga fakultetens utbildningsutbud ska vara en drivkraft för samhällsutveckling. Studenterna möter under utbildningen nya perspektiv och ställer sina ämnesdjup i förhållande till studenter med andra ämnen. Genom att samarbeta med kultur- och näringsliv ges även uppdragsutbildning och omställningsutbildning för livslångt lärande. Fakultetens fristående kurser handlar både om bildning och fortbildning. För att möjliggöra samarbeten mellan utbildningar behöver en gemensam utbildningsstruktur finnas för kandidat respektive mastersprogrammen. Vidare samordnad vecko- och läsårsplanering för lokalbokning etc. Genomförande För att åstadkomma detta uppdras åt KF BUGA att integrera inriktningsbeslutet inom ramen för sin ordinarie mötesstruktur och ordning. Uppgift 1 - Nulägesbeskrivning av hur vi arbetar med kvalitetsarbete, breddad rekrytering, utbildningsplanering och uppföljning och dess koppling till budgetarbetet. Beskrivning av var likheterna och olikheterna finns. - Beskrivning av vilka svar/beslut delprojektet behöver få av ledningen för att kunna arbeta fram ett förslag på gemensamma processer. Uppgift 2 - Ta fram förslag på processer som är lika för våra institutioner - Ta fram en handlingsplan för implementering av processen inklusive tidplan och aktiviteter. Mål: Arbeta fram ett gemensamt sätt att arbeta med kvalitetsarbetet, breddad rekrytering, utbildningsplanering, uppföljning och utbildningsadministration. Samt handlingsplan för att nå dit till januari Delprojekt Namn Sammankallande: fakultetens kommunikatör. Deltagare: minst en kommunikatör från varje institution. Uppgift 1 Ta fram ett förlag på process för att utarbeta förslag på namn och varumärken som är knutna till omorganisationen av Konstnärliga fakulteten och i en förlängning samlokaliseringen. Uppgift 2 4 (7)

5 Ta fram en handlingsplan för arbetet inklusive tidplan och aktiviteter. Delprojekt kompetensförsörjning Utveckla en gemensam kompetensförsörjningsstrategi. Sammankallande: Fakultetens HR Deltagare: HR-handläggarna vid institutionen Uppgift: 1. Skapa en gemensam planeringsprocess för kompetensförsörjning. 2. Skapa en handlingsplan för implementering av processen inklusive tidplan och aktiviteter. Delprojekt Lokaler Sammankallande: Petter Baggeryd Deltagare: Mattias Larsson (Campusservice), Mats Kihlström (HSM), Fredrik Svedberg (Campusservice), Hans Ekelund (Ak Valand), Eva Niste (HSM), Cecilia Eriksen Wijk (HDK) Syfte: Skapa strukturer för lokalanvändning så att lokaler i görligaste mån används jämnt över terminerna så att såväl lågsäsonger (fullt med tomma lokaler) som toppar (kö till verkstäder o andra lokaler) undviks. Målet är att möjliggöra omorganisationen och samlokaliseringen av Konstnärliga fakulteten men minst lika viktigt är att redan idag börja använda våra lokaler mer effektivt för att både öka möjligheten till rumsligt stöd för våra utbildningar och spara yta. Uppgift: Steg 1. Ta fram förslag på principer och strukturer för schemaläggning och användandet av rum som vi behöver för att: Steg möjliggöra sjösättandet av den nya organisationen 1/ möjliggöra samlokaliseringen i ett framtida gemensamt hus Ta fram en handlingsplan för implementering av principerna och strukturerna inklusive tidplan och aktiviteter. Delprojekt Campus Steneby Sammankallande: Johan Öberg Deltagare: Catharina Bergil (HSM), Dag Bjaaland (Stiftelsen Stenebyskolan), Johnny Friberg (HDK), Maddie Leach (AK Valand), Otto Samuelsson (HDK) Uppgift: Skriva fram en vision för Campus Steneby som ska tillföras huvuddokumentet Konst (7)

6 Några delar som behöver utredas: Vilken roll kan Campus Steneby spela som komplement till Campus Näckrosen? Hur kan Campus Steneby bli en komplett miljö enligt universitetets vision? Hur kan Campus Steneby bli en forskningsinfrastruktur som lockar forskare från olika håll att spendera tid vid Campus? Hur kan Campus Stenebys internationella miljö stärkas och utvecklas? Hur kan Campus Steneby bli en hub för utbildning, forskning, regional utveckling och digitalisering av näringsliv/kulturliv? För fler detaljer se Bilaga 1 PM Campus Steneby Delprojekt administrationens arbetssätt Cheferna inom administrationen uppdras att planera och implementera principerna för utveckling av det administrativa arbetet vid konstnärliga fakulteten. Arbetet utförs i funktionsvisa arbetsgrupper som leds av en representant från fakultetskansliet. Gruppernas arbete rapporteras och samordnas via ett fakultetsadministrativt forum: Sammankallade: kanslichef Deltagare: administrativa chefer, utbildningsledaren, fakultetens personalhandläggare, fakultetens kommunikatör, fakultetsekonom, fakultetens sekreterare, forskarutbildningshandläggaren, forskarhandläggaren. Uppgift för det fakultetsadministrativa forumet blir: Att bereda färdigt funktionsgruppernas förslag inför beslut i styrgruppen. Prioritera och samordna funktionsområdenas arbete. Gruppen har även i uppgift att bevaka potentiella arbetsmiljörisker och ger därmed input till riskanalysarbetet i LAMK. För mer detaljerad information se Bilaga 2 Tidplan Samtliga inriktningsbeslut, som inte kräver en färdig byggnad, ska vara genomförda innan Konstnärliga fakulteten samlokaliseras i en byggnad. Med nuvarande planeringshorisont kan en inflyttning i ett nytt hus äga rum höstterminen 2022 även om det finns många osäkerhetsfaktorer rörande denna tidpunkt. En närmare gräns för många av dessa inriktningar är däremot sammanslagningen av AkV och HDK som ska genomföras 1 januari Varje delprojekt ska ta fram en egen tidsplan med aktiviteter och åtgärder som måste vidtas fram till dess. 6 (7)

7 TIDPLAN KONST Nov Fakultetsdagarna 19 dec - beslut organisationsstruktur - Slutrapport / delrapport delprojekt 1 jan ny org. börjar gälla DELPROJEKTEN UTARBETAR LÖSNINGAR OCH HANDLINGSPLANER 19 juni slutrapporter delprojekt IMPLEMENTERING INFÖR OMORG KF IMPLEMENTERING INFÖR SAMLOKALISERING KF Utredningsfas - HT 2017 t.o.m. VT 2018 Delprojekten (förutom delprojekt organisation) startar sitt arbete höstterminen Delredovisningar och/eller frågeställningar från grupperna kan med fördel ställas löpande till prefektrådet under hösten Vissa delprojekt kommer behöva mer tid på sig än andra, utredningsfasen kommer därför att pågå till juni 2018 men ambitionen för samtliga delprojekt är vara klar till 19 december Samtliga delprojekt förväntas leverera en rapport till prefektrådet den 19 december Rapporten är antingen en slutrapport eller delrapport och ska innehålla svar på frågeställningarna samt i förekommande fall förslag på handlingsplan för införande. Fakultetsdagarna november är ett tillfälle som projektledningen vill använda för att diskutera gemensamma frågeställningar eller förankra förslag från delprojekten. Sammankallande i delprojekten ska under hösten kontakta projektledaren för att diskutera hur delprojektets behov kan omhändertas under dessa dagar. Implementeringsfas från VT 2018 och framåt Under 2018 går projektet in i en genomförande del där delprojektens slutsatser ska implementeras i verksamheten. I fösta hand kommer fokus läggas på aktiviteter nödvändiga för omorganisationen av konstnärliga fakulteten till två institutioner i andra hand aktiviteter som krävs för att förbereda samlokaliseringen. 7 (7)