Institutionen för kliniska vetenskaper

Transkript

1 Institutionen för kliniska vetenskaper APT Administrationen 16 september 2014, 0900-ca Ågrenska villan

2 Information (Göran Liljedahl) Innehåll - Reviderad delegationsordning - augusti Samordning av administration av forskarutbildningen Grupparbete och diskussion - administrationens utveckling - Roll- och funktionsbeskrivning (Göran Liljedahl) Lunch Datalager-ekonomi, uttag av rapporter m.m. (Åsa Åberg o Ann-Sofie Nord) Diarieföring och arkivering (Christer Johansson o Göran Liljedahl) Information (Göran Liljedahl) -Lönerevision 1 oktober Övrigt

3 Reviderad delegationsordning - Vägledning avseende arbetsprocesser och befogenheter - Revideras vid behov och minst en gång per år - Delegationsordning

4 Administration av forskarutbildningen Handläggningsordning implementerad augusti 2014 Samtliga antagna doktorander kan följas i ett samlat dokument Utdrag ur delegation, V 2014/57 Lista i dropboxen..vidarebefordrar alltid dessa mail till resten av avdelningen och brukar sätta upp posters och göra reklam för SAS lite varstans. Dock kommer ingen information till avdelningen om inte jag distribuerar den. betyda att vår avdelning inte längre får någon information om dessa seminarier. Jag är också orolig över var informationen "fastnar", och möjligtvis lider fler avdelningar på institutionen för kliniska vetenskaper av detta brott i informationsflödet.

5 Administration av forskarutbildningen Utdrag ur delegation, V 2014/57

6 Administrationens utveckling Utgångspunkt GU förnyas och fattade beslut av rektor o universitetsstyrelse 14 av det mesta (plus IOD), dvs 14 avdelningar med en alltialloadministration. Delar av administrationen utförs av SA:s akademins kansli. Arbetsuppgifter/ansvar tillkommer som ett resultat av omorganisationen (tex Personal Ekonomi Kommunikation). Liten eller obefintlig samordning av funktionsområdena forskning/ forskarutbildningen, utbildning på grund- och avancerad nivå, kommunikation, personal och ekonomi. Graden av självständighet bland institutionens avdelningar, d.v.s. behovet av stöd från kansli eller andra medarbetare/nivåer inom organisationen ojämnt fördelad. Låg grad av självständighet och behovet av utomstående stöd stort. Svårt att hålla deadlines gentemot kansli o universitet. Kompetensluckor inom flera funktionsområden

7 Sammanfattning av genomförda och pågående förändringar Samordning på institutionsnivå av personalfrågor, anställningsärenden m.m. - Personalhandläggare med placering på institution Samordning på institutionsnivå av reseräkningar två medarbetare med placering på avdelning Samordning på sektions/institutionsnivå av kvalificerad ekonomihandläggning ekonomisamordnare plus fyra ekonomer med delvis placering på avdelningar Samordning på institutionsnivå av inköpsfrågor (inköpskoordinator) och hantering av externa medel (EKO) ingår i två av ekonomernas uppgifter Samordning på institutionsnivå av internkommunikation/hemsidor en kommunikatör (50%) med placering på institution Funktionsadress: klinvet@gu.se Samordning på institutionsnivå av forskarutbildningen en medarbetare med placering på avdelning

8 Sammanfattning av genomförda och pågående förändringar Samordning på institutionsnivå avseende diarieföring (GUDOK) och arkivering(slutarkivering) en medarbetare placerad på avdelning IT-samordning på institutionsnivå medarbetare med placering på avdelning Samarbete med institutionen för medicin avseende utbildningshandläggare på grund- och avancerad nivå Samarbete med institutionen för medicin avseende lokalbokning (Time Edit) Samarbete med institutionen för medicin gällande akut uppkomna bemanningsbehov Kartläggning av administrativa arbetsuppgifter/volym nedbruten på avdelningsnivå Beskrivning av de administrativa arbetsuppgifterna i ett roll- och funktionsdokument

9 Institutionen för kliniska vetenskaper Administrativ personal (Hösten 2014) Personalhandläggare Administrativ chef Ekonomisamordnare Kommunikatör Administrativ samordnare Administrativ resurs Ekonom Ekonom Ekonom Ekonom Sektionen för kirurgi, plastikkirurgi och gastroforskning Sektionen för dermatologi, onkologi, radiofysik, radiologi, och urologi Avdelningsadministratör Avdelningsadministratör Sektionen för anestesiologi, biomaterial, ortopedi, ÖNH Avdelningsadministratör och Utbildningsadministratör Sektionen för kvinnors och barns hälsa (pediatrik, obstetrik/ Gynekologi o IOD) Avdelningsadministratör och Utbildningsadministratör

10 Frågeställningar framtid! Utgångspunkt påverkan indirekta kostnader (OH-pålägg) samt att Göteborgs universitet/sahlgrenska akademin kommunicerar med institutionsnivån Alltialloadministration kontra specialisering? Den fysiska närvaron kontra distansarbete? Personligt stöd o personliga behov?

11 Uppgiften Anteckna så mycket som möjligt utifrån följande: Underlag: - Verksamhetsmässiga fördelar/nackdelar med utgångspunkt i implementeringen av GU förnyas! - Individuella konsekvenser med utgångspunkt i implementeringen av GU förnyas - Uttryckt i bra/mindre bra! - Balansera ovanstående och uttryck dessa genom att ange konkreta lösningsförslag! Administrativ organisationsskiss Kartläggning nyckeltal 2013 Roll och funktionsbeskrivning

12 Gruppindelning - sektionsvis Petra Gunnarsson Kerstin Thalén Lena Lehto Emma Liljenfeldt Anja Andersson Gunilla Adielsson Katarina Olinder Eriksson Gunilla Paulinder Förhinder: Christina Läns Lotta Robertsson Ann Nordström Suzana Gudmundsson Magnus Wassenius Cina Holmer Maria Danielsson Lhinn Skoog Adriana Jamsek Hedieh Litén Linda Johansson Maria Andersson Raija Saikkonen Maria Tylman Maria Utterhall Birgitta Sjöberg Ann-Sofie Nord Anna Skanse Bråse

13 Diarieföring och arkivering Genomförda aktiviteter - APT , , Diverse mailutskick med information - Rutinbeskrivning (pärmregister from 1 januari 2014) - klinvetgudok@gu.se - Samordning och gemensam diarieföring o arkivering från och med Slutförtecknat arkivmaterial ska arkiveras på berget i godkänd arkivlokal - Revidering av delegationsordning - Arkiv- och Gudoksamordnare

14 Diarieföring och arkivering Pågående aktiviteter - Slutarkivering av material från Arkivering i gemensamt arkiv - Uppföljning och kontroll av ankommet arkivmaterial - Uppföljning och kontroll av diarieföring av handlingar

15 Lönerevision 1 oktober Lönesättande samtal - Omfattar endast SACO-medlemmar - Övriga fackföreningar samt oorganiserade enligt tidigare rutiner - Särskilda informationsinsatser/utbildningstillfällen har genomförts och pågår - Särskild handläggningsordning inom institutionen för kliniska vetenskaper

16 Lönerevision 1 oktober Lönesättande samtal Förutsättningar - Lönesättande chefer är prefekt, proprefekt, sektionschef för respektive sektion och administrativ chef (totalt sju stycken) - Företrädare för avdelning kan efter delegation medverka i processen vad gäller utvecklingssamtalet. Ytterligare vidaredelegation är ej möjlig - Förhandlingsområde är institutionen för kliniska vetenskaper - Lönekriterier beslutade av rektor vid Göteborgs universitet skall tillämpas i all lönesättning. - Aktuell lönerevisionsperiod är I angivet avtal framgår att det lägsta utrymmet som ska fördelas inom SACO:s medlemmar som kollektiv är 2,0 %. Detta avser det lägsta förhandlingsutrymmet per förhandlingsområde - En utbildning för lönesättande chefer hålls i början av september. Alternativa datum och tider för utbildningen har skickats ut av Personalenheten Roger Haglund. - En utbildning för samtliga chefer med fokus på utvecklingssamtalet genomfördes den augusti kl

17 Övrigt Flytt av mailboxar Molnet Uppföljning av genomgång av antalet x-konton o mailadresser (underlag för IT-faktura 2015) Uppföljning av semesteruttag 2014 Personalförändringar administration - Personalhandläggare - Utbildningsadministratör - Administratör

18 Organisationsförändring - förslag Fyra sektioner blir tre MBL-förhandling hösten 2014 Preliminärt 1 januari 2015 Val av ny proprefekt hösten 2014

19 SLUT