Den administrativa enhetens organisation vid den nya institutionen

Transkript

1 Den administrativa enhetens organisation vid den nya institutionen Bakgrund och syfte Bakgrunden till detta dokument är inriktningsbeslutet av KFS att Högskolan för Design och Konsthantverk (HDK) och Akademin Valand ska bli en institution och med en vision om en samlokaliserad fakultet. I det fortsatta arbetet med den nya organisationen konstateras att en gemensam administrativ enhet är att föredra när det är en institution. Cheferna inom administrationen vid fakulteten (administrativa chefer och kanslichef) fick därefter ett uppdrag av fakultetens ledningsgrupp att beskriva hur den nya administrativa enheten ska se ut. Under innevarande läsår har administrationen fått i uppdrag att funktionsvis komma med input på hur de ser att samarbetet över hela fakulteten framåt kan öka och ge förslag på processer och rutiner att börja arbeta med redan nu. Ett av huvudsyftena med sammanslagningen av HDK och Valand är att skapa en hållbarare organisation och då bland annat genom att effektivisera verksamhetsstödet för att frigöra resurser till forskning, utbildning och samverkan. Verksamhetsstödet har också ett krav på sig att kontinuerligt utveckla sina arbetssätt, anpassa sig efter de behov som finns och att sträva efter ett så optimalt resursutnyttjande som möjligt. I det här dokumentet presenteras förslag på ny administrativ organisation för HDK-Valand. Vi vill samtidigt visa på hur och i vilka delar vi går vidare i samarbetet över alla tre institutionerna och utvecklingen av de administrativa processerna i första hand fram till 1 januari. Utgångspunkter I framtagandet av den nya organisationen har vi utgått ifrån de långsiktiga målen som finns inom ramen för KONST : 1. Administrationen delas inom fakulteten: administrativ personal kan arbeta över fakulteten och/eller mot en enda enhet beroende på funktionen. 2. Vi kommer att ha gemensamma administrativa processer 3. Vi kommer att arbeta med en samarbetsmodell inte en förhandlingsmodell Funktionsgruppernas förslag på organisering på lång och kort sikt har varit ett viktigt inspel till vårt utvecklingsarbete. Vi har försökt hitta likheterna och principerna som kan överföras på en övergripande nivå för att utveckla vår organisation. Vi har också tittat på hur det administrativa verksamhetsstödet organiseras och fungerar vid HSM idag för att i första hand lära av goda exempel men också redan nu se på vilket sätt vi kan ena vårt organiserande inför en framtida samlokalisering. I denna text beskrivs den nya administrativa organisationen som ska börja gälla Den beskrivs utifrån några huvudfunktioner; utbildnings- och forskningsstöd, HR-stöd, ekonomistöd, kommunikationsstöd, myndighetsstöd samt stöd vid externa event. Varje individ kommer att vara kopplad till en av dessa funktioner. En administrativ process

2 kommer att ägas av en funktion. Många processer kräver samarbete mellan olika funktioner, och det förutsätter att medarbetare från olika funktionsområden tillsammans med verksamheten arbetar gemensamt inom samma process. Till exempel samarbete mellan kommunikatörer och utbildningshandläggare samt programansvariga, studierektorer och annan berörd personal i processen med studentrekrytering. När vi beskriver nuläget vid våra institutioner idag så använder vi begreppen antal personer inom funktionen samt antal heltidsekvivalenter (HTE). När den framtida administrativa enheten beskrivs så likställer vi för enkelhetens skull 1 befattning med 1 heltidsekvivalent. Vi refererar även till Arbetsgivarverkets klassificeringssystem av arbetsuppgifter och befattningar som även GU använder, sk. BESTA-nivåer Nedan är en numerär översikt över de nuvarande organisationerna HDK och Akademin Valand i jämförelse med den sammanslagna institutionen som den nya administrativa enheten är planerad för. I löpande text refererar vi även till hur det i dag ser ut på Högskolan för scen och musik (HSM) och ibland till konstnärliga fakultetskansliet (nedan enbart omnämnt som kansliet) eftersom vi har även samlokaliseringen i åtanke. HDK/VALAND IDAG DEN NYA ENHETEN HTE 27,5 19,5 21,5 Grundorganisation i HTE 27,8 19,5 21,5 Antal anställda 34 Beror på andel deltidstjänster Antal tillsvidareanställda 31 Beror på andel deltidstjänster Utbildnings- och studiestöd samt forskningsstöd Utbildnings- och studiestödet definieras här som administrativt stöd till studenter och institutionens utbildningsverksamhet, på såväl grund- och avancerad nivå som inom forskarutbildningen. Forskningsstödet är med eftersom det kommer att ingå i denna funktionsgrupp. I dag är det 15 personer som på något sätt arbetar inom utbildningsstödet vid de två institutionerna som utgör ca 12,2 HTE. Tjänstebenämningarna som finns är: utbildningshandläggare, utbildningsadministratör, studievägledare, internationell koordinator, institutionsadministratör samt forskningshandläggare. Vilka arbetsuppgifter som ingår i respektive anställning är mycket olika mellan de tre institutionerna. HSM har i dagsläget 6 personer som arbetar inom detta området (4 mot utbildningarna, 1 internationell koordinator samt en med ansvar för schema och lokaler). HSM har också en studierektor forskarutbildning som är tillika forskningssamordnare. Sammanlagt är det ca 5,6 HTE som arbetar inom Utbildnings- och studiestöd samt forskningsstöd vid HSM.

3 Vi har gjort en översyn och lägger ett förslag som vi tror både möter den föreslagna organisationen bättre och tydliggör rollerna över fakulteten. I den nya organisationen kommer ett förtydligande av komplexitet och ansvar att göras samtidigt som en renodling av rollerna inom detta område att ske. Den nya institutionen får totalt mellan 6 och 8 utbildningshandläggare samt 1 studievägledare. Två av utbildningshandläggarna får ett övergripande ansvar för stöd till grund- och avancerad nivå respektive till forskarutbildning (BESTA- nivå 4). Tre till fem utbildningshandläggare har särskilt ansvar för stöd till ett eller flera ämnesområden. De arbetar från ax till limpa och har ansvar för att operativt handlägga utbildningsprocesserna med utbildningarna. Två av dem får gemensamt ansvar att arbeta med den internationella mobiliteten (BESTA-nivå 3). En utbildningshandläggare ansvarar för schemaläggning och därtill hörande lokalbokning. (BESTA-nivå 3). Studievägledaren kan tillsammans med studievägledaren på HSM, som vi ökar till en heltid redan från utgöra en delad resurs för hela fakulteten. implementerar vi en modell som liknar HSM:s och kommer att underlätta samarbetet vid en samlokalisering. Vi tror i dagsläget att detta är en bra modell som inte ska behöva ändras särskilt mycket. Men vi vill gärna utreda vilka möjligheter det finns till ytterligare

4 samarbeten när hela funktionen sitter fysiskt samlad samt hur vi kopplar på fakultetens utbildningsledare på ett bra sätt för att stärka denna grupps arbete. Schemaläggning och lokalbokning blir särskilt viktig vid samlokaliseringen. HR-stöd I dagsläget arbetar 5 personer inom HR-stödet vid HDK och Valand och utgörs av 2 personalhandläggare och 3 personaladministratörer, denna grupp är sammanlagt 5 HTE. Detta kan jämföras med HSM som har 3 personer som arbetar inom HR: 1 personalhandläggare och 2 personaladministratörer, sammanlagt 2,75 HTE. HR-området har blivit mer administrativt tungt. Speciellt inom löneområdet där flera löneadministrativa arbetsuppgifter landade på institutionsnivå efter att Statens service Center tog över löneproduktionen för GU. Vi förslår att: I den nya organisationen kommer det finnas 1 personalhandläggare för kvalificerat beslutsstöd (BESTA nivå 4), 1 personalhandläggare (BESTA nivå 3), 1 personaladministratör (BESTA nivå 2) och 1 löneadministratör (BESTA nivå 2). Löneadministratören kommer successivt utgöra ett gemensamt stöd för hela fakulteten. Den personalhandläggare som ansvarar för kvalificerat beslutsstöd förväntas arbeta nära institutionens åtta chefer och stödja dem med personalfrågor. Personalhandläggarna kommer att ha såväl strategiska som operativa arbetsuppgifter, de kommer att behöva vara specialister inom personaladministration, ha kunskap om HR systemen, dess rutiner samt kunna ta ett utvecklingsansvar för vissa HR-processer på institutionen. Personaladministratören och löneadministratören har inte lika stort ansvar som handläggarna och arbetsuppgifterna är mer operativa. Målbilden för är att vi har implementerat den HR organisation som HR gruppen föreslagit. Processansvaret är också väl utvecklat bland handläggarna för att på bästa sätt använda oss av deras kompetens. Ekonomistöd Vid HDK och Akademin Valand arbeta i dagsläget ca 7 personer inom ekonomistödet. Dessa benämns ekonom (3), ekonomiadministratör (1), institutionssekreterare (1) och bibliotekarie (1). I heltidstjänster räknat är det ca 5,9 HTE. Kan jämföras med att HSM har 2 personer som arbetar inom funktionen och utgörs av en ekonom och en ekonomiadministratör som även är stipendiehandläggare. Vi förslår att:

5 I den nya organisationen kommer vi ha två ekonomer (en med fokus på budget, prognos, uppföljning för helheten och en med fokus externa forskningsmedel och inköpskoordinering, anläggningar) samt två ekonomiadministratörer (en med fokus fakturahantering och kundreskontra och en med fokus inköp och resebokning samt stipendiehandläggning). Inköp och resor ska samordnas för hela fakulteten. Ekonom inom externa forskningsmedel kan samordnas senast. Även stipendiehandläggning skulle kunna vara möjligt att samordna men eftersom den funktionsgruppen inte kunnat träffas avvaktar vi deras översyn. Kommunikationsstöd På HDK och Akademin Valand arbetar totalt 4 personer som kommunikatörer, varav en är tjänstledig. De utgör 3 HTE. På HSM är det 2 personer som arbetar inom kommunikation och utgör 2 HTE. I den nya organisationen kommer vi ha 3 kommunikatörer varav en kan tänkas var fakultetens webbansvarig. Vi tänker oss att kommunikatörerna vid den nya institutionen ingår i den redaktionsgrupp som är etablerad så långt det är möjligt med tanke på det fysiska avståndet. Målbilden för är att vi har implementerat redaktionen som kommunikatörsgruppen föreslagit. Myndighetsstöd (arkiv, diarium (GUDOK-samordning), sekreterarstöd i beredande och beslutande organ inklusive forskningsrådet) Det här är arbetsuppgifter som idag är utspritt på många olika personer vid HDK och Akademin Valand så det är svårt att mejsla ut hur många personer eller HST som gör detta arbete idag. På HDK är det idag mer renodlat till en person som utgör 0,5 HTE. Idag är det på HSM 1 person som arbetar med detta och som utgör en 0,5 HTE. HDK och HSM kommer att samordna detta arbete med en person som utgör 1 HTE från hösten. Renodla detta stödet till en ½ - 1 handläggare (BESTA nivå 3) som sköter dessa uppgifter. Vi ser även att denna roll är delad med HSM och prövar detta arbetssättet redan nu. KONST

6 I den framtida organisationen kommer vi fullt ut att dela på stödet kring diarieföring och arkiv vid fakulteten. Vi kommer även att koordinera sekreterasstödet i beredande och beslutande organ på institutionsnivå. Vi kommer vid fakulteten ha 1-2 HTE för stödet för detta området. Externa event Vid HDK/ Valand finns ingen fast roll som projektledare för externa events. HDK/Valand har många externa events i form av studentutställningar, öppna seminarier, dialoger, open days mm. I dagsläget är stödet till dessa evenemang ganska så spretigt. Ibland förväntas studenterna sköta detta själva och ibland används delar av verksamhetsstödet som stöd för dessa events. Vid större events som t.ex. examensutställningar eller design week har en projektledare anställts för endast dessa tillfällen vilket inneburit att det återkommande varit nya personer som ska lära sig hur institutionens arbete fungera vilket ställt stora krav på verksamhetsstödet. HSM har idag två personer som arbetar som producenter, det motsvarar 1.2 HTE. I den nya organisationen anställa en producent/projektledare för externa events. Det innebär inte att övrigt stöd inte kommer vara inblanda i externa events utan att vi har en tydligare sammanhållet ansvar och väg in för dessa frågor. KONST ser vi det som naturligt att vi har en gemensam funktion på hela fakulteten kring externa events. Summering av den nya administrativa enheten HDK-Valand Summan för denna organisation blir: 19,5-21,5 HTE. I dagsläget är sammanlagt 31 individer tillsvidareanställda inom HDK och Akademi Valands administrativa verksamhetsstöd (varav 3 individer inte är i tjänst) och dessa personers arbete utgör i faktiskt arbetad tid 27,5 HTE. Tittar vi däremot på institutionernas grundorganisation så summeras det administrativa verksamhetsstödet till 27,8 HTE. Det innebär att vi föreslår en minskning av antal HTE med mellan 6,3 till 8,3 HTE.

7 HSM har i dagsläget 16 personer som arbetar inom det administrativa verksamhetsstödet (och utöver detta finns två 50% tjänster koordinatorer som inte tillhör den administrativa enheten).