VÄLKOMNA. till Korta redovisningsdagen. Genomgång av RiR:s minnesnoteringar Hantering av stipendier

Transkript

1 VÄLKOMNA till Korta redovisningsdagen Genomgång av RiR:s minnesnoteringar Hantering av stipendier

2 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Riksrevisionen, RiR Minnesnoteringar efter löpande granskning och granskningen av ÅR

3 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Dokumentation Specifikationer för balanskonton Underlag som styrker saldot på kontot Ej bara utdrag ur Agresso Via GU-boxen Checklistan Arkivera kontroller som utförs

4 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Kontroller Checklistan Viktigt att de kontroller/avstämningar som framgår av checklistan utförs för att undvika felaktig redovisning/(navigering) Checklistor inom HR-området

5 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Samfinansiering Ska ske löpande Kostnadsmetoden sedan 2016, gäller alla nya projekt Konto och

6 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Ej enbart intäkter eller kostnader på externfinansierade verksamheter Saknas periodisering? Saknas p-slut Saknas vidareförmedling?

7 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Över- och underskott inom den avgiftsfinansierade verksamheten Överskotten får inte överstiga 10 % för GU Kostnaderna ska redovisas inom respektive verksamhet Överskott får inte flyttas till andra verksamhetsgrupper Full kostnadstäckning, ska nå nollresultat Särskild not i årsredovisningen (ÅR) Uppföljning inför respektive bokslut

8 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Forts överskott För 2017 uppgick det ackumulerade överskott till 11 % Motivering: Överskottet planeras att tas i anspråk inom verksamheten Följer vi kalkylerna? Pris har tagits ut utöver kostnaderna!

9 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Inaktiva och parkerade projekt (verksamheter) På parkerade verksamheter ska saldona omföras till samlingsverksamheter. Parkerade verksamheter kommer att stängas successivt Ca verksamheter stängdes 2017

10 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Inaktiva verksamheter orsak till inaktivitet annars avslut Tjänstledighet Fördröjning med anställning

11 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Uppgifter i kundfakturor Uppgifter saknas i kundfakturor t ex uppgift om tidpunkt då den ekonomiska händelsen inträffade

12 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Periodisera mera!! Varför ska vi göra detta när det sker maskinell periodisering? Visa periodiseringen på rätt konto Avslutade verksamheter fortsätter att användas

13 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD

14 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD HR-området Registrera semester Registrera övertid, utbetalning/skuld Rapportera bisyssla

15 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Transfereringar Finansiera transfereringar löpande Tänk på att använda rätt konto och motpart Uppdatering av transfereringsrutinen

16 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Anläggningstillgångar Anläggning under uppförande redovisas som pågående nyanläggning. Får inte ske avskrivning under uppförandetiden. Aktiveras då tillgången tas i bruk.

17 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Korrekt redovisning Genom löpande uppföljning och korrekt redovisning får vi rättvisande redovisning och en korrekt årsredovisning och färre synpunkter från revisionen

18 Rättvisande redovisning Tillförlitlighet Relevans Jämförbarhet Begriplighet Transparens

19 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Diskussion Hur kan vi arbeta för att redovisningen ska bli bättre?

20 STIPENDIER VID GÖTEBORGS UNIVERSITET LINDA NORMAN, STIPENDIESAMORDNARE

21 EKONOMIENHETEN Syfte med dagens presentation Presentera mig och min roll som stipendiesamordnare Varför behövs en stipendiesamordnare Berätta om pågående arbete

22 EKONOMIENHETEN Stipendiesamordnare Bakgrund Olle Häggboms utredning, Stipendiehantering exemplet Göteborgs universitet En av rekommendationerna tillsätt en stipendiesamordnare Syfte En sammanhållande funktion i stipendiefrågor för universitetet i sin helhet Hur/åtgärder Första steget, ersätta gemensamma riktlinjerna från 1999 samt kartläggning av universitetets stipendier

23 EKONOMIENHETEN Varför behövs rollen? Korrekt och enhetlig hantering av stipendier Felaktig hantering kan ge skatte- och arbetsrättsliga konsekvenser Aktiviteter/uppgifter Ge stöd och råd till administratörer och ekonomer Sammanställa och utreda gemensamma frågor kring stipendier vid Göteborgs universitet Kvalitetssäkring av stipendiehanteringen genom framtagande, implementering, revidering och uppföljning av gemensamma riktlinjer

24 EKONOMIENHETEN Stipendier och skattefrihet Begreppet stipendium Lagstiftningen innehåller inte någon definition av begreppet stipendium Nationalencyklopedins definition av ordet stipendium är stipendium (lat., sold, lön, av stips penninggåva ), ekonomiskt understöd för studerande och konstnärer m.fl. för studier och resor, tillkomna genom anslag och donationer för angivna ändamål. Termen stipendium säger således inget om skattefrihet

25 EKONOMIENHETEN Vad reglerar skattefriheten? Av 8 kap. 5 inkomstskattelagen (1999:1229) framgår vilka förutsättningar som ska uppfyllas för att stipendiet ska vara skattefritt. Stipendier som är avsedda för mottagarens utbildning är skattefria. Stipendier som är avsedda för andra ändamål är skattefria, om de inte är ersättning för arbete som har utförts eller ska utföras för utbetalarens räkning, och inte betalas ut periodiskt.

26 EKONOMIENHETEN Skattefrihet eller skatteplikt Att ett bidrag rubriceras stipendium betyder inte att skattefrihet inträder, det är endast en indikation på hur givaren ser på bidraget Det är bidragets karaktär som avgör om det hamnar inom eller utom det skattepliktiga området Kriterierna i 8 kap 5 inkomstskattelagen måste uppfyllas för skattefrihet Gränsdragningsfrågorna viktiga när osäkerhet föreligger Viktigt att vi är säkra på att det är ett stipendium innan vi gör en utbetalning och konterar det som en transferering (7931).

27 EKONOMIENHETEN Skatterättsliga konsekvenser Skatteverkets avgör frågan om beskattning i efterhand Skattetillägg (påförs den som lämnat oriktig uppgift i deklarationen) Vårdslös skatteuppgift (grov oaktsamhet) (Skattebrottslag (1971:69) 5 ) Skattebrott (uppsåtligen) (Skattebrottslag 2)

28 EKONOMIENHETEN Stipendier och arbetsrättsliga konsekvenser Följd av Skatteverkets avgörande Kompenserar stipendiaten för utdömda skatten och skattetillägget stipendiaten betraktas som anställd Konstaterad anställning gäller tillsvidare eftersom parterna inte träffat uppgörelse om lagenlig tidsbegränsning

29 EKONOMIENHETEN Vilka stipendier har vi vid Göteborgs universitet Av lärosätet inrättat stipendium Utbildningsstipendier (grund- och avancerad nivå) Post doc stipendier, Stipendium administrerat via lärosätet Stiftelser, exempelvis Adlerbertska stipendier SIDA, exempelvis Erasmusstipendier Anknutna stiftelser 120 stycken, ca 30 för stipendier, bl.a. donationsnämndens stipendier Externt stipendium Direkt till stipendiaten från extern utbetalare

30 EKONOMIENHETEN Riktlinjer Arbete pågår med riktlinjer för inrättade av stipendier vid Göteborgs universitet Utbildningsstipendier - grund- och avancerad nivå Stipendier för annat ändamål - Post doc

31 EKONOMIENHETEN Gemensamma blanketter/mallar Inrättande Utlysning Ansökan Redovisning Hur ser det ut idag? Finns det blanketter/mallar på fakulteterna/institutionerna?

32 EKONOMIENHETEN Exempel på fel som uppmärksammats Inrättat stipendier trots att givaren tydligt angett att bidraget inte får användas till stipendier Utlysning två dagar efter det att första och enda ansökan kommit in Avtal om att marknadsföra finansiären på olika sätt som ersättning för stipendiet (sponsring?) Post doc stipendium till person som tidigare varit anställd vid Göteborgs universitet. Trots detta har man i ansökningsblanketten kryssat i att stipendiaten inte haft inkomst från Göteborgs universitet överstigande kr Bidrag från cancerfonden används för post doc stipendium. Post doc är för att utbilda en person, tveksamt om cancerfondens syfte med bidraget var utbildning av enskilda personer

33 EKONOMIENHETEN Tänk på/checklista Från vem? Finansiärens syfte med bidraget Måste vara godkänt av givaren, ska finnas underlag redan vid inrättandet Bidraget karaktär, uppfyller det kraven för skattefrihet? - Om ja utbetalning som en transferering (7931) - Om nej måste utredas vad det egentligen är, exempelvis arvode eller något annat Anställningsförhållanden, nuvarande och tidigare

34 EKONOMIENHETEN Kontaktuppgifter Hör gärna av dig med frågor och funderingar E-post: Tel: 4327

35 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD På gång Institutionsekonomgrupp Översyn av checklistan Insamling av material via GU-boxen

36 Tack för oss! ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD