Frukostmöten Maj 2017 Välkomna

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Frukostmöten Maj 2017 Välkomna"

Maj Ivarsson
för 6 år sedan
Visningar:

1 Frukostmöten Maj 2017 Välkomna

2 Presentation av nya medarbetare och läget i redovisningsenheten

Konteringsguiden Samfinansieringsprojekt Ekonomispelet Agenda Formulär och annan digitalisering Bensträckare Förbättringar avstämningslista Budgetuppföljning projekt Inför

3 Konteringsguiden Samfinansieringsprojekt Ekonomispelet Agenda Formulär och annan digitalisering Bensträckare Förbättringar avstämningslista Budgetuppföljning projekt Inför delårsbokslutet Övrig info: Betalningstillfällen i sommar Uttag betalningskvitton (DB och Swedbank) Förändringar intäktskonton Semestrar och tillgänglighet Återrapportering i Prisma

4 Nya regler för representation och gåvor Översyn under 2016, beslut i april 2017 HR ansvarar för representationsregelverket EA ansvarar för konteringsguiden för representation och gåvor

5 VAD HAR FÖRÄNDRATS I REGELVERKET? REPRESENTATION Tilläggsbelopp (450 kr/person) för andra utgifter än måltiden, som kan vara kringkostnader och/eller aktiviteter. Kan kombineras med internt- eller externt representationsbelopp. KI står för enklare förtäring men andra måltider förmånsbeskattas. Ingen beskattning om det är intern representation (personalfest/aktivitet 2ggr/år) eller interna kurser/konferenser. Mötesansvarig eller personen själv ansvarar för att regelverkets följs vid förmånsbeskattning.

6 VAD HAR FÖRÄNDRATS I REGELVERKET? GÅVOR Minnesgåva överlämnas vid följande tillfällen (dock högst vid två tillfällen under anställningen): När en anställd fyller 50 alternativt 60 år NoR (Nit och redlighet i rikets tjänst, minst 30 år inom staten) När en varaktig anställning upphör (anställningstid minst 6 år) Gåvor bör inhandlas i KI:s profilbutik om inte det finns särskilda skäl för annat. Speciella ingångar kommer skapas i profilbutiken för de olika gåvorna (enklare gåvor alt. jubileums-/minnesgåva).

7 Samfinansieringsprojekt Grundläggande syfte: hitta en gemensam rutin för hur samfinansieringsbehovet ser ut samt hur samfinansieringen bokas och följs upp på KI-nivå det behövs ett samlat grepp! Input från flera andra universitet inför projektstart Utökat systemstöd i bl.a. Avtalsreskontran? Rätt kostnad på rätt projekt Samfinansiering på kostnadssidan med nya konton Enkät ute med deadline 26 maj vi behöver er input i arbetet

8 Ekonomispelet Grundidé från Uppsala Universitet som flertalet andra universitet köpt in och använder Tvådagars introduktionskurs i ekonomi för prefekter och andra personer i arbetsledande roll som har ekonomiskt ansvar EA har genomfört tre pilotomgångar med företrädare från flera institutioner första skarpa spelet går efter sommaren På sikt även för nya ekonomer i komprimerad version!

9 Ekonomispelet

11 Formulär och annan digitalisering

Nya formulär i UBW fler är under utveckling Förenklat och mer effektivt arbetssätt Digitalt dokument som sparas i systemet Dokumentation av arbetsflöde Menypunkt Formulär Skapar nu formulär för:

12 Nya formulär i UBW fler är under utveckling Förenklat och mer effektivt arbetssätt Digitalt dokument som sparas i systemet Dokumentation av arbetsflöde Menypunkt Formulär Skapar nu formulär för: Attestregelverk Bankbehörigheter Kontoupplägg Leverantörsupplägg Inköp, ny leverantör Inköp, fritextformulär Upphandling, glasögon Upphandling, avsteg Direktupphandling Name Surname 19/06/

13 Digitalisering Sedan mars-2017 har redovisningsenheten alla verifikationer digitalt och inget i pärmar UBW är ett godkänt arkiveringssystem Verifikationer skapade i UBW lagras i UBW Bilagor till verifikationer biläggs via dokumentarkivet Fördelar: Lätt för alla att hitta man slipper leta efter pärmen Det syns vem som gjort och när det är gjort i systemet Platseffektivt Name Surname 19/06/

14 Förbättringar avstämningslista

15 Budgetuppföljning projekt

16 Delårsbokslutet - tidsplan

17 Övrig Information

Information Ny fördelning institutionsansvar Betalningar i sommar görs två gånger i veckan Vecka 29-30 är vi lågt bemannade

18 Information Ny fördelning institutionsansvar Betalningar i sommar görs två gånger i veckan Vecka är vi lågt bemannade Återrapportering VR via Prisma Öppnar 22 maj EA och PU arbetar med att ta fram en rapport som underlättar framtagandet av data. Det beräknas

19 Uttag av betalningskvitton Danske Bank utrikes betalningar Betalningar/betalningsöversikt För leverantörsfakturor och manuella utbetalningar via fil välj Utbetalning leverantörsfakturor, konto För egna registrerade betalningar till privatpersoner välj institutionens specifika konto Swedbank inrikes betalningar För leverantörsfakturor och manuella via fil görs kvittouttag via Safelink För egna registrerade privatpersoner Betala/överföra, Historiska kontohändelser, Överföringar konton

20 Övriga frågor eller synpunkter?

Relevanta dokument

Frukostmöte November Välkomna

Frukostmöte November Välkomna Frukostmöte November 2017 Välkomna Presentation av nya medarbetare och förändringar på ekonomiavdelningen Agenda Presentation och info från Support system IT-faktura Orgip i UBW Digitaliserad kundfaktura