Informationsträff

Transkript

1 Informationsträff Agenda: Hur fungerar uppföljning? Ersättning för ARA/ARL Rapporter Påminnelser i projektmodulen Kontraktshantering Inventering

2 Ersättning för ARA och ARL ARA/ARL stängs ned den 30 november Hur söker jag i uppföljning för att hitta motsvarande? HB10 huvudboksanalys, ARA HB22 huvudbokslista, ARL

3 Uppdatering av Uppföljning Uppföljningsmodulen är mer än huvudbok och transaktioner. Här finns också reskontrauppgifter och anläggningsobjekt Huvudboken uppdateras löpande, allt eftersom verifikat skapas. Reskontra- och anläggningsuppgifter uppdateras varje natt

4 Uppföljning Snabbväg till Frågor & Analys

5 Flikar > Mappar > Fråga

6 De bilder du senast använt visas i listan

7 Uppföljning

8 Uppföljning Högerklicka på önskad rubrik och följande lista visas:

9 HB10 Huvudboksanalys, ARA

10 Blåa värden är borrbara. Även fakturabild, bilagor och meddelande visas vid borrning

11 Skrolla längst till höger så hittar du ikonen för EXCEL Du kan också exportera bilder, bilagor och meddelande genom knappen Exportera bilder och spara dem i din dator.

12 Delsummor Överfört till Excel

13 Värdemallar En värdemall är en i förväg uppsatt layout för beloppskolumner En Fråga kan ha en eller flera värdemallar I vissa Frågor kan du byta värdemall Exempel på beloppskolumner är: Utfall IB Utfall Per Utfall Ack Budget Ack

14 Värdemallar

15 HB22 Huvudbokslista, ARL

16 Ekonomisk uppföljning Rapporter Lämpliga rapporter till: institutionsledning, forskargrupper/avdelningar, enskilda forskare Uppföljning periodstängning, kvartalsskifte

17 Skapa händelse PM30 Skapa/hantera händelser Tryck infoga rad för att kunna registrera händelse. Skriv in proj nr, händelse och löpnr samt minst ett datum. Händelse tillsammans med Löpnr måste vara unikt. Kan bearbetas i Excel och sedan läsas tillbaka

18 Forts PM30 Om påminnelsedatum fylls i, kommer påminnelse på mail tills man bockar bort påminnelsen. Bockar man bort en påminnelse av misstag, måste AEU kontaktas för att sätta tillbaka denna. Fyller man endast i Slutdatum, så kan man använda listan som KDB s Att göra lista, söker from tom.

19 Kontraktshantering från 2018 Egen serie för forskningskontrakt / avtal i W3D3-diariet Serie ersätter diariefunktionen i KDB Serien heter UU-PROJ Information och lathund på MP inom kort

20 Behörighet och handhavande UU-PROJ Alla som har behörighet i W3D3 måste uppgradera sin befintliga behörighet med serien UU-PROJ Varje institution ska anmäla valbar handläggare till serien Handläggare är ekonomiadministratör/motsv dvs den som ansvarar administrativt för projektet Finns en Kategoriseringsmall för att ett nytt ärende enkelt och snabbt ska kunna startas Ärendemeningen i mallen är Forskningsmedel för projekt: XXX. Handläggaren kompletterar med att skriva in akronym/projektets namn etc. Går bra att ändra föreslagen ärendemening t ex om det avser ett avtal inom utbildning

21 UU PROJ - testpiloter Två institutioner har varit testpiloter (OE 125 och 464) Lite återkoppling; registreringen i diariet fungerar bra, lätt och smidigt bra om det finns en lathund så att alla gör lika en lathund som även visar hur man söker fram tidigare upplagda ärenden i W3D3 Vid kontaktperson har jag skrivit in namnet på mottagaren av projektmedlen

22 UU PROJ arkivering Var ska originalkontrakten arkiveras när det är en gemensam serie? SVAR: Arkiveras på institutionen på samma sätt som KDB

23 Varför inventerar vi? Inventering

24 Inventering Vi skulle kunna göra detta mer sällan Vad krävs? Löpande uppdatering av anläggningsregister Skrotning och utrangering viktigt Märkning, lätt att hitta saker

25 Frågor Tack för idag!