Hanteringen av allmänna handlingar - åtgärdsförslag

Transkript

1 Promemoria UD2017/19974/RS Utrikesdepartementet Hanteringen av allmänna handlingar - åtgärdsförslag Den 4 december 2017 gav utrikesministern rättschefen i uppdrag att samla en arbetsgrupp med uppdrag att ta fram förslag till hur Utrikesförvaltningen ska förbättra hanteringen av allmänna handlingar. I arbetsgruppen ingick Agneta Pålsson och Kristian Gunnfors, FA JA, Lars Nilsson och Sara Forsman, UD RS, Charlotta Ozaki Macias, UD P, Kerstin Wahlfort, UD PLAN, Ingemar Dolfe, Inspektör, Inger Buxton, UD GA och UD:s kvalitets- och utvecklingsråd KUR, och Elinor Hammarskjöld, rättschef. Under arbetets gång har samråd skett med bl.a. UD:s samverkansråd, UD:s administrativa nätverk, KUR, och representanter för utlandsmyndigheter. De medarbetare som bidragit till arbetet har representerat olika personalkategorier hemma och ute. Arbetsgruppen vill tacka alla de engagerade kolleger som bidragit med kommentarer och förslag. Utrikesförvaltningen möter en ökning av antalet handlingar och ärenden och en ökning av antalet begäran om utlämning av allmänna handlingar. Under 2016 registrerades ärenden i Utrikesförvaltningen. År 2014 registrerades 428 begäran om utlämnande av allmän handling i UD. År 2017 hade motsvarande siffra ökat till 678. Ett antal insatser har gjorts de senaste för att förbättra hanteringen av allmänna handlingar. Många arbetar hårt för att göra rätt i det stora, och i allt större utsträckning, digitala, flöde som Utrikesförvaltningen har att hantera. Samtidigt har de åtgärder som redan vidtagits inte räckt för att verkligen säkra en korrekt hantering av allmänna handlingar i hela Utrikesförvaltningen.

2 Arbetsgruppen föreslår därför följande åtgärder för att förbättra Utrikesförvaltningens hantering av allmänna handlingar. #handling2018 Under hela 2018 görs en större, genomgripande satsning på att förbättra hur UD och utlandsmyndigheterna hanterar allmänna handlingar. Alla anställda berörs: chefer, administrativt ansvariga, andra medarbetare, både handläggare och baspersonal, såväl utsända som lokalanställda. Åtgärder föreslås i hela kedjan av hanteringen av handlingar: från det att en handling inkommer eller upprättas och identifieras som allmän, till diarieföring, arkivering och till handläggningen av utlämningsärenden. Denna satsning föreslås börja omedelbart och pågå hela året. Dessa frågor ges prioritet i VP för UF 2018, där det framgår att Utrikesförvaltningen ska öka ansträngningarna för att handläggningen av ärenden om tillgång till allmänna handlingar ska svara mot offentlighetens krav på skyndsamhet. Utrikesförvaltningen ska också intensifiera insatserna för att stärka och förbättra rutinerna kring dokumenthantering, framför allt att handlingar registreras korrekt. Vi ska också minska balanserna av icke avslutade diarieförda ärenden på samtliga enheter och utlandsmyndigheter med minst 25 procent. UD RS uppdras att införa en rutin för uppföljning halvårsvis. Ett antal åtgärder lanseras omedelbart: Tydlig prioritering - Korrekt hantering av allmänna handlingar bör tas upp i varje verksamhetsdialog, varje chefsåterkoppling och varje inspektion under Chefsrollen - Riktlinjerna för chefsroll och chefsuppdrag i Utrikesförvaltningen kommer att uppdateras med en tydligare referens till ansvaret för förvaltningsrättsliga frågor. Chefen har ett ansvar för att säkerställa att utlandsmyndigheten eller enheten agerar enligt regelverket. Under året följs detta ansvar upp i chefsåterkopplingen. 2 (6)

3 Handlingsplaner på varje enhet och UM - Regelverket behöver levandegöras ännu närmare och mer konkret i relation till varje medarbetares vardag. Varje enhet och varje utlandsmyndighet bör därför utarbeta en handlingsplan för hur handlingar ska hanteras korrekt på arbetsplatsen. Planen bör bl.a. återge vilka typer av handlingar som präglar arbetet på myndigheten eller enheten, hur dessas ska registreras, hur arbetet med balanserna ska ske och vilka rutiner som ska finnas för en skyndsam hantering av utlämningsärenden. Ansvarsfördelningen inom utlandsmyndigheten eller enheten bör klargöras, inklusive ev behov av att förtydliga arbetsordningen för UM. Rådet för kvalitet och utveckling i Utrikesförvaltningen (KUR) tar under våren fram förslag till struktur för dessa handlingsplaner. Rättschefen bör få en kvittens från myndigheten/enheten om att handlingsplanen tagits fram senast den 30 juni Städa skåpen alla enheter/utlandsmyndigheter uppmanas att genomföra städdagar, då man medvetet går igenom förvarade handlingar, balanser mm. En städdag som lyses ut för alla kan vara ett sätt att uppmuntra organisationen att avsätta denna tid. Skärpta krav ökat stöd - Arbetet med denna åtgärdsplan behöver åtföljas av en stärkt förmåga i hemmaorganisationen att ge stöd till utlandsmyndigheter och enheter som behöver det, i arbetet med att systematiskt förbättra hanteringen av handlingar och i enskilda ärenden. En särskild stödfunktion bör därför inrättas på UD RS under våren som fokalpunkt för detta stöd och som replipunkt till FA JA i genomförandet av åtgärdsplanen. FA JA behöver också kunna ge stöd i arbetet med att förbättra registreringen av handlingar. Mer, tydligare och mer lättillgänglig information på Klaranätet En ny och tydlig ingång till information om hanteringen av handlingar från diarieföring till utlämning skapas på Klaranätet. Där ingår handfast vägledning till såväl UD-enheter som utlandsmyndigheter om en korrekt handläggning av utlämningsärenden, med tydlig hänvisning till gällande regelverk. 3 (6)

4 Informationen presenteras tydligare på Klaranätet och blir lättare att hitta, via en ny s k banner med rubriken #handling2018. Bättre utbildning: obligatorisk e-utbildning och uppdaterade kursplaner - Nuvarande e-utbildning om offentlighet och sekretess blir obligatorisk. Detta bildar en pilot för ett körkort för obligatorisk kompetensutveckling i Utrikesförvaltningen. - En ny e-utbildning tas fram senast den 1 augusti 2018, med ett fokus på handläggarens vardag, med verklighetsnära fallstudier, och en tydlig koppling till den uppdaterade information som ligger på Klaranätet. - Innehållet i andra relevanta utbildningar/utbildningskatalogen ses över och uppdateras. Särskilda insatser vid flytt - Rutiner införs för att säkra en korrekt hantering och överlämning av allmänna handlingar vid byte till ny tjänst inom organisationen, liksom för de fall flytt till annat kontor sker under pågående tjänsteperiod. Detta är ett ansvar för varje tjänsteman, men också en fråga som chefer behöver ta ett ansvar för att säkerställa att det finns goda rutiner för. En påminnelse om vikten av att avsluta ärenden, se till att dessa överlämnas till arkivet och att överlämna eventuella pågående ärenden till efterträdaren bör införas i UD P:s informationspaket till ny post. UD KUR ser över verktygen för bättre överlämning. - En ny rutin införs för att undvika förkomna handlingar. Handlingar ska inte förkomma. Innan en chef anmäler en handling som förkommen till arkivet bör samråd ske med chefen UD RS för att säkerställa att alla åtgärder vidtagits för att eftersöka den aktuella handlingen. En särskild rutin tas fram för samråd mellan UD RS och säkerhetssamordnaren/ud SÄK om det skulle befaras att en handling med sekretessbelagd information förkommit. 4 (6)

5 Under året görs ytterligare arbete på flera punkter: Administrativ kompetens och resurser för administrativ verksamhet - En mycket viktig personalgrupp i arbetet med allmänna handlingar är medarbetare med administrativa arbetsuppgifter i Utrikesförvaltningen. De besitter nyckelkompetens vad gäller hanteringen av allmänna handlingar och bidrar i hög utsträckning till kompetensutvecklingen på området. Både kompetensförsörjningen och resurssättningen av arbetet på detta område bör omfattas av den översyn av den administrativa kompetensen som kommer att genomföras i departementet under året. IT-stöd - Medarbetare pekar på att snabbare registrering av handlingar skulle kunna underlättas av bättre IT-verktyg. Under året bör möjligheterna att identifiera konkreta verktyg i Outlook och övriga IT-system som skulle underlätta en snabb och korrekt registrering diskuteras vidare. Morgondagens handlingar - Handlingar tar sig nya former. Utbildning och vägledningar kring allmänna handlingar behöver utvecklas med hänsyn till en föränderlig teknisk och kommunikativ verklighet. UD RS och UD KOM föreslås få i uppdrag att i samråd med FA arbeta vidare med information till organisationen om dessa frågor. Det positiva exemplet lyfts fram - Under hela året bör positiva exempel från genomförandet av #handling2018 lyftas fram, där konkreta förbättringsåtgärder och nytänkande lösningar premieras. En fortlöpande diskussion om framtiden - Diskussionen och lärandet behöver hela tiden fortgå och leva i organisationen. Under året genomförs under rättschefens ledning en seminarieserie en gång/kvartal för att diskutera olika aspekter på offentlighetsprincipen i en modern förvaltning. 5 (6)

6 Utvärdering och uppföljning av åtgärdsplanens genomförande - Rättschefen bör ha löpande månadsmöten med berörda enheter om statusen på genomförandet av åtgärderna. - Kvartalsvisa VTC-möten bör ordnas för dialog med utlandsmyndigheter. - Senast den 15 december föreslås genomförandet av åtgärdsplanen utvärderas och rättschefen återrapportera till utrikesministern om statusen på arbetet. 6 (6)