Skapat av Kommunikationsstaben ITM. Verksamhetsplan. För kommunikationsstaben vid skolan för industriell teknik och management, ITM 2016

Transkript

1 Skapat av Kommunikationsstaben ITM Verksamhetsplan För kommunikationsstaben vid skolan för industriell teknik och management, ITM 2016

2

3 Skapat av Kommunikationsstaben ITM Organisation Kommunikations- och inköpsansvarig (KS %): Dokumentsamordnare (KS 1 80%, PS 2 20%): Kommunikatör (KS 1 70%, Södertäljeproj: 30%): Ledningskommunikatör (KS 1 90%) Sahlström Anne Somp Palmberg Maarit Ströberg Annika Lilja 2 Verksamhet Staben har ansvar för intern och extern kommunikation på skolnivå, dokumenthantering, inköp, samt miljösamordning. 2.1 Kommunikation Staben ansvarar och arbetar med skolans externa och interna webbplatser, skolans årsrapport samt olika skolbroschyrer. Till viss del arbetar vi även med studentrekrytering Digitala medier Staben ansvarar för skolans externa webbplats och intranät. Viss delaktighet har skolan i KTH:s Studentwebb och Utbildningswebb Skolwebb - Skolans externa webbplats omfattar de skolcentrala webbsidorna samt underliggande institutioner och centra, skapade inom skolans webbplats, i publiceringssystemet Polopoly. Vi agerar här som samordnare för hela skolans webbplats. Är första webbsupportinstans för skolans personal. Ansvarig skolwebb: Sahlström KTH Forskningswebb På KTH:s nya forskningswebbstartsida får även skolorna lägga in artiklar. Ansvarig från ITM: Sahlström ITM Intranät intra.itm.kth.se Skolans intranät med information för anställda. Ansvarig ITM intranät: Annika Lilja Sociala medier KTH Södertäljes Facebook-sida Bloggen KTH i Södertälje Ansvarig sociala medier: Maarit Ströberg Ledningskommunikation Det vill säga ledningens kommunikation till och från verksamheten. 1. Kommunikationsstaben 2. Personalstaben 1 (14)

4 2.1.3 Studentaktiviteter Stöta utbildningskansliet i kommunikationen med befintliga studenter Trycksaker Vi vägleder skolans anställda som behöver producera trycksaker av olika slag, hur den grafiska profilen ska användas, att ta fram en webbplats eller bara sin egen webbsida mfl Fotografering Fotograferar på uppdrag av verksamheten eller för egna projekt. Ansvarig för fotografering 2.2 Inköp och upphandling Staben är övergripande ansvarig för inköp på skolan, samt samordnare för skolans upphandlingar. Vi handlägger alla inköp via direktupphandling mellan kr samt vägleder vid inköp < kr. Vi är även stödfunktion vid avrop från KTH:s och statliga ramavtal. Ansvarig för inköp och upphandling: Sahlström 2.3 Dokumenthantering Inom dokumenthantering samordnar staben rutiner kring diarieföring på skolan. Staben sköter diarieföringen för skolans samtliga institutioner samt Deans office. (Utbildningskansliet sköter diarieföringen för ärenden inom grundutbildning.) Skriver beslut åt skolans ledning. Inom dokumenthantering ska staben säkerställa att lagstiftningens krav samt KTH:s interna föreskrifter och anvisningar på området följs. Vidare handhar funktionen förfrågningar efter handlingar enligt offentlighetsprincipen, samt utbildar administratörer i diariesystemet. Ansvarig dokumenthantering: Anne Somp Palmberg 2.4 Miljösamordning Inom staben finns ett utsett miljöombud som tillsammans med ett miljöombud i personalstaben arbetar med att ständigt förbättra miljöledningssystemet. Arbetet inkluderar; en årlig lagrevision och uppföljning, upprätthålla rutiner, genomföra ledningens genomgång och ledningens uppföljning, ta fram nya mål och handlingsplaner inom miljöområdet, arbeta aktivt för att förbättra miljöprestanda på skolan, delta på interna och externa revisoner samt följa upp eventuella avvikelser, delta som ITM representanter på KTH:s miljömöten. Ansvarig för miljösamordning: Annika Lilja 2.5 Avtal och lokaler För skolans lokaler på skolnivå har staben ansvar för kontrakt och dyl. Staben har även ansvar för avtal på Deans office som ex skrivare, lokaler mm. Ansvarig för avtal och lokaler: Annika Lilja 2 (14)

5 2.6 Processarbete, visuellt Löpande stödfunktion vid framtagning och uppdatering av processkartor för skolans administrativa arbetsrutiner. Ansvarig för processer: Maarit Ströberg 3 Nätverk Kommunikationsstaben deltar i följande av KTH:s och skolans nätverk Sahlström deltar i: ITM:s administrativa ledningsgrupp Nätverket för kommunikationsansvariga på KTH (KIR är sammankallande) KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammakallande.) KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) KTH:s nätverk för inköp och upphandling. ITM-skolans nätverk för inköpare (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Maarit Ströberg deltar i: KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammankallande.) KTH:s studentwebbgrupp (KIR är sammankallande, gruppen vilande) KTH:s grupp för nationell studentrekrytering (KIR är sammankallande) KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Styrgrupp för KTH:s satsning för hållbar produktion Södertälje storgruppsmöte. Annika Lilja deltar i: KTH:s nätverk för miljösamordnare (KTH:s miljögrupp som är sammankallande) KTH:s lokalgrupp (MBA är sammankallande) KTH:s Intranätsgrupp (KIR som är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammankallande.) ITM-skolans nätverk för inköpare (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Anne Somp Palmberg deltar i gruppen: Nätverket för dokumentsamordnare (UF sammankallande) Nätverket för KTH-Res på ITM-skolan. 3 (14)

6 4 och aktiviteter för verksamheten Dokumenthantering för verksamhetsåret Ett gemensamt arkiv med centrala KTH för skolans handlingar Ärenden mellan förtecknas och arkiveras. Effektivisering av diarieföring Alla handlingar i nya arkivet. VT 2016 Egenkontroll VT 2016 Egen kontroll Maj Aktiviteter : Gemensamt arkiv och ansvarig Arkivering Arkivering av skolans handlingar i KTH:s framtida arkiv VT 2016 Anne och UF Anne : Ärenden mellan förtecknas och arkiveras Förteckningsarbete Förteckningsarbete av skolans handlingar VT 2016 Anne och UF Anne : Effektivisering av diarieföring Lathund för diarieinfo Ta fram en lathund som beskriver vilka uppgifter som behövs för diarieföring. Mar 2016 Anne Anne 4 (14)

7 4.2 Digitala medier för digitala medier Skolwebben samspelar med övrigas skolors webbplatser. Visuell enhetlighet Juni 2016 Varje månad mäta besök på ITM:s intranät Kontinuerlig uppföljning varje månad Löpande Informativa profilsidor för administrativ personal Egenkontroll mars 2016 Profilsidor uppdaterade och publika för medieaktuella forskare Egenkontroll Löpande Tydligare information i broschyr information för anställda om profilsida, e-postsignatur, visitkort etc. Skolledningens blogg uppdaterad 1 gång per vecka Version 8 av broschyren Dec 2015 Egenkontroll Dec 2015/löpande Forskningsartiklar på KTH Forskning, en ny per månad Egenkontroll Löpande Aktiviteter : Skolwebben samspelar med övrigas skolors webbplatser. 1. Skolwebb Delta på de mer frekventa skolwebbmötena HT 2015 VT Omarbetning ITM skolwebb Omarbetning enligt framtagna riktlinjer VT Institutionswebbar Tillsammans med webbansvariga på institution uppdatera institutionswebbar enligt nya riktlinjer VT (14)

8 4. ITM skolwebbriktlinjer Översyn alternativt ta bort dessa. VT 2016 : Mäta besök på ITM:s intranät 1. Mäta besök på ITM:s Intranät Använda Google Analytics för att mäta besök. Löpande Annika Annika : Informativa profilsidor för administrativ personal 1. Informera administrativ personal om att uppdatera profilsida Skicka mejl med lathund till personer som inte uppdaterat på länge. Mars 2016, Annika 2. Utöka information om profilsidor i broschyren Information för anställda. Skapa checklista för nyanställdas första vecka. HT 2015 Annika, Annika : Skolledningens blogg uppdaterad 1 gång per vecka 1. Rutiner och schema för ledarbloggskribenter 2. Bevaka blogguppdateringar Skapa schema HT 2015 Annika Annika Visuell kontroll Löpande Annika Annika 6 (14)

9 3. Moderering av kommentarer Läsa igenom inkomna kommentarer Löpande Annika Annika : Forskningsartiklar på KTH Forskning, en ny per månad 1. Lägga ut forskningsartiklar på KTH:s forskningswebb En ny artikel varje månad Löpande Maarit, 2. Forskning på sociala medier Lobba för att forskningsartiklar presenteras på ex Facebook. HT 2015 VT 2016 Maarit Maarit 4.3 Tryckt informationsmaterial för verksamhetsåret 1. Årsrapport för 2015 Rapport tryckt Feb Information för anställda, version 8 och Masterkatalog för interna studenter 4. Välkomstbroschyr för nya studenter 5. Tryckt infomaterial om skolan för inkommande utbytesstudenter. Utskriven folder Dec 2015 Jun 2016 Kataloger tryckta Mar 2016 Broschyr tryckt Aug 2016 Broschyr tryckt VT (14)

10 4.3.2 Aktiviteter : Årsrapport 2015 och ansvarig Tidsplan för Årsrapport Möte med ledning och fastslå tidplan, målgrupp, layout, innehåll och ekonomiska förutsättningar. Sep 2015 Maarit,, Jan och Pär Produktion av Årsrapport Inköp av texter. Fotografering, layout, tryck. Okt 2015 feb 2016 Maarit : Information för anställda, version 8 och 8.1 och ansvarig Uppdatera Information för anställda Uppdatera Information för anställda Viss omarbetning av sidor om Din fösta vecka. Dec 2015 Annika Annika Maj 2016 Annika Annika : Masterkatalog för interna studenter och ansvarig Masterkatalog för befintliga studenter. Framtagande av katalog till studenter i åk 2. Mar 2016, utb kansli 8 (14)

11 : Välkomstbroschyr för nya studenter och ansvarig Välkomstbroschyr till nyantagna studenter. Framtagande av broschyr till KTH Södertälje och Utbildningskansliet Maj aug 2016 Maarit Maarit : Tryckt infomaterial om skolan för inkommande utbytesstudenter. Informationsbroschyr till inkommande studenter Framtagande av broschyr VT 2016? 4.4 Mallar/presentationsmaterial Framtagande/uppdatering av olika typer av mallar och presentationsmaterial för verksamhetsåret 1. Powerpointpresentation åt utbildningskansliet, internationalisering 2. Powerpointpresentation allmän om skolan Färdig presentation?? Färdig presentation?? Aktiviteter : Powerpointpresentation åt utbildningskansliet, internationalisering Utarbeta OH presentation - internationalisering Ta fram OH presentation enligt internationaliserings önskemål Okt dec (14)

12 : Powerpointpresentation allmän om skolan OH presentation skolan Skära ner, byta bilder och fylla på med statistik Mar E-postkommunikation för verksamhetsåret Korrekt e-postsignatur hos anställda Aktiviteter : Korrekt e-postsignatur och ansvarig Utskick av signatur Mejla ut till alla korrekt signatur Jan 2016, Annika Annika ITM intranät Puff på intra Jan 2016 Annika Annika 4.6 Ledningskommunikation Huvudansvarig ledningskommunikation: Annika Lilja för verksamhetsåret 1. Aktuell ledningsinformation finns att tillgå för medarbetarna. Egen kontroll Aug (14)

13 4.6.2 Aktiviteter : Powerpointpresentation allmän om skolan och ansvarig Blogg Upprättande av ledningsblogg där ledningen skriver. Okt 2015 Annika Annika Taggar Upprätta taggar Okt 2015 Annika, Maarit Annika Upprättande av schema för skribenter. Utvärdering Se under Sociala medier. Se besöksstatistik, kommentarer och uppdateringsfrekvens Okt 2015 Annika Annika Jun 2016 Annika Annika 4.7 Inköp för verksamhetsåret 1. Institutionernas ledningsgrupper informerade om direktupphandlingsregler. Egen kontroll mar Aktiviteter : Inköp Information till inst LG Rundvandring till institutionerna, informera om direktupphandling. Sep okt (14)

14 4.8 KTH Södertälje projektet - kommunikation Huvudansvarig: Maarit Ströberg för verksamhetsåret 1. En positiv snackis i samhället. Omvärldsbevakning Fler än 50 förstahandsanmälande till nya civilingenjörsutbildningen. Statistik HT Aktiviteter : En positiv snackis i samhället Kreab Strategisk plan Okt dec 2015 Maarit, Ingrid Maarit : Fler än 50 förstahandssökanden Studentrekryteringsaktiviteter Utbildningskatalog, gymnasiebesök mer än normalt. Okt april 2016 Maarit, KIR, Pernilla PA, Ingrid Maarit 4.9 Synliggörande av staben och vår verksamhet för verksamhetsåret Att verksamheten tar stöd av stabens kompetens. Egen kontroll Maj (14)

15 4.9.2 Aktiviteter : Att verksamheten tar stöd av stabens kompetens Turné Besöka institutionernas månadsmöten och berätta om staben VT 2016, Annika 13 (14)

16 5 Vilande projekt Projekt som vilar i avvaktan på riktlinjer från KTH centralt. Arkivhantering I väntan på KTH:s centrala arkivlokal. Inköp på skolan hur vi ska hantera direktupphandlingar under kr, samt avrop från avtal. Inväntar resultatet av projektet förbättringsförslag kopplat till administrationen som genomförs våren (14)