Riktlinjer gällande finansiering vid anställning och stipendium inom ILM

Transkript

1 1 Datum Institutionen för laboratoriemedicin Riktlinjer gällande finansiering vid anställning och stipendium inom ILM Bakgrund Den största posten på kostnadssidan i resultaträkningen är våra personalkostnader, och det är viktigt att institutionen eftersträvar ekonomisk balans genom hänsyn till intäkter, kostnader och verksamhetens uppdrag gällande utbildning och vetenskaplig kvalité. Ekonomisk balans innebär här att intäkterna täcker verksamhetens kostnader. Det är viktigt att institutionen har kontroll på sin ekonomi, och därmed även alla forskargruppers ekonomi. För att institutionen ska kunna visa sig ansvarsfull är det viktigt att rekryteringar hanteras på rätt sätt. En tydlighet kring hantering av rekryteringar av anställda och tilldelningar av stipendium skapar en transparens i systemet och underlättar vid kommande rekryteringar och tilldelningar av stipendium. Tillsvidareanställning För att få ta in en tillsvidareanställning skall två års finansiering uppvisas, alltså att det finnas faktiska medel i verksamheten och/eller kontrakt som stödjer att medel kommer att inkomma till verksamheten. Hänsyn ska tas till verksamhetens uppdrag gällande utbildning och vetenskaplig kvalité, dock får risken aldrig uppgå till mer än 500 tkr för en stor forskargrupp (lägre belopp med hänsyn till mindre forskargrupper). Motsvarar cirka 6 månaders anställning. Tanken är att underskottet ska gå att vända inom en rimlig period (cirka 1-2 år). Avveckling av en tillsvidareanställning En kostnadsställeinnehavare har ekonomiskt ansvar för sin tillsvidareanställda personal, och därmed ansvar för att ekonomin är i balans. Det är viktigt att det alltid finns ekonomi som kan täcka personalkostnaderna motsvarande minst personalens uppsägningstid plus handläggningstid av en verksamhetsförändring (handläggningstid uppskattas till cirka sex månader). Det ska även bifogas en plan för hur underskottet ska hanteras på sikt. Postadress: Lunds universitet, Box 117, Lund Besöksadress: Kansli ILM Lund, Klinisk kemi, Universitetssjukhuset, Lund Telefon dir: , vxl: E-post: Magnus.Abrahamsson@med.lu.se

2 Avstämning ekonomi 2 För att värna om ekonomisk balans och därigenom en god arbetsmiljö, är det av vikt att verksamheten har kontroll över sin ekonomi. Det är viktigt att forskargruppschefen stämmer av sin ekonomi med ekonomen minst en gång på våren och en gång på hösten. Ekonomen kallar till dessa möten. Vid negativt kapital år 2 Om en forskargrupp under budgetarbetet år 0 visar på en negativ kassa år 2 överstigande 500 tkr för en stor forskargrupp (lägre belopp med hänsyn till mindre forskargrupper) i budgeten 1, ska administrativ chef och ekonom i början på år 1 gå igenom ekonomin och diskutera möjliga lösningar för att vända det förväntade negativa utfallet år 2. Ekonomen tillsammans med den administrativa chefen ska därefter diskutera ekonomin och möjliga lösningar med kostnadsställeinnehavaren, information om läget ska också delges avdelningsföreträdaren. Om det negativa utfallet år 2 ligger kvar i slutet av år 1, ska administrativ chef, ekonom, prefekt, kostnadsställeinnehavare och avdelningsföreträdare träffas och diskutera hur verksamheten ska hanteras för att undvika ett negativt utfall år 2. Ansvarig forskare har då haft ett år på sig att styra om sin ekonomi genom att bl a söka nya medel och påbörja eventuell verksamhetsförändring för medelsbrist för att minska personalkostnader. För ett underskott motsvarande 500 tkr för en stor forskargrupp (lägre belopp med hänsyn till mindre forskargrupper) ska det finnas en handlingsplan för hur beloppet är tänkt att hanteras under en 1 2 årsperiod. Detta ska följas upp under de vanliga årsmötena mellan ekonom och kostnadsställeinnehavare. Har underskottet ej hanterats inom en rimlig period (1 2 år) ska underskottet hanteras som ett större underskott enligt ovan handlingsplan. 1 Motsvarar cirka 6 månaders anställning. Tanken är att underskottet ska gå att vända inom en rimlig period (cirka 1-2 år)

3 3 Tidsbegränsad anställning För att få ta in en tidsbegränsad anställning skall finansiering uppvisas för hela anställningsperioden, alltså att det finna faktiska medel i verksamheten och/eller kontrakt som stödjer att medel kommer inkomma till verksamheten. Anställs samma person igen till en ny tidsbegränsad anställning räknas detta som en ny anställning och finansieringen skall uppvisas för kommande anställningsperiod igen. Hänsyn ska tas till verksamhetens uppdrag gällande utbildning och vetenskaplig kvalité, dock får risken aldrig uppgå till mer än 500 tkr för en stor forskargrupp (lägre belopp med hänsyn till mindre forskargrupper). Motsvarar cirka 6 månaders anställning. Tanken är att underskottet ska gå att vända inom en rimlig period(cirka 1-2 år). Doktorand För att få anställa en doktorand skall tre års finansiering uppvisas, alltså att det finna faktiska medel i verksamheten och/eller kontrakt som stödjer att medel kommer inkomma till verksamheten. Det ska även uppvisas hur finansieringen är tänkt att täckas det resterande året av doktorandtiden. Viktigt att det finns en plan för finansieringen under hela anställningsperioden, p g a fakultetsstyrelsen och därigenom institutionen/kostnadsställeinnehavaren har en ekonomisk skyldighet för doktoranden under hela studieperioden enligt dnr LS 2012/719.

4 Förlängning/avslutande av en doktorandanställning 4 En handledare som p g a särskilda skäl söker förlängning för en forskarstuderande som inte är klar efter fyra års heltidsstudier (inkl eventuell förlängning p g a sjukdom, föräldraledighet mm), skall till ansökan om förlängning bifoga en motivering samt en aktuell aktivitetsplanerare (ekonomiskt underlag) till FUprefekten som är framtagen av forskargruppens ekonom, som visar att ekonomiskt utrymme finns för förlängning. Om allt är ok, godkänner biträdande FU-prefekt förlängningen utifrån stöd av högskoleförordningen. Är ordinarie doktorandtid (motsvarande fyra år heltidsstudier) slut enligt högskoleförordningen och förlängning gäller ytterligare tid, men finansiering saknas, ska ansökan om förlängningens motivering vägas mot det underskott som skapas. Hänsyn ska tas till verksamhetens uppdrag gällande utbildning och vetenskaplig kvalité, dock får risken aldrig uppgå till mer än 500 tkr för en stor forskargrupp (lägre belopp med hänsyn till forskargruppens storlek om mindre). Motsvarar cirka 6 månaders anställning. Tanken är att underskottet ska gå att vända inom en rimlig period. Det ska även bifogas en plan för hur underskottet ska hanteras på sikt. Biträdande FU-prefekt ska sedan ta upp ärendet med ledningen, som tillsammans gör en bedömning om huruvida en förlängning av studietiden kan godkännas. Biträdande FU-prefekt tar därefter beslut om max sex månaders förlängning. Stipendiat För att få inrätta ett stipendium (max 24 månader) krävs ekonomisk förutsättning under hela perioden, samt godkännande från bidragsgivaren att dess medel går till finansiering av stipendium. Statsbudgetmedel får ej användas till stipendium, enligt dnr PE 2013/356. Förlängning/återkallande stipendiat Postdoc-stipendier tilldelas på sex månader i taget (trots inrättandets period). Inför varje förlängning skall stipendiehandläggaren skicka underlaget för kontering till ekonomen för hantering. Ekonomen kontrollerar då med respektive forskargruppschef om samma kontering fortfarande gäller för den kommande perioden och skickar in underlaget till rätt instans. Det går att ändra finansieringen till en ny kontering i kommande tilldelningsbeslut så länge kraven för finansieringen fortfarande uppfylls enligt PE 2013/356. Vid återkallande av stipendium under en pågående period, är den enda giltiga anledningen att stipendiaten själv vill återkalla av personliga skäl. Att inte förlänga stipendieperioden med ytterligare 6 månader efter en avslutad stipendieperiod räknas inte som ett återkallande, utan ses som ett avbrytande. För avbrytande av stipendium mellan två stipendieperioder krävs det dokumentation som styrker avbrytandet. Brist på medel är ingen anledning för avbrytande, då det var en förutsättning för att stipendiet fick inrättas. Ett stipendium kan avbrytas när förutsättningarna för stipendiet inte kan infrias, så som att stipendiaten eller forskargruppen inte lever upp till förväntningarna, stipendiaten vill avbryta stipendiet p g a personliga skäl eller för att bidragsgivaren återkallat finansieringen. Det är viktigt att forskargruppschefen och stipendiaten i

5 början stämmer av förväntningarna genom att göra upp en studieplan (i enlighet med PE 2013/356) för stipendieperioden. Studieplanen ska sedan följas upp inför varje förlängning, och om den inte efterlevs bör den dokumentationen ligga till grund för avbrytandet. 5 För en person som kommer från tredje land (utanför EU/ESS) krävs ett dokument signerat av prefekten, handledaren samt forskargruppschefen (om personen ej själv är handledare), stipendiaten och stipendiehandläggaren som intygar att stipendiet inte längre kommer att fortsätta. Stipendiaten ansvarar sedan själv för att anmäla denna förändring av sysselsättning till Migrationsverket. Vid återkallande eller avbrytande av stipendium ska prefekt och administrativ chef informeras om ärendet. Slutsats Arbetsgruppen föreslår att institutionsstyrelsen fastslår ovanstående