Föreskrifter om stipendier

Transkript

1 BESLUT Dnr B /2002 Rektor Föreskrifter om stipendier Lunds universitet utfärdar följande föreskrifter för handläggning av stipendier vilka har inrättats av universitetet med medel som universitetet disponerar. I en PM som bifogas dessa föreskrifter lämnas riktlinjer för universitetets handläggning av dessa stipendier. Dessa föreskrifter gäller för stipendier inrättade av Lunds universitet och inte för handläggningen av EU-stipendier eller de stipendier som inrättats och utdelas av t ex en allmännyttig stiftelse, donationsfond eller motsvarande oavsett om administrationen av en sådan stiftelse eller fond ombesörjs av ekonomienheten vid Lunds universitet. Att enskilda ärenden om stipendier handläggs i enlighet med Lunds universitets generella föreskrifter och riktlinjer innebär ingen garanti för att skattemyndighet eller domstol inte kommer till en annan slutsats i frågan om stipendiet är skattepliktigt. Lunds universitet beslutar om följande föreskrifter. Föreskrifter Stipendier inrättas av områdesstyrelser. Beslut om inrättande av stipendier får inte delegeras. Stipendier kan inrättas dels för studenter under utbildning med undantag för forskarutbildning, dels för annan förkovran inom forskning (t ex post-doc-stipendium). Stipendier skall inte utgöra ersättning för arbete för universitetets räkning. Bidragsgivaren skall om möjligt lämna skriftligt medgivande till inrättandet av stipendiet. Stipendier får ges till utländska och svenska studenter vid Lunds universitet samt till utländska forskare för besök vid Lunds universitet samt för svenska forskare vid besök vid utländska universitet (postdoc-stipendier). Postdoc-stipendier bör normalt ges inom en femårsperiod efter disputation. Stipendier skall normalt ledigförklaras. Postadress Box 117, Lund Besöksadress Paradisgatan 5 Telefon dir , växel Telefax E-post Anders.Lindahl pers.lu.se Internet

2 Stipendier skall uppgå till mellan 22,5 procent och 50 procent av gällande basbelopp per månad för heltidsstudier. Stipendier inrättade av Lunds universitet får till en och samma person sammanlagt inte belöpa på en längre tid än 24 månader. Ett stipendium skall normalt omprövas var 6:e månad. Utbetalning av stipendium skall göras i förskott, normalt för tremånadersperiod. Under stipendietiden skall ersättning utöver stipendium utgå endast för att bestrida kostnader som är avhängiga utbildningens genomförande. Ikraftträdande och övergångsbestämmelser Föreskrifterna träder i kraft den 1 juli 2002 då Lunds universitets föreskrifter om stipendier (Beslut av rektor , dnr B7 5759/94) och områdesinterna föreskrifter upphör att gälla. För stipendier beslutade före den 1 juli 2002 gäller äldre föreskrifter. Beslut i detta ärende har fattats av undertecknad rektor i närvaro av förvaltningschefen, universitetsdirektören Peter Honeth. I handläggningen har därutöver deltagit personalchef Staffan Svensson och byrådirektör Anders Lindahl, föredragande. Boel Flodgren Anders Lindahl

3 PM RÖRANDE RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV STIPENDIER VID LUNDS UNIVERSITET Syfte Syftet med föreskrifterna och denna promemoria är främst att: - Undvika oplanerade skatte- och arbetsrättsliga konsekvenser för såväl universitetet som för stipendiaten. - Säkerställa en så enhetlig tillämpning inom universitetet som möjligt av ärenden rörande stipendier. - Tillförsäkra att stipendiaten under sin utbildningstid erhåller en skälig levnadsstandard och ett fullgott försäkringsskydd. - Ge stöd till områdena och institutionerna vid Lunds universitet i deras handläggning av ärenden rörande stipendier. Allmänt om stipendier Karakteristiskt för stipendier är att de är ett uttryck för uppmuntran eller erkänsla för gjorda prestationer. Ersättning för motprestation i form av t ex arbete som utförts, utförs eller kommer att utföras för givarens räkning kan inte benämnas stipendium. Avsikten med stipendiet är att täcka levnadsomkostnader under stipendiatens utbildningstid (mat, hyra, resor etc). Ersättning för privata levnadsomkostnader utöver stipendiebeloppet får inte förekomma (t ex ersättning för ökade levnadskostnader vid resa = traktamente). För att undvika begreppsförvirring skall med stipendier avses endast sådana stipendier som utgår till enskild samt är skattefria (och skattepliktiga stipendier från EU). Andra former av bidrag; forsknings- och resebidrag, premium etc som delas ut av Lunds universitet och som av olika anledningar inte är skattefria skall inte benämnas stipendium. Inrättande av stipendium Områdesstyrelserna inrättar och utformar villkoren för stipendierna. Områdesstyrelserna får inte delegera dessa uppgifter till en institution. Utgångspunkten är att stipendier anslås på institutionens och områdeskansliets anslagstavlor. Ansökningstiden skall vara tre veckor från den dag stipendiet anslås. Den som bistår med medlen skall om möjligt ge skriftligt tillstånd till att medlen används för inrättande av angivna stipendier.

4 Beslut om stipendium Områdesstyrelserna beslutar om vem som skall tilldelas ett av området inrättat stipendium. Områdesstyrelserna får delegera beslutet till en institution / motsv om man anser detta lämpligt. Möjligheterna att kräva återbetalning av utbetalt stipendium och att ändra tidigare fattat positivt beslut om stipendium är beroende av ett flertal olika faktorer som kan vara svåra att styrka. I beslutet om beviljande av stipendium bör därför göras en reservation om att stipendiet omprövas var sjätte månad alternativt beviljas endast sex månader i taget. Inför varje omprövning skall prefekten vid stipendiatens institution tillstyrka ytterligare en period. Skatteplikt Lön På grund av att det inte skall föreligga något krav på motprestation är stipendier en skattemässigt gynnad finansieringsform bl a för personer som genomgår utbildning. Enbart den anledningen att ett bidrag rubriceras som stipendium innebär dock inte att skattefrihet inträder. Utgår ett stipendium från arbetsgivaren eller föreligger krav på någon motprestation som kan anses vara till nytta för givaren räknas stipendiet som ersättning för utfört arbete d v s lön och skall beskattas och påföras sociala avgifter. Stipendiet blir därigenom inte längre, i vart fall inte skatterättsligt, att betrakta som ett stipendium (undantag sk EU-Stipendium, se nedan). Med motprestation avses inte t ex en rapport med syfte att stipendiaten skall redovisa hur eventuella studiemål eller andra ändamål med stipendiet blivit uppfyllda. Ett av ett universitet inrättat stipendium är skattefritt i det fall stipendiet: a. lämnas för mottagarens utbildning alternativt b. lämnas för annat ändamål. Förutom att antingen förutsättning a eller b skall vara uppfyllda skall stipendiet inte utgöra ersättning för utfört arbete eller utgå periodiskt. Stipendier kan utgå för ett flertal olika syften. Beslut om inrättande av stipendium bör för Lunds universitet begränsas till sådana stipendier som är avsedda för mottagarens utbildning eller för förkovran inom forskning (postdoc-stipendium). Stipendier till studenter under grundutbildning förorsakar sällan någon skatterättslig problematik. Stipendier till forskare är en etablerad företeelse inom universitetsvärlden såväl i Sverige som internationellt och fyller en stor funktion. Det är dock ett faktum att utdelning av stipendier främst till forskare och forskarstuderande under senare år av skattemyndigheten har betraktats med stor misstänksamhet och föranlett ett flertal anmärkningar vid skatterevisioner bland universitet och högskolor. Anledningen är naturligtvis att det är svårt att i en forskningsmiljö göra en gränsdragning mellan vad som utgör praktiska moment i en utbildning och regelrätt forskningsarbete om man inte noga tänkt igenom och planerat stipendiatens vistelse vid institutionen. Det är därför ur skattesynpunkt särskilt viktigt att vi hanterar detta på ett välplanerat sätt.

5 Av bl a samma anledning bör ett postdoc-stipendium inte utgå till en forskare vars disputation är mer än fem år gammal. Särskilt med tanke på barnafödande efter disputation kan man dock förutse att i enskilda ärenden kan man finna det motiverat att utifrån jämställdhetsaspekter fatta beslut om undantag från femårs-gränsen. En förutsättning för att undvika skatterättslig problematik bör vara att prefekten utan problem skall kunna urskilja och för utomstående förklara stipendiatens vistelse vid institutionen i förhållande till den verksamhet som bedrivs av anställd personal. För att kunna göra detta krävs en studieplan eller annan plan för stipendiatens vistelse vid institutionen. Sådan plan skall biläggas det första beslutet om stipendium och vid behov förnyas eller uppdateras Ju större belopp, desto större är risken att skattemyndigheten ifrågasätter stipendiet. Å andra sidan bör ett stipendium för heltidsstudier inte vara så pass lågt att detta måste kompletteras med extraknäck för att stipendiaten skall kunna försörja sig. Smittat stipendium Lönearbete efter det att stipendium utgått innebär normalt inte i sig att ett stipendium blir skattepliktigt. Tidigare lönearbete vid Lunds universitet kan däremot diskvalificera från skattefrihet oavsett om det kan konstateras att stipendiaten under stipendietiden inte utfört något som kan anses vara till nytta för universitetet. Stipendier som utbetalas av före detta arbetsgivare blir enligt skattemyndighetens praxis att betrakta som ett utflöde av den tidigare anställningen och betraktas som lön. Stipendiet blir smittat. Även mycket begränsade arbeten vid universitet under stipendietiden kan enligt praxis smitta stipendiet. Detta motiverar normalt en karenstid om ca två år från lönearbete till stipendium. Periodiskt understöd Utgår ett stipendium under längre tid, enligt praxis två år eller längre, kan det bli beskattat som ett periodiskt understöd oavsett om stipendiaten tillfört givaren någon nytta eller givaren är tidigare arbetsgivare. Utbetalning av stipendier bör vidare av samma anledning göras kvartalsvis. EU-Stipendium EU lämnar treåriga stipendier inom ramen för TMR-programmen. Dessa är fr o m 1998 skattepliktiga. Konsekvenser Konsekvenserna av att ett stipendium av skattemyndighet eller domstol betraktas som förtäckt lön eller periodiskt understöd kan bli omfattande då detta i båda fallen får skattemässiga konsekvenser för stipendiaten och universitetet påförs sociala avgifter. I förstnämnda fallet kan det även få arbetsrättsliga konsekvenser eftersom stipendiaten eller dennes fackliga organisation kan göra gällande att ett anställningsförhållande har uppstått.

6 Stipendiatens försäkringsskydd Studenter är försäkrade under skoltid och under direkt färd mellan bostaden och undervisningslokalen. Försäkringen täcker personskador genom olycksfall samt vissa fall av sjukdom genom smitta. Ersättning lämnas för läkarvård, mediciner, sjukgymnastik, sjukresor och andra utgifter. Studenten kan också få ersättning för sveda och värk. Om skadan blir bestående (vid medicinsk invaliditet) ersätter försäkringen inkomstförlust, lyte och men samt kostnader och olägenheter i övrigt. Försäkringen omfattar studenter enligt definitionerna i 1 kap 4 högskoleförordningen En student definieras där som en person som är antagen till och bedriver högskoleutbildning. Lunds universitet har vidare hos Kammarkollegiet tecknat en tilläggsförsäkring för utländska besökare och medföljande nära anhöriga. Försäkringen gäller under en vistelsetid om max ett år. För utländska studenter förutsätts lägst mastersutbildning. Försäkringen ersätter inte en liv- och olycksfallsförsäkring. De stipendiater som knyts till universitetet bör av institutionen uppmärksammas på vikten av ett fullgott försäkringsskydd och vid behov uppmanas att ta kontakt med försäkringsbolag för att teckna en passande liv- och olycksfallsförsäkring. Kostnaden för eventuellt behov av ett kompletterande försäkringsskydd skall beaktas vid bestämmande av stipendiets storlek.

7 Bilaga till PM Checklista / lathund i kronologisk ordning 1. Stipendiets inrättande: Bidragsgivarens skriftliga medgivande för att inrätta stipendier och villkoren för stipendiet skall om möjligt inhämtas för att undvika framtida tvister. Tänk på att EU bidrag inte får användas för annat ändamål än vad ansökan och kontraktet medger. Beslut om inrättande av stipendium fattas på områdesnivå och får inte delegeras. Ansökan om inrättande av stipendium görs på särskild anvisad blankett och skall diarieföras. Stipendiebeloppet skall ligga i intervallet 22,5 50 procent av gällande basbelopp per månad för studier heltid. Kontrollera om stipendiaten tidigare uppburit stipendium från Lunds universitet. Stipendier inrättade och beslutade vid Lunds universitet får till en och samma person sammanlagt inte löpa under en längre tid än 24 månader. 2. Beslut om att tilldela stipendium Beslut om tilldelning av stipendium fattas på områdesnivå men kan delegeras till institution. Plan med ett klart definierat inslag av utbildning / forskningsmeritering skall ha upprättats (det räcker inte med enbart ett utbyte av teknik- eller metodkunnande) och stipendiaten skall vara tilldelad en handledare (särskilt viktigt vid postdoktoral utbildning). Syftet med planen är att ge stipendiaten en garanti för en väldefinierad utbildning vid Lunds universitet samt skapa ett underlag för att inför tredje man visa att stipendiet inte utgör ersättning för utfört arbete. Stipendiet får inte utgöra ersättning för arbete som utförts, utförs eller kommer att utföras för Lunds universitets räkning. Inga krav på motprestationer av typ arbetsinsatser får således förekomma (särskilt viktigt att detta är tydligt vid postdoktoral utbildning). Ett postdoc-stipendium bör normalt inte utgå till en forskare vars disputation är mer än fem år gammal Stipendiaten bör inte ha erhållit lön eller arvode från Lunds universitet den senaste tvåårsperioden. I beslutet om stipendiet bör det tas in ett förbehåll innebärande att stipendiet kommer att omprövas om stipendiaten inte utnyttjar det för avsett ändamål. Beslut om stipendium expedieras och bilägges tillsammans med en studieplan ärendet rörande inrättande av stipendiet.

8 3. Påbörjande av utbildning: Stipendiaten skall skriftligen informeras om det försäkringsskydd hon eller han har genom de kollektiva försäkringarna i Kammarkollegiet men att detta t ex inte täcker olyckor på fritid. Regelbundna utbetalningar till stipendiat med personnummer sker via lönesystemet (löneart 4006) och enstaka utbetalning eller utbetalningar till stipendiat utan personnummer sker via ekonomisystemet. Stipendiaten skall kostnadsföras på konto nr och Under utbildningstiden: Handledare skall fortlöpande informera prefekten om förhållanden som är av betydelse för eventuell omprövning av stipendiet. Ersättning under studietiden utöver stipendium får endast avse styrkta kostnader för utlägg för moment som ligger i den obligatoriska utbildningen. I de fall ersättning utgår för kostnader utanför den obligatoriska utbildningen måste dessa kostnader särskilt dokumenteras och sanktioneras på områdesnivå. Om t ex resa företas under utbildningstiden då stipendium erhålls, kan ersättning utgå med faktiska kostnader för resa och logi dock inte ersättning för fördyrade levnadsomkostnader / traktamente. 5. Efter utbildningstiden: Vid stipendietidens avslutande, enligt plan eller i förtid, skall prefekten tillfråga stipendiaten om denne önskar ett intyg över genomförd utbildning. 6. Om något skulle inträffa: Om problem skulle uppstå rörande ett av universitetet inrättat stipendium skall prefekten vid berörd institution snarast kontakta personalenheten.