Institutionen för kliniska vetenskaper

Transkript

1 INSTITUTIONEN FÖR KLINISKA VETENSKAPER Institutionen för kliniska vetenskaper APT

2 Innehåll Administrationens utveckling m.m. Göran Liljedahl Statens servicecenter Göran Liljedahl Kommunikation, Websidor o personalkatalog Katarina Olinder Eriksson/Susanne Ljungman Westergren Administration av forskarutbildningen Anja Andersson Arbetsmiljöbarometern 2015 Göran Liljedahl Uppföljning höstens utbildningar i Inköpssystemet samt kortanvändning Petra Gunnarsson/Göran Liljedahl Ekonomi o uppgifter inför årsbokslutet 2015 Ann-Sofie Nord Övrigt

3 INSTITUTIONEN FÖR KLINISKA VETENSKAPER Utveckling av administrationen - Då och Nu eller Före och efter 1 januari Diskussion från chefsmöten - Från decentralisering till centralisering eller vice versa? - Ledningsfunktioner o ansvar för administration? - Framtid?

4 Diskussion Då och Nu Personal Ekonomi Kommunikation Forskarutbildningen - Arkiv/diarieföring Utgångspunkter enligt följande: - Indirekta kostnader - Kvalitetseffekter - Relation till Sahlgrenska akademin och Gemensamma förvaltningen - Framtida utveckling av universitetets administration

5 Utgångspunkter för att organisera verksamheten Göteborgs universitets Arbets- och delegationsordning samt Sahlgrenska akademins dito Göteborgs universitet (Gemensamma förvaltningen) och Sahlgrenska akademin kommunicerar och arbetar med institutionsnivån. Institutionen för kliniska vetenskapers organisation bestående av avdelningar och ansvarsnummer är endast en intern konstruktion.

6 Implementering av systemstöd m.m. några exempel Egenrapportering Datalagret-EK/PA Palasso resebeställning Agresso web 2011 E-rek rekryteringstöd 2012 Inköpssystem 2013 GU förnyas ny administrativ universitetsorganisation 2013 samt decentraliserat ansvar och befogenheter till prefekt/institution. DAFGU- standardiserad datorarbetsmiljö ISP Guria rapportering av arbetsskador m.m Ladok möjlighet till självbetjäning 2015 GU-print universitetsgemensam utskriftstjänst Uppföljning av universitetets administration (Irja Utterhall Persson) Statens servicecenter (personaladministration) 2016 Nya Ladok

7 Exempel uppföljning och konkret användning (Enligt dnr E 2014/369 (bifogas) beslutades att institutionerna/motsvarande budgeterar kostnad för sin andel av på-platsen-användarsupport baserat på historiskt nyttjande (jan- juni 2015) av på-platsenanvändarsupporttid i ärendehanteringssystemet.) Sahlgrenska akademin 4 269,57 Inst f biomedicin 1 440,07 Inst f medicin 763,90 Inst f neurovetenskap o fysiologi 155,73 Inst f odontologi 5,17 Inst f vårdvetenskap o hälsa 376,50 Institutionen f kliniska vetenskaper 1 003,03 Avd f anestesiologi o intensivvård 22,17 Martin Öst 2,33 Albert Castellheim 3,67 Sven Egron Thörn 1,67 Staffan Söderström 4,50 Stefan Lundin 4,67 Jonatan Oras 1,83 Sven Erik Ricksten 2,50 Pia Löwhagen Hendén 1,00 Avd f gastrokirurgisk forsk o utbil 1,50 Avd f öron näs och halssjukdomar 13,17 Avd för obstetrik och gynekologi 26,83 Avdelningen f biomaterialvetenskap 9,50 Avdelningen för kirurgi 71,50 Avdelningen för onkologi 42,50 Avdelningen för ortopedi 13,17 Avdelningen för pediatrik 59,00 Avdelningen för plastikkirurgi 21,33 Avdelningen för radiofysik 0,67 Avdelningen för radiologi 4,00 Avdelningen för urologi 28,33 Infocentrum för ovanliga diagnoser 3,33 (tom) 686,03 Laboratoriet för experimentell biome 188,33 Sahlgrenska akademin 184,00 Sahlgrenska akademins kansli 40,83

8 Institutionen för kliniska vetenskaper (hösten 2012) Administrativ personal (ca 25 medarbetare) alltialloadministration Administrativ chef Ekonomisamordnare Sektionen för kirurgi, plastikkirurgi och gastroforskning Sektionen för dermatologi, onkologi, radiofysik, radiologi, och urologi Avdelningsadministratörer Avdelningsadministratörer o ekonomiadministratör Sektionen för anestesiologi, biomaterial, ortopedi, ÖNH Avdelningsadministratörer och Utbildningsadministratör Sektionen för kvinnors och barns hälsa (pediatrik, obstetrik/ gynekologi Avdelnings- Administratörer och Utbildningsadministratör

9 INSTITUTIONEN FÖR KLINISKA VETENSKAPER Administrationens utveckling Utgångspunkt GU förnyas och fattade beslut av rektor o universitetsstyrelse (hösten 2012) 14 av det mesta (plus IOD), dvs 14 avdelningar med en alltialloadministration. Delar av administrationen utförs av SA:s akademins kansli. Arbetsuppgifter/ansvar tillkommer som ett resultat av omorganisationen (tex Personal Ekonomi Kommunikation). Liten eller obefintlig samordning av funktionsområdena forskning/ forskarutbildningen, utbildning på grund- och avancerad nivå, kommunikation, personal och ekonomi. Graden av självständighet bland institutionens avdelningar, d.v.s. behovet av stöd från kansli eller andra medarbetare/nivåer inom organisationen ojämnt fördelad. Låg grad av självständighet och behovet av utomstående stöd stort. Svårt att hålla deadlines gentemot kansli o universitet. Kompetensluckor inom flera funktionsområden

10 Institutionen för kliniska vetenskaper (hösten 2015) Administrativ personal ( 27 medarbetare) Personalhandläggare Administrativ chef Kommunikatör o Webredaktör Administrativ samordnare Ekonomisamordnare Administration GUP m.m. Administratör/Ekonom Administratör/Ekonom Ekonom Sektion 1 Kirurgi Gastrokirurgisk forskning och utbildning Plastikkirurgi Transplantation Ortopedi Biomaterial Urologi Anestesi och intensivvård Sektion 2 Onkologi radiofysik Radiologi dermatologi och venereologi ÖNH Avdelningsadministratörer och Utbildningsadministratörer Avdelningsadministratörer och Programadministratör Sektion 3 Sektionen för kvinnors och barns hälsa (pediatrik, obstetrik/ Gynekologi o IOD) Avdelningsadministratörer och Utbildningsadministratör

11 INSTITUTIONEN FÖR KLINISKA VETENSKAPER En jämförelse mellan Då och Nu Ekonomiområdet brister i uppföljningar o deadlines Fakturaprocessen betalningspåminnelser-inkassokrav Semesterlöneskuld jmf , minus 1,2 miljoner Diarieföring o arkivering obefintliga rutiner och bristfälliga arkivutrymmen Kommunikations- och informationsflödet ej enhetligt och ineffektivt. Information avseende universitetsadministrationens utveckling obefintlig Utvecklingssamtal/lönesamtal- för flertalet inom administrationen ej genomfört Forskarutbildningen obefintlig samordning och brister i uppföljning m.m. Administrationens APT m.m.

12 PA 2.0 Nya system och arbetssätt inom personaladministrationen

13 Bakgrund Regeringens beslut Alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter och anslutningarna ska ske under Göteborgs universitet arbetar för att en anslutning ska göras under 2016 Avsiktförklaringen i februari 2015 Statens servicecenter ska leverera tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration Anslutningen sker genom en verksamhetsövergång ett kontor öppnar i Göteborg Berörda medarbetare inom universitetets löne-, rese och utläggsadministration erbjuds anställning på det nya kontoret Nya system och arbetssätt införs Avtalet för det nuvarande personaladministrativa systemet Palasso löper ut 2016 och ett nytt system, Primula, införs En anpassning av det nya systemet görs med Statens servicecenter, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader Det nuvarande rekryteringsverktyget E-rek avvecklas och ett nytt verktyg, ReachMee, införs för att effektivisera rekryteringsarbetet Systembytena innebär att ett antal verksamhetsprocesser och arbetssätt inom universitetets personaladministration behöver förändras ansvar och roller kommer att förtydligas

14 Information Så här får du information om projektet Webbsida i Medarbetarportalen med information om projektet och nyheter Nyheter i Medarbetarportalen Informationsbrev via e-post Universitetsdirektörens nyhetsbrev Rektors nyhetsbrev

15 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) PA 2.0 Institutionen för kliniska vetenskaper Förändringen berör lönerelaterade tjänster Vid behov kvalitetssäkra processer kring underlag som ska förmedlas till utbetalning, tex anställningsavtal, reseräkningar o arvodesunderlag

16 Utveckling av administrationen - Då och Nu eller Före och efter 1 januari 2013 Personal Ekonomi Kommunikation Forskarutbildningen - Arkiv/diarieföring Utgångspunkter enligt följande: - Indirekta kostnader - Kvalitetseffekter - Relation till Sahlgrenska akademin och Gemensamma förvaltningen - Framtida utveckling av universitetets administration

17 Arbetsmiljöbarometern 2015 Göteborgs universitet genomför regelbundet enkätundersökningar av arbetsmiljön för anställda och studenter. Undersökningarna ger ökade kunskaper och fungerar som utgångspunkt för förbättringsarbeten på en rad områden. Enkäten, som var den femte i ordningen, gick ut under senvåren till alla anställda. Barometern har genomförts vart tredje år sedan Svarsfrekvens ansvar ,5 % (GU 61,4%, SA 58.0%)) Fler än 30 personer anställda och svarsfrekvens på minst 50% Ansvar 5600 innehåller inte bara administrativ personal

18 ) Det finns öppenhet för nya idéer! 11% 5% Stämmer helt o hållet 21% Stämmer delvis 63% Stämmer inte särskilt bra Stämmer inte alls

19 Vi är lyhörda för vad var och en har att bidra med! 10% 11% Stämmer helt och 21% hållet Stämmer delvis 58% Stämmer inte särskilt bra Stämmer inte alls

20 Det finns en bra balans mellan individualism och samarbete! 16% 5% 11% Stämmer helt o hållet Stämmer delvis 68% Stämmer inte särskilt bra Stämmer inte alls

21 I vilken utsträckning anser du att det finns möjlighet att påverka besluten på din arbetsplats? 21% 32% 5% 42% I mycket stor utsräckning I ganska stor utsträckning I varken stor eller liten utsträckning I mycket liten utsträckning

22 Jag kan inte släppa tankarna på arbetet när jag är ledig! 20% 5% Instämmer helt och 25% hållet Instämmer delvis Instämmer knappast 50% Instämmer inte alls

23 Jag känner mig ofta fysiskt utmattad efter en dags arbete! 25% 15% Instämmer helt och hållet Instämmer delvis 30% Instämmer knappast 30% Instämmer inte alls

24 Jag känner mig ofta psykiskt utmattad efter en dags arbete 15% 15% Instämmer helt och hållet Instämmer delvis 40% 30% Instämmer knappast Instämmer inte alls

25 Omorganisation på arbetsplatsen Oro för att mina arbetsuppgifter försvinner 20% 80% Nej Ja

26 Har du det senaste året uppfattat diskriminering på din arbetsplats? (Administrativ personal) 1% 16% 16% 67% Nej Ja, vid något tillfälle Ja, vid flera tillfällen ej svar på hela frågan

27 Samarbetssvårigheter och konflikter på din arbetsplats vem skulle du då kunna vända dig till Min närmaste chef? 16% 10% 16% 58% Ja, absolut Ja, kanske Nej, troligen inte Nej, absolut inte

28 Om du ser ditt arbete och arbetssituation som helhet, hur nöjd är du då? 5% 10% 5% Helt nöjd 20% Mycket nöjd Ganska nöjd 60% Varken nöjd eller missnöjd Ganska missnöjd

29 På din institution/enhet Sammanvägning av de olika aspekter som berörs i enkäten Hur nöjd skulle du då vilja säga att du är med att arbeta? 5% Mycket nöjd 20% 25% Ganska nöjd 50% Varken nöjd eller missnöjd Ganska missnöjd

30 Vilken befattning/uppdrag har den person som är din närmaste chef? 11% 5% Administrativ chef 10% Avdelnings Enhets Grupp Sektionschef Prefekt 74% Studierektor

31 Hur kommer resultatet att användas? Efter denna genomgång ges alla möjlighet att ställa följdfrågor om enkäten och dess frågor/svar Jag kommer med hjälp av expertis granska resultatet ytterligare Vissa frågor kommer att lyftas in i kommande utvecklingssamtal Vi behov planera för aktiviteter/åtgärder

32 Övrigt Gemensamma dagen Wallenberg? Personalförändringar Utbildning o Ekonomi! Julbord 3 december! Institutionen för medicin utbildningsnätverk tillgång till gemensam mapp?

33 SLUT ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT)