Frukostmöten Mars Välkomna

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Frukostmöten Mars Välkomna"

Sven Johansson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Frukostmöten Mars 2017 Välkomna

2 Presentation av nya medarbetare

3 Agenda Bokslut och ÅR 2016 Projekt och förbättringsarbeten 2017 Nya formulär samt genomgång bifogad kalkylmall Bensträckare BaBy E-handel Förattesterad inköpsplan Nilex Övrigt Upplupna löner OFR bokas upp Planering Q1

Finansiell redovisning 2016 KI har en fortsatt stark ekonomi Ökad omsättning med 3 % (193 mnkr) från 2015 84 % av total omsättning är

4 Finansiell redovisning 2016 KI har en fortsatt stark ekonomi Ökad omsättning med 3 % (193 mnkr) från % av total omsättning är forskningsverksamhet Positiv kapitalförändring långt över prognos för 2016 (78 mnkr) 63 % andel statlig finansiering (anslag, forskningsråd ex. VR och övriga myndigheter)

Resultaträkning Största intäktsökningen är externa bidragsmedel (4,9%). VR, Wallenberg, EU, SLL och AstraZeneca är fortsatt våra största finansiärer. Finansiella intäkter minskar p.g.a. fortsatt negativ ränta under 2016 hos RGK.

5 Resultaträkning Största intäktsökningen är externa bidragsmedel (4,9%). VR, Wallenberg, EU, SLL och AstraZeneca är fortsatt våra största finansiärer. Finansiella intäkter minskar p.g.a. fortsatt negativ ränta under 2016 hos RGK. Personalkostnader ökar 3% (102 mnkr) Lönerevision och ökat antal anställda cirka 100 pers. Övriga driftskostnader ökar 4% (71 mnkr) Störst ökning inom konsultkostnader för infrastruktur och IT samt analyskostnader med cirka 41 mnkr Minskade kostnader för resor och konferenser med 17 mnkr Transfereringar minskar generellt Tydligare riktlinjer Flera större avtal har avslutats under året Årets kapitalförändring ökar totalt med 3% och ger ett positivt resultat på 78 mnkr

6 Balansräkning

Årets kapitalförändring Stort anslagssparande som ökat från förra året Avgiftsverksamheten med fortsatt för stort överskott Fortsatt arbete med översyn under

7 Årets kapitalförändring Stort anslagssparande som ökat från förra året Avgiftsverksamheten med fortsatt för stort överskott Fortsatt arbete med översyn under 2017 bl.a. med ny kalkylmall och uppföljning Bidragsverksamheten går fortsatt med negativt kapitalförändring Samfinansieringsproblematik med anslagsverksamheten?

8 Reflektioner Vikten av periodiseringar för rättvisande resultat, både avseende större kostnader och 1632/1672 Rätt medel inom rätt verksamhetsgrupp (t.ex. uppdrag bidrag) Samfinansiera mera! helst löpande under året TACK för allt fint jobb med kommentarer och analyser av era bokslutskommentarer!

9 Efter varje årsbokslut/årsredovisning kallar Riksrevisionen till möte och genomgång av iakttagelser de har sett. Det kan resultera i en fellista eller i oren revisionsberättelse. Ertan är vår påskrivande revisor och Annika är granskningsledare. Det är de samt 4-5 personer som arbetar med granskningen.

10 I bidragsredovisningen kvarstår brister i redovisning av samfinansiering. Under 2017 kommer vi införa rutiner för att boka samfinansiering löpande. Från 2017 anges om samfinansieringsbehov föreligger vid registrering av avtal så vi har öronmärkt dessa avtal. Name Surname 23/03/

11 Vi arbetar med att ta fram åtgärder för att inte ytterligare öka på överskottet i nya avtal samt att minska det ackumulerade överskottet. Ny kalkylmall, löpande uppföljning och stickprov, förtydliganden kring full kostnadstäckning mm Name Surname 23/03/

12 Analyser av förändringar mellan åren efterfrågas och de som vet bäst i många avseende är ni på institutionen. Av den anledningen blir det ett gemensamt arbete att ta fram bra bokslutsspecifikationer. Riksrevisionen vill veta hur vi har gjort analysen, vem som har gjort den och slutsats av förändringen mellan åren. Vi kommer att komplettera bokslutsspecarna med detta. Name Surname 23/03/

Feedback till oss alla Det var bara dessa tre saker de återkopplade om vilket är mycket bra med tanke på vår storlek, decentraliserade organisation och

13 Feedback till oss alla Det var bara dessa tre saker de återkopplade om vilket är mycket bra med tanke på vår storlek, decentraliserade organisation och balansomslutning. Anläggningsredovisningen och inventeringsförfarandet är inte längre som åtgärdspunkt. Vi har gjort ett gott arbete Name Surname 23/03/

14 Projekt och förbättringsarbeten på redovisningsenheten 2017

15 BaBy - Bankbyte pga. nytt ramavtal - SEPA-standard för betalningar Igång April M5 - resterande öppna punkter; Igång Maj Primula SaldoH? kontobegränsningar på godkännare o attestanter E-handelns buggfix UBW-handbok - Upprätta handbok för arbete i UBW. Igång April EFH-översyn; flödesändringar Igång Maj Ekonomispelet - skapa KI-version vår Spela i utbildningssyfte från höst 2017 Igång September Prisma - se över VR:s nya krav på återrapportering och bygga rapport Igång Maj Utveckling analysverktyg: bokslutskommentarsmallar Igång September Översyn av avgiftsintäkter- och kostnader - sätta rutiner Igång December Ekonomimodell översyn Mars December Behörighetsöversyn UBW Maj December Förbättra rutin vid ny-, förändrad- eller avslutad behörighet. Roller få tydligare namnstruktur. Samfinansiering Upprätta rutin för bokning av samfinansiering April December Avskaffa Forskarwebben ersätta med browser o rapporter April December Orgip (Organisation i Primula) - rätta upp UBW efter Primula September December Eliminera pappersfakturor i kundfaktureringen - klart 2018 enligt myndighetsbeslut April December Ekonomihandboken se över struktur och innehåll Mars December Name Surname 23/03/

16 Formulär

17 Nya formulär i UBW Förenklat och mer effektivt arbetssätt Digitalt dokument som sparas i systemet Dokumentation av arbetsflöde Menypunkt Formulär Name Surname 23/03/

18 Kundupplägg Hanteras av Redovisningsgruppen Ersätter tidigare blankett och fylls i på samma sätt Name Surname 23/03/

19 Finansiärsupplägg Hanteras av Redovisningsgruppen Ny blankett då endast FIN-begreppet behövs Name Surname 23/03/

20 Utrangering/försäljning av anläggning Hanteras av Redovisningsgruppen Ersätter tidigare blankett och fler transaktioner kan nu göras samtidigt Name Surname 23/03/

21 Utrangering/försäljning av anläggning Sökning på genomförd registrering Name Surname 23/03/

22 Kostnadsfördelning av anläggning Hanteras av Redovisningsgruppen Ny blankett på Internwebben Name Surname 23/03/

23 BaBy - BankByte

24 Nytt ramavtal from 1 april Varför byter vi bank? Kort om upphandlingen Period? Vilka banker? Nettokonton Valutakonton BankID på kort Hur blir det med Nordea & manuellt registrerade utbetalningar? Swish

25 Danske Bank Utlandsbetalningar och/eller betalningar i annan valuta än sek SEPA hanterar inte längre kreditfakturor, medför ny rutin Leverantörsbetalningar från ett konto Valutakonton 3 gemensamma Samma huvudbokskonton

26 Swedbank Löner, betalningar i sek inom Sverige, kortinlösen Samma bankgiron som i Danske Bank Leverantörsbetalningar från ett konto Utbildning i internetbanken kommer Nya huvudbokskonton

27 UBW E-handel Förattesterad inköpsplan

28 Name Surname 23/03/

29 Name Surname 23/03/

30 Ärendehanteringssystemet Nilex ger oss en bra överblick

31 Hela EA (Ekonomiavdelningen) arbetar i Nilex. Statistik från ekonomiavdelningens grupper med antal ärenden

32 Nilex, forts: Ett ärende blir enkelt för många ärenden, och många kan jobba med samma problem i sak oberoende av varandra när

33 Nilex Forts Så tänk på att; Bara en funktionsadress i To fältet när det gäller incident eller request (vanliga ärenden) Om du väljer flera funktionsadresser i To-fältet så väntar du ingen respons, ex du informerar om något. Sätt aldrig en funktionsbrevlåda i CC-fältet. När du ser att ett ärende redan har kommit till en funktionsadress, skicka inte om det dit. När du vill komplettera/fråga om ett ärende, svara då på ett från Nilex eller skriv Ärendenummer: XXXXX i rubrikraden, då kommer det rätt och blir inte nya ärenden. Hjälp oss att hålla en kö in, det tar mer resurser när ärenden kommer andra vägar. För att det ska göras så får då vi själva skapa ärendet, för att få statistik och kunna prioritera.

34 Nilex forts. Men inte bara ris De flesta gör rätt, och det är bra. Nu putsar vi bara till lite bättre!

35 Övrig Information

36 Övrig information Lönerevision för OFR-anslutna. Ca 550 tkr ska bokas upp i Q1 då utbetalningarna inte kommer att ske förrän i april. HR har beräknat per inst och EA kommer att boka i mars och vända i april.

37 Kvartalsbokslutet planering kommer i veckan

38 Övriga frågor eller synpunkter?

Relevanta dokument

Frukostmöte Mars Välkomna!

Frukostmöte Mars Välkomna! Frukostmöte Mars 2018 Välkomna! Presentation av nya medarbetare och förändringar på ekonomiavdelningen Agenda Årsbokslut och årsredovisning Arbete i samband med bokslutet Tidsplan Q1 samt planering Q2