Projekt starta projekt/projektkalkyl

Transkript

1 Projekt starta projekt/projektkalkyl Eva Wessén 3 timmar

2 Agenda Introduktion Registrera ett nytt projekt Skapa en projektkalkyl Exportera en kalkyl Följa upp utfall mot en kalkyl Revidera kalkyl Skapa händelser/påminnelser Summering

3 Syfte och mål Syftet är att ge en introduktion i att: Registrera ett projekt och hantera en kalkyl Målet är att du ska kunna förstå hur du: Registrerar ett projekt Hur du kan skapa och arbeta med kalkyler i Raindance

4 Vad är projektmodulen (PM) Kan liknas vid en reskontra/register Hanterar aktiviteter och projekt 9 projektgrupperingar, varav 3 aktivitetstyper och 6 projekttyper (tidsbegränsade) Hanterar projektkalkyler Hantera rekvisition och fakturering Hantera påminnelser Hantera upparbetad tid

5 Flöde projekt från start till slut

6 Koppling LiU dok Ekonomisystem Raindance 1 Projektnummer - Projektnamn - Projektledare - Projektadministratör - Ärendenumret från LiU-Dok Dokumenthantering LiU-Dok 1 ärendenummer (=Diarienummer) Kan ha flera olika tillhörande dokument Projekt -kalkyl Godkännande -intyg Ansökan Avtal Avslag Förlängningsavtal Ekonomiska rapporter Vetenskapliga rapporter Annat

7 Roller och behörigheter Två olika roller för att hantera projekt i PM PRE projekt enkel (grundläggande funktioner) Starta projektidé Följa upp Registrera viss information PRA projekt avancerad (alla funktioner), kan även Öppna och stänga Registrera all information Rekvirera/fakturera

8 PRE projekt enkel Titta och hantera funktioner som Registrera ett projektnummer Skapa en kalkyl och bifoga dokument Registrera tid Händelser Uppföljning

9 PRA projekt avancerad kan även Öppna och stänga Registrera och revidera all information Skapa projektgrupper Bokföra ekonomiska transaktioner som periodiseringar etc. Rekvirera/fakturera Ansvarar för att projektet är rätt kopplat

10 Statusfunktioner i projektmodulen Informationen i statusfälten ger upplysning om var ett projekt befinner sig i flödet 3 statusfält Status öppet/stängt - PRA AKTSTAT (aktivitetsstatus) signal att ta nästa steg - PRE PRJSTAT (projektstatus) godkännande att gå vidare PRA

11 Slut Start Status flöde projekt från start till slut Status (PRA) Kod Aktivitetsstatus-AKTSTA (PRE) Kod Projektstatus-PRJSTAT (PRA) Stängd 1 Ny idé NY Ny idé N Stängd 1 För godkännande av idé FG Godkänd idé G Stängd 1 Under ansökan UA Godkänd idé G Stängd 1 Avslagen ansökan AA Stängt/avslutat S Stängd 1 För att öppna projekt FÖ Godkänd idé G Öppen 0 Aktivt projekt AK Aktivt projekt A Öppen 0 För att stänga FS Aktivt projekt A Stängd 1 Stängt/avslutat ST Stängt/avslutat S Kod

12 Uppbyggnad av uppföljnings fråga Bildmall: kolumn/raduppsättning av objekttyper Värdemall: (en-flera): kolumnuppsättning av värdetyper Uppföljningsbild Värdemall Sidfält Sidfält kräver ett värde och intervall kan ej finnas här. Radfält Radfält är mer flexibelt och här kan användas bl a * och intervall. 12

13 Registrera ett nytt bidragsprojekt (PRE) Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Adm projekt\ LiU 00 Projektdata hantera projekt

14 Registrera ett nytt bidragsprojekt Gör ett urval från radfältet för att komma till läge skapa projekt

15 Välj projekttyp Välj projekttyp PROJBIDR i dropplisten Ångra och gå tillbaka klicka på knappen Tillbaka

16 Registrera projektinformation Registrera Sök med förstoringsglas Ångra knapp Tillbaka Spara erhåller nytt projektnummer Förifyllda värden revideras av PRA

17 Arbetsuppgift 1 Skapa ett bidragsprojekt Prova tooltip på respektive fält Prova att söka m.h.a. förstoringsglaset Gula fält är obligatoriska Status för godkännande VSH-FB, FAK-F, Kst 14 Alla fält utom det skapade projektnumret kan ändras så länge projektet inte är öppnat därefter bör man veta vad man gör innan man ändrar

18 Välj projekttyp Välj projekttyp PROJSAMF eller PROJEU i dropplisten Här dyker fälten för fördelning mellan anslag och bidrag upp

19 Arbetsuppgift 2 Skapa ett samfinansierat projekt Skapa ett EU finansierat projekt Skapa ett Uppdragsprojekt

20 Projektkalkyl - projektbudget Skapas innan extern ansökan Exporteras från Raindance till excel för att infogas i Finansiärens formulär Efter beviljad finansiering uppdateras kalkylen och sätts som definitiv ursprunglig kalkyl Utfall mäts mot kalkyl

21 Skapa projektkalkyl Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Projektkalkyl\LiU 00 Start projektkalkyl

22 Skapa projektkalkyl Ange projektnummer Klicka på -> för att komma till registreringsbilderna för kalkyl

23 Kalkylera i fyra steg 1. Personal 2. Intäkter och kostnader 3. OH beräkning 4. Projektkalkyl

24 Personal 1. Infoga rad 2. Välj resurs 3. Månadslön 4. Omfattning 5. Antal månader 6. Lokalkostn./mån 7. IT-kostn./mån

25 Arbetsuppgift 3 Kalkyl personal Sök fram ditt registrerade bidragsprojekt Registrera tre resurser för tre år med Lön Omfattning Antal månader Lokalkostnad IT-abg Klicka på spara

26 Intäkter och kostnader 1. Intäkter och kostnader anges i Tkr 2. Intäkter anges i positiva och kostnader i negativa tal

27 Arbetsuppgift 4 Intäkter och kostnader Registrera bidragsintäkt (Tkr) Registrera kostnader OBS i negativa tal (Tkr)

28 OH kostnader 4 Kalkyl 1. Klicka på knappen Räkna om 2. Spara 3. Gå över till fliken Total kalkyl 4. Spara kalkylen till excel

29 Söka utfall Välj Projekt\projektuppföljning\Projekt uppf Uppföljning utfall avd kst - utfall Återstår att erhålla jämför mot kontraktsbelopp Projektkalkyl uppföljning jämför mot kalkyl

30 Uppföljning utfall avd kst Uppföljningsbild Värdemall Radfält Sidfält Myndighetskapital Intäkter och kostnader Oförbrukade medel

31 Återstår att erhålla Uppföljningsbild Radfält Kontraktsbelopp Rekvirerat/fakturerat Återstår

32 Projektkalkyl uppföljning Uppföljningsbild Sidfält Radfält Utfall jämfört med kalkyl

33 Skapa händelser/påminnelser Påminnelser till projektledare/projektadministratör Typ av påminnelser = händelse 10 Ekonomisk rapport 11 Rekvirera/fakturera 12 Vetenskaplig rapport 13 Sista dispositionsdag 14 Transfereringar 15 Förnyelse av kontrakt 16 Övrigt

34 Visa påminnelse i Raindance Skapa Bifoga kommentar Bifoga dokument Klarmarkera

35 Guider och dokumentation Frågetecknet styr till närmaste guide utifrån var du är i systemet Dokumentation: Se bilagor

36 Summering Introduktion Registrera ett nytt projekt Skapa en projektkalkyl Exportera en kalkyl Följa upp utfall mot en kalkyl Revidera kalkyl Skapa händelser/påminnelser Summering

37 Syfte och mål Syftet är att ge en introduktion i att: Registrera ett projekt och hantera en kalkyl Målet är att du ska kunna förstå hur du: Registrerar ett projekt Hur du kan skapa och arbeta med kalkyler i Raindance

38

39 Bilagor Blankett beställa projekt inklusive fältbeskrivning Dokument med urval på koddelar Steg för steg Tid och Projekt

40 Bilaga Beställa projekt Urval på koddelar För att begränsa eller söka på en koddel i Raindance kan nedanstående urval/filtreringar göras Urval görs på samma sätt oavsett om du söker en koddel för kontering eller filtrera i en frågebild Urval Resultat * Visar allt 1* Viar allt som börjar med 1 *1 Visar det som slutar på 1 *1* Visar allt som innehåller , 10171, Visar ett splittat urval Visar ett intervall av koder från #1000 Visar allt utom koden 1000 #1000, 1001, 1008, 1009 Visar allt utom koderna 1000, 1001, 1008 och 1009 # Visar allt utom de koder som ligger i intervallet " " Visar allt som bokats på blank kod "#" Visar allt som inte bokats på blank kod